Mithilfe des Moduls Gruppen kannst du in Xentral verschiedene Kunden und ihre Adressen zusammenfassen, zum Beispiel zur Vergabe gruppenspezifischer Preise oder Zahlungsbedingungen. Dabei gibt es zwei verschiedene Arten von Gruppen, die sich nach ihren Anwendungsfällen unterscheiden und in diesem Artikel beschrieben werden.
Gruppen kannst du für folgende Anwendungsfälle nutzen:
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Erstellung von Preisgruppen zur automatischen Rabattierung von Artikeln für bestimmte Kunden
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Preisgruppen erlauben in Kombination mit Online-Shops die Steuerung der zu übertragenden Preise
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Erstellung von Personengruppen zur Zusammenfassung verschiedener Adressen
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Pflege unterschiedlicher Verkaufspreise pro Gruppe
Reguläre Gruppen dienen vor allem als Filter für gruppenspezifische Preise. Im Nachfolgenden findest du eine Auflistung der wichtigsten Module in Xentral, in denen du nach Gruppen filtern kannst.
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Verkaufen > Adressen (Tab Übersicht)
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Verkaufen > Adressen (Tab Adressfilter)
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Verkaufen > Artikel > Artikel öffnen (Tab Einkauf und Tab Verkauf)
Gehe wie folgt vor, um eine neue Gruppe anzulegen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Gruppen zu öffnen.
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Klicke oben rechts auf + NEU.
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Nimm die Einstellungen für die Gruppe vor. Die folgende Tabelle enthält weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen.
Einstellung
Erläuterung
Aktiv
Aktiviere diese Option, nachdem du alle benötigten Einstellungen für die Gruppe vorgenommen hast. Anschließend steht die Gruppe für die weitere Verwendung in anderen Bereichen von Xentral zur Verfügung.
Bezeichnung
Trage hier einen Namen für die Gruppe ein. Dieser Name ist nicht für deine Kunden, sondern nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar.
Kennziffer
Vergib bei Bedarf eine weitere Kennzeichnung für die Gruppe. Du kannst Nummern oder Buchstaben eintragen. Die Kennziffer ist nicht für deine Kudnen, sondern nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar.
Wichtig
Die Eingabe von Sonder- oder Leerzeichen ist nicht zulässig.
Interne Bemerkung
Trage bei Bedarf eine interne Bemerkung ein, um weitere Informationen zur Gruppe für dich und deine Mitarbeiter in Xentral festzuhalten.
Art
Wähle die Option Gruppe aus, um die Gruppe später als Filter in der Adress-Übersicht oder zur Anlage gruppenspezifischer Preise zu nutzen. Wähle die Option Preisgruppe aus, um eine Preisgruppe zur Vergabe allgemeiner prozentualer Rabatte oder für abweichende Zahlungsbedingungen zu nutzen.
Tipp
Weitere Informationen zur Erstellung von Preisgruppen findest du im folgenden Kapitel.
Projekt
Wähle optional ein Projekt aus, auf das diese Gruppe beschränkt werden soll.
Kategorie
Gib optional eine Kategorie ein, die später in Xentral als zusätzliches Unterscheidungsmerkmal dienen kann, wenn du der Gruppe Mitglieder hinzufügst.
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Klicke auf Speichern.
Wenn du beim Anlegen einer Gruppe die Art Preisgruppen auswählst, stehen dir einige zusätzliche Einstellungsfelder zur Verfügung. Im Folgenden findest du genauere Informationen zu diesen Optionen.
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Einstellung |
Erläuterung |
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Grundrabatt |
Gib den Grundrabatt in % ein. Dieser Grundrabatt wird im Kundenbeleg direkt in der Spalte Rabatt angezeigt. Dieser Rabatt wird auch angewendet, wenn du bereits kundenspezfiische Preise über eine reguläre Gruppe (Auswahl der Art Gruppen bei der Anlage) vergeben hast. |
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Zahlungszieltage |
Gib das Zahlungsziel in Tagen an, das für diese Preisgruppe gelten soll. Diese Information wird dann im Kundenbeleg entsprechend angezeigt. |
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Skonto |
Gib den Skonto-Satz in % an, der für diese Preisgruppe gelten soll. Diese Information wird dann im Kundenbeleg entsprechend angezeigt. |
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Skonto Tage |
Gib die erlaubten Tage für das Skonto an, die für diese Preisgruppe gelten sollen. Diese Information wird dann im Kundenbeleg entsprechend angezeigt. |
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Porto frei aktiv |
Aktiviere diese Option, um ab einem bestimmten Auftragswert keine Versandkosten mehr in Rechnung zu stellen. |
Nachdem du wie oben beschrieben Gruppen angelegt hast, fügst du diesen Gruppen die gewünschten Adressen hinzu. Dies können je nach Anwendungsfall Adressen deiner Kunden, aber auch Adressen von Lieferanten oder Mitarbeitern sein.
Gehe wie folgt vor, um Adressen manuell zu Gruppen hinzuzufügen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Öffne die gewünschte Adresse.
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Öffne das Tab Gruppen.
Eine Übersicht aller in Xentral angelegten Gruppen wird angezeigt.
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Aktiviere die Checkbox links neben der gewünschten Gruppe, um die Adresse der Gruppe hinzuzufügen.
Tipp
Im Tab Rollen der Adresse kannst du einsehen, zu welchen Gruppen die Adresse aktuell hinzugefügt ist und seit wann sei Teil einer Gruppe ist oder war. Hier nimmst du bei Bedarf auch die Löschung einer Adresse aus einer Gruppe vor.
Wenn du eine größere Anzahl von Adressen hast, die du bestimmten Gruppen zuordnen möchtest, kannst du dafür einen CSV-Import nutzen. Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel.
Im Folgenden wird anhand eines Praxisbeispiels beschrieben, wie du mithilfe einer Gruppe der Art Preisgruppe ab einem Auftragswert von 50,00 € automatisch die Versandkosten aus einem Auftrag entfernen kannst.
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Öffne das Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen.
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Aktiviere im Bereich Belege die Option Porto berechnen.
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Klicke auf Speichern.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Gruppen zu öffnen.
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Erstelle eine neue Gruppe der Art Preisgruppe. Vergib eine eindeutige Bezeichnung für die Preisgruppe, z.B. "Versandkostenfrei ab 50 €". Füge der Preisgruppe anschließend die gewünschten Adressen deiner Kunden hinzu.
Tipp
Weitere Informationen zu den genauen Einstellungen bei der Erstellung der Preisgruppe kannst du in den vorherigen Kapiteln dieses Artikels nachlesen.
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Falls noch nicht vorhanden: Lege einen so genannten Portoartikel an. Aktiviere in den Stammdaten dieses Artikels zwingend die Option Artikel ist Porto.
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Kontrolliere die Einstellungen der Adressen, die du der Preisgruppe hinzugefügt hast: Die Option Zahlungskonditionen festschreiben im Tab Zahlungskonditionen/Besteuerung der Adresse darf nicht aktiviert sein, da andernfalls die Einstellungen der Preisgruppe ignoriert werden.
Legst du nun einen Auftrag an, in dem ein Portoartikel erhalten ist, werden die Versandkosten für den Auftrag ab einem Netto-Warenwert von 50,00 € automatisch auf 0 gesetzt.