Nachdem Aufträge in Xentral in den so genannten Auto-Versand überführt wurden, werden die entsprechenden Lieferscheine im Modul Versandzentrum in Xentral gesammelt. Von dort aus kannst du die für die Aufträge benötigten Artikel zusammenstellen und mithilfe deines gewünschten Logistikprozesses kommissionieren und verpacken. Im Versandzentrum findest du eine Liste aller zu bearbeitenden Sendungen, die du je nach Bedarf nach offenen Lieferungen, bereits versendeten Lieferungen und Kommissionierläufen filtern kannst.
Tipp
In diesem Artikel erfährst du, wie das Modul Versandzentrum aufgebaut ist und wie du vorgehen kannst, um das Versandzentrum optimal zu nutzen. Zusätzlich findest du weiter unten zwei Kapitel, wie du mehrere Versandlabels für einen Auftrag druckst und wie du Versandlabels schon vor dem eigentlichen Versandprozess in Xentral generieren kannst, um später im Prozess zeitsparend zu arbeiten.
Gehe zunächst wie unten beschrieben vor, um das Versandzentrum in Xentral zu öffnen.
-
Öffne das Menü Lager > Versandzentrum.
Oder: Suche mit der Smart Search nach dem Begriff Versandzentrum.
Du befindest dich nun im Tab Übersicht.
Im Tab Übersicht des Versandzentrums kannst du per Klick auf die jeweilige Option oberhalb der Tabelle auf verschiedene Informationen zugreifen: Offene Lieferungen, Versendete Lieferungen und Kommissionierläufe. Im Folgenden erklären wir dir den Inhalt dieser Auflistungen jeweils genauer.
-
Offene Lieferungen: Hier findest du eine Auflistung aller offenen Lieferungen. Es handelt sich um Kundenaufträge, bei denen das Picken und Packen sowie der Versand der entsprechenden Artikel in Xentral noch nicht stattgefunden hat. Bei Bedarf kannst du in der Spalte Menü die Artikelerfassung für den Lieferschein starten, die Lieferung einem anderen Mitarbeiter zuweisen oder die Lieferung stornieren.
Tipp
Du hast verschiedene Möglichkeiten, offene Lieferungen zu versenden. Genauere Informationen dazu findest du in diesem Kapitel.
-
Versendete Lieferungen: Alle bereits versendeten Lieferungen werden aufgelistet. In der Spalte Menü kannst du bei Bedarf den Lieferschein erneut öffnen, stornieren oder ein weiteres Exemplar ausdrucken. Stornierte Lieferscheine im Versandzentrum werden als Protokolleintrag im Lieferschein dargestellt. Außerdem kannst du die Tracking-Nummer pro Lieferschein erfassen.
-
Kommissionierläufe:In dieser Ansicht werden alle Kommissionierläufe aufgelistet. Die Spalte Menü erlaubt dir, den Kommissionierlauf zu starten, den Kommissionierschein anzuzeigen und bei Bedarf auszudrucken sowie ein Sammel-PDF der im Kommissionierlauf enthaltenen Lieferscheine zu erstellen.
Den Versand der Lieferungen in der Ansicht Offene Lieferungen kannst du auf drei unterschiedlichen Wegen vornehmen, die wir im Folgenden erklären.
Klicke zunächst oben rechts unter Übersicht > Offene Lieferungen in das Feld Lieferschein/Kiste scannen. Scanne dann den Barcode des aktuell zu kommissionierenden Lieferscheins. Der Barcode ist auf dem Lieferschein abgedruckt. Stelle dazu sicher, dass die Anzeige des Barcodes in den Briefpapier-Einstellungen des Lieferscheins aktiviert ist.
Nachdem du den Barcode des Lieferscheins gescannt hast, nutzt du einen Scanner oder die manuelle Eingabefunktion, um die entsprechenden Artikel für die Lieferung zu erfassen. Anschließend kannst du das Versandlabel erzeugen.
Diese Methode ist die einfachste, wenn du bereits einen ausgedruckten Lieferschein vor dir hast, dessen Artikel du nun im Lager picken möchtest. Durch den Scan des Barcodes wird in Xentral direkt der passende Lieferschein im Versandzentrum aufgerufen.
Nutze das Suchfeld in der Spalte Lieferadresse unter Übersicht > Offene Lieferungen, um nach dem Namen eines bestimmten Kunden zu suchen, dessen Auftrag du versenden möchtest. Hast du den gewünschten Lieferschein in der Liste gefunden, klicke auf das rechte Pfeil-Symbol in der Spalte Menü, um direkt in die Artikelerfassung zu wechseln. Hier gibst du entweder händisch oder per Scan die Artikelnummern ein, um sie für die Lieferung zu erfassen. Sobald du damit fertig bist, kannst du das Versandlabel erzeugen. Je nachdem, welche Einstellung du für das Projekt gewählt hast, wird das Versandlabel automatisch ausgedruckt. Im Anschluss wirst du aufgefordert, die Tracking-Nummer zu scannen. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Tracking-Nummer direkt am Lieferschein gespeichert wird.
Tipp
Genau wie bei der Suche nach bestimmten Kunden kannst du bei Bedarf auch nach anderen Daten suchen, beispielsweise wenn du Lieferungen für ein bestimmtes Bestelldatum, eine Versandart oder ein Projekt abwickeln möchtest.
Ähnlich wie beim Scannen eines Lieferscheins kannst du auch bestimmte Artikelnummern scannen oder händisch eingeben, um Lieferscheine mit genau diesem Artikel aufzurufen.
Klicke zunächst unter Übersicht > Offene Lieferungen oben rechts in das Feld Artikel scannen. Scanne dann das Artikeletikett oder gib die Artikelnummer händisch ein.
Falls der gescannte Artikel in mehreren Lieferscheinen enthalten ist, ermittelt Xentral die Schritte zur weiteren Bearbeitung wie folgt:
-
Lediglich der gescannte Artikel ist im Lieferschein enthalten und die Artikelmenge beträgt 1: Du wirst direkt in den Paketmarkendialog geleitet, um das Versandlabel zu erstellen
-
Lediglich der gescannte Artikel ist im Lieferschein enthalten und die Artikelmenge ist größer als 1: Du wirst in den Lieferschein geleitet, um die weiteren Artikelexemplare zu scannen
-
Der gescannte Artikel ist mit weiteren, anderen Artikeln im Lieferschein enthalten: Du wirst in den Lieferschein geleitet, um die weiteren Artikel zu scannen.
Diese Methode ist empfehlenswert, wenn du einen bestimmten Artikel oft verkaufst und weißt, dass er in zahlreichen Kundenaufträgen enthalten ist. Diese Aufträge kannst du mit dieser Methode schnell abarbeiten.
Wenn eines der folgenden Kommissionierverfahren im Tab Logistik/Versand der Projekteinstellungen ausgewählt wurde, muss nach dem Verpacken einer Sendung die Tracking-Nummer entweder gescannt oder händisch eingegeben werden:
-
Einfache Lagerbuchung und Scannen im Versandzentrum,
-
Lieferschein mit Lagerplatz, Automatische Lagerausbuchung und Scannen im Versandzentrum
-
Logistikzentrum (2-stufige Kommissionierung)
Wenn du im Tab Logistik/Versand der Projekteinstellungen die Option Versandbestätigung/Tracking aktiviert hast, wird nach dem Abschluss des Versandprozesses automatisch eine E-Mail mit der Tracking-Nummer zur Sendungsverfolgung an deinen Kunden verschickt.
Anmerkung
Bei Aufträgen mit den Versanddienstleistern DHL, UPS und GLS kann die Tracking-Nummer automatisch eingefügt werden. Drücke dann Enter, um die Tracking-Nummer zu speichern. Um das automatische Einfügen zu erlauben, muss im Menü Projekt > Projekt öffnen > Einstellungen > Logistik / Versand > Stufe 2 (Pack) an Versandstation die Option Versandbestätigung/Tracking aktiviert werden.
Tipp
Möchtest du Benutzern ohne Admin-Zugriff erlauben, Lieferscheine anderer Mitarbeiter im Versandzentrum weiter zu bearbeiten? Dann öffne das Menü Benutzer > Benutzer öffnen > Tab: Rechte und aktiviere im Bereich versanderzeugen den Eintrag freigabe.
Klicke im Menü Versandzentrum auf das Tab Offene Artikel, um eine Liste aller noch nicht versendeten Artikel zu sehen.
Im Modul Versandzentrum kannst du Aufträge als Klärfall markieren, um Lieferungen zurückzustellen. Die Lieferung kann sowohl direkt beim Scan der Artikel am Packtisch über eine Schaltfläche als Klärfall markiert werden, als auch beim Druck des Versandlabels. Die folgenden Gründe können für Klärfälle vorliegen:
-
Artikel verfügen nicht über ausreichend Bestand
-
Defekte Artikel
-
Mindesthaltbarkeitsdatum wurde überschritten
-
Artikel wurde falsch verpackt
-
Kundenadresse ist nicht korrekt
Nachdem du einen Auftrag als Klärfall markiert hast, wird er wie folgt unter Übersicht > Offene Lieferungen dargestellt:
Tipp
Im Tab Übersicht des Versandzentrums kannst du bestehende Klärfälle mithilfe der Filter ohne Klärfälle oder nur Klärfälle aus- oder einblenden.
Zusätzllich kannst nach der Klärfallkennung oder nach dem Klärfalltext filtern. Gib dazu den Text bzw. die Kennung des Klärfalls in das Feld Suche oben links über der Übersichtstabelle im Tab Übersicht ein.
Klicke im Tab Einstellungen des Versandzentrums auf +Neuen Klärfall-Grund anlegen, um einen neuen Grund zu speichern. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem du den Grund sowie die Sortierung eingibst. Klicke anschließend auf Speichern. Anschließend steht der neu angelegte Grund für die Zuordnung bereit.
Einen Auftrag kannst du entweder direkt am Packtisch oder bei der Erstellung des Versandlabels im Paketmarkendialog als Klärfall markieren. Dabei stehen die Klärfall-Gründe zur Verfügung, die du wie oben beschrieben zuvor in Xentral angelegt hast.
Im Folgenden werden beide Vorgehensweisen beschrieben.
-
Öffne das Menü Lager > Versandzentrum.
Du befindest dich im Bereich Übersicht > Offene Lieferungen.
-
Starte den Versand der Lieferung über einen der oben beschriebenen Wege.
-
Während der Artikelerfassung kannst du auf Klärfall anlegen klicken, um den Auftrag als Klärfall zu markieren.
-
Wähle einen Grund für den Klärfall aus.
-
Klicke auf Speichern. Anschließend wirst du in den Bereich Übersicht > Offene Lieferungen des Versandzentrums zurück geleitet. Der Lieferschein erhält eine Klärfall-Markierung und du kannst direkt mit dem nächsten Versandauftrag fortfahren.
-
Nachdem du alle für die Lieferung benötigten Artikel erfasst und verpackt hast, hast du bei der Erstellung des Versandlabels noch Gelegenheit, eine Lieferung als Klärfall zu markieren. Dies kann beispielsweise notwendig werden, wenn an der Verpackung Beschädigungen oder sonstige Auffälligkeiten festgestellt werden, die vor der Übergabe an den Versanddienstleister geklärt werden sollten. Klicke dazu unten im Paketmarkendialog auf Klärfall anlegen.
Bei der Erfassung von Artikeln für einen Lieferschein hast du die Möglichkeit, einen Teil der bestellten Artikel bereits zu versenden und für die restlichen Artikel einen Teilauftrag oder einen Teillieferschein zu erstellen. Ein Teillieferschein enthält alle bereits erfassten und versandbereiten Artikel. Nicht enthaltene Artikel verbleiben als offene Positionen im Versandzentrum und können zu einem späteren Zeitpunkt erfasst werden.
Klicke während der Artikelerfassung auf Teilauftrag aus Restmengen erstellen oder Teillieferschein erstellen, je nachdem, für welchen Schritt du dich entscheidest. Der Teilauftrag oder der Teillieferschein werden anschließend direkt in Xentral erstellt, sodass du sie zu einem späteren Zeitpunkt über die Auftragsübersicht und das Versandzentrum wie gewohnt weiter bearbeiten kannst.
Zu einem Auftrag kannst du auch mehrere Versandlabels mit unterschiedlichen Angaben (beispielsweise Gewicht oder Versicherungshöhe) drucken lassen. Erfasse dazu zunächst wie gewohnt alle im Lieferschein enthaltenen Artikel, bis du in den Paketmarkendialog gelangst. Gehe dann wie folgt vor.
-
Klicke im Paketmarkendialog auf Tracking-Nummer direkt eingeben.
-
Aktiviere im nächsten Schritt die Option Weitere Paketmarke für diese Lieferung erstellen.
-
Scanne nun die bereits vorliegende Tracking-Nummer für die Lieferung oder gib die Tracking-Nummer manuell ein.
-
Du wirst erneut in den Paketmarkendialog geleitet, um ein weiteres Versandlabel zu erzeugen.
-
Nimm die gewünschten Angaben zu Adresse, Gewicht, Versicherung oder anderen Daten vor.
-
Klicke auf Paketmarke drucken.
-
Wiederhole den Vorgang beliebig oft, bis die gewünschte Anzahl an Versandlabels erstellt wurde.
Wenn deine Auftragsvolumina konstant hoch sind und du täglich Tausende Pakete versendest, kann die Erzeugung einer entsprechend hohen Anzahl von Versandlabels über das Versandzentrum längere Zeit in Anspruch nehmen. Das liegt an der hohen Systemauslastung in solchen Fällen. Versendest du also sehr viele Pakete pro Tag und möchtest diese Auslastung besser verteilen, kann es sinnvoll sein, Versandlabels vorab generieren zu lassen. Diese Vorab-Generierung läuft in Xentral automatisch im Hintergrund ab, sobald du die im Folgenden beschriebenen Einstellungen in der Versandart und im Projekt vorgenommen hast.
So läuft die Vorab-Generierung von Versandlabels ab:
-
Du legst einen neuen Auftrag in Xentral entweder manuell an, oder der Auftrag erreicht dich automatisiert über deinen Online-Shop oder andere Verkaufsplattformen
-
Auf Basis der vorhandenen Auftragsdaten generiert Xentral automatisch ein Versandlabel im DHL-, DPD- oder GLS-Geschäftskundenportal, sobald der Auftrag in den Auto-Versand übergeben wird. Dieses Versandlabel wird dabei noch nicht im Tab Dateien des entsprechenden Lieferscheins gespeichert, sondern im Hintergrund in der Datenbank erzeugt.
-
Ergeben sich im Rahmen der Auftragsabwicklung in Xentral Änderungen an den Daten, die auf dem Versandlabel angezeigt werden (Name, Sendungsgewicht oder sonstige Änderungen an den Adressdaten), erzeugt Xentral automatisch ein aktualisiertes Versandlabel. Dieses Versandlabel wird noch nicht in Xentral gespeichert, jedoch im Geschäftskundenportal bei DHL, DPD oder GLS bereits hinterlegt.
Wichtig
Beachte die folgenden Hinweise und Einschränkungen, bevor du die Einstellungen vornimmst:
-
Die Vorab-Generierung von Versandlabels ist nur für Aufträge mit den Versandarten DHL, DPD (API) oder GLS (API) möglich!
-
Kläre zuvor mit deinen Ansprechpartnern bei DHL, DPD oder GLS, dass nur Versandlabels abgerechnet werden, die auch tatsächlich zur Lieferung dein Lager verlassen, also an den Versanddienstleister übergeben werden. Nutzt du die Vorab-Generierung von Labels, werden im Geschäftskundenportal unter Umständen mehrere Versandlabels für die gleiche Sendung erstellt. Da du letztendlich nur das zuletzt generierte Versandlabel benötigst, müssen alle nicht genutzten Versandlabel dort storniert werden, da die Stornierung direkt in Xentral nicht möglich ist.
-
Die Vorab-Generierung ist nur relevant, wenn du einen zweistufigen Logistikprozess nutzt. Dies bestimmst du in den Projekteinstellungen im Tab Einstellungen > Tab Logistik / Versand > Bereich Stufe 2 (Pack) an Versandstation.
Gehe wie folgt vor, um die Vorab-Generierung von Versandlabels zu aktivieren: