Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Handelsdokument, das vor allem im Export, internationalen Handel und bei Zollformalitäten eingesetzt wird. Anders als eine reguläre Rechnung stellt sie keine Zahlungsaufforderung dar, sondern dient als Nachweis über Warenwert, Lieferbedingungen, Transportangaben und Zollinformationen. Typische Einsatzbereiche sind die Zollabfertigung, Akkreditivbeantragung, Bankgeschäfte oder die Absicherung von Vorauszahlungen.
Damit eine Proformarechnung rechtssicher und praktikabel ist, enthält sie typischerweise Angaben zu Absender, Empfänger, Warenbeschreibung, Warenwert, Incoterms, Gewicht, Maße sowie optional Bank- und Zahlungsinformationen. Sie ist damit ein zentrales Dokument in der Exportabwicklung und unterstützt dich dabei, Liefer- und Verzollungsprozesse effizient zu steuern.
Wichtig
Das Modul Proformarechnung ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Damit eine Proformarechnung für Zoll, Kunden oder Banken verwendbar ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:
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Absender/Verkäufer: Name, Anschrift, Unternehmensdaten
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Empfänger/Kunde: Name, Anschrift, ggf. Steuer- oder USt-ID.
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Dokumentenangaben: Ausstellungsdatum, eindeutige Nummer, Kennzeichnung als Proformarechnung
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Waren- oder Leistungsbeschreibung: Artikelbezeichnung, Menge, ggf. Artikelnummer, HS-Code (Zolltarifnummer)
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Warenwert: Einzel- und Gesamtpreise, Währung (z. B. EUR, USD)
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Lieferbedingungen: Incoterms, Lieferdatum/-zeitraum
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Transportangaben: Gewicht, Maße, Anzahl der Packstücke, Transportmittel
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Zahlungsinformationen (optional): Bankverbindung, Zahlungsweise (z. B. Vorkasse, Akkreditiv)
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Zollangaben (optional): Herkunftsland, Zolltarifnummer, Nettogewicht
Tipp
Auf Proformarechnungen sollte immer deutlich vermerkt sein, dass es sich nicht um eine reguläre Handelsrechnung handelt. Eine gängige Formulierung lautet z.B. Nur für Zollzwecke – keine Handelsrechnung oder For customs purposes only – no commercial value.
In Xentral hast du zwei Möglichkeiten, um eine Proformarechnung zu erstellen:
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Als eigenständigen Beleg mit eigenem Nummernpreis im Aktionsmenü eines Auftrags.
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Über eine Checkbox im Auftrag, wenn nur in Ausnahmefällen eine Proformarechnung benötigt wird.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie häufig du Proformarechnungen nutzt und ob du eine saubere Trennung in einem eigenen Nummernkreis benötigst.
Wenn Proformarechnungen regelmäßig benötigt werden (z. B. im Export oder für Zollzwecke), empfiehlt es sich, das Modul Proformarechnung zu verwenden.
Gehe wie folgt vor, um eine Proformarechnung als eigenständigen Beleg zu erstellen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag.
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Öffne den gewünschten Auftrag.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Aktion die Option als Proformarechnung weiterführen aus.
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Entscheide, ob du die Proformarechnung mit allen Artikeln oder nur mit Lagerartikeln weiterführen willst.
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Klicke auf Speichern.
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Die Proformarechnung wird als eigenständiger Beleg mit eigenem Nummernkreis erstellt und ist damit separat im Modul Proformarechnungnachvollziehbar.
Tipp
Wann solltest du diese Variante nutzen?
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Wenn Proformarechnungen regelmäßig benötigt werden.
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Wenn die Belege separat verwaltet, archiviert oder nachverfolgt werden sollen.
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Wenn du unterschiedliche Nummernkreise für Rechnungen und Proformarechnungen benötigst.
Für seltene Sonderfälle kannst du im Auftrag einfach die Option Proformarechnung aktivieren.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag.
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Öffne den gewünschten Auftrag.
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Aktiviere im Bereich Allgemein die Option Proformarechnung.
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Klicke auf Speichern.
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Der Begriff Rechnung wird im Beleg durch Proformarechnung ersetzt.
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Lade den Beleg im Tab Vorschau herunter oder versende ihn direkt an den Kunden.
Wichtig
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Es wird kein separater Beleg angelegt.
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Der Auftrag mit der aktivierten Option Proformarechnung wird lediglich im Archiv abgelegt, sofern er per Klick auf Abschicken versendet wurde.
Hinweis
Wann solltest du diese Variante nutzen?
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Wenn Proformarechnungen nur selten benötigt werden.
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Für Einzelfälle, bei denen keine separate Dokumentation oder Nummernkreis erforderlich ist.
Im Modul Proformarechnung kannst du Proformarechnungen unabhängig von Aufträgen erstellen oder aus vorhandenen Lieferscheinen zusammenzuführen. Dadurch hast du maximale Flexibilität sowohl für Einzelfälle als auch für gebündelte Versandvorgänge.
Nutze zunächst die Smart Search, um das Modul Proformarechnung zu öffnen. Im Modul kannst du vorhandene Belege:
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Per Klick auf das Stift-Symbol bearbeiten
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Per Klick auf das X-Symbol löschen (endgültig,keine Stornierung)
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Per Klick auf das Kopier-Symbol kopieren
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oder per Klick auf das PDF-Symbol als PDF-Datei exportieren.
Im Modul Proformarechnung kannst du auch erweiterte Proformarechnungen erstellen. Eine erweiterte Proformarechnung verfügt über die folgenden Merkmale:
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Nummernkreis: Eigenständiger Nummernkreis
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Belegtext: Eigene Textvorlagen definierbar
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Abweichende Bezeichnung: Frei wählbare, globale Bezeichnung möglich
Wenn du eine Proformarechnung benötigst, die nicht direkt aus einem Auftrag oder Lieferschein entsteht, kannst du sie komplett eigenständig im Modul anlegen, Kunde und Positionen auswählen und das Dokument nach Vorschau versenden. Diese Variante ist nicht mit anderen Belegen wie dem Lieferschein verknüpft.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Proformarechnung unabhängig zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Proformarechnung zu öffnen.
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Klicke oben rechts auf + NEU.
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Wähle den gewünschten Kunden.
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Füge die Artikelpositionen hinzu, die in die Proformarechnung aufgenommen werden sollen.
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Wechsle in den Tab Vorschau, um das Dokument zu prüfen.
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Versende die Proformarechnung über das Aktionsfeld oder speichere sie ab.
Tipp
Wann ist diese Vorgehensweise sinnvoll?
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Für Sonderfälle ohne zugrunde liegenden Auftrag.
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Wenn du eine Proformarechnung individuell zusammenstellen möchtest.
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Wenn keine automatische Verknüpfung zu Lieferscheinen oder Aufträgen erforderlich ist.
Falls du bereits Lieferscheine erstellt hast, kannst du diese in einer gemeinsamen Proformarechnung zusammenführen: Im Tab Lieferscheine laden des Moduls Proformarechnung wählst du freigegebene oder versendete Lieferscheine aus und fasst sie mit Sammelproforma in einer Proformarechnung zusammen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Proformarechnung zu öffnen.
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Wechsle in den Tab Lieferscheine laden.
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In der Liste siehst du alle Lieferscheine mit dem Status „freigegeben“ oder „versendet“.
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Nutze das Suchfeld oben rechts, um Lieferscheine gezielt nach Kunde oder Projekt zu filtern.
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Per Klick auf das Pfeil-Symbol kannst du einzelne Lieferscheine erneut aufrufen und prüfen.
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Markiere alle gewünschten Lieferscheine, die in einer Proformarechnung zusammengefasst werden sollen.
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Klicke auf Sammelproforma, um eine kombinierte Proformarechnung zu erzeugen.
Hinweis
Wann ist diese Vorgehensweise sinnvoll?
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Wenn mehrere Lieferungen für denselben Kunden zusammengefasst werden sollen.
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Für Exportprozesse, bei denen Zollbehörden eine Übersicht über mehrere Lieferscheine verlangen.
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Wenn du konsolidierte Unterlagen für den Versand benötigst.
Neben Aufträgen lassen sich auch Angebote direkt in eine Proformarechnung umwandeln. Wähle dazu im Aktionsmenü des gewünschten Angebots die Option als Proformarechnung weiterführen. So kannst du bereits in der Angebotsphase eine Proformarechnung erzeugen und für Kunden oder Zollzwecke nutzen.
Falls du für deine Proformarechnungen eine abweichende Bezeichnung verwenden möchtest (z. B. Handelsdokument oder Exportrechnung), kannst du dies in den Systemeinstellungen festlegen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen.
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Trage im im Bereich Belege im Feld Beschriftung abweichend Proformarechnung die gewünschte Bezeichnung ein.
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Klicke auf Speichern.
Die eingetragene Bezeichnung wird anschließend automatisch in den Proformarechnungen verwendet. Dabei ist es egal, ob du eine unabhängige Proformarechnung erstellst oder mehrere Lieferscheine zusammenführst.
Über Variablen lassen sich in Proformarechnungen zusätzliche Angaben wie Zollinformationen, Lieferbedingungen und eine separate Verzollungsadresse dynamisch einfügen und automatisch ausgeben.
Für Proformarechnungen stehen in Xentral Variablen zur Verfügung, die automatisch mit den passenden Werten befüllt werden. Die folgende Tabelle enthält eine Auflistung der verfügbaren Variablen und deren Bedeutung.
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{ANZAHLTEILE} |
Anzahl der Teile |
|
{NETTOGEWICHT} |
Nettogewicht in Summe über alle Artikel |
|
{LIEFERBEDINGUNG} |
Lieferbedingung |
In Proformarechnungen kannst du zusätzliche Zollinformationen wie Tarifnummer, Herkunftsland, Gewicht oder eine separate Verzollungsadresse hinterlegen und ausgeben. So kannst du die Proformarechnung als umfassendes Dokument für Zollzwecke nutzen und alle relevanten Informationen im Beleg bereitstellen.
Aktiviere in einer geöffneten Proformarechnung im Abschnitt Proformarechnung die Option inkl. Zollinformationen, um für jede Position die folgenden Angaben anzuzeigen:
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Zolltarifnummer
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Herkunftsland
-
Gewicht
Hinweis
Weitere Zollinformationen kannst du unter Verkaufen > Adressen > [Adresse öffnen] > Details > Tab: Zahlungskonditionen/Besteuerung pflegen. Anschließend kannst du die Informationen über die Variable {VERZOLLUNGINFORMATION} auf der Proformarechnungeinbinden.
Aktiviere die Option extra Verzollungsadresse in der Proformarechnung, um eine spezielle Adresse für Zollzwecke zu erfassen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne die gewünschte Proformarechnung.
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Aktiviere bei den Stammdaten die Option extra Verzollungsadresse.
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Trage im neuen Bereich Verzollung die gewünschten Adressdaten für die Verzollung ein.
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Optional: Wähle per Klick auf aus Stammdaten eine Adresse aus deinem Adresstamm aus.
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Optional: Gib weitere Zollinformationen im Feld Zollinformationen ein.
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Klicke auf Speichern.
Für die Ausgabe auf dem Briefpapier (Textvorlagen) stehen diese Variablen zur Verfügung:
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{VERZOLLUNGNAME} |
(Firmen-) Name der hinterlegten Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGSTRASSE} |
Straßenname und Hausnummer der Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGPLZ} |
Postleitzahl der Verzollungsadresse |
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{VERZOLLUNGORT} |
Ort/Stadt der Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGLAND} |
Land der Verzollungsadresse |
Tipp
Mit IF-Bedingungen kannst du steuern, dass die Felder nur erscheinen, wenn eine Verzollungsadresse vorhanden ist.
Proformarechnung Text vor Artikeltabelle:
Hinweis
{IF}{USTID}{THEN}Ihre USt-ID:{USTID}{ELSE}{ENDIF}
Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}
Proformarechnung Text am Ende (nach Freitext):
Hinweis
Anzahl der Teile: {ANZAHLTEILE}
Nettogewicht in Summe in kg: {NETTOGEWICHT}
Lieferbedingung: {LIEFERBEDINGUNG}
Verzollungsadresse: {VERZOLLUNGNAME}, {VERZOLLUNGSTRASSE}, {VERZOLLUNGPLZ}, {VERZOLLUNGORT}, {VERZOLLUNGLAND}
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Im Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen > Sonstiges kannst du die Option Auto. Proformarechnung bei Export "nur Lagerartikel" aktivieren. Damit legst du fest, dass automatisch erzeugte Proformarechnungen in der Versandübergabe (Autoversand) ausschließlich Lagerartikel aus dem Auftrag enthalten.
Hinweis
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Arbeitest du mit JIT-Stücklisten, sollten diese unbedingt in die Proformarechnung übernommen werden. Dies ist auch notwendig, wenn der Kopfartikel selbst kein Lagerartikel ist, jedoch den Verkaufspreis enthält.
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Versendest du hingegen nur Einzelartikel, kann es sinnvoll sein, nicht-materielle Artikel (z. B. Dienstleistungen) von der Proformarechnung auszuschließen. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Proformarechnung beim Export für den Zoll ins Paket gelegt oder außen am Paket angebracht wird.
Wenn du Proformarechnungen automatisch erstellen und ausdrucken möchtest, nutze die folgenden Projekteinstellungen:
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Tab: Logistik/Versand, Bereich Optionen: Aktiviere die Option Automatisch Proformarechnung bei Export anlegen. Für Aufträge mit Exportbesteuerung wird dannautomatisch eine Proformarechnung in Xentral angelegt.
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Tab: Logistik/Versand, Bereich Stufe 2 (Pack) an Versandstation: Aktiviere die Option Auto. Proformarechnung bei Export, gib die gewünschte Anzahl der Exemplare und den gewünschten Drucker ein. Für Aufträge mit Exportbesteuerung wird dann die Proformarechnung in der gewünschten Stückzahl automatisch am Packtisch ausgedruckt.
Bei Vorauszahlung oder als Angebotsgrundlage sind Bankverbindung sinnvoll, damit der Kunde die Zahlung vornehmen kann. Deine Bankdaten können in einer Proformarechnung über dein Standardbriefpapier angezeigt werden. Alternativ kannst du deine Bankverbindung auch in den Textvorlagen für die Belegart Proformarechnung hinterlegen.
Proformarechnung Text am Ende (nach Freitext):
Hinweis
Bitte überweisen Sie den Betrag der Proformarechnung auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: Muster GmbH & Söhne
Bank: Musterbank AG
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC/SWIFT: MUSTDEFFXXX