Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, deren vollständiger Inhalt in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird. Entscheidend ist, dass die Daten maschinenlesbar sind und den gesetzlichen Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung erfüllt eine echte E-Rechnung zusätzliche technische, semantische und formale Vorgaben, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen – etwa im Rechnungseingang oder in Buchhaltungssystemen. Die Standardisierung dient der einheitlichen Kommunikation zwischen Unternehmen, öffentlichen Auftraggebern und Dienstleistern in der gesamten EU.
Hinweis
Eine klassische PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der EN 16931, auch wenn sie digital verschickt wird.
Fristen und allgemeine Informationen findest du im Artikel Gesetzlicher Hintergrund: E-Rechnung / ZUGFeRD.
Xentral unterstützt die in Deutschland am weitesten verbreiteten, EN-16931-konformen Formate:
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Aktuell unterstützte Version: XRechnung 3.0.2
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Technische Basis: XML nach CII (Cross Industry Invoice)
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Entspricht vollständig den Anforderungen der EN 16931
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Einsatzbereich: verpflichtend für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) in Deutschland
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Aktuell unterstützte Version: ZUGFeRD 2.x (Profil EN16931)
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Technische Basis: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML
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Formattyp: Hybridformat – visuell lesbares PDF und maschinenlesbares XML
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Geeignet für: B2B-Kunden ohne E-Rechnungspflicht
Hinweis
Xentral verarbeitet ausschließlich CII-basierte XML-Strukturen (Cross Industry Invoice). UBL wird derzeit nicht unterstützt. Dies gilt sowohl für die reine XML-XRechnung als auch für das eingebettete XML im ZUGFeRD-PDF.
Bevor du E-Rechnungen erstellen und versenden kannst, legst du in den Allgemeinen Einstellungen fest, welches Format Xentral verwenden soll. Du erreichst die Einstellungen über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > Allgemeine Einstellungen.
Hier kannst du ein oder mehrere Formate anlegen und optional auf ein bestimmtes Projekt einschränken. Wenn du kein Projekt zuweist, gilt das Format für alle Projekte.
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Klicke auf Neue Einstellung.
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Wähle das gewünschte Plugin (Format): XRechnung oder ZUGFeRD.
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Wähle optional ein Projekt, für das das Plugin gelten soll.
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Wähle die gewünschte Einstellungen (siehe Tabellen unten).
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Trage optional ein Gültig ab- und/oder Gültig bis-Datum ein.
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Fülle die Pflichtfelder auf der rechten Seite aus (siehe unten).
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Klicke auf Speichern.
Je nach gewähltem Plugin stehen folgende Optionen zur Verfügung:
XRechnung
Option |
Beschreibung |
|---|---|
Keine Aktion |
Es wird keine XRechnung erzeugt. |
Datei als Rechnungsanhang speichern |
Die XRechnung wird erzeugt, muss aber im Versanddialog manuell ausgewählt werden. |
Als Anhang speichern |
Die XRechnung wird erzeugt und automatisch als E-Mail-Anhang hinzugefügt. |
Hinweis
Zusätzlich zur XRechnung erzeugt Xentral immer auch eine normale PDF-Rechnung.
ZUGFeRD
Option |
Beschreibung |
|---|---|
Keine Aktion |
Es wird kein ZUGFeRD-PDF erzeugt. |
Datei als Rechnungsanhang speichern |
Das ZUGFeRD-PDF wird erzeugt, muss aber im Versanddialog manuell ausgewählt werden. |
Als Anhang speichern |
Das ZUGFeRD-PDF wird automatisch als E-Mail-Anhang hinzugefügt. |
Original-PDF ersetzen (empfohlen) |
Die normale PDF-Rechnung wird vollständig durch das ZUGFeRD-PDF ersetzt. Das ZUGFeRD-PDF ist mit jedem PDF-Viewer lesbar und damit für Kunden ohne E-Rechnungspflicht genauso nutzbar wie ein normales PDF. |
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > E-Rechnung Einheiten-Codes verwaltest du die Einheiten-Zuordnungen für E-Rechnungen. Da XRechnung und ZUGFeRD ausschließlich standardisierte Einheiten-Codes gemäß EN 16931 / UN/ECE akzeptieren, müssen die in Xentral verwendeten Einheiten korrekt zugeordnet sein.
Xentral liefert eine Basisliste gängiger Einheiten.
Wenn du eigene Einheiten verwendest oder außerhalb der Standardkonfiguration arbeitest, kannst du weitere Zuordnungen vornehmen. Öffne dazu das Bearbeitungsmenü, indem du auf das Stiftsymbol klickst, und wähle anschließend den zutreffenden Code aus:
Hinweis
Fehlt ein Code oder ist er falsch zugeordnet, kann die E-Rechnung beim Empfänger abgelehnt werden.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > E-Rechnung Steuercodes verwaltest du die Steuercode-Zuordnungen für E-Rechnungen. Die hier definierten Codes bestimmen, wie die Umsatzsteuerinformationen einer Rechnung gemäß EN 16931 in das XML-Format übertragen werden.
Xentral liefert eine Standardkonfiguration, die für die meisten Unternehmen ausreichend ist:
Steuer |
Kommentar |
Plugin |
Code |
Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
normal |
Standard |
XRechnung |
S |
Normal |
normal |
Standard |
ZUGFeRD |
S |
Normal |
ermaessigt |
Ermäßigt |
XRechnung |
AA |
Reduced |
ermaessigt |
Ermäßigt |
ZUGFeRD |
AA |
Reduced |
befreit |
Steuerbefreit |
XRechnung |
Z |
Tax exempt |
befreit |
Steuerbefreit |
ZUGFeRD |
Z |
Tax exempt |
Wenn du Sonderkonfigurationen benötigst oder eigene Steuersätze verwendest, kannst du hier zusätzliche Einträge anlegen. Öffne dazu das Bearbeitungsmenü, indem du auf das Stiftsymbol klickst, und wähle anschließend den zutreffenden Code aus.
Hinweis
Viele europäische Validatoren – einschließlich behördlicher Prüftools – akzeptieren den Steuercode „AA" für ermäßigte Steuersätze derzeit nicht zuverlässig. Xentral liefert im Standard den Code „S" aus, der auch für ermäßigte Steuersätze verwendet werden kann, wenn ein Validator Probleme mit „AA" hat. Der korrekte Steuersatz (z. B. 7 %) wird dabei trotzdem korrekt im XML angegeben.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > E-Rechnung Zahlungsarten legst du fest, wie die in Xentral verwendeten Zahlungsarten in E-Rechnungen ausgegeben werden. Die Seite zeigt alle in Xentral angelegten Zahlungsarten an. Für jede Zahlungsart kannst du die E-Rechnungsfelder BT-81 (Zahlungsartencode) und BT-82 (Kurzbeschreibung) definieren.
Klicke auf das Bearbeiten-Symbol einer Zahlungsart. Im Dialogfenster kannst du folgende Felder konfigurieren:
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BT-81 (Zahlungsartencode): Auswahl über ein Dropdown. Nur der numerische Code wird ins XML übernommen.
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BT-82 (Kurzbeschreibung): Pflichtfeld, max. 256 Zeichen. Wird beim Auswählen von BT-81 automatisch vorbelegt, kann aber manuell überschrieben werden.
Verfügbare Zahlungsartencodes (Auszug):
Code |
Beschreibung |
|---|---|
10 |
Barzahlung |
30 |
Überweisung |
48 |
Kreditkarte |
49 |
SEPA-Überweisung |
57 |
Dauerauftrag |
58 |
Nachnahme |
59 |
SEPA-Lastschrift |
66 |
Elektronische Zahlung |
97 |
Gutschrift |
ZZZ |
Andere Zahlungsart |
Für einige Zahlungsarten müssen zusätzliche Daten in Xentral gepflegt sein:
Code |
Erforderliche Daten |
|---|---|
30 – Überweisung |
IBAN & BIC |
49 – SEPA-Überweisung |
IBAN & BIC |
58 – SEPA-Überweisung |
IBAN & BIC |
59 – SEPA-Lastschrift |
IBAN & BIC + Mandatsreferenz |
Hinweis
Die Konfiguration der Zahlungsarten gilt für beide Formate – XRechnung und ZUGFeRD – und muss nur einmal gepflegt werden.
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Ausführliche Beschreibung (BT-20)**
Elektronische Rechnungen nach EN 16931 enthalten einen eigenen Bereich für Zahlungsbedingungen, der maschinenlesbar im XML ausgegeben wird. Xentral überträgt dazu den Langtext der Zahlungsbedingungen (BT-20) direkt aus der Rechnung – exakt so, wie er auf dem PDF erscheint. Damit sind PDF-Ausgabe und E-Rechnung vollständig synchron.
Hinweis
BT-20 wird sowohl in XRechnung als auch in ZUGFeRD ausgegeben. Der Text ist auf maximal 1.000 Zeichen begrenzt (gemäß EN 16931). Wenn kein Zahlungstext auf der Rechnung vorhanden ist, wird keine BT-20-Information übertragen.
Eine Voraussetzung für den Versand von XRechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen ist die Leitweg-ID. Ohne sie wird die Rechnung beim Empfänger automatisch abgelehnt.
Die Leitweg-ID wird in Xentral aus Freifeld 20 der Kundenadresse gezogen und muss dort gepflegt sein. Damit das Freifeld in der Adresse korrekt angezeigt wird, richtest du es einmalig wie folgt ein:
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Navigiere zu Grundeinstellungen > Stammdaten > Freifelder.
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Trage bei der gewünschten Position im Bereich Adresse Freifelder folgende Angaben ein:
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Bezeichnung: Leitweg ID
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Typ: einzeilig
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Optional: Lege fest, ob das Feld in Spalte 1 oder Spalte 2 erscheinen soll und in welcher Reihenfolge.
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Klicke auf Speichern.
Das Feld Leitweg ID erscheint anschließend in der Kundenadresse unter Details > Adressdaten > Weitere Felder und kann dort mit dem jeweiligen Wert gepflegt werden.
Hinweis
Die Leitweg-ID wird automatisch in die E-Rechnung übernommen, sofern sie in der Kundenadresse hinterlegt ist – und zwar unabhängig vom Format: sowohl in XRechnung als auch in ZUGFeRD.
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Navigiere zu Buchhaltung > Rechnungen > +Neu Anlegen oder nutze die Smart Search und gib Rechnungen ein.
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Gib alle Positionen und Daten vollständig ein und gib die Rechnung frei.
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Xentral erzeugt automatisch die passende E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) gemäß deinen Einstellungen.
Hinweis
Die E-Rechnung wird beim Erzeugen des Belegs erstellt – z. B. beim PDF-Archivieren oder beim Setzen des Schreibschutzes.
Klicke auf das PDF-Download-Icon in der Rechnungsübersicht oder in der Vorschau. Bei aktivierter E-Rechnung wird zusätzlich die XML- oder ZUGFeRD-Datei bereitgestellt.
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Öffne das Aktionsmenü der Rechnung.
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Wähle Rechnung abschicken > Versand per E-Mail.
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Xentral fügt die E-Rechnung je nach gewähltem Format automatisch als Anhang hinzu.
Hinweis
Wenn du die Option Datei als Rechnungsanhang speichern gewählt hast, wird der Anhang nicht automatisch mitgesendet. Du musst ihn im Versanddialog manuell auswählen.
Xentral kann E-Rechnungen automatisch im Rahmen des Autoversands (Logistikprozess Stufe 1 oder 2) versenden. Dafür müssen zwei Bereiche korrekt konfiguriert sein:
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In den Allgemeinen Einstellungen muss die Option Als Anhang speichern aktiviert sein. Diese Option sorgt dafür, dass Xentral die E-Rechnung automatisch erzeugt und als aktiven Anhang an die Versand-E-Mail anfügt – ohne manuelle Auswahl.
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Im jeweiligen Projekt muss der Versand von PDF-Anhängen aktiviert sein.
Sobald beide Einstellungen aktiv sind, erzeugt Xentral die E-Rechnung automatisch beim Generieren des Belegs, hängt sie im korrekten Format an die Versand-E-Mail an und versendet die Rechnung vollständig automatisiert im Logistikprozess.
Hinweis
Projektspezifische Einstellungen haben Vorrang vor globalen E-Rechnungseinstellungen. Wenn einem Projekt kein Format zugewiesen ist, verwendet Xentral das Standardformat.
Ein BT-Code (Business Term) ist die standardisierte und eindeutige Bezeichnung eines Datenfeldes in einer elektronischen Rechnung. Er stellt sicher, dass Rechnungsangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Steuerinformationen von allen Systemen gleich verstanden und korrekt verarbeitet werden – unabhängig von Software, Land oder Übertragungsweg.
Statt frei benannter Feldnamen werden feste Codes verwendet, zum Beispiel:
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BT-1 = Rechnungsnummer
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BT-2 = Rechnungsdatum
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BT-112 = Gesamtbetrag der Rechnung
BT-Codes sind Teil des europäischen E-Rechnungsstandards EN 16931. Für dich als Nutzer sind sie nicht sichtbar und müssen nicht manuell gepflegt werden – sie laufen im Hintergrund und sorgen für eine fehlerfreie, rechtssichere Verarbeitung deiner E-Rechnungen.
Die DIN EN 16931 ist die deutsche Umsetzung des europäischen E-Rechnungsstandards. Sie legt fest, wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein muss, welche Informationen sie enthalten darf oder muss – und beschreibt diese unter anderem durch BT-Codes. Wenn du eine E-Rechnung nach DIN EN 16931 erstellst (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), nutzt Xentral die passenden BT-Codes automatisch im Hintergrund. Für dich bedeutet das: Du arbeitest mit normalen Rechnungsfeldern, während die Norm für Rechtssicherheit, Standardkonformität und maschinelle Lesbarkeit sorgt.