Das in Xentral integrierte Modul Abolauf ermöglicht es dir, regelmäßige Leistungen automatisiert bei Kunden abzurechnen. Das Abosystem reduziert den Aufwand der regelmäßigen Abrechnung für Serviceverträge, Vermietungen, Dienstleistungsverhältnisse, Abonnements und ähnliches auf ein Minimum. Das Modul Abolauf ist also für dich relevant, wenn du regelmäßige Leistungen bei deinen Kunden abrechnest.
Wichtig
Das Modul Abolauf ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Neue Abos legst du direkt in der Kundenadresse im Tab Abos an. Hier fügst du Artikel ein, die der Kunde gebucht hat. Zusätzlich zu wiederkehrenden Gebühren kannst du auch einmalige Artikel (z.B. Waren) mit abrechnen.
Gehe wie folgt vor, um ein neues Abo anzulegen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Öffne die gewünschte Adresse, indem du auf das Stift-Symbol rechts klickst.
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Öffne den Tab Abos.
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Klicke auf Neue Position einfügen.
Die Ansicht Abo Artikel bearbeiten wird geöffnet.
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Wähle den gewünschten Artikel im Feld Artikel aus und nimm weitere Einstellungen vor. Die verfügbaren Einstellungen findest du im Kapitel Verfügbare Einstellungen für die Abrechnung.
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Wiederhole die Schritte 4 und 5 für jeden weiteren Artikel, den du zum Abo hinzufügen möchtest.
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Klicke auf Speichern.
Nachdem du im Tab Abos des Kunden auf Neue Position einfügen klickst, öffnet sich die Ansicht Allgemein. Hier kannst du diverse Einstellungen vornehmen, die in der folgenden Tabelle näher beschrieben werden.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Artikel |
Wähle den Artikel aus, der vom Kunden abonniert wird. |
|
Bezeichnung |
Bezeichnung (Name) des Abo-Artikels, die im Beleg angezeigt wird. |
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Beschreibung |
Beschreibung des Abo-Artikels, die im Beleg angezeigt wird. |
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Beschreibungstext ersetzen |
Aktiviere diese Option, um nicht die in den Artikelstammdaten hinterlegte Artikelbeschreibung, sondern den in der Ansicht Allgemein eingegebenen Text des Felds Beschreibung auf dem Abo-Beleg anzuzeigen. |
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Menge |
Gib die Menge des abonnierten Artikels ein. |
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Preis (netto) |
Gib den Nettopreis pro Stück ein. Im Dropdown-Menü rechts kannst du auswählen, ob das Abo als Monatspreis, Preis für x Monate, Jahrespreis, Wochenpreis (Beta), 30 Tage oder Einmalig abgerechnet werden soll. |
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Rabatt |
Optional: Gib den Rabatt (in %) ein, der auf den Abo-Artikel gewährt werden soll. |
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Automatisch anlegen als |
Wähle aus, ob das Abo in Xentral als Auftrag oder Rechnung angelegt werden soll. Zudem kannst du hier eine Gruppe und eine Reihenfolge angeben, wobei die Einstellungen in Gruppe und Reihenfolge optional sind. |
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Erstes Startdatum |
Gib das Datum ein, an dem der Abolauf startet. WichtigSobald der erste Abolauf in Xentral gestartet wurde, darf das Feld Erstes Startdatum nicht mehr verändert werden! |
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Zahlzyklus |
Gib an, in welchem Rhythmus der Abolauf ausgeführt werden soll. |
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Enddatum |
Gib das Datum ein, an dem der Zahlzyklus endet. Xentral rechnet den Zahlzyklus nicht taggenau ab. Stattdessen wird geprüft, ob das Enddatum erreicht ist oder nicht. Ist das Enddatum nicht erreicht, wird der Zyklus vollständig abgerechnet. Erst nach Ablauf des Enddatums verschwindet der Artikel im Abo. Soll der Zahlzyklus vor dem Enddatum beendet werden, musst du die Differenz manuell nach dem Erstellen der Rechnung abziehen bzw. eine Gutschrift anlegen. |
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Expertenmodus |
Aktiviere diese Option, um die zusätzlichen Einstellungen Abgerechnet bis und Bemerkung (intern) anzuzeigen. |
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Abgerechnet bis |
Gib das Datum ein, bis zu dem das Abo aktuell bereits abgerechnet wurde. |
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Bemerkung (intern) |
Gib bei Bedarf eine interne Bemerkung zum Abo ein. Die Bemerkung ist nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar, nicht jedoch für deine Endkunden. |
Mit Abo-Gruppen kannst du Artikel in den Aborechnungen zu sogenannten Abo-Gruppen zusammengefasst werden. Diese Artikel werden dann gruppiert auf der Rechnung angezeigt. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, einzelne Rechnungen pro Abo-Gruppe zu erstellen.
Anmerkung
Damit Abo-Gruppen ausgewertet werden, musst du zunächst im Tab Einstellungen des Moduls Abolauf die Option Abo-Gruppen verwenden aktivieren.
Damit eine Abo-Gruppe zugeordnet werden kann, musst du die Gruppe zuvor im Tab Gruppen des Moduls Abolauf anlegen. Hier kannst du auch einstellen, ob eine gemeinsame Rechnung, eine eigene Rechnung oder eine Sammelrechnung für die Abo-Gruppe erstellt werden soll. Abo-Gruppen werden grundsätzlich global erstellt und sind für alle Adressen gültig.
Gehe wie folgt vor, um eine Abo-Gruppe zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Abolauf / Abosystem zu öffnen.
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Öffne den Tab Gruppen.
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Klicke auf Neuen Eintrag anlegen.
Die Ansicht Abo Gruppe wird geöffnet.
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Nimm die gewünschten Einstellungen für die Abo-Gruppe vor. Weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen findest du in der folgenden Tabelle.
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Klicke auf Speichern.
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Wiederhole die Schritte 3 bis 5 für jede weitere Abo-Gruppe, die du erstellen möchtest.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Bezeichnung |
Bezeichnung (Name) der Abo-Gruppe, die auf der Rechnung angezeigt wird. |
|
Beschreibung |
Beschreibung der Abo-Gruppe, die auf der Rechnung angezeigt wird. |
|
Rabatt |
Gib optional einen Rabatt (in %) ein. |
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Rechnung |
Wähle aus, wie Rechnungen für Abo-Gruppen erstellt werden und wie Abo-Gruppen in Rechnungen behandelt werden sollen. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
TippWeitere Informationen zu Sammelrechnungen findest du bei Bedarf im Artikel Sammelrechnung (Zusammengefasste Rechnung). |
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Abweichender Ansprechpartner |
Wähle bei Bedarf einen abweichenden Ansprechpartner aus, um ihn auf der Rechnung für die Abo-Gruppe anzuzeigen. HinweisWenn du für die Einstellung Rechnung die Option Sammelrechnung ausgewählt hast, ist die Option Abweichender Ansprechpartner nicht verfügbar. |
|
Ziel-Projekt |
Wähle das Projekt aus, dem die Rechnung für die Abo-Gruppe zugewiesen werden soll. |
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Reihenfolge |
Wenn mehrere Abo-Gruppen in einer Rechnung aufgeführt werden, kannst du diese Einstellung nutzen, um die Reihenfolge, in der die Gruppen in der Rechnung angezeigt werden, zu bestimmen. Beispiel: Wenn du hier den Wert 1 eingibst, wird die Abo-Gruppe immer zuerst in der Rechnung aufgeführt, sobald mindestens eine andere Abo-Gruppe in derselben Rechnung dargestellt wird. |
|
Gruppensumme |
Aktiviere diese Option, um nach jeder Artikel-Auflistung einer Abo-Gruppe die Gruppensumme auf dem Beleg auszugeben. |
Tipp
Du kannst Abo-Gruppen auch direkt in den Kundenstammdaten unter Verkaufen > Adressen > Tab: Abos > Untertab: Gruppen anlegen.
Beachte dabei jedoch, dass Abo-Gruppen, die du auf diesem Weg anlegst, nur für diese spezifische Adresse gültig ist und bei anderen Adressen nicht ausgewählt werden kann.
Im Tab Gruppen des Moduls Abolauf / Abosystem findest du eine Auflistung aller angelegten Abo-Gruppen. Unter Verkaufen > Adressen > [Adresse öffnen] > Tab: Abos > Untertab: Gruppen befindet sich eine Übersicht aller Gruppen, die speziell für diese Adresse angelegt wurden oder in Verwendung sind.
Nachdem du eine Abo-Gruppe erstellt hast, kannst du die Gruppe einem Abo-Artikel zuweisen. Die Zuweisung nimmst du bei der Verfügbare Einstellungen für die Abrechnung im Dropdown-Menü in Gruppe vor.
Der Tab Sammelrechnungen im Menü Verkaufen > Adressen > [Adresse öffnen] > Tab: Abos dient dazu, einzelne Abo-Gruppen zu einer Sammelrechnung zusammenzuführen. Außerdem findest du hier eine Übersicht aller bisher angelegten Sammelrechnungen.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Sammelrechnung für ein Abo zu erstellen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen > [Adresse öffnen] > Tab: Abos.
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Öffne den Untertab Sammelrechnungen.
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Klicke auf Neuen Eintrag anlegen.
Die Ansicht Abo Sammelrechnung wird geöffnet.
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Nimm die gewünschten Einstellungen für die Sammelrechnung ein. Die Tabelle unten enthält weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen.
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Klicke auf Speichern.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Bezeichnung |
Bezeichnung der Sammelrechnung. Diese Bezeichnung wird intern in Xentral benötigt, damit du sie bei der Erstellung der Abo-Gruppe auswählen kannst. |
|
Rabatt |
Gib optional einen Rabatt (in %) ein. |
|
Abweichende Rechnungsadresse |
Gib bei Bedarf eine abweichende Rechnungsadresse ein, die auf der Sammelrechnung angezeigt werden soll. |
|
Ziel-Projekt |
Wähle das Projekt aus, dem die Sammelrechnung zugewiesen werden soll. |
In den folgenden Kapiteln findest du weitere Informationen und Anleitungen zur Abrechnung über das Abosystem, also wie du die Abrechnung von Abos startest und wie du fällige Beträge, gebuchte Abos oder eine Vorschau der Rechnungspositionen einsehen kannst.
Über den Abolauf kannst du automatisch Rechnungen oder Aufträge erstellen. Der Tab Übersicht des Moduls Abolauf / Abosystem zeigt dir dabei die abzurechnenden Kunden und Artikel inklusive der jeweiligen Abrechnungszeiträume und abzurechnenden Beträge an.
Der Tab Gebuchte Abos des Moduls Abolauf / Abosystem enthält eine allgemeine Übersicht aller aktuellen Abos.
Diese Liste kannst du nach folgenden Kriterien durchsuchen:
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Kunde
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Kundennummer
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Bezeichnung
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Nummer
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Abgerechnet bis
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Enddatum
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Preis
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Rabatt
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Menge
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Art
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Zahlperiode
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Zahlweise
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Dokument
Zusätzlich kannst du die Filter abgeschlossene, Von und Bis oberhalb der Tabelle nutzen, um nach abgeschlossenen Abos sowie nach einem Zeitraum zu filtern.
Im Modul Abolauf / Abosystem kannst du die Abrechnung manuell starten. Dafür steht dir der Tab Übersicht zur Verfügung. In beiden Tabs kannst du die abzurechnenden Kunden auswählen sowie den Belegversand (per E-Mail oder Drucker) auswählen. Die Abrechnung kann hier sowohl für Rechnungen als auch für Aufträge gestartet werden.
Gehe wie folgt vor, um die Abrechnung manuell zu starten.
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Öffne das Modul Abolauf / Abosystem.
Du befindest dich im Tab Übersicht. Hier werden dir alle Kunden angezeigt, die für die Abrechnung fällig sind.
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Wähle mithilfe der Checkboxen links die Kunden aus, für die du die Abrechnung starten möchtest. Nur für angewählte Kunden wird eine Abrechnung erstellt.
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Wähle unten im Bereich Stapelverarbeitung die gewünschte Abrechnungsart aus. Weitere Informationen zu den verfügbaren Abrechnungsarten findest du im Kapitel Abrechnungsart auswählen.
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Wähle bei Bedarf den Drucker aus, an dem die Rechnung ausgedruckt werden soll. Weitere Informationen zum Auswählen eines Druckers findest du im Kapitel Drucker auswählen.
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Klicke auf Abrechnung starten und wähle die gewünschte Abrechnungsart aus. Weitere Informationen zu den verfügbaren Abrechnungsarten findest du im Kapitel Abrechnungsart auswählen.
Die Abrechnungsart für ein Abo wählst du im entsprechenden Dropdown-Menü im Bereich Stapelverarbeitung aus. Die Abrechnungsart bestimmt, wie die Rechnung für das Abo erstellt und versendet wird. Du kannst hier zwischen verschiedenen Optionen wählen, die in der folgenden Tabelle näher beschrieben werden.
Abrechnungsart |
Beschreibung |
|---|---|
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Rechnungen generieren - Keinen Versand der Rechnung |
Die Rechnung wird generiert. Der Status der erstellten Rechnung ist FREIGEGEBEN. Die Rechnung musst du anschließend noch manuell über Xentral versenden. |
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Rechnungen generieren - Rechnung per Mail versenden (wenn E-Mail vorhanden) |
Die Rechnung wird generiert. Der Status der erstellten Rechnung ist VERSENDET. Eine E-Mail wird versendet, sofern für die Kundenadresse eine E-Mail Adresse in den Adressstammdaten hinterlegt ist. |
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Rechnungen generieren - Alle Rechnungen drucken (auch wenn E-Mail vorhanden) |
Die Rechnung wird generiert. Der Status der erstellten Rechnung ist VERSENDET. Die Rechnung wird an dem Drucker ausgedruckt, der im Feld Drucker ausgewählt wurde. |
|
Rechnungen generieren - Rechnungen drucken oder E-Mail-Versand (wenn E-Mail vorhanden) |
Die Rechnung wird generiert. Der Status der erstellten Rechnung ist VERSENDET. Die Rechnung wird an dem Drucker ausgedruckt, der im Feld Drucker ausgewählt wurde, oder per E-Mail versendet, sofern für die Kundenadresse eine E-Mail Adresse in den Adressstammdaten hinterlegt ist. |
|
Rechnungen generieren - Rechnungen drucken und E-Mail-Versand (wenn E-Mail vorhanden) |
Die Rechnung wird generiert. Der Status der erstellten Rechnung ist VERSENDET. Die Rechnung wird an dem Drucker ausgedruckt, der im Feld Drucker ausgewählt wurde und zusätzlich per E-Mail versendet, sofern für die Kundenadresse eine E-Mail Adresse in den Adressstammdaten hinterlegt ist. |
Bei Abrechnungsarten, die eine Druckeranbindung benötigen, muss mindestens ein Drucker an Xentral eingerichtet sein. Sind mehrere Drucker angebunden, wähle den gewünschten Drucker für den Abrechnungslauf aus dem Dropdown-Menü Drucker aus.
Tipp
Weitere Informationen zur Einrichtung von Druckern in Xentral findest du im Artikel Drucker einrichten.
Die Abrechnung von Abos musst du nicht zwingend manuell durchführen, sondern kannst sie auch via Prozessstarter automatisieren. Aktiviere dazu den Prozessstarter mit dem Parameter rechnungslauf.
Darüber hinaus gibt es den Prozessstarter mit dem Parameter rechnungslauf_manual, der im Standard bereits aktiviert ist. Dieser Prozessstarter arbeitet die ausgelösten Rechnungsläufe schrittweise ab. Im Standardprozess landen die Aboläufe zunächst in der Warteschlange und werden nach und nach von diesem Prozessstarter abgewickelt. Ist die Anzahl der Aboläufe in deinem Xentral gering, kannst du diesen Prozessstarter auch deaktivieren, um den Prozess zu beschleunigen.
Tipp
Weitere Informationen zur Einrichtung von Prozessstartern in Xentral findest du im Artikel Automatisierung per Prozessstarter.
Um die Automatisierung via Prozessstarter zusätzlich im Modul Abolauf / Abosystem zu hinterlegen, gehe wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Abolauf / Abosystem zu öffnen.
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Öffne den Tab Einstellungen.
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Aktiviere die Option Prozessstarter Aufträge.
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Aktiviere die Option Prozessstarter Rechnungen.
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Klicke auf Speichern.
Falls die Abrechnung im letzten Monat vergessen wurde, die Artikel aber nicht für zwei Abrechnungszeiträume summiert auf der Rechnung stehen dürfen, kannst du in Xentral den vergessenen Monat nochmals abrechnen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Abolauf / Abosystem zu öffnen.
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Öffne den Tab Einstellungen.
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Aktiviere die Option Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung.
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Wähle das Datum aus, an dem die Abrechnung erledigt werden sollte (z.B. ein paar Tage zurück am Ende des letzten Monats).
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Klicke auf Speichern.
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Wechsle in den Tab Übersicht.
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Öffne den Tab Rechnungen oder Aufträge, je nachdem, welcher Beleg erstellt werden soll.
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Wähle den gewünschten Kunden aus, für den die rückwirkende Abrechnung erstellt werden soll.
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Klicke auf Abrechnung starten und wähle die gewünschte Abrechnungsart aus. Weitere Informationen zu den verfügbaren Abrechnungsarten findest du im Kapitel Abrechnungsart auswählen.
Wichtig
Deaktiviere nach der rückwirkenden Abrechnung die Einstellung Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung und lösche das Datum aus dem Datumsfeld. Vergiss nicht, anschließend auf Speichern zu klicken.
Die Zahlungsweise für den Abo-Kunden stellst du direkt im Adressstammdatensatz ein. Gehe dazu wie folgt vor.
Möchtest du Abos bereits anlegen, bevor diese starten und sie daher für die Abrechnung zu berücksichtigen sind, beispielsweise weil du gerade auf Xentral umsteigst oder die Abos bereits eingetragen sind, dann kannst du dies ganz einfach in Xentral umsetzen.
Gehe wie folgt vor, um Abos mit zukünftigem Startzeitpunkt in Xentral zu berücksichtigen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Öffne die gewünschte Adresse, indem du auf das Stift-Symbol rechts klickst.
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Öffne den Tab Abos.
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Klicke auf das Stift-Symbol rechts neben dem Abo, das du bearbeiten möchtest.
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Klicke auf den Tab Allgemein.
Die Ansicht Abo Artikel bearbeiten wird geöffnet.
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Aktiviere die Option Expertenmodus.
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Trage im Feld Abgerechnet bis den letzten Tag des Monats ein, der in der Abrechnung nicht mehr berücksichtigt werden soll.
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Klicke auf Speichern.
Automatische Abos erstellst du im Tab Automatische Abos des Moduls Abolauf / Abosystem. Hier kannst du einstellen, dass automatisch ein Abo erstellt wird, sobald ein bestimmter Artikel in einem Auftrag gefunden wird. Die automatische Erstellung von Abos spart dir Zeit und reduziert den Aufwand für die manuelle Anlage von Abos. Der Artikelpreis, eventuelle Rabatte und die Artikel werden direkt aus dem Auftrag übernommen. Die automatische Erstellung von Abos ist besonders dann sinnvoll, wenn du regelmäßig wiederkehrende Leistungen abrechnest, die in einem Auftrag gebucht werden.
Gehe wie folgt vor, um ein automatisches Abo zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Abolauf / Abosystem zu öffnen.
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Öffne den Tab Automatische Abos.
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Klicke auf + Neuen Eintrag anlegen.
Die Ansicht Automatisches Abo wird geöffnet.
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Nimm die gewünschten Einstellungen für das automatische Abo vor. Die Tabelle unten enthält weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen.
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Klicke auf Speichern.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Artikel |
Wähle den Artikel aus, der in einem Auftrag gefunden werden muss, damit automatisch ein Abo erstellt wird. |
|
Projekt |
Wenn du hier ein Projekt auswählst, wird nur dann ein automatisches Abo aus einem Auftrag erzeugt, wenn der Auftrag und das Abo demselben Projekt zugeordnet sind. Ist kein Projekt ausgewählt, wird das automatische Abo unabhängig vom Projekt des Auftrags erzeugt. |
|
Preisart |
Wähle aus, ob das Abo als Monatspreis oder Jahrespreis abgerechnet werden soll. |
|
Automatisch anlegen als |
Wähle aus, ob der Abolauf automatisch als Auftrag oder Rechnung angelegt werden soll. |
|
in Gruppe |
Optional: Wähle die Abo-Gruppe aus, der das automatische Abo zugeordnet werden soll. |
|
Position |
Gib die Position im Beleg an, an der der Abo-Artikel stehen soll. Die Position wird dann in der Rechnung oder im Auftrag angezeigt. |
|
Erstes Startdatum |
Gib das Datum ein, an dem der Abolauf startet. Es stehen drei Optionen zur Verfügung: Das Auftragsdatum, der nächstmögliche 15. (auf 15. stellen) oder der erste Tag des nächsten Monats (auf nächsten 1. stellen). |
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Auto-Versand blockieren |
Aktiviere diese Option, um den Autoversand in dem Auftrag zu blockieren, in dem der automatische Abo-Artikel gefunden wurde. |
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Automatische E-Mail-Bestätigung |
Wenn du diese Option aktivierst, kannst du mithilfe der voreingestellten Geschäftsbriefvorlage eine automatische E-Mail-Bestätigung an den Kunden versenden, sobald ein Abo automatisch erstellt wurde. |