Das Auftragswesen bildet das Herzstück des Verkaufsprozesses in Xentral und ist das zentrale Element, über das alle weiteren Schritte wie Lieferscheine, Rechnungen und Rücksendungen gesteuert werden. Ohne einen Auftrag können keine weiteren Belege erstellt oder Kundenaufträge bearbeitet werden. Dieses Modul ermöglicht eine effiziente und strukturierte Verwaltung aller kundenbezogenen Prozesse – von der Angebotserstellung bis hin zur Abwicklung von Retouren.
Das Auftragswesen bildet das Herzstück aller Prozesse in Xentral und ist der zentrale Ausgangspunkt für sämtliche vertriebs- und kundenbezogenen Abläufe. Ein Auftrag vereint sämtliche relevanten Informationen, darunter Kundendaten, Artikel, Preise, Lieferoptionen sowie Zahlungsweisen, und schafft so die Grundlage für alle nachgelagerten Dokumente und Prozesse. Von einem Auftrag ausgehend werden wesentliche Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Rücksendungen und Gutschriften erstellt, wodurch er eine zentrale Rolle in der Prozesskette einnimmt.
Durch die enge Verzahnung mit anderen Modulen und Prozessen unterstützt das Auftragswesen sowohl manuelle als auch automatisierte Abläufe. So können beispielsweise Aufträge effizient aus Angeboten, Online-Shops oder Marktplätzen übernommen oder manuell erfasst werden. Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass alle Informationen konsistent bleiben und nahtlos in die nachfolgenden Schritte integriert werden. Diese ganzheitliche Steuerung gewährleistet nicht nur eine reibungslose Abwicklung, sondern ermöglicht auch maximale Transparenz und Effizienz im gesamten Verkaufsprozess.
Aufträge in Xentral können auf unterschiedliche Weise angelegt werden, um maximale Flexibilität zu gewährleisten:
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Aus einem Angebot: Im B2B-Bereich werden häufig Angebote erstellt, die dann in einen Auftrag überführt werden.
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Manuell: Für telefonisch oder per E-Mail eingehende Bestellungen können Aufträge direkt im System angelegt werden.
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Automatisch: Im B2C-Bereich werden Aufträge aus Online-Shops (z. B. Shopify, Amazon, Shopware) oder Marktplätzen automatisch importiert.
Die Aufträge findest du unter: Verkaufen > Auftrag
Der Verkaufsprozess in Xentral ist in mehrere Phasen unterteilt, die logisch aufeinander aufbauen:
Hinweis
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Anfrage (optional): Kundenanfragen mit Informationen zu gewünschten Artikeln, Preisen und Konditionen.
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Angebot (optional): Basierend auf der Anfrage kann ein Angebot erstellt werden.
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Auftrag: Sobald ein Kunde bestellt, wird ein Auftrag erstellt, der alle relevanten Informationen wie Artikel, Mengen, Preise und Versandoptionen enthält.
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Auftragsbestätigung: Nach Freigabe des Auftrags kann eine Bestätigung an den Kunden versendet werden.
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Lieferschein: Dient der Übergabe der Ware an die Logistik und wird dem Paket beigelegt.
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Rechnung: Grundlage für die Zahlungsabwicklung.
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Rücksendungen (Retouren) und Gutschriften: Verknüpfung mit dem Auftrag zur Bearbeitung von Retouren.
Ein Auftrag in Xentral durchläuft mehrere Statusphasen:
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Status |
Beschreibung |
Hinweis |
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ANGELEGT |
Entwurf des Auftrags. Keine Auftragsnummer. Löschbar. |
Erste Phase. Aufträge in diesem Status sind editierbar. |
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FREIGEGEBEN |
Auftrag ist aktiv und erhält eine Auftragsnummer. Nicht mehr löschbar, nur stornierbar. |
Grundlage für weitere Belege wie Lieferscheine und Rechnungen. |
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ABGESCHLOSSEN |
Auftrag wurde vollständig verarbeitet (z. B. Rechnung und Lieferschein sind erstellt). |
Änderungen sind nicht mehr möglich. Auftrag gilt als beendet. |
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STORNIERT |
Auftrag wurde storniert. Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine, die vorher erstellt wurden, bleiben jedoch bestehen. |
Nur freigegebene Aufträge können storniert werden. |
Tipp
Die Auftragsampel zeigt dir anhand farblicher Symbole den Status der einzelnen Prozessschritte:
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Grün: Schritt abgeschlossen.
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Rot: Offene Schritte.
Das Auftragswesen in Xentral unterstützt zahlreiche Automatisierungsprozesse, um Effizienz und Skalierbarkeit sicherzustellen:
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Automatischer Import: aus Online-Shops wie Shopify, Amazon und Shopware.
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Auto-Versand: Übergabe an das Versandzentrum bei vollständig bearbeiteten Aufträgen.
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Prozessstarter "autoversand_plus": Automatische Übergabe versandfertiger Aufträge in regelmäßigen Intervallen.
Die Verwendung von Projekten ermöglicht es, verschiedene Geschäftsbereiche und Vertriebskanäle individuell zu organisieren. Dabei kannst du Projekte beispielsweise nach folgenden Kriterien anlegen:
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Zielgruppe (B2B oder B2C)
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Währung, Zoll und Steuern (In- oder Ausland)
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Logistikprozesse (z. B. Fulfillment by Amazon oder Spedition)
Projekte helfen, Geschäftsprozesse besser zu strukturieren, und erlauben eine klare Abgrenzung verschiedener Unternehmensbereiche.
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Effiziente Prozesse: Durch Automatisierungen und zentrale Steuerung.
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Transparenz: Übersichtlicher Status von Aufträgen dank der Auftragsampel.
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Flexibilität: Anpassung an individuelle Anforderungen durch Projekte und manuelle Eingriffsmöglichkeiten.
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Integration: Nahtlose Zusammenarbeit mit anderen Modulen wie Logistik, Lagerverwaltung und Finanzen.
Bevor du mit der Automatisierung startest, empfiehlt es sich, einige Aufträge manuell anzulegen, um die Anforderungen und den Aufbau eines Auftrags in Xentral kennenzulernen:
Schritte Auftrag anlegen:
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Manueller Auftrag: Klicke auf + NEU in der Auftragstabelle.
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Wähle einen Kunden aus den Adressstammdaten.
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Füge Artikel hinzu und überprüfe die Angaben in der Vorschau.
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Klicke auf Freigabe, um den Auftrag zu aktivieren und weiterzuverarbeiten.
Tipp
Das Auftragswesen in Xentral ist die Grundlage für einen reibungslosen Verkaufsprozess. Es verbindet alle relevanten Bereiche, automatisiert Standardabläufe und bietet gleichzeitig die Flexibilität, individuelle Anforderungen abzubilden. Ob im B2B- oder B2C-Bereich, mit Xentral kannst du deinen gesamten Verkaufsprozess effizient und transparent steuern.