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Bei der Proformarechnung wird der Empfänger nicht zur Zahlung aufgefordert, sondern das Ziel ist den Wert der Ware aufzuzeigen.

Die Verwendung dieses Moduls ermöglicht das Arbeiten mit Proformarechnungen.

Proformarechnung aus einem Auftrag erstellen

Eine Proformarechnung wird direkt aus einem Auftrag erstellt. Hierzu ist in einen erstellten Auftrag zu klicken.

Um den Auftrag als Proformarechnung zu versenden, ist der Haken "Proformarechnung" zu setzen. Anschließend ist die Änderung zu speichern. Der Auftrag erhält nun die Beschriftung "Proformarechnung". Sollten hier ein anderes Wort als Beschriftung benötigt werden, kann dies in den Systemeinstellungen zentral abgeändert werden (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System).

Die Proformarechnung kann in der Vorschau betrachtet werden.

Eine Rechnung wird im nächsten Schritt erstellt, sobald der Kunde z.B. über Vorkasse bezahlt hat. Die Rechnungsstellung erfolgt dann in einem neuen Nummernkreis entweder:

• über die xentral Stapelverarbeitung (den Autoversand, Auftrag abschließen, etc.)
• oder manuell über "weiterführen als Rechnung"

Erweiterte Proformarechnung

Unabhängige Proformarechnung neu erstellen

Nachdem unter "Buchhaltung → Proformarechnung" in das entsprechende Modul navigiert wurde, ist hierzu auf "NEU" zu klicken, um ein neues Dokument zu erzeugen. Dann ist der Kunde auszuwählen und anschließend alle Positionen hinzuzufügen, die in die Proformarechnung aufgenommen werden sollen. Unter Vorschau kann sich angesehen werden, wie das Dokument aussehen wird, bevor es freigegeben und über das Aktionsfeld abgeschickt wird. Zu bedenken ist allerdings, dass keine Verknüpfung zu anderen Dokumenten wie Lieferscheinen besteht, wenn sich für diese Vorgehensweise entschieden wird. Es besteht aber auch die Möglichkeit aus einem bzw. mehreren Lieferscheinen eine Proformarechnung zu erstellen

Lieferscheine in Proformarechnung überführen

Zuerst ist auf "Buchhaltung → Proformarechnung" zu klicken und dann in den Reiter "Lieferscheine laden" zu navigieren, wodurch eine Liste erscheint.

In dieser Liste werden alle Lieferscheine mit dem Status "freigegeben" oder "versendet" angezeigt. Über das Suchfeld im rechten oberen Bereich kann allerdings auch nach den Lieferscheinen eines bestimmten Kunden oder Projekts gesucht werden. Außerdem kann auch auf den geschwungenen Pfeil im rechten Menübereich geklickt werden, um sich den Lieferschein nochmals anzusehen. Dann sind alle Lieferscheine zu markieren, zu der eine gemeinsame Proformarechnung erstellt werden. Im Anschluss ist auf den Button "Aus Auswahl neue Proformarechnung erstellen" zu klicken.

Dadurch erscheint eine Eingabemaske, die bereits aus der Auftragserfassung bekannt ist. Hier kann die Proformarechnung mit einem Kunden verknüpft und ggf. die Empfängerdaten angepasst werden. Auf diese Weise können z.B. auch eine Proformarechnung über die Sendungen verschiedener Filialen an eine Zentrale gesendet werden. Daraufhin ist in die Positionsübersicht zu navigieren: Hier wird dann ersichtlich, dass sämtliche Position aus den gewählten Lieferscheinen übernommen worden sind.

Außerdem können hier auch weitere Positionen hinzugefügt werden, was daran erkenntlich ist, dass in diesen Fällen keine Lieferscheinnummer ausgewiesen wird. Anschließend kann sich das versandfertige Dokument angesehen werden, indem auf die Vorschau geklickt wird.

Alternative Bezeichnung für verwenden

Es besteht auch die Möglichkeit, bspw. einen "Lieferschein mit Preisen" oder ein anderes Dokument mit beliebiger Beschriftung zu erstellen, für welches dann eine Nummer aus dem Nummernkreis der Proformarechnung verwendet wird. Dafür ist zunächst in die Systemeinstellungen zu gehen, d.h. "Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System" und herunterzuscrollen zum Bereich "Einstellungen Artikel, Optionen". Dort befindet sich eine Box mit dem Titel "Beschriftung Abweichend Proformarechnung", in der eine beliebige Bezeichnung eingetragen werden kann.

Damit das Dokument mit der neuen Bezeichnung gekennzeichnet wird, muss nur noch darauf geachtet werden, dass in der Proformarechnung der Haken gesetzt ist, der das Dokument mit der neuen Bezeichnung betitelt:

Nun können entweder wie oben dargestellt verschiedene Lieferscheine in eine Proformarechnung überführt oder alternativ eine neue "Proformarechnung" erzeugt werden.

Variablen für Proformarechnung

• Anzahl der Teile {ANZAHLTEILE}
• Nettogewicht in Summe {NETTOGEWICHT}
• Lieferbedingung {LIEFERBEDINGUNG}

Unterschiede zur einfachen Proformarechnung

• Erstellungsgrundlage1
• Auftragsbestätigung (AB)
• Pflicht1
• n Lieferscheine
• freie Erstellung möglich
• Nummernkreis
• Nummer der AB
• Eigenständiger Nummernkreis
• BelegtextText der AB
• Eigenständige Textvorlagen definierbar
• Abweichende Bezeichnung
• Proformarechnung = Abweichende Bezeichnung der AB
• Abweichende Bezeichnung möglich

Option inklusive Zollinformationen

Wenn die oben genannte Option gewählt wird, können in der Proformarechnung zusätzliche Informationen, wie die Zolltarifnummer, das Herkunftsland und das Gewicht pro Positionen eingeblendet werden.

Die Informationen erscheinen dann auf dem Rechnungsbeleg.

Unter Adresse → Details → Zahlungskondition/ Besteuerung kann eine zusätzliche Zollinformation pro Adresse hinterlegt werden. Diese Information kann mit der Variable {VERZOLLUNGINFORMATION} in der Proformarechnung ausgegeben werden:

Verzollungsadresse

Es gibt in der Proformarechnung eine neue Adresse (Verzollungsadresse), diese kann über den Button "Adresse aus Stammdaten" gefüllt werden.

Mit den Variablen {VERZOLLUNGNAME}, {VERZOLLUNGSTRASSE}, {VERZOLLUNGPLZ}, {VERZOLLUNGORT} und {VERZOLLUNGLAND} können die einzelnen Adressdaten im Beleg ausgegeben werden. Hierfür würde sich eins der neuen Freifelder, dass in den Firmendaten aktiviert und an einen beliebigen Platz auf dem Beleg platziert werden kann, eignen.

Mit den IF-Bedingungen, kann erreicht werden, dass die Felder nur angezeigt werden, wenn eine Verzollungsadresse vorhanden ist. Auf dem Beleg könnte das ganze dann so aussehen:

Angebot zu Proformarechnung weiterführen

Es ist möglich mit dem Angebote und Aufträge in eine Proformarechnung zu überführen. Die Option dazu gibt es im Beleg jeweils im Aktionsmenü.

Nur Lagerartikel übernehmen

In den Firmendaten Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System befindet sich eine Option, mit der festgelegt werden kann, ob im Autoversand automatisch erstellte Proformarechnungen nur die Lagerartikel oder auch Nicht-Lagerartikel aus dem Auftrag übernehmen sollen.

Wird z.B. mit JIT-Stücklisten gearbeitet, ist es wichtig, auch diese mit in die Proformarechnung zu übernehmen, wenn im Kopfartikel der JIT-Stückliste (die kein Lagerartikel ist), der Verkaufspreis gepflegt ist. Werden hingegen nur Einzelartikel versendet, kann es sinnvoll sein, nicht-materielle Artikel nicht in der Proformarechnung anzuzeigen, wenn diese z.B. beim Export für den Zoll mit in das Paket gelegt wird oder auf dem Paket angebracht wird.