Mithilfe einer Proformarechnung wird der Empfänger nicht zur Zahlung aufgefordert. Vielmehr zeigt die Proformarechnung den Wert der Ware auf.
Die Verwendung des Moduls Proformarechnung ermöglicht die Erstellung von Proformarechnungen.
Eine Proformarechnung wird direkt aus einem Auftrag erstellt. Öffne dazu einen Auftrag im Menü Verkaufen > Auftrag.
Aktiviere im Bereich Allgemein die Option Proformarechnung, um den Auftrag als Proformarechnung zu versenden. Klicke anschließend auf Speichern. Der Auftrag erhält nun die Beschriftung Proformarechnung. Falls du einen anderen Begriff als Beschriftung wünscht, kannst du diese Einstellung in den Systemeinstellungen global anpassen. Gehe wie in diesem Kapitel beschrieben vor, um diese Einstellung vorzunehmen.
Die Proformarechnung kannst du dir im Tab Vorschau des Auftrags ansehen.
Eine reguläre Rechnung wird im nächsten Schritt erstellt, sobald der Zahlungseingang vonseiten deines Kunden in Xentral erfasst wurde. Die Rechnungsstellung erfolgt dann in einem neuen Nummernkreis über einen der beiden folgenden Wege:
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Über die Xentral Stapelverarbeitung
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Manuell per Klick auf Als Rechnung weiterführen im Aktionsmenü des Auftrags
Öffne das Modul Proformarechnung und klicke oben rechts auf +NEU, um eine neue Proformarechnung zu erzeugen. Anschließend wählst du den Kunden aus und fügst alle Positionen hinzu, die in die Proformarechnung aufgenommen werden sollen. Im Tab Vorschau kannst du dir ansehen, wie das Dokument aussehen wird, bevor du es freigibst und über das Aktionsfeld abschickst. Bedenke aber, dass bei dieser Vorgehensweise keine Verknüpfung zu anderen Dokumenten wie Lieferscheinen besteht.
Nutze zunächst die Smart Search, um das Modul Proformarechnung zu öffnen. Öffne dann das Tab Lieferscheine laden.
In dieser Liste werden alle Lieferscheine mit dem Status "freigegeben" oder "versendet" angezeigt. Über das Suchfeld im rechten oberen Bereich kannst du bei Bedarf auch nach den Lieferscheinen eines bestimmten Kunden oder Projekts suchen. Außerdem kannst du auf den geschwungenen Pfeil im rechten Menübereich klicken, um den Lieferschein erneut anzusehen. Markiere dann alle Lieferscheine, zu der eine gemeinsame Proformarechnung erstellt werden soll. Klicke abschließend auf Sammelproforma.
Falls du eine abweichende Bezeichnung für deine Proformarechnung wünscht, oder ein individuelles Dokument erzeugen möchtest, das dann den Nummernkreis für Proformarechnungen nutzt, kannst du in den Systemeinstellungen die gewünschte Bezeichnung global einstellen. Öffne dazu das Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen und scrolle nach unten, bis du den Bereich Belege auf der rechten Seite erreichst. Gib im Feld Beschriftung abweichend Proformarechnung den gewünschten Begriff ein. Klicke anschließend auf Speichern.
Nun kannst du entweder wie oben beschrieben verschiedene Lieferscheine in eine Proformarechnung überführt oder alternativ eine einzelne, neue Proformarechnung erzeugen.
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Anzahl der Teile {ANZAHLTEILE}
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Nettogewicht in Summe {NETTOGEWICHT}
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Lieferbedingung {LIEFERBEDINGUNG}
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Erstellungsgrundlage1
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Auftragsbestätigung (AB)
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Pflicht1
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n Lieferscheine
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freie Erstellung möglich
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Nummernkreis
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Nummer der AB
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Eigenständiger Nummernkreis
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BelegtextText der AB
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Eigenständige Textvorlagen definierbar
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Abweichende Bezeichnung
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Proformarechnung = Abweichende Bezeichnung der AB
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Abweichende Bezeichnung möglich
Wenn du in einer geöffneten Proformarechnung die Option inkl. Zollinformationen aktivierst, werden in der Proformarechnung die Zolltarifnummer, das Herkunftsland und das Gewicht pro Position mit aufgeführt.
Im Menü Adressen > Adresse öffnen > Details > Tab: Zahlungskonditionen/Besteuerung kannst du zusätzliche Zollinformationen für jede Adresse hinterlegen. Diese Informationen kannst du anschließend mithilfe der Variable {VERZOLLUNGINFORMATION} in der Proformarechnung anzeigen.
Aktiviere in einer geöffneten Proformarechnung die Option extra Verzollungsadresse, um eine neue Adresse speziell für die Verzollung zu hinterlegen. Nachdem du die Option aktiviert hast, kannst du im Bereich Verzollung die gewünschten Adressdaten eingeben.
Mithilfe der Variablen {VERZOLLUNGNAME}, {VERZOLLUNGSTRASSE}, {VERZOLLUNGPLZ}, {VERZOLLUNGORT} und {VERZOLLUNGLAND} kannst du die einzelnen Adressdaten in der Proformarechnung ausgeben.
Mithilfe von IF-Bedingungen kannst du erreichen, dass die Felder nur angezeigt werden, wenn eine Verzollungsadresse vorhanden ist. Auf dem Beleg könnte das Ganze beispielsweise so aussehen:
Zusätzlich zu regulären Aufträgen kannst du auch Angebote in eine Proformarechnung überführen. Klicke dazu im Aktionsmenü eines Angebots auf als Proformarechnung weiterführen.
Im Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen kannst du im Bereich Sonstiges die Option Auto. Proformarechnung bei Export "nur Lagerartikel" aktivieren, um festzulegen, dass im Autoversand automatisch erstellte Proformarechnungen nur Lagerartikel aus dem Auftrag enthalten sollen.
Arbeitest du beispielsweise mit JIT-Stücklisten, ist es wichtig, auch diese mit in die Proformarechnung zu übernehmen, wenn im Kopfartikel der JIT-Stückliste (die kein Lagerartikel ist), der Verkaufspreis gepflegt ist. Versendest du hingegen nur Einzelartikel, kann es sinnvoll sein, nicht-materielle Artikel nicht in der Proformarechnung anzuzeigen, wenn die Proformarechnung z.B. beim Export für den Zoll mit in das Paket gelegt wird oder auf dem Paket angebracht wird.