Rechnungsdokumente, bei denen Teilzahlungen (Anzahlung, Vorschuss, Teilzahlung, Abschlagszahlung oder Akontozahlung) abgerechnet werden, werden als Abschlagsrechnung bezeichnet.
Mit dem Modul Abschlagsrechnung können einzelne Abschlagsrechnungen aufgrund eines Auftrags erstellt werden. Diese können jeweils komfortabel aus dem Auftrag aus angelegt und am Schluss in eine Schlussrechnung überführt werden. Die besonderen steuerrechtlichen Begebenheiten einer Abschlagsrechnung werden in einer Tabelle auf der Rechnung unterhalb der Artikeltabelle dargestellt.
Dieses Modul ist dann relevant, wenn Teilzahlungen abgerechnet werden sollen.
Unter Stammdaten → Artikel → +NEU ist ein neuer Artikel anzulegen, der dann in den Abschlagsrechnungen als Position erscheinen soll. Der Artikelname kann z.B. „Abschlagsgebühr“ oder ähnlich lauten.
Unter Verkauf → Auftrag → +NEU ist ein Auftrag anzulegen, worauf dann die Abschlagsrechnungen erstellt werden soll, und anschließend freizugeben. Im Tab "Abschlagsrechnung" erscheint eine Übersicht über alle Abschlagsrechnungen für den Auftrag.
Aus dem Auftrag heraus kann mit dem Button „Teilrechnung erzeugen“ ausgewählt werden, wie die erste Abschlagsrechnung aussehen soll:
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Bezeichnung für Teilzahlung-Rechnung → Frei wählbar und taucht so auf dem Rechnungsbeleg auf.
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Positionen übernehmen → Die Positionen werden aus dem Auftrag direkt übernommen. Zwar mit Preis aber dafür mit Menge 0, damit die UST nicht vorzeitig abgerechnet wird, man aber trotzdem eine Übersicht über die Positionen in der Teilrechnung hat.
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Artikel für Teilzahlung → Auswahl des Aritkels für die Teilzahlung. Dieser taucht als Position in der Teilrechnung auf.
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Artikelbezeichnung → Der Name des Artikels, wie dieser auf der Teilrechnung erscheinen soll.
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Artikelbeschreibung → Die Artikelbeschreibung des Artikels, wie diese auf der Teilrechnung erscheinen soll.
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Menge → Die Menge des Artikels, wie diese auf der Teilrechnung erscheinen soll.
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Preis → Der Preis des Artikels, wie er auf der Teilrechnung erscheinen soll.
Mit dem Button „Erstellen“ erfolgt eine Weiterleitung zur Rechnung. Hier kann unter "Vorschau" der Rechnungs-Entwurf der Teilrechnung eingesehen werden.
Auf jeder erstellten Abschlagsrechnung werden unten alle bis dahin erfolgten Teilzahlungen inklusive der aktuellen aufgelistet, um dem Kunden, der sie erhält, einen guten Überblick zu liefern. Auf der Schlussrechnung werden ebenfalls noch einmal alle erfolgten Teilzahlungen inklusive der Schlusszahung aufgelistet.
So sieht das beispielhaft auf der dritten Abschlagsrechnung zu einem Auftrag aus:
