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Auftragsampel verwenden

  • Aktualisiert

In der Auftragsübersicht im Menü Verkaufen > Auftrag wird dir für jeden Auftrag die so genannte Auftragsampel angezeigt. Die Auftragsampel dient dazu, den aktuellen Status eines Auftrags nachzuvollziehen. Sie zeigt dir, welche Schritte der Auftragsbearbeitung bereits abgeschlossen wurden und welche noch offen sind. Dabei werden bereits abgeschlossene Schritte mithilfe grüner Symbole angezeigt. Offene und noch zu prüfende Prozessschritte erkennst du an der roten Farbe. Bei Aufträgen, die sich noch im Entwurfsmodus befinden, werden sämtliche Symbole der Auftragsampel als blaue Kreise angezeigt. Bei stornierten Aufträgen enthält die Auftragsampel graue Symbole mit einem Kreuz.

Anmerkung

Die Auftragsampel wird durch Prozessstarter autoversand_berechnen laufend aktualisiert. Der Prozessstarter wird auch ausgeführt, wenn du einen Auftrag zur Bearbeitung öffnest. Dadurch kann der Status in der Auftragsampel in einem Auftrag von der in der Auftragsübersicht abweichen. So können einige Symbole in der Auftragsübersicht immer noch als offen (rot) angezeigt werden, während sie im geöffneten Auftrag bereits als abgeschlossen (grün) angezeigt werden. In diesem Fall wird die Auftragsampel in der Auftragsübersicht aktualisiert, sobald du in das Menü Verkaufen > Auftrag zurückkehrst.

Die Auftragsampel ist in der Spalte Monitor des Menüs Verkaufen > Auftrag zu finden.

auftragsuebersicht_ampel_1.png

Die Auftragsampel wird auch im Auftrag selbst angezeigt, wenn du ihn öffnest. In diesem Fall findest du die Auftragsampel direkt oben im Auftrag neben der Auftrags- und Kundennummer.

auftragsuebersicht_ampel_2-de.png

Sobald ein Auftrag den Status Abgeschlossen erreicht hat, werden dir in der Spalte Monitor graue Symbole mit einem Haken angezeigt. Diese zeigen dir, dass die Auftragsbearbeitung in Xentral erfolgreich abgeschlossen wurde.

Aufträge können auf verschiedenen Wegen den Status Abgeschlossen erreichen:

  • Über den Auto-Versand (weitere Informationen findest du in diesem Artikel)

  • Manuell durch die Erstellung entsprechender Belege (beispielsweise Lieferscheine und Rechnungen)

  • Durch Verarbeitung des Auftrags im Modul Übertragungen (weitere Informationen findest du in diesem Artikel)

Bedeutung der Auftragsampel-Symbole

Schau dir die Informationen in der folgenden Tabelle an, um mehr über die Bedeutung der einzelnen Symbole innerhalb der Auftragsampel zu erfahren.

Anmerkung

Die folgende Tabelle enthält alle Auftragsampel-Symbole, die standardmäßig in Xentral angezeigt werden. Beachte, dass du Symbole auch auf eigenen Wunsch ausblenden kannst. Außerdem hast du die Möglichkeit, eigene Auftragsampel-Symbole hinzuzufügen. Informationen zu diesen individuellen Symbolen findest du in diesem Kapitel.

entwurf_blau.png

Der Auftrag befindet sich im Entwurfsmodus

auftrag_storniert_grau.png

Der Auftrag wurde storniert

auftrag_abgeschlossen_grau.png

Alle Bearbeitungsschritte und Prüfungen für den Auftrag wurden abgeschlossen

Lagerbestand

lagerbestand_gruen.png

Ausreichender Bestand vorhanden

lagerbestand_rot.png

Für mindestens ein Artikel kein ausreichender Bestand vorhanden

Portoberechnung

portocheck_gruen.png

Porto-Berechnung korrekt durchgeführt

portocheck_rot.png

Der Auftrag enthält keinen Porto-Artikel (bezieht sich auf eine Projekt-Versandmethode, bei der ein Portoartikel enthalten sein muss)

Umsatzsteuer-ID-Prüfung für Geschäftskunden im europäischen Ausland

ust_gruen.png

Umsatzsteuer-ID-Prüfung erfolgreich oder nicht erforderlich

ust_rot.png

Umsatzsteuer-ID-Prüfung fehlgeschlagen oder nicht ausgeführt

Zahlungseingang

vorkasse_gruen.png

Bereits vollständig bezahlt

vorkasse_gelb.png

Teilzahlung vorhanden

vorkasse_rot.png

Vorauszahlung nicht erfolgt

Berechnung der Nachnahmegebühr

nachnahme_gruen.png

Nachnahmegebühr wie geplant berechnet oder keine Nachnahmegebühr erforderlich

nachnahme_rot.png

Berechnung der Nachnahmegebühr nicht erfolgt

Freigabe für Auto-Versand

autoversand_gruen.png

Für den Auto-Versand freigegeben

autoversand_rot.png

Für den Auto-Versand gesperrt (nur manuelle Freigabe möglich)

Kundenprüfung

kundencheck_gruen.png

kundencheck_rot.png

Kundenprüfung erfolgreich oder nicht erforderlich

Wichtig

Dieses Symbol wird künftig aus der Auftragsübersicht entfernt!

Adressvalidierung (Anzeige nur bei Verwendung des Moduls Adressvalidierung)

adressvalidierung_gruen.png

Adressvalidierung erfolgreich durchgeführt

adressvalidierung_rot.png

Adressvalidierung nicht erfolgreich

Datumsprüfung für Liefertermin (nur bei

lieferdatum_gruen.png

Lieferdatum am aktuellen Tag oder kein geplantes Lieferdatum

lieferdatum_rot.png

Lieferdatum in der Zukunft

Kreditlimit des Kunden

kreditlimit_gruen.png

Ausreichendes Kreditlimit vorhanden oder kein Kreditlimit festgelegt

kreditlimit_rot.png

Kreditlimit überschritten

Liefersperre für Kunden

liefersperre_gruen.png

Lieferung zulässig oder keine Liefersperre vorhanden

liefersperre_rot.png

Liefersperre aktiv

Produktion (Anzeige nur bei Verwendung des Moduls Produktion)

keine_produktion.png

Keine Produktion vorhanden

produktion_angelegt.png

Produktion wurde angelegt

produktion_laueft.png

Produktion wurde genehmigt

produktion_gestartet.png

Produktion wurde gestartet

produktion_completed.png

Produktion wurde abgeschlossen

produktion_ausgelagert.png

Produktion wurde ausgelagert

produktion_teilweise_ausgelagert.png

Produktion wurde teilweise ausgelagert

produktion_nicht_ausgelagert.png

Produktion wurde nicht ausgelagert

produktion_eingelagert.png

Produktion wurde eingelagert

produktion_teilweise_eingelagert.png

Produktion wurde teilweise eingelagert

produktion_nicht_eingelagert.png

Produktion wurde nicht eingelagert

produktion_rejected.png

Die Produktion wurde abgelehnt (Ausschuss)

Auftragsampel-Symbole deaktivieren

Wenn du bestimmte Symbole der Auftragsampel bei deiner täglichen Auftragsabwicklung mit Xentral nicht benötigst, hast du die Möglichkeit, diese gezielt zu deaktivieren. Auf diese Weise werden sie in der Auftragsübersicht im Menü Verkaufen > Auftrag und in Aufträgen selbst ausgeblendet.

Gehe wie folgt vor, um Auftragsampel-Symbole zu deaktivieren.

  1. Öffne das Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen.

  2. Scrolle nach unten, bis du den Bereich Auftragsampeln ausblenden erreichst.

  3. Wähle die Auftragsampel-Symbole aus, die nicht mehr angezeigt werden sollen, indem du sie mit einem Häkchen markierst.

  4. Scrolle nach unten und klicke auf Speichern.

    Die ausgewählten Auftragsampel-Symbole werden nun nicht mehr in der Auftragsübersicht und im Auftrag angezeigt.

Wichtig

Auch wenn du die Anzeige einiger Symbole deaktiviert hast, werden weiterhin Prüfprozesse für den Auto-Versand im Hintergrund ausgeführt. Hast du beispielsweise das Symbol für die Bestandsprüfung deaktiviert und es kein ausreichender Bestand vorhanden, um den Auftrag abzuwickeln, steht die Option für den Auto-Versand erst dann wieder zur Verfügung, wenn ausreichend Bestand vorhanden ist.

Zusätzliche Auftragsampel-Symbole hinzufügen

Neben der allgemeinen Auftragsampel bietet Xentral dir auch das Modul Auftragsampel. Mithilfe dieses Moduls kannst du die Auftragsampel um weitere Prozessschritte ergänzen und diese Schritte per zusätzlichem Symbol innerhalb der Auftragsampel anzeigen lassen. Das macht Sinn, wenn du beispielsweise deine Mitarbeiter auf die notwendige Personalisierung von Artikeln oder auf extra Aufgaben wie eine manuelle Adressprüfung aufmerksam machen möchtest.

Gehe wie folgt vor, um Auftragsampel-Symbole hinzuzufügen.

  1. Nutze die Smart Search, um das Modul Auftragsampel zu öffnen.

  2. Nimm im Bereich Anlegen des Tabs Übersicht die Einstellungen wie in der Tabelle unten beschrieben vor.

    Einstellung

    Erläuterung

    Beschriftung

    Trage hier einen Namen für das neue Auftragsampel-Symbol ein.

    Aktiv

    Aktiviere diese Option, um die Anzeige und Verwendung des Auftragsampel-Symbols in Xentral zu erlauben.

    Icon

    Wähle aus der Dropdown-Liste ein Icon aus, das als Symbol für die Auftragsampel verwendet und in der Auftragsansicht in Xentral angezeigt wird.

    Anmerkung

    Die Optionen im Dropdown-Menü sind wie folgt zu verstehen:

    • icon_go_0pr.svg auftragsampel_individuell_0.pngbis icon_go_100pr.svg auftragsampel_individuell_100.png: Darstellung von Prozentangaben, beispielsweise zur Auswertung des Fortschritts

    • icon_go_1.svg auftragsampel_individuell_1.pngbis icon_go_10.svg auftragsampel_individuell_10.png: Darstellung von Zahlen, beispielsweise als Nummerierung für Prozessschritte

    • icon_go_a.svg auftragsampel_individuell_a.pngbis icon_go_j.svg auftragsampel_individuell_j.png: Darstellung verschiedener Buchstaben, beispielsweise als Kürzel für Prozesschritte

    Protokolleintrag in Auftrag erstellen

    Aktiviere diese Option, um direkt am Auftrag entsprechende Protokollaufträge zur Verwendung des Auftragsampel-Symbols anzulegen und später einsehen zu können.

  3. Klicke auf Speichern.

    Das neue Symbol wird in der Auftragsampel im Menü Verkaufen > Auftrag in rot angezeigt.

Tipp

Wenn du erstmalig einen zusätzlichen Prozessschritt im Auftrag als erledigt markierst, erscheint ein neuer Filter namens Auftragsampel für den zusätzlichen Prozessschritt oben im Menü Verkaufen > Auftrag. Das angezeigte Symbol hängt von dem Symbol an, das du im Modul Auftragsampel ausgewählt hast. Klicke auf das Symbol neben dem neuen Filter, um Aufträge je nach Status der Erledigung des neuen Prozessschritts zu filtern.

Filtersymbol

Handlung
auftragsampel_individuell_deaktiviert-de.png

Alle Aufträge anzeigen
auftragsampel_individuell_aktiviert-de.png

Nur Aufträge anzeigen, bei denen der zusätzliche Prozessschritt als erledigt markiert wurde
auftragsampel_individuell_offen-de.png

Nur Aufträge anzeigen, bei denen der zusätzliche Prozessschritt noch offen ist

Wenn du ein oder mehrere zusätzliche Auftragsampel-Symbole in Xentral nutzt, bildest du also zusätzliche Arbeitsschritte ab, die passend auf dein Unternehmen zugeschnitten sind. Nach erfolgreicher Bearbeitung dieser Schritte innerhalb der Auftragsabwicklung solltest du sie nach Abschluss auch im System entsprechend als "erledigt" markieren, sodass die Darstellung der Symbole auf grün wechselt.

Gehe wie folgt vor, um zusätzliche Prozessschritte als "erledigt" zu markieren.

  1. Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag.

  2. Öffne den gewünschten Auftrag.

  3. Öffne das Tab Auftragsampel.

  4. Markiere den Eintrag mit dem gewünschten Icon per Klick auf die Checkbox namens Fertig.

  5. Gib bei Bedarf einen Kommentar zur Fertigstellung des Prozessschritts ein, z.B. "Artikel personalisiert" oder "Adresse geprüft".

  6. Klicke auf Speichern.

    Das Auftragsampel-Symbol wechselt auf grün.

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