Das Modul Rechnung ist deine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung und Erstellung von Kundenrechnungen in Xentral. Hier legst du Rechnungen an, bearbeitest sie und verwaltest den gesamten Rechnungslebenszyklus – von der Erstellung über die Freigabe bis zum Versand. Du definierst Kundendaten, verknüpfst Aufträge und Lieferscheine, legst Zahlungsbedingungen fest und konfigurierst Mahnprozesse. Das Modul unterstützt dich zudem bei der Verwaltung von Zahlungsstatus (offen, teilbezahlt, bezahlt), der Stornierung von Rechnungen, der Erstellung von Abschlagsrechnungen sowie bei Massenbearbeitungen und individuellen PDF-Anpassungen.
Die Rechnung ist das zentrale Dokument im Verkaufsprozess. Sie dient nicht nur als Zahlungsaufforderung an den Kunden, sondern ist als offizielles Dokument die Basis für die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug. In einem ERP-System sorgt eine korrekte Rechnungsstellung für eine lückenlose GoBD-Konformität und minimiert Rückfragen in der Buchhaltung.
Wichtig
Eine rechtskonforme Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Während im B2C-Bereich oft vereinfachte Regeln gelten (z. B. bei Kleinbetragsrechnungen), musst du im B2B-Bereich striktere Anforderungen an die Identifikation der Geschäftspartner und die steuerliche Aufschlüsselung erfüllen.
Hier sind die wichtigsten Informationen, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen:
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Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die die Rechnung identifiziert. Sie darf pro Rechnungssteller nur einmal vergeben werden und ist essenziell für die lückenlose Dokumentation (GoBD).
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Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt: Das Datum der Ausstellung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Diese können identisch sein, müssen aber beide (ggf. durch einen Verweis auf den Lieferschein) erkennbar sein.
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Vollständige Anschriften: Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers. Im B2B-Bereich ist die korrekte Firmierung entscheidend; im B2C-Bereich genügt meist die Privatanschrift.
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (USt.-ID): Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Rechnungsstellers. Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU müssen zudem die USt.-ID beider Parteien aufgeführt werden (Reverse-Charge-Prüfung).
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Menge und Art der Lieferung/Leistung: Eine genaue Beschreibung der Artikel oder Dienstleistungen (z. B. Artikelnummer, Bezeichnung, Menge). Dies ermöglicht den Abgleich mit dem Lieferschein und dem Auftrag.
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Entgelt und Steuerbetrag: Aufschlüsselung des Netto-Betrags nach Steuersätzen (z. B. 7 % oder 19 %) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. Im B2C-Bereich ist die Ausweisung des Brutto-Endbetrags verpflichtend; im B2B-Kontext steht die Netto-Betrachtung im Vordergrund.
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Zahlungsbedingungen und Bankverbindung: Angabe der Fälligkeit (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen") sowie die IBAN/BIC für die Überweisung.
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Weitere Pflichtangaben: Je nach Branche und Geschäftsfall können weitere Angaben erforderlich sein, z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Exporten oder bei der Anwendung von Steuerbefreiungen.
Zur Erstellung einer neuen Rechnung hast du zwei Möglichkeiten. Zum einen kannst du einen Auftrag über das Aktionsmenü im geöffneten Auftrag als Rechnung weiterführen. Dies ist in der Mehrheit der Fälle die korrekte Vorgehensweise, da anschließend alle relevanten Automatismen wie die Versandübergabe in Xentral ausgelöst werden und eine permanente Beziehung zwischen Auftrag und Rechnung hergestellt wird.
Gehe wie folgt vor, um einen bestehenden Auftrag als Rechnung weiterzuführen und den PDF-Beleg zu erzeugen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag in Xentral.
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Klicke auf den Auftrag, den du als Rechnung weiterführen möchtest.
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Klicke auf das Aktionsmenü oben rechts im geöffneten Auftrag.
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Wähle die Option Als Rechnung weiterführen aus dem Dropdown-Menü aus.
Die Rechnung wird automatisch mit den relevanten Informationen aus dem Auftrag befüllt und erstellt. Anschließend wird oberhalb des Auftrags eine Benachrichtigung angezeigt, die dich darüber informiert, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde. Über den Link in der Benachrichtigung kannst du direkt in die Detailansicht der neu erstellten Rechnung wechseln, um diese bei Bedarf zu bearbeiten oder die PDF-Version zu erstellen.
In Ausnahmefällen kannst du eine neue Rechnung per Klick auf + NEU im Modul Rechnung erstellen. Die manuelle Erstellung einer Rechnung in Xentral hat in der Regel keinen Bezug zu einem spezifischen Auftrag, macht aber in den folgenden Praxisfällen Sinn:
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Du kannst manuell Anzahlungen oder Abschlagszahlungen anfordern, wenn ein Projekt bereits vorab finanziert werden soll. So stellst du den Cashflow sicher, noch bevor der gesamte Auftrag technisch im System abgewickelt ist.
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Falls du Preisdifferenzen oder vergessene Gebühren nachberechnen willst, ohne den bereits abgeschlossenen Originalauftrag mühsam wieder zu öffnen. Das spart dir Zeit bei kleinen Korrekturen, die buchhalterisch sauber getrennt vom Hauptbeleg erfasst werden sollen.
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Wenn du einmalige Leistungen oder sonstige Erlöse abrechnen möchtest, die nicht als Standardartikel in deinem Lager geführt werden. Das ist besonders praktisch für spontane Beratungen oder die Weiterberechnung von Nebenkosten.
In der Übersicht des Moduls Rechnung findest du alle in Xentral vorhandenen Rechnungen. Du kannst zwischen Rechnungen, nicht versendeten Rechnungen und Rechnungen in Bearbeitung unterscheiden. Zudem kannst du nach verschiedenen Kriterien filtern. Dazu stehen dir sowohl die Filter-Symbole oberhalb der Übersichtstabelle als auch die Spaltenüberschriften der Übersichtstabelle selbst zur Verfügung. Nutze die Optionen im Bereich Stapelverarbeitung unterhalb der Übersichtstabelle, um Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig durchzuführen.
Eine Rechnung kann folgende Status haben:
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angelegt: Die Rechnung ist in Bearbeitung, wurde neu angelegt, aber noch nicht freigegeben. Sie hat noch keine Nummer im Nummernkreis und befindet sich im Entwurfsmodus.
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freigegeben: Die Rechnung wurde freigegeben.
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versendet: Die Rechnung wurde über die Aktion "Abschicken" versendet.
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storniert: Die Rechnung wurde als Gutschrift weitergeführt. Auch teilstornierte Rechnungen (Teilgutschrift) werden als storniert angezeigt.
Wenn du eine Rechnung stornierst, bleibt der Zahlungsstatus zunächst offen. Damit die Rechnung nicht in den Mahnlauf aufgenommen wird, musst du über das Aktionsmenü die Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung markieren.
Der Status wechselt zu "storniert", während der Zahlungsstatus weiterhin offen bleibt. Navigiere anschließend zum Modul Buchhaltung > Mahnwesen und klicke auf Mahnwesen neu berechnen.
Der Rechnungsstatus bleibt storniert, der Zahlungsstatus wechselt zu "bezahlt".
Wenn eine Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung weitergeführt wurde, erhält sie den Belegstatus "storniert". Diese Stornierung kannst du aufheben:
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Hebe die Verknüpfung zwischen Rechnung und Gutschrift (Stornorechnung) auf.
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Entferne in der Gutschrift oder Stornorechnung die Rechnungsnummer und speichere die Änderung.
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Führe in der Rechnung über Aktion die Statusumstellung durch.
Eine Rechnung kann folgende Zahlungsstatus haben:
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offen: Die Zahlung steht noch komplett aus.
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teilbezahlt: Die Rechnung wurde noch nicht komplett beglichen – entweder durch eine fehlende Zahlung oder durch eine Teilgutschrift.
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bezahlt: Die Zahlung ist komplett erfolgt. Der Kunde hat den Betrag vollständig bezahlt oder du hast die Rechnung komplett storniert oder gutgeschrieben. Hat ein Kunde zu einer Rechnung eine Teilgutschrift erhalten und bezahlt den Restbetrag, wird die Rechnung ebenfalls auf "bezahlt" gesetzt.
Die Massenbearbeitung ermöglicht dir, Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig durchzuführen. Wähle mehrere Rechnungen aus und führe eine der folgenden Aktionen durch:
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als bezahlt markieren
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als offen markieren
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per Mail versenden
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als versendet markieren
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Sammel-PDF
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drucken (Drucker kann ausgewählt werden)
Wenn du eine Rechnung neu anlegst oder auf das Stift-Icon einer vorhandenen Rechnung klickst, öffnet sich die Detailansicht. Hier legst du alle wichtigen Rechnungsinformationen fest.
Im Tab Rechnung legst du alle zentralen Informationen fest, die eine Rechnung enthalten soll. Hier definierst du Kundendaten, verknüpfst Aufträge und Lieferscheine, legst Zahlungsbedingungen fest (Zahlungsart, Zahlungsziel, Skonto) und konfigurierst Mahnparameter wie Mahnstufe und Mahndatum. Zusätzlich hinterlegst du Steuerdaten, Besteuerungsart und versandrelevante Informationen. Im Tab Rechnung kannst du auch Freitext und Kopftext einfügen, PDF-Optionen wie Briefpapier oder Logos bestimmen und interne Bemerkungen hinzufügen, die nicht auf dem Beleg erscheinen.
Allgemein
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Kunde: Angabe des Kunden an den die Rechnung gestellt wird
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Projekt: Auswahl eines Projektes, dem die Rechnung zugeordnet werden kann
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Aktionscode: Angabe eines Aktionscodes, falls vorhanden
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Status: wird von Xentral ausgefüllt (z.B. freigegeben, versendet,…)
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Auftrag: Angabe eines Auftrags, falls dieser mit der Rechnung verknüpft werden soll
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Debitorennummer: Angabe der Debitorennummer des Kunden/Lieferanten
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Ihre Bestellnummer: Angabe der Bestellnummer
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Interne Bezeichnung: Angabe einer internen Bezeichnung für die Rechnung
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Lieferdatum: Datum an dem die Lieferung erfolgt
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Lieferschein: Verknüpfung eines Lieferscheins mit der Rechnung
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Datum: Datum der Rechnung
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Rechnungskopie: Angabe, dass eine Rechnungskopie erstellt werden soll
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Schreibschutz: Angabe, dass der Schreibschutz aktiviert werden soll. Anschließend lassen sich die Details nicht mehr bearbeiten
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Quittung: Angabe, dass eine Quittung erstellt werden soll
Mahnwesen
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Alle Einstellungen manuell festsetzen: Wähle den Expertenmodus, um alle Einstellungen manuell festzulegen.
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Zahlungsstatus: Wähle den Zahlungsstatus.
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Bezahlt am: Gib an, wann die Rechnung bezahlt wurde.
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Skonto gegeben: Gib den Geldbetrag ein, der als Skonto festgelegt wurde. Über das graue Plus wird der Gesamtrechnungsbetrag übernommen.
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Mahnstufe: Wähle die Mahnstufe.
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Mahndatum: Wähle das Datum, an dem die Mahnung versendet wird.
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Sperre: Aktiviere die Sperre.
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Bemerkung: Gib eine Bemerkung für die Mahnung ein.
Stammdaten Nach Angabe des Kunden unter Allgemein füllt Xentral die Informationen aus den Stammdaten automatisch aus. Diese können ergänzt oder geändert werden. Nähere Informationen findest du im Artikel Adressen (Grundlagen) - Einführung in die Stammdatenpflege für Kunden und Lieferanten.
Anmerkung
Möchtest du den Ansprechpartner aus den Stammdaten auch in der Rechnung anzeigen, musst du unter Administration > System > Grundeinstellungen > System im Bereich Belege die Option Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen aktivieren.
Freitext Hier kannst du einen Text eingeben, der anschließend auf der Rechnung erscheint.
Kopftext Hier kannst du einen Text eingeben, der anschließend als Kopftext auf der Rechnung erscheint.
Rechnung
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Zahlungsweise: Wähle die Zahlungsweise (z. B. Rechnung, PayPal, Kreditkarte).
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Lieferbedingung: Wähle die Lieferbedingung, die du zuvor in Xentral erstellt hast.
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Vertrieb: Ordne der Rechnung einen Vertriebsmitarbeiter zu.
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Bearbeiter: Ordne der Rechnung einen Bearbeiter zu.
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Kein Briefpapier und Logo: Aktiviere diese Option, um weder Briefpapier noch Logo zu verwenden.
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Artikeltexte ausblenden: Aktiviere diese Option, um Artikeltexte auszublenden.
Sonstiges
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GLN: Gib die Global Location Number ein.
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Zahlungsziel (in Tagen): Gib das Zahlungsziel der Rechnung in Tagen ein.
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Zahlungsziel Skonto (in Tagen): Gib das Zahlungsziel des Skontos in Tagen ein.
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Skonto: Gib den Skonto-Betrag ein.
Interne Bemerkung Hier kannst du interne Bemerkungen eingeben. Diese erscheinen nicht auf der Rechnung.
USt.-Prüfung
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UST ID: Gib die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.
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Besteuerung: Gib an, wie die Besteuerung erfolgt (z. B. Inland, Export).
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ohne Hinweis bei EU oder Export: Aktiviere diese Option, um bei EU- oder Export-Lieferungen keinen Hinweis anzuzeigen.
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Brief bestellt: Markiere, dass der Brief bestellt wurde.
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Brief Eingang: Markiere, dass der Brief eingegangen ist.
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Brief Eingang am: Gib das Datum ein, an dem der Brief eingegangen ist.
Einstellungen
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Anzeige Steuer: Wähle, wie die Steuer angezeigt werden soll (automatisch, netto, brutto).
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Währung: Wähle die Währung der Rechnung.
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Sprache: Wähle die Sprache der Rechnung.
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Wechselkurs: Der aktuelle Wechselkurs kann in der App \"Währung Umrechnung\" von der European Central Bank abgerufen werden.
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Kostenstelle: Gib die Kostenstelle ein, die du zuvor in Xentral angelegt hast.
In diesem Tab fügst du die einzelnen Positionen der Rechnung ein. Du kannst hier auch ein Spezialfeld einfügen, eine Rechnungsvorlage und einen Gutschein erstellen, einen Rabatt in % auf alle Positionen geben und Artikel manuell suchen oder neu anlegen.
Anmerkung
Die Funktion Rabatt in % auf alle Positionen ist eine extra App, welche den Rabatt immer auf alle Positionen anwendet und die Einstellung "kein Rabatt erlaubt" im Artikel nicht berücksichtigt.
Zum Ausblenden einzelner Positionen im Rechnungsbeleg kannst du die Option „Im PDF ausblenden“ verwenden.
In diesem Tab siehst du eine Vorschau der späteren Rechnung. Du kannst die Vorschau ausdrucken oder herunterladen.
In diesem Tab siehst du eine Übersicht mit den wichtigsten Rechnungsinformationen: Kunde, Bestellnummer, Status und Projekt. Hier findest du auch die wichtigsten Dokumente in einer Tabelle, die du bearbeiten oder als PDF öffnen kannst. Das Protokoll zeigt dir außerdem die wichtigsten Zahlungsinformationen und die Rechnungsadresse an. Auf der rechten Seite im Protokoll findest du Informationen zu Artikeln, Zahlungseingang, allen Vorgängen dieser Rechnung, dem Mahnwesen, dem PDF-Archiv und dem Deckungsbeitrag.
Anmerkung
Das Matchen von Rechnungen im Zahlungseingang erfolgt anhand von Kriterien wie der Rechnungsnummer, Internetnummer, Transaktionsnummer oder auch dem Betrag.
In diesem Tab kannst du Dateien zur Rechnung hinzufügen. Bei mehreren Dateien kannst du über die Stapelverarbeitung eine ZIP-Datei erstellen oder eine Sammel-PDF öffnen.
Falls es Teilzahlungen zu dieser Rechnung gibt, kannst du diese unter dem Tab Abschlagsrechnung eintragen. Gib unter Bezeichnung einen frei wählbaren Namen für die Teilzahlung ein und ordne die Abschlagsrechnung über das Lupensymbol unter gehört zu Auftrag einem Auftrag zu.
Gehe wie folgt vor, um Zahlungsflüsse, Rechnungen und Gutschriften korrekt abzubilden:
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Bei Vergabe/Verkauf der Ware mit Rechnung an den Kunden kannst du eine andere Zahlungsart verwenden, z. B. \"Kauf auf Probe\" oder \"Rechnung 40 Tage\".
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Lagere die Ware über den Wareneingang als Retoure ein, wenn der Kunde die Ware nicht behält.
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Anschließend erstellst du eine Stornorechnung (komplettes Storno) oder eine Gutschrift. Die Gutschrift gleicht die Rechnung dann vollständig aus. Ein Geldfluss findet nur statt, wenn der Kunde die Ware behält und bezahlt.
Es gibt folgende Status:
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bezahlt
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offen
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teilbezahlt (=gleichzeitig überzahlt)
Prüfe bei der Zuordnung von Zahlungseingängen, ob die Rechnung ausgeglichen ist. Ist eine Rechnung nicht auf "bezahlt" gesetzt, so kann dies folgende Ursachen haben:
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offen → Die Rechnung wurde weder vom Kunden bezahlt noch mit einer kompletten Gutschrift oder Stornorechnung vollständig ausgeglichen.
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teilbezahlt → Die Rechnung wurde teilweise bezahlt oder du hast sie teilweise gutgeschrieben oder storniert. Oder der Kunde hat gezahlt und du hast eine Gutschrift in gleicher Höhe erstellt. Dann muss der Kunde den Betrag zurück erhalten und es gibt eine Überzahlung.
Wenn die Rechnung auf "bezahlt" steht, dann
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hat der Kunde den Betrag komplett bezahlt oder
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hast du die Rechnung komplett gutgeschrieben (Rechnungsbetrag 100 EUR, Gutschriftbetrag 100 EUR → gleicht sich auf "0" aus) oder
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hat der Kunde einen Teil bezahlt und du hast den anderen Teil mit einer Gutschrift / Stornorechnung ausgeglichen
Die stornierte Rechnung wechselt den Zahlstatus von offen zu bezahlt, sobald du unter Buchhaltung > Mahnwesen diesen Schritt einmalig durchführst.
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Wenn der Fehlbetrag genau der Skontobetrag ist und der Kunde im Zeitraum überwiesen hat, wird beim Zahlungseingang mit Kontoauszügen der Skontobetrag in das Feld "Skonto" im Modul "Zahlungseingang" geschrieben.
Anmerkung
Fülle bei manuellem "als bezahlt markieren" das Feld per Hand aus. Gib dazu den Ist-Betrag in das Feld ein (Betrag, den der Kunde bezahlt hat). Klicke danach auf das Skonto-Icon. Anschließend wird der Differenz-Betrag automatisch in das Feld "Skonto" gebucht.
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Ist der Fehlbetrag kein Skontobetrag, steht die Rechnung weiter auf "teilbezahlt" und wird nach Ablauf der Zahlungsfrist ins Mahnwesen überführt. Den Fehlbetrag kannst du dort entweder anmahnen oder über das Icon
als Skonto verbuchen.
Unter Buchhaltung > Mahnwesen > OPOS-Liste findest du eine vollständige Liste aller offenen Rechnungen und der offenen (Teil-)Beträge. Gutgeschriebene Beträge sowie Skonto-Beträge werden abgezogen. Außerdem wird das nächste Mahndatum angezeigt.
Die OPOS-Liste dient vielfach als Arbeitsgrundlage für Mitarbeiter der Buchhaltung, die Debitoren-Rechnungen und Mahnwesen verwalten.