Die Übersicht aller vorhandenen Aufträge in Xentral findest du im Menü Verkaufen > Auftrag.
Die Auftragsübersicht besteht aus den beiden Tabs Aufträge und in Bearbeitung.
Das Tab Aufträge enthält alle in Xentral vorhandenen Aufträge. Das Tab in Bearbeitung enthält nur Aufträge, die noch nicht freigegeben wurden und sich daher noch im Entwurfsmodus befinden.
Hinweis
Die Auftragsübersicht bietet dir folgende Features für dein Tagesgeschäft:
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Vielfältige Filteroptionen für deine Aufträge
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Suche nach bestimmten Begriffen innerhalb der Aufträge
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Kurzübersicht bestimmter Auftragsinformationen
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Verarbeitung mehrere Aufträge über die Stapelverarbeitung
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Schnelle Übersicht über den aktuellen Auftragsstatus deines Auftrags mittels Auftragsampel
In der Auftragsübersicht findest du diverse Filter, mit denen du deine Aufträge auf Basis verschiedener Kriterien und Anforderungen sortieren und anzeigen lassen kannst.
Die folgenden Kapitel enthalten detaillierte Informationen zu den verschiedenen Filtermöglichkeiten im Menü Verkaufen > Auftrag.
Sobald du das Menü Verkaufen > Auftrag öffnest, findest du direkt oben links die erste Option namens Filter.
Klicke auf Filter, um die Filteroptionen anzuzeigen.
Die folgende Tabelle enthält eine Auflistung aller verfügbaren Filter und deren Funktionen.
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Filter |
Beschreibung |
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Artikel fehlt |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen ein Artikel fehlt. Artikel können fehlen, weil kein (ausreichender) Bestand vorhanden ist oder Artikel sich aktuell noch in Produktion befinden. |
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Teillieferung mögl |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen eine Teillieferung möglich ist. |
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UST-Prüf. fehlt |
Zeigt alle Aufträge an, für die noch keine Umsatzsteuerprüfung stattgefunden hat. |
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Zahlung ok |
Zeigt alle Aufträge an, für die eine vollständige Zahlung eingegangen ist. |
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Zahlung fehlt |
Zeigt alle Aufträge an, für die noch keine Zahlung eingegangen ist. |
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Porto fehlt |
Zeigt alle Aufträge an, die keinen Portoartikel enthalten. |
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Manuelle Prüf. |
Zeigt alle Aufträge an, die noch manuell geprüft werden müssen. |
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Teilzahlung |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen eine Teilzahlung möglich ist. |
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ohne Rechnung |
Zeigt alle Aufträge an, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. |
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Heute |
Zeigt alle Aufträge an, die am aktuellen Tag angelegt wurden. |
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Auto-Versand fehlt |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen die Übergabe in den Auto-Versand deaktiviert ist und die dementsprechend noch nicht an das Versandzentrum übergeben wurden. |
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Auto-Versand OK |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen der Auto-Versand aktiviert ist. |
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Fast-Lane |
Zeigt alle priorisierten Aufträge an, also Aufträge, die über die Fast-Lane-Markierung verfügen. TippWeitere Informationen zur Fast-Lane findest du in diesem Artikel. |
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Lieferdatum überfällig |
Zeigt alle Aufträge an, deren Lieferdatum überfällig ist. Hierbei wird das Datum aus dem Feld Auslieferung Lager berücksichtigt. Wenn dieses Feld leer ist, wird das Feld Wunsch Liefertermin geprüft. Wenn dieses Feld ebenfalls leer ist, wird das Feld Auftragsdatum geprüft. |
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Adresse nicht valide |
Zeigt alle Aufträge an, deren Lieferadressen von Xentral als ungültig oder fehlerhaft erkannt wurden. WichtigDieser Filter funktioniert nur, wenn du die Adressvalidierung im Menü Einstellungen > Lager & Logistik > Logistik > Adressvalidierung aktiviert hast. Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel. |
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Kunden mit mehreren offenen Aufträgen |
Zeigt alle Aufträge von Kunden an, für die mehrere offene Aufträge in Xentral vorhanden sind. |
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Übertragung ausstehend |
Zeigt alle Aufträge an, die sich im Modul Übertragungen im Status zu übertragen befinden. WichtigDieser Filter funktoniert nur, wenn du das Modul Übertragungen aktiv zum Datenaustausch verwendest. Weitere Informationen zum Übertragungen-Modul findest du in diesem Artikel. |
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Übertragung fehlgeschlagen |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen die Datenübertragung im Modul Übertragungen fehlgeschlagen ist. WichtigDieser Filter funktoniert nur, wenn du das Modul Übertragungen aktiv zum Datenaustausch verwendest. Weitere Informationen zum Übertragungen-Modul findest du in diesem Artikel. |
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Übertragung erfolgreich |
Zeigt alle Aufträge an, bei denen die Datenübertragung im Modul Übertragungen erfolgreich war. WichtigDieser Filter funktoniert nur, wenn du das Modul Übertragungen aktiv zum Datenaustausch verwendest. Weitere Informationen zum Übertragungen-Modul findest du in diesem Artikel. |
Oberhalb der Auftragsübersicht im Menü Verkaufen > Auftrag hast du die Möglichkeit, alle vorhandenen Aufträge nach ihrem aktuellen Status der Auftragsabwicklung in Xentral zu filtern.
Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Filtermöglichkeiten steht dir direkt neben dem Suchfeld oberhalb der Auftragsübersicht ein detaillierter Auftragsfilter zur Verfügung.
Dieser Filter beinhaltet weitreichendere Kriterien wie beispielsweise die Belegnummer, die Freitextsuche oder die gezielte Filterung nach bestimmten Datumsbereichen und Auftragssummen.
Die Auftragsübersicht bietet dir mehrere Möglichkeiten, um anhand eines bestimmten Begriffs gezielt nach Aufträgen zu suchen.
Anmerkung
Mithilfe der hier beschriebenen Suchfelder kannst du nicht nach Informationen suchen, die nicht in der Übersicht angezeigt werden, z. B. nach einem Produktnamen, der in einem Kundenauftrag enthalten ist. Verwende stattdessen die passenden Filter, um nach Auftragsinformationen zu suchen, die nicht in der Übersicht angezeigt sind.
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Möglichkeit 1: Gib deinen Suchbegriff in das Feld Suche links oberhalb der Tabelle ein. Die Suche funktioniert auch, wenn du nur einen Teil des Suchbegriffs eingibst.
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Möglichkeit 2: Gib deinen Suchbegriff im Suchfeld der jeweiligen Tabellenspalte ein.
In der Übersicht kannst du mit der Stapelverarbeitung mehrere Aufträge auf einmal bearbeiten.
Gehe wie folgt vor, um mehrere Aufträge gleichzeitig zu verarbeiten:
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Optional: Wende nach Bedarf die oben beschriebenen Filter an, um die Aufträge anzuzeigen, die du per Stapelverarbeitung verarbeiten möchtest.
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Wähle links in der Tabelle die gewünschten Aufträge aus, in dem du die Checkbox aktivierst. Wenn du alle angezeigten Aufträge per Stapelverarbeitung verarbeiten möchtest, aktiviere die Option alle markieren im Abschnitt Stapelverarbeitung.
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Wähle im linken Dropdown-Menü die Aktion aus, die du für die ausgewählten Aufträge durchführen möchtest.
In der Stapelverarbeitung stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
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als freigegeben markieren: Aufträge, die sich noch im Entwurfsmodus befinden, werden freigegeben.
Wichtig
Diese Option ist für Aufträge mit dem Status storniert oder abgeschlossen nicht verfügbar.
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als storniert markieren: Die ausgewählten Aufträge werden als storniert markiert.
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Option “Für den Versand“ freigeben: Die ausgewählten Aufträge werden in den Auto-Versand übergeben.
Tipp
Weitere Informationen über den Auto-Versand findest du in diesem Artikel.
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Option “Für den Versand“ entfernen: Die Freigabe für den Auto-Versand wird für die ausgewählten Aufträge storniert.
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Option “Fast-Lane“ setzen: Die Option Fast-Lane wird für die ausgewählten Aufträge wird aktiviert.
Tipp
Weitere Informationen zum Thema Fast-Lane findest du in diesem Artikel.
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Option “Fast-Lane“ entfernen: Die Option Fast-Lane wird für die ausgewählten Aufträge deaktiviert, womit die Priorisierung aufgehoben wird.
Tipp
Weitere Informationen zum Thema Fast-Lane findest du in diesem Artikel.
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Per Mail versenden: Es wird eine Auftragsbestätigung per E-Mail an die Kunden der entsprechenden Aufträge gesendet.
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Als versendet markieren: Die ausgewählten Aufträge werden als versendet markiert.
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Als Produktion weiterführen: Die ausgewählten Aufträge werden als Produktion weitergeführt.
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Sammel-PDF: Eine PDF-Datei mit den Auftragsbestätigungen der ausgewählten Aufträge wird auf deinen Computer heruntergeladen.
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Drucken: Die Auftragsbestätigungen der ausgewählten Aufträge werden auf dem Drucker ausgedruckt, der im Dropdown-Menü namens Drucker ausgewählt wurde.
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Aufträge erneut übertragen: Aufträge, die bereits an das Übertragungen-Modul übergeben wurden, werden noch einmal übergeben.
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Aufträge zusammenführen: Die ausgewählten Aufträge werden in einem einzigen Auftrag zusammengeführt. Weitere Informationen zum Thema Zusammenführen von Aufträgen findest du im Artikel Zusammenführung von Aufträgen.
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Für einige Aktionen kannst du wählen, ob du die Informationen ausdrucken möchtest. Wenn du Informationen drucken möchtest, wähle den korrekten Drucker aus dem Dropdown-Menü Drucker.
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Klicke auf Ausführen.
In der Übersicht kannst du die wichtigsten Informationen zum Auftrag anzeigen lassen, ohne den Auftrag selbst zu öffnen.
Gehe wie folgt vor, um eine Kurzübersicht deines Auftrags anzuzeigen.
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Klicke links in der Auftragstabelle auf
bei dem Auftrag, dessen Detailansicht du öffnen möchtest.
Die Detailansicht enthält die folgenden Informationen:
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Kunden- und Auftragsnummer
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Allgemeine Informationen zum Auftrag: Status und Projekt
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Übersicht der Belege
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Zahlungsinformationen
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Versandinformationen
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Übersicht der Produkte im Auftrag
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Zahlungen
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Protokolldatei mit allen für diesen Auftrag durchgeführten Prozessen
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RMA-Informationen
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PDF-Archiv zum Öffnen auftragsbezogener PDF-Dateien
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Informationen über den Deckungsbeitrag
Schließe die Detailansicht, indem du auf links in der Tabelle neben dem Auftrag klickst.