Der Auftrag ist das zentrale Element in Xentral, der Kern aller Prozesse. Kundenaufträge können ohne einen Auftrag nicht bearbeitet werden.
Aufträge...
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können über ein Angebot angelegt werden, welches im System erstellt wurde.
Weitere Informationen zum Thema Angebote findest du hier.
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können manuell angelegt werden, zum Beispiel wenn Aufträge telefonisch oder per E-Mail entgegengenommen werden.
Weitere Information dazu, wie die einen Auftrag anlegst, findest du hier.
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können automatisch oder manuell aus Online-Shops wie Amazon, Shopify, Shopware etc. importiert werden.
Weitere Informationen dazu, wie du Aufträge aus Online-Shops importierst, findest du hier.
Viele Einstellungen des Auftrags sind vordefiniert durch Einstellungen, die du bereits in Xentral oder in deinem Shop vorgenommen hast:
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Grundeinstellungen
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Projekteinstellungen
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Einstellungen aus den Kundenstammdaten
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Online-Shop-Einstellungen
Der Verkaufsprozess in Xentral besteht aus mehreren Stufen, von denen der Auftrag die wichtigste ist.
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Anfrage (optional)
Im B2B-Bereich ist es gängig, eine Anfrage für ein Angebot zu stellen mit der Auflistung der gewünschten Artikel, Mengen, Preise, Sonderkonditionen, etc.
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Angebot (optional)
Auf Basis der Anfrage deines Kunden kannst du ein Angebot in Xentral erstellen. Das Angebot enthält die gewünschten Artikel und/oder Dienstleistungen.
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Auftrag
Bestellt ein Kunde Artikel bei dir, legst du einen Auftrag für die Artikel an mitsamt Mengen, Preisen und anderen Inhalten wie Versand- und Zahlungsoptionen. Der Auftrag ist die Basis für die folgenden Prozesse.
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Auftragsbestätigung
Sobald du den Auftrag freigibst, kann das System über die Stapelverarbeitungsoption in der Auftragsübersicht eine Auftragsbestätigung versenden.
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Bestellung (fehlender Bestand)
Du kannst eine Bestellung über deinen Auftrag anlegen für solche Artikel, für die aktuell kein Bestand vorhanden ist. Alternativ kannst du einen Bestellvorschlag mit den fehlenden Artikeln aller Aufträge erstellen.
Anmerkung
Mit der App Dropshipping Lieferant kannst du eine Bestellung für einen deiner Dropshipping-Lieferanten anlegen.
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Lieferschein
Du kannst einen Lieferschein für die bestellten Artikel erstellen und diesen per E-Mail versenden oder dem Paket im Versandzentrum beilegen. Der Lieferschein enthält im Allgemeinen keine Preise.
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Rechnung
Sobald die bestellten Artikel zum Versand bereit sind, kannst du eine Rechnung über den Auftrag erstellen.
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Rücksendungen
Die kannst eine Rücksendung direkt über den Auftrag starten. Weitere Informationen zu Rücksendungen findest du hier. Somit wird die Rücksendung direkt mit dem Auftrag verknüpft und die Daten für die Rücksendung werden vom Auftrag übernommen
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Gutschrift
Sobald du die Rücksendung verarbeitet hast, kannst du eine Gutschrift für deinen Kunden erstellen.
Der Auftrag geht durch mehrere Phasen:
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Wenn du einen Auftrag anlegst, hat er zuerst immer den Status ANGELEGT. Zu diesem Zeitpunkt ist er de facto nur ein Entwurf und es wird keine Auftragsnummer zugewiesen. Du kannst ihn jetzt noch löschen. Der Auftrag hat diesen Status, bis du ihn freigibst.
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Sobald du den Auftrag freigibst, wird der Status auf FREIGEGEBEN geändert. Nun weist das System eine Auftragsnummer aus dem zentralen Nummernkreis zu und du kannst den Auftrag nur noch stornieren. Ein einfaches Löschen ist nun nicht mehr möglich.
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Sobald du den Auftrag verarbeitet hast und Lieferschein und/oder Rechnung erstellt wurden, wird der Status auf ABGESCHLOSSEN geändert. Nach der Erstellung der Rechnung solltest du keine weiteren Änderungen am Auftrag vornehmen.
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Wenn du einen Auftrag, der freigegeben wurde, stornierst, erhält er den Status STORNIERT. Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen, die vor der Stornierung erstellt wurden, werden jedoch nicht storniert.
Verkauf > Auftrag
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Reiter |
Plan |
Beschreibung |
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Übersicht |
Alle |
Der Reiter Übersicht beinhaltet alle Aufträge. Der untergeordnete Reiter Aufträge zeigt alle Aufträge, der untergeordnete Reiter in Bearbeitung enthält alle Aufträge im Entwurfsmodus. |
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Versandübergabe |
Alle |
Der Reiter Versandübergabe enthält alle Aufträge, die zum Versand bereit sind. Aufträge werden dann in diesem Reiter angezeigt, wenn alle Auftragsampel-Symbole grün sind. |
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Offene Positionen |
Alle |
Der Reiter Offene Positionen zeigt alle Artikel, die noch nicht versandt wurden. |
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Auftragsstatus |
Alle |
Spezialfall. Der Reiter Auftragsstatus bietet eine alternative Möglichkeit zur manuellen Verarbeitung bestimmter Aufträge. |
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Tages-Auto-Versand berechnen |
Growth & Professional |
Der Reiter Tages-Auto-Versand berechnen enthält Aufträge, die ein Lieferdatum in der Zukunft haben und nicht direkt versendet werden sollen. Du kannst den Versand aber vorziehen. |
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Offene Dienstleistungen |
Growth & Professional |
Der Reiter Offene Dienstleistungen enthält alle Aufträge, auf denen noch offene Dienstleistungen zu finden sind. |