Mit dem Modul Gruppenrechnung kannst du aus Lieferscheinen oder Aufträgen verschiedener Kunden bzw. Adressen eine gemeinsame Rechnung an eine zentrale Adresse erstellen. Das ist sinnvoll, wenn du mit Unternehmen zusammenarbeitest, die mehrere Filialen oder Niederlassungen haben und die Abrechnung zentral über eine Muttergesellschaft oder Konzernzentrale läuft.
Anmerkung
Das Modul muss zunächst im App Store aktiviert werden, bevor es genutzt werden kann.
Die Übersicht des Moduls listet alle Lieferscheine auf, die noch nicht abgerechnet wurden. Wähle die gewünschten Lieferscheine aus und erstelle daraus eine gemeinsame Rechnung.
-
Öffne das Modul über die Smart Search: Gib Gruppenrechnung in die Suchleiste ein und wähle das Modul aus.
-
Grenze die Ansicht mit den Suchfiltern ein:
-
Land, PLZ — nach Lieferregion filtern
-
Kundennummer — nur Lieferscheine eines bestimmten Kunden anzeigen
-
Projekt — nach Vertriebskanal filtern
-
Gruppe — nach Kundengruppe filtern
-
Nur ausgewählte — blendet alle nicht angehakten Lieferscheine aus
-
-
Setze einen Haken bei allen Lieferscheinen, die in die Gruppenrechnung aufgenommen werden sollen.
Tipp
Möchtest du statt Lieferscheinen Aufträge als Basis verwenden, aktiviere die Option aus Aufträgen oberhalb der Liste.
-
Trage im Feld Rechnung die Kundennummer der zentralen Rechnungsadresse ein.
Anmerkung
Wenn alle ausgewählten Lieferscheine zur gleichen Adresse gehören, erkennt Xentral die Rechnungsadresse automatisch — das Feld kann dann leer bleiben.
-
Wähle bei Bedarf eine der Optionen unterhalb der Liste:
-
Gleiche Artikel aufaddieren — fasst identische Artikel aus verschiedenen Lieferscheinen in einer Rechnungsposition zusammen
-
Gruppen-/Zwischenpositionen übernehmen — übernimmt Zwischensummen-Positionen aus den Lieferscheinen in die Rechnung
-
-
Klicke auf anlegen unterhalb der Tabelle.
Xentral erstellt einen Rechnungsentwurf für die zentrale Adresse und öffnet ihn direkt zur Bearbeitung. Im Freitext der Rechnung wird automatisch für jeden enthaltenen Lieferschein eine Referenzzeile eingefügt sowie die Gesamtanzahl der enthaltenen Lieferscheine.
Die abgerechneten Lieferscheine verschwinden aus der Übersicht. Wird der Entwurf gelöscht, erscheinen sie wieder und können neu konstelliert werden.
Xentral füllt den Freitext der Rechnung automatisch mit Referenzen auf die enthaltenen Lieferscheine. Den Text dieser Referenzzeilen kannst du anpassen: Navigiere zu Einstellungen > Grundeinstellungen > Belege > Übersetzungen.
Die relevanten Variablen:
-
gruppenrechnung_lieferschein_freitext — Text pro Lieferschein, Platzhalter
{BELEGNR}und{DATUM}werden automatisch ersetzt -
gruppenrechnung_lieferschein_anzahl — Abschlusszeile mit Gesamtanzahl, Platzhalter
{ANZAHL}wird automatisch ersetzt