In Xentral können in diesem Modul Rechnungen angelegt und bearbeitet werden. Besonders relevant ist dieses Modul, sobald Rechnungen erstellt werden.
Übersichtstabellen im Xentral NextGen Design
Die Übersichtstabellen wurden im Xentral NextGen Design überarbeitet. Zu den neuen verbesserten Features gehören: Eine bessere Filterung von Inhalten, das Anpassen von Tabellenspalten und eine Vorschau der Tabelleninhalte. Um mehr über Übersichtstabellen im Xentral NextGen Design zu lernen, lies bitte den Artikel Mit Übersichtstabellen arbeiten.
In der Übersicht sind alle Rechnungen aufgelistet. Dabei kann zwischen Rechnungen, nicht versendeten Rechnungen und Rechnungen in Bearbeitung unterscheiden werden. Zudem ist es möglich nach verschiedenen Kriterien, sowohl über die Filter, als auch über die Tabelle selbst, zu filtern. Über die Stapelverarbeitung können Aktionen für mehrere Rechnungen gleichzeitig durchgeführt werden.
Eine Rechnung kann folgende Status besitzen:
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angelegt: die Rechnung ist in Bearbeitung, wurde neu angelegt aber noch nicht freigegeben. Die Rechnung besitzt noch keine Nummer im Nummernkreis, sondern ist noch im Entwurfsmodus
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freigegeben: die Rechnung wurde freigegeben
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versendet: die Rechnung wurde über die Aktion "abschicken" versendet
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storniert: die Rechnung wurde weitergeführt als Gutschrift. Auch teilstornierte Rechnungen (Teilgutschrift) werden als storniert angezeigt
Wird eine Rechnung storniert, so bleibt der Zahlungsstatus weiterhin offen. Damit diese Rechnung nicht in den Mahnlauf gezogen wird, muss über das Aktionsmenü die Rechnung als Gutschrift / Stornorechnung markiert werden.
So ändert sich der Status auf "storniert" während der Zahlungsstatus weiterhin offen bleibt. Nun wird zum Modul Mahnwesen (Buchhaltung → Mahnwesen) navigiert und auf die Schaltfläche "Mahnwesen neu berechnen" geklickt.
Der Status der Rechnung bleibt so weiterhin storniert, der Zahlungsstatus ändert sich auf "bezahlt".
Ist eine Rechnung storniert worden (= weiterführen als Gutschrift/Stornorechnung), erhält diese den Belegstatus "storniert". Diese Stornierung kann aufgehoben werden: Verknüpfung zwischen Rechnung und Gutschrift (Stornorechnung) aufheben → in der Gutschrift/Stornorechnung die Rechnungsnummer entfernen + speichern in der Rechnung über "Aktion" die Statusumstellung vornehmen.
Eine Rechnung kann zudem folgende Zahlungsstatus besitzen:
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offen: die Zahlung steht noch komplett aus
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teilbezahlt: die Rechnung wurden noch nicht komplett beglichen, sei es durch eine fehlende Zahlung oder eine Teilgutschrift
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bezahlt: die Zahlung ist komplett erfolgt. Der Kunde hat den kompletten Betrag bezahlt oder die Rechnung wurde komplett storniert/gutgeschrieben. Erhält ein Kunde zu einer Rechnung eine Teilgutschrift und bezahlt den Restbetrag, wird die Rechnung ebenfalls auf "bezahlt" gesetzt
Über die Massenbearbeitung können Aktionen für mehrere Rechnung gleichzeitig ausgeführt werden.
Es ist möglich mehrere Rechnungen auszuwählen und eine der folgenden Aktionen durchzuführen:
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als bezahlt markieren
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als offen markieren
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per Mail versenden
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als versendet markieren
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Sammel-PDF
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drucken (Drucker kann ausgewählt werden)
Eine neue Rechnung kann auf zwei Weisen erzeugt werden. Zum einen können Belege über das Aktionsmenü als Rechnung weitergeführt und zum anderen über die Schaltfläche "+NEU" angelegt werden.
Wird eine Rechnung neu angelegt oder wird auf das Edit-Icon in einer bereits vorhandenen Rechnung geklickt, so erscheint die Detail Ansicht der Rechnung. Hier werden alle wichtigen Informationen der Rechnungen hinterlegt.
In diesem Tab werden, abgesehen von den Positionen, alle wichtigen Informationen für die Rechnung angegeben.
Allgemein
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Kunde: Angabe des Kunden an den die Rechnung gestellt wird
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Projekt: Auswahl eines Projektes, dem die Rechnung zugeordnet werden kann
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Aktionscode: Angabe eines Aktionscodes, falls vorhanden
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Status: wird von Xentral ausgefüllt (z.B. freigegeben, versendet,...)
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Auftrag: Angabe eines Auftrags, falls dieser mit der Rechnung verknüpft werden soll
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Debitorennummer: Angabe der Debitorennummer des Kunden/Lieferanten
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Ihre Bestellnummer: Angabe der Bestellnummer
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Interne Bezeichnung: Angabe einer internen Bezeichnung für die Rechnung
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Lieferdatum: Datum an dem die Lieferung erfolgt
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Lieferschein: Verknüpfung eines Lieferscheins mit der Rechnung
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Datum: Datum der Rechnung
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Rechnungskopie: Angabe, dass eine Rechnungskopie erstellt werden soll
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Schreibschutz: Angabe, dass der Schreibschutz aktiviert werden soll. Anschließend lassen sich die Details nicht mehr bearbeiten
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Quittung: Angabe, dass eine Quittung erstellt werden soll
Mahnwesen
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Alle Einstellungen manuell festsetzen: Auswahl des Expertenmodus, hier können alle Einstellungen manuell festgesetzt werden
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Zahlungsstatus: Auswahl des Zahlungsstatus
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Bezahlt am: Angabe, wann die Rechnung bezahlt wurde
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Skonto gegeben: Hier kann der Geldbetrag festgelegt werden, der als Skonto festgelegt wurde. Über das graue Plus wird der Gesamtrechnungsbetrag übernommen
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Mahnstufe: Auswahl der Mahnstufe
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Mahndatum: Auswahl des Datums an dem die Mahnung versendet wird
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Sperre: Aktivierung der Sperre
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Bemerkung: Angabe einer Bemerkung für die Mahnung
Stammdaten Nach Angabe des Kunden unter "Allgemein" füllt Xentral die Informationen aus den Stammdaten automatisch aus. Diese können ergänzt oder geändert werden. Nähere Informationen zu den Stammdateninformationen befinden sich hier.
Anmerkung
Möchtest du den Ansprechpartner aus den Stammdaten auch in der Rechnung anzeigen, musst du unter Administration > System > Grundeinstellungen > System im Bereich Belege bei der Option Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen einen Haken setzen.
Freitext Hier kann ein Text erstellt werden, der anschließend auf der Rechnung erscheint.
Kopftext Hier kann ein Text erstellt werden, der anschließend als Kopftext auf der Rechnung erscheint.
Rechnung
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Zahlungsweise: Auswahl der Zahlungsweise (z.B. Rechnung, Paypal, Kreditkarte,...)
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Lieferbedingung: Auswahl der Lieferbedingung, die vorher in Xentral erstellt wurde
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Vertrieb: Ordnet der Rechnung einen Vertrieb zu
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Bearbeiter: Ordnet der Rechnung einen Bearbeiter zu
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Kein Briefpapier und Logo: Angabe, dass weder Briefpapier noch Logo verwendet werden soll
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Artikeltexte ausblenden: Angabe, dass Artikeltexte ausgeblendet werden sollen
Sonstiges
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GLN: Angabe der Global Location Number
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Zahlungsziel (in Tagen): Angabe des Zahlungsziels der Rechnung in Tagen
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Zahlungsziel Skonto (in Tagen): Angabe des Zahlungsziel des Skontos in Tagen
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Skonto: Angabe des Betrags des Skontos
Interne Bemerkung Platz für interne Bemerkungen. Diese erscheinen später nicht auf der Rechnung.
USt-Prüfung
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UST ID: Angabe der Umsatzsteuer ID
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Besteuerung: Angabe der Besteuerung (z.B. Inland, Export)
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ohne Hinweis bei EU oder Export: Angabe, dass bei EU oder Export kein Hinweis erfolgen soll
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Brief bestellt: Angabe, dass der Brief bestellt wurde
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Brief Eingang: Angabe, dass der Brief eingegangen ist
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Brief Eingang am: Angabe des Datums, an dem der Brief Eingegangen ist
Einstellungen
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Anzeige Steuer: Auswahl, wie die Steuer angezeigt werden soll (automatisch, netto, brutto)
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Währung: Währung der Rechnung
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Sprache: Sprache der Rechnung
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Wechselkurs: Der aktuelle Wechselkurs kann in der App "Währung Umrechnung" von der European Central Bank abgerufen werden
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Kostenstelle: Angabe der Kostenstelle, welche vorher in Xentral angelegt wurde
Unter diesem Reiter können die einzelnen Positionen der Rechnung eingefügt werden. Dabei kann hier auch ein Spezialfeld eingefügt, eine Rechnungsvorlage sowie ein Gutschein erstellt, Rabatt in % auf alle Positionen gegeben und Artikel manuell gesucht bzw. neu angelegt werden.
Anmerkung
Die Funktion Rabatt in % auf alle Positionen ist eine extra App, welche den Rabatt immer auf alle Positionen anwendet und die Einstellung "kein Rabatt erlaubt" im Artikel nicht berücksichtigt.
Dieser Reiter zeigt eine Vorschau der späteren Rechnung. Es ist möglich die Vorschau auszudrucken oder herunterzuladen.
Unter diesem Reiter erscheint eine Übersicht in der nochmal die wichtigsten Informationen der Rechnung dargestellt werden. So kann hier der Kunde und die Bestellnummer sowie der Status und das Projekt eingesehen werden. Auch erscheinen hier die wichtigsten Dokumente in der Tabelle und können hier bearbeitet oder als PDF geöffnet werden. Des Weiteren zeigt das Protokoll auch die wichtigsten Informationen zur Zahlung und die Rechnungsadresse. Auf der rechten Seite im Protokoll werden Informationen über die Artikel, den Zahlungseingang, alle Vorgänge dieser Rechnung, das Mahnwesen, das PDF-Archiv und der Deckungsbeitrag angezeigt.
Anmerkung
Das Matchen von Rechnungen im Zahlungseingang erfolgt anhand von Kriterien wie der Rechnungsnummer, Internetnummer, Transaktionsnummer oder auch dem Betrag.
Unter diesem Reiter können Dateien zur Rechnung neu angelegt werden. Bei mehreren angelegten Dateien ist es möglich über die Stapelverarbeitung eine ZIP Datei zu erstellen und eine Sammel-PDF zu öffnen.
Sollte es Teilzahlungen zu dieser Rechnung geben, können diese unter dem Reiter Abschlagsrechnung angegeben werden. Unter Bezeichnung ist ein frei wählbarer Name für diese Teilzahlung anzugeben und anschließend über das Lupensymbol unter "gehört zu Auftrag" einem Auftrag zuzuordnen.
Gehe wie folgt vor, um Zahlungsflüsse, Rechnungen und Gutschriften korrekt abzubilden:
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Bei Vergabe/Verkauf der Ware mit Rechnung an den Kunden kannst du eine andere Zahlungsart, wie bspw. "Kauf auf Probe" oder Rechnung 40 Tage, verwenden
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Lagere die Ware über den Wareneingang als Retoure ein, wenn der Kunde die Ware nicht behält
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Anschließend erstellst du eine Stornorechnung (komplettes Storno) oder eine Gutschrift. Die Gutschrift gleicht die Rechnung dann vollständig aus. Ein Geldfluss findet also dann nur statt, wenn der Kunde die Ware behält und bezahlt
Es gibt folgende Status:
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bezahlt
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offen
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teilbezahlt (=gleichzeitig überzahlt)
Prüfe bei der Zuordnung von Zahlungseingängen, ob die Rechnung ausgeglichen ist. Ist eine Rechnung nicht auf "bezahlt" gesetzt, so kann dies folgende Ursachen haben:
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offen → die Rechnung wurde weder vom Kunden bezahlt noch mit einer kompletten Gutschrift / Stornorechnung ganz ausgeglichen
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teilbezahlt→ die Rechnung wurde zum Teil bezahlt oder von dir zum Teil gutgeschrieben / storniert. Alternativ hat der Kunde eine Zahlung geleistet, die Gutschrift hat denselben Betrag. Dann muss der Kunde den bezahlten Betrag wieder komplett zurück erhalten und hat so eine Überzahlung
Wenn die Rechnung auf "bezahlt" steht, dann
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hat der Kunde den Betrag komplett bezahlt oder
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hast du die Rechnung komplett gutgeschrieben (Rechnungsbetrag 100 EUR, Gutschriftbetrag 100 EUR → gleicht sich auf "0" aus) oder
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hat der Kunde einen Teil bezahlt und du hast den anderen Teil mit einer Gutschrift / Stornorechnung ausgeglichen
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Wenn der Fehlbetrag genau der Skontobetrag ist und der Kunde im Zeitraum überwiesen hat, wird beim Zahlungseingang mit Kontoauszügen der Skontobetrag in das Feld "Skonto" im Modul "Zahlungseingang" geschrieben.
Anmerkung
Fülle bei manuellem "als bezahlt markieren" das Feld per Hand aus. Gib dazu den Ist-Betrag in das Feld ein (Betrag, den der Kunde bezahlt hat). Klicke danach auf das Skonto-Icon. Anschließend wird der Differenz-Betrag automatisch in das Feld "Skonto" gebucht.
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Ist der Fehlbetrag kein Skontobetrag, steht die Rechnung weiter auf "teilbezahlt" und wird nach Ablauf der Zahlungsfrist ins Mahnwesen überführt. Den Fehlbetrag kannst du dort entweder anmahnen oder über das Icon
als Skonto verbuchen.
Unter Buchhaltung > Mahnwesen > OPOS-Liste findest du eine eine vollständige Liste aller offenen Rechnungen und der offenen (Teil-)Beträge. Gutgeschriebene Beträge sowie Skonto-Beträge werden abgezogen. Außerdem wird das nächste Mahndatum angezeigt.
Die OPOS-Liste dient vielfach als Arbeitsgrundlage für Mitarbeiter der Buchhaltung, die Debitoren-Rechnungen und Mahnwesen verwalten.