Mit dem Modul Gruppenrechnung kannst du aus Lieferscheinen oder Aufträgen verschiedener Kunden Adressen eine gemeinsame Rechnung an eine zentrale, separate Adresse erstellen. Gruppenrechnungen sind im B2B-Kontext relevant, also wenn du mit Unternehmen zusammenarbeitest, die mehrere Filialen oder Niederlassungen haben und eine zentrale Muttergesellschaft oder Konzernzentrale die Rechnung von dir erhalten soll.
Wichtig
Das Modul Gruppenrechnung ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Eine neue Gruppenrechnung erstellst du immer im Modul Gruppenrechnung, wo du zunächst die Lieferscheine oder Aufträge auswählst, die du in einer Gruppenrechnung zusammenfassen möchtest.
Stell dir für unser folgendes Praxisbeispiel vor, du belieferst die REWE-Filialen in Dorsten und Langenfeld mit Bio-Kaffee. Dabei wurden 100 Stück an die Filiale Dorsten und 150 Stück an die Filiale Langenfeld geliefert. Nun möchtest du die Rechnung über die Gesamtmenge von 250 Stück an die REWE-Zentrale in Köln erstellen.
Gehe wie folgt vor, um die Gruppenrechnung zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Gruppenrechnung zu öffnen.
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Wähle die Lieferscheine aus, zu denen du eine Gruppenrechnung erstellen möchtest.
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Scrolle nach unten und wähle im Feld Rechnung für den Rechnungsanfänger (in diesem Fall: REWE Zentrale Köln) aus.
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Optional: Bestimme bei Bedarf mithilfe der Optionen Gleiche Artikel summieren (fasst identische Artikel aus verschiedenen Lieferscheinen in einer Rechnungsposition zusammen) und Gruppen und Zwischensummen übernehmen (übernimmt Zwischensummen-Positionen aus den Lieferscheinen in die Rechnung), wie Artikelpositionen und Beträge in der Gruppenrechnung aufgeführt werden sollen.
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Klicke auf Anlegen.
Die Gruppenrechnung wird angelegt und automatisch zur weiteren Bearbeitung geöffnet. Der Kunde REWE Zentrale Köln ist automatisch im Feld Kunde vorausgewählt. Die abgerechneten Lieferscheine verschwinden aus der Übersicht. Wird der Rechnungsentwurf gelöscht, erscheinen sie wieder und können neu konstelliert werden. Du kannst nun bei Bedarf weitere Einstellungen in der Rechnung vornehmen und sie anschließend wie jede andere Rechnung versenden. Außerdem wird das Feld Freitext der Rechnung in diesem Fall mit der Referenz Lieferschein Anzahl: 2 vorausgefüllt. Diesen Text kannst aber auch du mithilfe von Variablen individuell gestalten. Wie das funktioniert, ist im Kapitel Praxistipp: Freitext für Lieferscheinreferenzen anpassen beschrieben.
Tipp
Brauchst du eine Auffrischung zum Umgang mit und den möglichen Einstellungen für Rechnungen in Xentral? Dann schau dir nochmal unseren Artikel zum Thema Rechnung an.
Gerade, wenn du mit vielen Zentralen oder Muttergesellschaften zusammenarbeitest, weil du mehrere Filialen belieferst, bieten dir die Filter im Modul Gruppenrechnung eine Möglichkeit, die abzurechnenden Lieferscheine oder Aufträge schnell und unkompliziert zu finden.
Die folgende Tabelle enthält genauere Informationen zu den verfügbaren Filtern.
Filter |
Beschreibung |
|---|---|
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Land |
Filtert nach dem Land der Kundenadresse. |
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PLZ |
Filtert nach der Postleitzahl der Kundenadresse. |
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Kundennummer |
Filtert nach einer spezifischen Kundennummer. |
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Projekt |
Filtert nach Aufträgen oder Lieferscheinen aus einem bestimmten Projekt. |
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Gruppe |
Filtert nach einer bestimmten Kundengruppe. Weitere Informationen findest du im Artikel Gruppen und Preisgruppen. |
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nur ausgewählte |
Wenn du schon Einträge aus der Übersicht der Lieferscheine oder Aufträge ausgewählt hast, kannst du über diesen Filter die nicht markierten Einträge ausblenden, um dich einfacher zurechtzufinden. |
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aus Aufträgen |
Wenn du Gruppenrechnungen lieber auf Basis von Aufträgen statt Lieferscheinen erstellen willst, nutze diese Option. In der Auflistung findest du dann nicht Lieferscheine, sondern Aufträge. |
Xentral füllt den Freitext der Rechnung automatisch mit Referenzen auf die enthaltenen Lieferscheine. Den Text dieser Referenzzeilen kannst je nach deinen Bedürfnissen anpassen.
Hinweis
Die relevanten Variablen lauten wie folgt:
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gruppenrechnung_lieferschein_freitext: Gibt den Text pro Lieferschein aus, wobei die Platzhalter {BELEGNR} und {DATUM} automatisch ersetzt werden.
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gruppenrechnung_lieferschein_anzahl: Abschlusszeile mit Gesamtanzahl, wobei der Platzhalter{ANZAHL} automatisch ersetzt wird.
Gehe wie folft vor, um die Freitexte für Gruppenrechnungen individuell anzupassen.
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Öffne das Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Belege > Übersetzungen.
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Nutze das Feld Suche, um nach der Variablen gruppenrechung_lieferschein_freitext zu suchen.
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Klicke auf das Stift-Symbol rechts, um die Variable zur Bearbeitung zu öffnen.
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Gib im Feld Text aus Standardsprache an, welcher Text bei der Erstellung einer Gruppenrechnung im Freifeld der Rechnung angezeigt werden soll.
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Optional: Falls du Gruppenrechnungen in mehreren Sprachen erstellst, achte darauf, im Feld Sprache die Option Deutsch auszuwählen und im Feld Übersetzung eine Übersetzung zu hinterlegen.
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Klicke auf Speichern.
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Wiederhole die oben genannten Schritte noch einmal für die Variable gruppenrechnung_lieferschein_anzahl.