Das Modul Rechnung ist deine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Kundenrechnungen in Xentral. Hier legst du Rechnungen an, bearbeitest sie und verwaltest den gesamten Rechnungslebenszyklus – von der Erstellung über die Freigabe bis zum Versand. Du definierst Kundendaten, verknüpfst Aufträge und Lieferscheine und legst Zahlungsbedingungen fest. Das Modul Rechnung unterstützt dich zudem bei der Verwaltung von Zahlungsstatus, der Stornierung von Rechnungen, der Erstellung von Abschlagsrechnungen sowie bei Massenbearbeitungen und individuellen PDF-Anpassungen für Rechnungsbelege.
Die Rechnung ist das zentrale Dokument im Verkaufsprozess. Sie dient nicht nur als Zahlungsaufforderung an den Kunden, sondern ist als offizielles Dokument die Basis für die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug. In einem ERP-System sorgt eine korrekte Rechnungsstellung für eine lückenlose GoBD-Konformität und minimiert Rückfragen in der Buchhaltung.
Wichtig
Eine rechtskonforme Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Während im B2C-Bereich oft vereinfachte Regeln gelten (z. B. bei Kleinbetragsrechnungen), musst du im B2B-Bereich striktere Anforderungen an die Identifikation der Geschäftspartner und die steuerliche Aufschlüsselung erfüllen.
Hier sind die wichtigsten Informationen, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen:
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Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die die Rechnung identifiziert. Sie darf pro Rechnungssteller nur einmal vergeben werden und ist essenziell für die lückenlose Dokumentation (GoBD).
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Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt: Das Datum der Ausstellung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Diese können identisch sein, müssen aber beide (ggf. durch einen Verweis auf den Lieferschein) erkennbar sein.
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Vollständige Anschriften: Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers. Im B2B-Bereich ist die korrekte Firmierung entscheidend; im B2C-Bereich genügt meist die Privatanschrift.
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (USt.-ID): Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Rechnungsstellers. Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU müssen zudem die USt.-ID beider Parteien aufgeführt werden (Reverse-Charge-Prüfung).
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Menge und Art der Lieferung/Leistung: Eine genaue Beschreibung der Artikel oder Dienstleistungen (z. B. Artikelnummer, Bezeichnung, Menge). Dies ermöglicht den Abgleich mit dem Lieferschein und dem Auftrag.
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Entgelt und Steuerbetrag: Aufschlüsselung des Netto-Betrags nach Steuersätzen (z. B. 7 % oder 19 %) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. Im B2C-Bereich ist die Ausweisung des Brutto-Endbetrags verpflichtend; im B2B-Kontext steht die Netto-Betrachtung im Vordergrund.
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Zahlungsbedingungen und Bankverbindung: Angabe der Fälligkeit (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen") sowie die IBAN/BIC für die Überweisung.
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Weitere Pflichtangaben: Je nach Branche und Geschäftsfall können weitere Angaben erforderlich sein, z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Exporten oder bei der Anwendung von Steuerbefreiungen.
Zur Erstellung einer neuen Rechnung hast du zwei Möglichkeiten. Zum einen kannst du einen Auftrag über das Aktionsmenü im geöffneten Auftrag als Rechnung weiterführen. Dies ist in der Mehrheit der Fälle die korrekte Vorgehensweise, da anschließend alle relevanten Automatismen wie die Versandübergabe in Xentral ausgelöst werden und eine permanente Beziehung zwischen Auftrag und Rechnung hergestellt wird.
Gehe wie folgt vor, um einen bestehenden Auftrag als Rechnung weiterzuführen und den PDF-Beleg zu erzeugen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag in Xentral.
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Klicke auf den Auftrag, den du als Rechnung weiterführen möchtest.
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Klicke auf das Aktionsmenü oben rechts im geöffneten Auftrag.
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Wähle die Option Als Rechnung weiterführen aus dem Dropdown-Menü aus.
Die Rechnung wird automatisch mit den relevanten Informationen aus dem Auftrag befüllt und erstellt. Anschließend wird oberhalb des Auftrags eine Benachrichtigung angezeigt, die dich darüber informiert, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde. Über den Link in der Benachrichtigung kannst du direkt in die Detailansicht der neu erstellten Rechnung wechseln, um diese bei Bedarf zu bearbeiten oder die PDF-Version zu erstellen.
In Ausnahmefällen kannst du eine neue Rechnung per Klick auf + NEU im Modul Rechnung erstellen. Die manuelle Erstellung einer Rechnung in Xentral hat in der Regel keinen Bezug zu einem spezifischen Auftrag, macht aber in den folgenden Praxisfällen Sinn:
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Du kannst manuell Anzahlungen oder Abschlagszahlungen anfordern, wenn ein Projekt bereits vorab finanziert werden soll. So stellst du den Cashflow sicher, noch bevor der gesamte Auftrag technisch im System abgewickelt ist.
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Falls du Preisdifferenzen oder vergessene Gebühren nachberechnen willst, ohne den bereits abgeschlossenen Originalauftrag mühsam wieder zu öffnen. Das spart dir Zeit bei kleinen Korrekturen, die buchhalterisch sauber getrennt vom Hauptbeleg erfasst werden sollen.
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Wenn du einmalige Leistungen oder sonstige Erlöse abrechnen möchtest, die nicht als Standardartikel in deinem Lager geführt werden. Das ist besonders praktisch für spontane Beratungen oder die Weiterberechnung von Nebenkosten.
In der Übersicht des Moduls Rechnung findest du alle in Xentral vorhandenen Rechnungen. Du kannst zwischen Rechnungen, nicht versendeten Rechnungen und Rechnungen in Bearbeitung unterscheiden. Zudem kannst du nach verschiedenen Kriterien filtern. Dazu stehen dir sowohl die Filter-Symbole oberhalb der Übersichtstabelle als auch die Spaltenüberschriften der Übersichtstabelle selbst zur Verfügung. Nutze die Optionen im Bereich Stapelverarbeitung unterhalb der Übersichtstabelle, um Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig durchzuführen.
In den folgenden Kapiteln erfährst du mehr über die verfügbaren Filteroptionen, die Möglichkeiten zur Bearbeitung einzelner Rechnungen und zur Stapelverarbeitung im Modul Rechnung.
Im Modul Rechnung stehen dir folgende Filter zur Verfügung, um deine vorhandenen Rechnungen bei Bedarf zu sortieren.
Filter |
Beschreibung |
|---|---|
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Zahlungsstatus offen |
Zeigt nur Rechnungen an, bei denen der Zahlstatus auf OFFEN steht. |
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Zahlungsstatus nicht bezahlt / teilbezahlt |
Zeigt nur Rechnungen an, die bisher nicht bezahlt oder teilbezahlt sind. |
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Alle Rechnungen von heute |
Zeigt alle Rechnungen an, deren Erstellungsdatum das aktuelle Datum ist. |
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Storniert |
Zeigt nur stornierte Rechnungen an. |
Eine Rechnung kann folgende Status haben:
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ANGELEGT: Die Rechnung ist in Bearbeitung, wurde neu angelegt, aber noch nicht freigegeben. Sie hat noch keine Nummer im Nummernkreis und befindet sich im Entwurfsmodus.
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FREIGEGEBEN: Die Rechnung wurde freigegeben.
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VERSENDET: Die Rechnung wurde über die Aktion "Abschicken" versendet.
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STORNIERT: Die Rechnung wurde als Gutschrift weitergeführt. Auch teilstornierte Rechnungen (Teilgutschrift) werden als storniert angezeigt.
Eine Rechnung kann folgende Zahlungsstatus haben:
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OFFEN: Die Zahlung steht noch komplett aus.
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TEILBEZAHLT: Die Rechnung wurde noch nicht komplett beglichen – entweder durch eine fehlende Zahlung oder durch eine Teilgutschrift.
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BEZAHLT: Die Zahlung ist komplett erfolgt. Der Kunde hat den Betrag vollständig bezahlt oder du hast die Rechnung komplett storniert oder gutgeschrieben. Hat ein Kunde zu einer Rechnung eine Teilgutschrift erhalten und bezahlt den Restbetrag, wird die Rechnung ebenfalls auf "bezahlt" gesetzt.
Die Stapelverarbeitung im Modul Rechnung ermöglicht es dir, Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig durchzuführen. Wähle zuerst mehrere Rechnungen über die Checkboxen links aus und führe per Klick auf ausführen eine der folgenden Aktionen durch:
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als bezahlt markieren
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als offen markieren
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per E-Mail versenden
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als versendet markieren
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Sammel-PDF
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drucken (Bei dieser Option muss im Feld Drucker der gewünschte Drucker ausgewählt werden)
Bei der Erstellung neuer Rechnungen oder der Bearbeitung bereits bestehender Rechnungen stehen dir eine Vielzahl von Informationen und Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. In den folgenen Kapiteln findest du genauere Informationen zu jedem Tab und Einstellungsbereich der Rechnung.
Wenn du eine Rechnung neu anlegst oder auf das Stift-Icon einer vorhandenen Rechnung klickst, öffnet sich die Detailansicht. Hier legst du alle wichtigen Rechnungsinformationen fest.
Im Tab Rechnung legst du alle zentralen Informationen fest, die eine Rechnung enthalten soll. Hier definierst du Kundendaten, verknüpfst Aufträge und Lieferscheine, legst Zahlungsbedingungen fest (Zahlungsart, Zahlungsziel, Skonto) und konfigurierst Mahnparameter wie Mahnstufe und Mahndatum. Zusätzlich hinterlegst du Steuerdaten, Besteuerungsart und versandrelevante Informationen. Im Tab Rechnung kannst du auch Freitext und Kopftext einfügen, PDF-Optionen wie Briefpapier oder Logos bestimmen und interne Bemerkungen hinzufügen, die nicht auf dem Beleg erscheinen.
Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen zu den verfügbaren Feldern im Tab Rechnung.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Bereich Allgemein |
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Kunde |
Auswahl eines Kunden oder Lieferanten, an den die Rechnung gestellt wird. |
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Projekt |
Auswahl eines Projekts, dem die Rechnung zugeordnet werden soll. |
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Aktionscode |
Angabe eines Aktionscodes. |
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Status |
Der von Xentral automatisch ausgefüllte Status der Rechnung. |
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Auftrag |
Angabe eines Auftrags, falls dieser mit der Rechnung verknüpft werden soll. |
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Debitorennummer |
Angabe der Debitorennummer des Kunden oder Lieferanten. |
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Ihre Bestellnummer |
Angabe der Bestellnummer. |
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Interne Bezeichnung |
Angabe einer internen Bezeichnung für die Rechnung. |
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Lieferdatum |
Datum, an dem die Lieferung der in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen erfolgt. |
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Lieferschein |
Angabe der Lieferscheinnummer, die mit der Rechnung verknüpft ist. |
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Datum |
Angabe des Rechnungssdatums. |
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Rechnungskopie |
Angabe, dass eine Rechnungskopie erstellt werden soll. |
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Schreibschutz |
Angabe, dass der Schreibschutz aktiviert werden soll. Anschließend lassen sich die Details der Rechnung nicht mehr bearbeiten. |
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Quittung |
Angabe, dass eine Quittung erstellt werden soll. |
Bereich Mahnwesen |
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Alle Einstellungen manuell festsetzen |
Aktiviere diese Option, um alle folgenden Einstellungen manuell festzulegen. In der Regel ist das nicht notwendig, wenn du den Zahlungseingang mit Kontoabgleich nutzt – Soll- und Ist-Betrag werden dabei automatisch berechnet. |
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Zahlungsstatus |
Angabe des Zahlungsstatus der Rechnung. |
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Bezahlt am |
Angabe des Datums, an dem die Rechnung bezahlt wurde. |
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SOLL |
Der Sollbetrag, also der Rechnungsbetrag. |
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IST |
Der eigentlich bezahlte Betrag. |
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Skonto gegeben |
Angabe des Betrags, der als Skonto gewährt wurde. Per Klick auf das *Plus-Symbol wird der Gesamtrechnungsbetrag übernommen. |
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Mahnstufe |
Angabe der Mahnstufe. |
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Mahndatum |
Angabe des Datums, an dem die Mahnung versendet wird. |
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Sperre |
Mit dieser Option kann die Sperre aktiviert werden. |
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Bemerkung |
Angabe einer Bemerkung für die Mahnung. |
Hinweis
Nach Angabe des Kunden unter Allgemein füllt Xentral die Informationen im Bereich Stammdaten des Tabs Rechnung automatisch aus den Kunden- oder Lieferantenstammdaten aus. Diese können ergänzt oder geändert werden. Nähere Informationen dazu findest du im Artikel Adressen (Grundlagen) - Einführung in die Stammdatenpflege für Kunden und Lieferanten.
In den Bereichen Freitext und Kopftext kannst du auf Wunsch entsprechende Frei- und Kopftexte eingeben, die mit auf der Rechnung abgedruckt werden sollen. Diese Texte kannst du individuell gestalten. Die Textausgabe gilt immer nur für die aktuell geöffnete Rechnung.
Im Bereich Rechnung des Tabs Rechnung kannst du bei Bedarf weitere optionale Einstellungen für die Rechnung vornehmen. Außerdem findest du hier die Information zum Zahlungsziel und, falls zutreffend, zum Skonto.
Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen zu den verfügbaren Feldern im Bereich Rechnung.
Zahlungsweise |
Angabe der Zahlungsweise. |
|---|---|
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Lieferbedingung |
Optional Wähle eine Lieferbedingung aus, die du zuvor in Xentral erstellt hast und die für die Rechnung gelten soll. Weitere Informationen findest du im Artikel Lieferbedingungen. |
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Verkauf |
Angabe des für die Rechnung zuständigen Vertriebsmitarbeiters. |
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Bearbeiter |
Angabe des für die Rechnung zuständigen Bearbeiters, also des Xentral-Benutzers, der die Rechnung bearbeitet. |
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Kein Briefpapier und Logo |
Aktiviere diese Option, um bei dieser Rechnung kein Briefpapier oder Logo zu verwenden. |
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Artikeltexte ausblenden |
Aktiviere diese Option, um die Artikelbeschreibungen in der Artikelpositionstabelle der Rechnung auszublenden. |
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Zahlungsziel (in Tagen) |
Angabe des Zahlungsziels der Rechnung in Tagen. |
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Zahlungsziel Skonto (in Tagen) |
Angabe der Skontofrist in Tagen. |
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Skonto |
Angabe des Skonto-Betrags. |
Im Bereich Interne Bemerkung kannst du zusätzliche Informationen zur Rechnung einlegen. Die interne Bemerkung wird nicht auf der Rechnung abgedruckt, sondern dient zu internen Informationszwecken und ist nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar.
Im Bereich UST-Prüfung gibst du steuerliche Informationen zu Rechnung ein.
Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen zu den verfügbaren Feldern im Bereich UST-Prüfung.
UST-ID |
Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
|---|---|
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Besteuerung |
Angabe zur Besteuerung der Rechnung erfolgt. Die Optionen Inland, EU-Lieferung / Lieferschwelle, Export und Steuerfrei Inland stehen zur Verfügung. |
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Brief bestellt |
Markierung, dass der Brief bestellt wurde. |
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Brief Eingang |
Markierung, dass der Brief eingegangen ist. |
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Brief Eingang an |
Datum, an dem der Brief eingegangen ist. |
Im Bereich Einstellungen des Tabs Rechnung kannst du schließlich weitere Informationen zu Währung, Sprache, Wechselkurs und Kostenstelle einsehen oder hinterlegen.
Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen zu den verfügbaren Feldern im Bereich Einstellungen.
Anzeige Steuer |
Auswahl, wie die automatische Anzeige der Steuer auf der Rechnung ausgewählt wird. Die Optionen automatisch, netto und brutto stehen zur Verfügung. |
|---|---|
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Währung |
Auswahl der Währung der Rechnung. |
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Sprache |
Auswahl der Sprache der Rechnung. |
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Wechselkurs |
Angabe des Wechselkurses für den Rechnungsbetrag, falls der Rechnungsbetrag nicht in Euro ist. Den aktuellen Wechselkurs kannst du direkt im Modul Währung Umrechnung direkt von der Europäischen Zentralbank abrufen. Weitere Informationen findest du im Artikel Währungsverwaltung und Währungsumrechnung. |
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Kostenstelle |
Angabe der Kostenstelle, die du zuvor in Xentral angelegt hast. Weitere Informationen sind im Artikel Kostenstellen (Cost Center) verfügbar. |
Im Untertab Positionen fügst du die einzelnen Positionen der Rechnung ein. Du kannst hier über die Funktionen unterhalb der Tabelle bei Bedarf auch ein Spezialfeld einfügen, die Positionen der Rechnung aktualisieren,eine neue Rechnungvorlage anlegen, einen Gutschein erstellen, einen Rabatt in Prozent auf alle Positionen gewähren und Artikel manuell suchen oder neu anlegen.
Anmerkung
Die Funktion Rabatt in % auf alle Positionen ist eine extra App, die den Rabatt immer auf alle Rechnungspositionen anwendet. Dabei wird die Einstellung kein Rabatt erlaubt nicht berücksichtigt, falls sie in den Artikelstammdaten aktiviert wurde.
Im Untertab Vorschau siehst du eine Vorschau der späteren Rechnung. Du kannst die Vorschau ausdrucken oder herunterladen.
Im Untertab Protokoll der Rechnung siehst du eine Übersicht mit den wichtigsten Rechnungsinformationen: Kunde, Bestellnummer, Status und Projekt. Das Protokoll erlaubt dir, jederzeit nachzuvollziehen, welcher Xentral-Benutzer die Rechnung zuletzt bearbeitet hat, welche Schritte durchgeführt wurden und welche Aufträge und Lieferscheine zur Rechnung gehören. Hier findest du auch die wichtigsten Dokumente in einer Tabelle, die du bearbeiten oder als PDF öffnen kannst. Das Protokoll zeigt dir außerdem die wichtigsten Zahlungsinformationen und die Rechnungsadresse an. Auf der rechten Seite im Protokoll findest du Informationen zu Artikeln, Zahlungseingang, allen Vorgängen dieser Rechnung, dem Mahnwesen, dem PDF-Archiv und dem Deckungsbeitrag.
Im Tab Dateien einer Rechnung kannst du bei Bedarf Dateien zur Rechnung hinzufügen. Bei mehreren Dateien kannst du über die Funktionen im Bereich Stapelverarbeitung eine ZIP-Datei oder ein Sammel-PDF aller an der Rechnung hinterlegten Dateien erstellen und herunterladen.
Gehe wie folgt vor, um einer Rechnung eine Datei hinzuzufügen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Rechnung zu öffnen.
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Öffne die gewünschte Rechnung, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Öffne den Tab Dateien.
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Klicke auf Neue Datei anlegen.
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Platziere die gewünschte Datei per Drag-and-Drop oder wähle sie per Klick auf Datei auswählen aus.
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Klicke auf Speichern.
Die Datei wird hochgeladen und anschließend in der Übersicht des Tabs Dateien angezeigt.
Falls es Teilzahlungen zu einer Rechnung gibt, kannst du diese im Tab Abschlagsrechnung der Rechnung eintragen. Gib im Feld Bezeichnung einen frei wählbaren Namen für die Teilzahlung ein und ordne die Abschlagsrechnung über das Lupensymbol unter gehört zu Auftrag einem Auftrag zu.
Tipp
Beachte, dass der Tab Abschlagsrechnung in deiner Xentral-Instanz nur angezeigt wird, wenn du Xentral im Pro-Tarif nutzt. Weitere Informationen zur Arbeit mit Abschlagsrechnungen in Xentral findest du im Artikel Abschlagsrechnung.
Wenn du eine Rechnung stornierst, bleibt der Zahlungsstatus zunächst offen. Damit die Rechnung nicht in den Mahnlauf aufgenommen wird, musst du über das Aktionsmenü die Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung markieren.
Der Status wechselt zu STORNIERT, während der Zahlungsstatus weiterhin offen bleibt. Öffne anschließend das Modul Buchhaltung > Mahnwesen und klicke auf Mahnwesen neu berechnen.
Der Rechnungsstatus bleibt storniert, der Zahlungsstatus wechselt jedoch zu BEZAHLT.
Wenn eine Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung weitergeführt wurde, erhält sie den Belegstatus STORNIERT. Diese Stornierung kannst du bei Bedarf wie folgt aufheben:
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Hebe die Verknüpfung zwischen Rechnung und Gutschrift (Stornorechnung) auf.
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Entferne in der Gutschrift oder Stornorechnung die Rechnungsnummer und speichere die Änderung.
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Führe in der Rechnung über das Dropdown-Menü Aktion die Statusumstellung durch.
Gehe wie folgt vor, um Zahlungsflüsse, Rechnungen und Gutschriften korrekt abzubilden:
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Bei Vergabe/Verkauf der Ware mit Rechnung an den Kunden kannst du eine andere Zahlungsart verwenden, z. B. \"Kauf auf Probe\" oder \"Rechnung 40 Tage\".
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Lagere die Ware über den Wareneingang als Retoure ein, wenn der Kunde die Ware nicht behält.
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Anschließend erstellst du eine Stornorechnung (komplettes Storno) oder eine Gutschrift. Die Gutschrift gleicht die Rechnung dann vollständig aus. Ein Geldfluss findet nur statt, wenn der Kunde die Ware behält und bezahlt.
Es gibt folgende Status:
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BEZAHLT
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OFFEN
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TEILBEZAHLT (gleichzeitig überzahlt)
Prüfe bei der Zuordnung von Zahlungseingängen, ob die Rechnung ausgeglichen ist. Ist eine Rechnung nicht auf BEZAHLT gesetzt, so kann dies folgende Ursachen haben:
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OFFEN: Die Rechnung wurde weder vom Kunden bezahlt noch mit einer kompletten Gutschrift oder Stornorechnung vollständig ausgeglichen.
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TEILBEZAHLT: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt oder du hast sie teilweise gutgeschrieben oder storniert. Oder der Kunde hat gezahlt und du hast eine Gutschrift in gleicher Höhe erstellt. Dann muss der Kunde den Betrag zurück erhalten und es gibt eine Überzahlung.
Wenn die Rechnung den Status BEZAHLT aufweist, dann:
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Hat der Kunde den Betrag komplett bezahlt oder
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hast du die Rechnung komplett gutgeschrieben (bei einem Rechnungsbetrag von 100,00 € gleicht eine Gutschrift von 100,00 € die Rechnung vollständig aus),oder
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hat der Kunde einen Teil bezahlt und du hast den anderen Teil mit einer Gutschrift / Stornorechnung ausgeglichen
Die stornierte Rechnung wechselt den Zahlstatus von OFFEN zu BEZAHLT, sobald du unter Buchhaltung > Mahnwesen diesen Schritt einmalig durchführst.
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Wenn der Fehlbetrag genau der Skontobetrag ist und der Kunde im Zeitraum überwiesen hat, wird beim Zahlungseingang mit Kontoauszügen der Skontobetrag in das Feld Skonto im Modul Zahlungseingang geschrieben.
Anmerkung
Fülle bei manuellem "als bezahlt markieren" das Feld per Hand aus. Gib dazu den Ist-Betrag in das Feld ein (Betrag, den der Kunde bezahlt hat). Klicke danach auf das Skonto-Symbol. Anschließend wird der Differenz-Betrag automatisch in das Feld Skonto gebucht.
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Ist der Fehlbetrag kein Skontobetrag, befindet sich die Rechnung weiter im Status TEILBEZAHLT und wird nach Ablauf der Zahlungsfrist ins Mahnwesen überführt. Den Fehlbetrag kannst du dort entweder anmahnen oder als Skonto verbuchen.
Unter Buchhaltung > Mahnwesen > OPOS-Liste findest du eine vollständige Liste aller offenen Rechnungen und der offenen (Teil-)Beträge. Gutgeschriebene Beträge sowie Skonto-Beträge werden abgezogen. Außerdem wird das nächste Mahndatum angezeigt.
Die OPOS-Liste dient vielfach als Arbeitsgrundlage für Mitarbeiter der Buchhaltung, die Debitoren-Rechnungen und Mahnwesen verwalten.
Möchtest du den Ansprechpartner aus den Adressstammdaten auch auf der Rechnung anzeigen, musst du zuvor unter Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen im Bereich Belege die Option Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen aktivieren.
Der Schreibschutz wird automatisch nach der Freigabe der Rechnung aktiviert, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern und die Datenintegrität für Archivierung und DATEV-Konformität zu gewährleisten. Falls eine Korrektur nötig ist, kannst du Schreibschutz temporär entfernen und Änderungenen vornehmen. In diesem Fall werden die durchgeführten Aktionen im Untertab Protokoll der Rechnung dokumentiert.
Dies kann verschiedene Ursachen haben, abhängig von der verwendeten Zahlungsweise und den Einstellungen in Xentral. Stelle sicher, dass Zahlungseingänge mit den Rechnungen verknüpft oder die Rechnungen manuell als bezahlt markiert werden. Überprüfe zudem, ob der Zahlstatus durch manuelle Einstellungen beeinflusst wird. In der Rechnung unter Details > Rechnung > Bereich: Mahnwesen kannst du manuell Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen überschreiben in der Regel andere Einstellungen, z.B. die bezahlt-Markierung durch einen verknüpften Zahlungseingang.
Falls du den Zahlungseingang in Xentral nicht benutzt, dann bietet sich die Option Autom. bezahlt (Rechnung) in der Zahlungsweise an. Prüfe, ob diese aktiviert ist.
Überprüfe in der Rechnung unter Details > Rechnung > Bereich: Mahnwesen, ob die Mahnstufe in der Rechnung manuell gesetzt wurde. Wenn ja, entferne die manuelle Einstellung, damit das Mahnwesen automatisch die korrekte Mahnstufe zuweist. Beobachte das Verhalten des Mahnwesens und melde dich beim Xentral-Support, falls das Problem weiterhin besteht, obwohl keine manuelle Anpassung vorgenommen wurde.