Die E-Rechnung (auch "E-Invoice" oder "elektronische Rechnung") ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung, erfüllt jedoch zusätzliche technische und formale Anforderungen, um sicherzustellen, dass sie für steuerliche Zwecke geeignet ist. Die Standardisierung der E-Rechnung in Deutschland und der EU dient der Vereinfachung des Austauschs zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Tipp
Eine E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich PDF, XML und anderen elektronischen Formaten.
Fristen und allgemeine Informationen findest du im Artikel Gesetzlicher Hintergrund: E-Rechnung (Elektronische Rechnung)/ ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Du erhältst eine E-Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie auf deinen Computer herunter. In Xentral kannst du im Verbindlichkeiten-Modul die heruntergeladene E-Rechnung hochladen.
Schritte:
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Navigiere zu Buchhaltung > Verbindlichkeiten > +Neu und lege eine neue Verbindlichkeit für deine Lieferantenrechnung an. Alternativ kannst du auch über die Smart-Search gehen und Verbindlichkeiten eingeben.
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Lade in dieser Verbindlichkeit die E-Rechnung deines Lieferanten hoch.
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Die E-Rechnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Du erstellst eine E-Rechnung in Xentral und lädst sie herunter oder verschickst sie als E-Mail.
Schritte:
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Navigiere zu Buchhaltung > Rechnungen > +Neu und lege eine neue Rechnung für einen Kunden an. Alternativ kannst du auch die Smart Search nutzen und Rechnungen eingeben.
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Gib die Rechnung über die Freigabe frei, nachdem du alle Positionen und Daten vollständig eingegeben hast.
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Download E-Rechnung: Klicke auf das PDF Download Icon der Rechnung. Du kannst dies in der Übersicht, für die jeweilige Rechnung oder in der Vorschau erledigen.
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E-Mail Versand E-Rechnung: Klicke im Aktionsmenü auf Rechnung Abschicken und wähle den Versand per E-Mail aus.
Achtung
Die E-Rechnung wird automatisch als Anhang zur originalen Rechnung erstellt, sobald der Beleg generiert wird – z. B. beim Erstellen eines PDF-Archivs oder durch Aktivierung des Schreibschutzes.
Hinweis
Beim automatischen Versand der Rechnungen aus Xentral wird das eingestellte Format für alle Rechnungen verwendet. Du kannst z.B. über einen Logistikprozess automatisch PDF Rechnungen versenden lassen.
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PDF im ZUGFeRD-Format (mit jedem PDF-Viewer lesbar)
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XRechnung
Für deine Kunden ohne Interesse an E-Rechnungen ist das ZUGFeRD-Format genauso zu öffnen wie das alte PDF.
Achtung
Beim Versenden über den Abschicken-Dialog wird der Anhang nicht automatisch mitgesendet. Damit die E-Rechnung als Anhang verfügbar ist, muss zuvor der Schreibschutz aktiviert werden. Beim Abschicken muss der Anhang dann manuell ausgewählt werden.
E-Rechnungen automatisch per Projekt versenden (XRechnung & ZUGFeRD): Damit der automatische Versand von E-Rechnungen über ein Projekt funktioniert (Autoversand Stufe 1 oder 2), sind folgende Einstellungen erforderlich:
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In den E-Rechnungseinstellungen muss Als Anhang speichern aktiviert sein.
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Im Projekt muss der Versand des PDF-Anhangs aktiviert sein.
Anmerkung
Aktuell wird beim Versand von ZUGFeRD-Rechnungen automatisch die normale Rechnungs-PDF versendet. Zusätzlich wird die ZUGFeRD-Version als separate Datei mit dem Zusatz „-anhang.pdf“ angehängt.
Hinweis zum manuellen Versand von ZUGFeRD-Rechnungen:
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Beim manuellen Versand wird aktuell immer sowohl die normale Rechnungs-PDF als auch die ZUGFeRD-PDF (als „-zugferd.pdf“) verschickt – vorausgesetzt, die Option Datei als Rechnungsanhang speichern ist aktiviert.
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Ein ausschließlicher Versand der ZUGFeRD-PDF ist aktuell nicht möglich.
Über die Einstellungen kannst du das gewünschte Format für deine E-Rechnungen, wie ZUGFeRD oder XRechnung, definieren und anpassen. Hier kannst du ein neues Format erstellen, es spezifischen Projekten zuweisen und nutzen, um deine Rechnungen als E-Rechnung abzusenden oder herunterzuladen.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung > Allgemeine Einstellungen kannst du festlegen, welches Format du benötigst z.B. ZUGFeRD oder XRechngung. Ebenso kannst du das Austauschformat auf ein Projekt einschränken und nur z.B. für das Projekt "B2B" versenden.
Schritte:
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Erstelle über +NEU ein neues Format und stelle das Format ein z.B: ZUGFeRD oder XRechnung.
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Weise das Format einem Projekt zu.
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Verwende das Format für die Rechnungserstellung Save file as invoice attachment.
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Optional: Stelle ein Gültig von und Gültig bis Datum ein.
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Klicke auf Speichern.
Hinweis
Die Versandoption ist für die Belegart Rechnung einstellbar. Verwende das Format für die Rechnungserstellung Save file as invoice attachment.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung > E-Rechnung Steuercodes erhältst du die Standard Steuereinstellungen für Xentral, die auf das Format für XRechnung oder ZUGFeRD im Mapping angepasst sind. Hier kannst du zusätzliche Steuersätze eintragen, wenn du ausserhalb vom Standard Sonderkonfigurationen benötigst.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung > E-Rechnung Einheitencodes erhältst du die Standard Einheiteneinstellungen für Xentral, die auf das Format für XRechnung oder ZUGFeRD im Mapping angepasst sind. Hier kannst du zusätzliche Einheiten eintragen, wenn du ausserhalb vom Standard Sonderkonfigurationen oder eigene Einheiten in Xentral verwendest.
Eine Voraussetzung um X-Rechnungen bei Behörden und staatlichen Einrichtungen einreichen zu können, ist die Leitweg ID. Ohne diese ID wird die Rechnung beim Versender abgelehnt.
Die Leitweg ID muss in der Adresse gepflegt werden und wir fest aus dem Freifeld 20 gezogen. Um das Freifeld 20 korrekt in der Adresse anzeigen zu lassen, muss das folgende gemacht werden:
Schritte:
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Gehe zu Grundeinstellungen > Stammdaten > Freifelder.
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Bei Bezeichnung Adresse Freifelder die Bezeichnung Leitweg ID Pflegen und als Typ: einzeilig markieren.
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Es kann auch eingestellt werden, ob das Feld in Spalte 1 oder Spalte 2 auftauchen soll und in welcher Reihenfolge es in der Spalte auftreten soll.
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Klicke auf Speichern. Die Leitweg ID wird in der Sektion Weitere Felder in der Adresse angezeigt und kann mit der Leitweg ID gepflegt werden.