Eine Lieferantenverbindlichkeit ist eine finanzielle Verpflichtung, die du gegenüber deinen Lieferanten (= Kreditoren) hast. Das bedeutet, dass du einen Betrag schuldest für Warenlieferungen oder Dienstleistungen, die du von einem Lieferanten bezogen hast, aber noch nicht bezahlt hast.
Lieferantenverbindlichkeiten entstehen typischerweise, wenn du Waren oder Dienstleistungen auf Kreditbasis kaufst. Wenn du von einem Lieferanten Waren oder Dienstleistungen erhältst, schickt er dir eine Rechnung mit dem geschuldeten Betrag und den Zahlungsbedingungen. Solange du diese Rechnung nicht begleichst, bleibt sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Mit einem guten Verbindlichkeitsmanagement kannst du Folgendes sicherstellen:
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Finanzielle Kontrolle: Die Verwaltung von Verbindlichkeiten ermöglicht es dir, einen klaren Überblick über die finanziellen Verpflichtungen deines Unternehmens gegenüber Lieferanten zu behalten. Dies ist entscheidend für eine fundierte Finanzplanung und -kontrolle.
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Liquiditätsmanagement: Durch die Verwaltung von Verbindlichkeiten kannst du sicherstellen, dass du Zahlungsfristen einhältst und finanzielle Engpässe vermeidest. Dies trägt dazu bei, eine ausreichende Liquidität aufrechtzuerhalten, damit dein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann. Besonders für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über so viele finanzielle Reserven verfügen, ist es wichtig, durch die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen finanzielle Engpässe zu vermeiden.
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Gute Beziehungen zu Lieferanten: Wenn du deine Rechnungen pünktlich zahlst, kannst du das Vertrauen deiner Lieferanten gewinnen und eine gute Beziehung aufbauen. Das kann dazu beitragen, dass du bessere Preise und Bedingungen bekommst und langfristige Partnerschaften entwickelst.
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Gesetze und Regeln einhalten: Es ist wichtig, die steuerlichen Regeln einzuhalten, wenn es um die Buchführung und die Zahlung von Rechnungen geht. Durch die Verwaltung von Verbindlichkeiten in Xentral und die Übertragung an z.B. DATEV kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Das Modul Verbindlichkeiten bietet dir Funktionen wie das Ablegen von Rechnungen, Buchung von Steuersätzen und Kontrolle der Rechnungseingangsprüfung. Es enthält auch Vorkontierung für die FIBU und ermöglicht die terminierte Ausgabe der Verbindlichkeit als SEPA-Überweisung mit Skonto-Einstellungen.
Wichtig
Das Modul Verbindlichkeiten ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Business-Tarif oder Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Wenn du eine Eingangsrechnung eingibst, solltest du normalerweise folgende Informationen eintragen:
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Lieferanteninformationen: Name und Adresse des Lieferanten, sowie dessen Kontaktdaten.
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Rechnungsdaten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und gegebenenfalls eine interne Referenznummer.
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Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen: Eine detaillierte Auflistung der Waren oder Dienstleistungen, die du erhalten hast.
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Mengen und Einzelpreise: Die Anzahl der gelieferten Artikel oder die Menge der erbrachten Dienstleistungen sowie der jeweilige Einzelpreis.
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Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung, der sich aus den Einzelpreisen der gelieferten Waren oder Dienstleistungen zusammensetzt.
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Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsfrist und die vereinbarte Zahlungsmethode.
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Buchungskonten: Die entsprechenden Buchungskonten, auf denen die Kosten verbucht werden sollen, wie beispielsweise Konten für Rohstoffe, Betriebsmittel oder Dienstleistungen.
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Optionale Informationen: Je nach Bedarf können auch weitere Informationen wie Steuersätze, Rabatte oder andere relevante Daten eingetragen werden.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Eingangsrechnung (Verbindlichkeit) in Xentral zu erstellen.
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Öffne das Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten.
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Klicke auf + NEU.
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Klicke in das Feld Lieferant und füge einen Lieferanten aus deinem Adressstamm ein.
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Klicke auf Übernehmen.
Die Adressdaten des Lieferanten werden geladen.
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Trage folgende Daten deiner Lieferantenrechnung ein: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag/Total (Brutto), Buchungstext, Eingangsdatum, Zahlweise, Zahlbar bis.
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Optional: Trage weitere Informationen ein, wie z.B. die Kostenstelle, das Sachkonto, die Projektzuordnung oder verknüpfe eine Bestellung.
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Folgende Freigabe kannst du für den Beleg erteilen und die Ampel in der Übersicht der Verbindlichkeiten steuern (Prozessfreigabe für die Zahlung aus Xentral):
Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf): Mit dieser Freigabe schaltest du die Ampel grün und bestätigst den Wareneingang als vollständig eingetroffen.
Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung): Mit dieser Freigabe schaltest du die Ampel grün und bestätigst die Lieferantenrechnung als korrekt (Daten, Pflichtangaben und abgerechnete Ware).
Info: Solange eine dieser Ampeln auf orange steht, wird die Verbindlichkeit nicht zur Zahlung freigegeben.
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Klicke auf Speichern.
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Klicke auf Freigabe, um der Verbindlichkeit eine fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis zuzuweisen.
Anmerkung
Lade die Lieferantenrechnung als PDF hoch, um sie an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme zu übertragen. Klicke auf Datei auswählen, um eine PDF-Datei hochzuladen. Wähle die Datei aus und klicke anschließend auf Speichern.
Die folgenden Felder stehen dir zur Erfassung der Informationen deiner Eingangsrechnungen zur Verfügung, wobei du folgende Felder als Pflichtfelder auf jeden Fall pflegen solltest:
Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag Total (= Gesamtbetrag), Eingangsdatum, Zahlweise, Freigabe Warenlieferung und Freigabe Rechnungsprüfung.
Für die Kontierung kannst du den Buchungstext angeben oder diesen im Tab Vorkontierung einpflegen.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Lieferant |
Nutze die Texteingabe oder das Suchfeld für die Eingabe der Lieferantenadresse oder Lieferantennummer aus den Stammdaten. Die Adress- und Zahlungsdaten werden per Klick auf Übernehmen geladen. |
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Rechnungs Nr. |
Rechnungsnummer der Eingangsrechnung. Diese Nummer wird vom ERP-System deines Lieferanten vergeben. Sie dient dir in der Buchhaltung als Referenznummer zur Zuordnung des PDF-Belegs, der Kontierung und der Zahlungsbuchung auf deinem Bankkonto. |
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Bestellung |
Optional: Verknüpfe eine in Xentral existierende Bestellung. Die Nummer kannst du manuell eintragen. Alternativ kannst du auch direkt aus einer Bestellung eine Verbindlichkeit erstellen. |
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Rechnungsdatum |
Das Rechnungsdatum der der Eingangsrechnung deines Lieferanten. |
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Betrag/Total (Brutto) |
Der Gesamtbetrag der Eingangsrechnung (= Total). Dieser Gesamtbetrag umfasst alle Kosten, die auf der Rechnung aufgeführt sind, einschließlich der Waren- oder Dienstleistungskosten, eventueller Steuern, Versandkosten und anderer Gebühren. Bei steuerbefreiten Rechnungen kann der Netto- und Brutto-Betrag in Summe gleich sein. |
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USt. normal |
Optional: Rechnungsbetrag Standard-Steuersatz z.B. 19% in Deutschland |
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USt. ermäßigt |
Optional: Rechnungsbetrag ermäßigter Steuersatz z.B. 7% in Deutschland |
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Weitere Steuer |
Optional: Hier kannst du bei Bedarf weitere Beträge und Steuersätze eintragen. |
|
Weitere Steuer |
Optional: Hier kannst du bei Bedarf weitere Beträge und Steuersätze eintragen. |
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Buchungstext |
Eingabe eines eigenen Textes für die Buchhaltungsinformation. Dieser Buchungstext überschreibt/ergänzt den von Xentral vorgeschlagenen Buchungstext. Ein beispielhafter Buchungstext kann sein: “Materialbeschaffung RE123456 LF700001 VB2024-700005” |
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Projekt |
Optional: Eingabe des Vertriebskanals zu Informationszwecken |
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Teilprojekt |
Optional: Eingabe des Teilprojekts zu Informationszwecken, falls Projektmanagement genutzt wird |
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Auftrag |
Optional: Eingabe des Auftrags, für den die Ware beschafft wurde. Funktion die in Verbindung mit “Auftrag zu Bestellung” genutzt wird, um die Zuordnung nicht nur in der Bestellung sondern auch später in der Verbindlichkeit zu sehen. |
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Kostenstelle |
Optional: Eingabe der Kostenstelle für die Eingangsrechnung |
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Sachkonto |
Optional: Kontierung für den Gesamtbetrag der Eingangsrechnung (greift nur für DATEV Export im DATEV Format. Für DATEV Unternehmen Online ist die Kontierung wichtig. Die Kontierung überschreibt die Eingabe im Sachkonto für den Buchhaltungsexport.) |
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Klärfall |
Wenn du diese Option aktivierst, wird die Verbindlichkeit in der Übersicht als Klärfall angezeigt. In der Übersicht kannst du nach Klärfällen filtern, um die zurückgestellten Kontierungen oder offene Fragen zu prüfen. |
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Grund |
Gib den Grund des Klärfalls ein. Benötigst du mehr Text, kannst du zusätzlich auch das Feld Interne Bemerkung nutzen. |
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Interne Bemerkung |
Informationsfeld für Anmerkungen, Vermerke, offene Punkte. |
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Eingangsdatum |
Eingangsdatum der Rechnung. Für den Buchhaltungsexport kann das Rechnungsdatum oder das Rechnungseingangsdatum gewählt werden. |
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Zahlweise |
Zahlungskonditionen bei deinem Lieferanten. Die Daten werden aus der Stammadresse geladen. Alternativ kannst du die Zahlweise je Verbindlichkeit individuell einstellen. |
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Zahlbar bis |
Gib hier die Zahlungszieltage ein, also die Frist innerhalb derer du deinen Lieferanten bezahlt haben musst. Meist ist dieses Feld für die Zahlungsweise Rechnung relevant. |
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Skonto in % |
Skonto in Prozent, z.B. 2%. Dieser Betrag wird bei der Überweisung aus Xentral automatisch abgezogen, solange du dich zum Zeitpunkt der Zahlung innerhalb der Skontofrist befindest. |
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Skonto festsetzen |
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Skonto bis |
Datum, bis wann du für die Inanspruchnahme des Skontobetrags bezahlt haben musst. |
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Umsatzsteuer |
Besteuerung der Eingangsrechnung. Die Optionen Inland, EU-Lieferung oder Export stehen zur Verfügung. Diese Angabe ist unabhängig von deiner späteren Kontierung. Mit der Kontierung legst du fest, dass deine Beträge auf dem entsprechenden Konto mit der jeweiligen Vorsteuer verbucht werden. |
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USt-ID |
Umsatzsteuernummer deines Lieferanten. |
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Frachtkosten |
Frachtkosteninformation. Die Frachtkosten werden als Betrag angegeben, allerdings nicht automatisch für die Kontierung weiterverrechnet. |
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Freigabe Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) |
Mit dieser Freigabe steuerst du die Ampel der Verbindlichkeit. Sobald du diese Option aktivierst und auf Speichern klickst, wird die Warenlieferung als vollständig bestätigt und die Ampel auf grün geschaltet. Vollständig grüne Verbindlichkeiten sind z.B. für den Xentral Zahlungsverkehr zur Überweisung freigegeben. |
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Freigabe Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung) |
Mit dieser Freigabe steuerst du die Ampel der Verbindlichkeit. Sobald du diese Option aktivierst und auf Speichern klickst, wird die buchhalterische Prüfung des Eingangsbeleges als vollständig und steuerlich korrekt bestätigt und die Ampel auf grün geschaltet. Vollständig grüne Verbindlichkeiten sind z.B. für den Xentral Zahlungsverkehr zur Überweisung freigegeben. |
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Betrag bezahlt |
Information über den Zahlungsausgang deiner Verbindlichkeit. |
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Skonto erhalten |
Skonto-Information des Zahlungsausgangs. |
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bezahlt am |
Datum des tatsächlichen Zahlungsausgangs auf dem Bankkonto. |
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Aktion |
Hier kannst du eine Verbindlichkeit manuell als bezahlt bestätigen. Falls du den Zahlungseingang verwendest, kannst du hier auch Verbindlichkeiten und Bankzahlungen bearbeiten. Du kannst beispielsweise die Verknüpfeung zum Bankkonto auflösen, um Beträge erneut zu verbuchen. |
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Schreibschutz |
Der Schreibschutz schützt die Verbindlichkeit nach Abschluss vor Bearbeitung. Ebenso kannst du die Benutzerrechte steuern und anderen Xentral-Benutzern Zugriff auf die Übersicht oder die Details gewähren. Sobald der Schreibschutz gesetzt ist, kannst nur du noch Änderungen vornehmen. |
Was ist der Unterschied zwischen der Rechnungsnummer deines Lieferanten und der automatisch vergebenen Verbindlichkeitsnummer in Xentral? Hier erklären wir, wann du die jeweilige Nummer brauchst und wo du sie jeweils findest.
Rechnungsnummer (Lieferant):
Die Rechnungsnummer ist die vom ERP-System deines Lieferanten vergebene eindeutige Nummer der Eingangsrechnung. Sie dient dir in der Buchhaltung als Referenznummer, um folgende Elemente korrekt zuzuordnen:
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Das PDF-Dokument des Belegs
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Die entsprechende Kontierung
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Die Zahlungsbuchung auf dem Bankkonto
Da jeder Lieferant ein eigenes Nummernformat verwendet, ist diese Nummer nicht standardisiert, sondern individuell je Lieferant unterschiedlich aufgebaut.
Verbindlichkeitsnummer (Xentral):
Die Verbindlichkeitsnummer in Xentral ist eine interne Systemnummer, die auf Basis eines von dir definierten Nummernkreises automatisch generiert wird. Diese Nummer ist:
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Eindeutig und fortlaufend
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Im festen Format deines Xentral-Nummernkreises
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Hilfreich für eine Vollständigkeitsprüfung der erfassten Belege
Tipp
Hinweise zur Suche in Suchfeldern oder in Xentral-Modulen:
In der Suche im Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten kannst du nach folgenden Nummern filtern:
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Lieferanten-Rechnungsnummer
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Xentral-Verbindlichkeitsnummer
Beispiel: Bei einer Zahlung, die du auf deinem Kontoauszug findest, wird in der Regel die Xentral-Verbindlichkeitsnummer verwendet, da diese mit der Zahlungsbuchung verknüpft ist (Zahlungsausgang). Bei einer PDF-Rechnung wird in der Regel die Rechnungsnummer deines Lieferanten benötigt, da das Dokument keine interne System-ID hat.
Verbindlichkeiten starten im Standard bei Ziffer 1 und werden dann automatisch hochgezählt. Du kannst auch vorher im zentralen Nummernkreise verwenden eine andere interne Verbindlichkeitsnummer vergeben. Diese interne Nummer wird zur Verknüpfung der Kontoauszüge und auch für den Zahlungsverkehr verwendet. Und natürlich hast du auf diese Weise einen sauberen fortlaufenden Nummernkreis, der dir hilft, die Vollständigkeit deiner Belege zu prüfen.
Anmerkung
Solltest du mehrere Projekte und abweichende Nummernkreise verwenden, kannst du die Verbindlichkeiten pro Kanal verbuchen oder für alle Verbindlichkeiten das zentrale Firmenprojekt, also beispielsweise das Projekt STANDARD.
Für eine weitere Niederlassung kannst du in den Verbindlichkeiten z.B. ebenso zwei Projekte und zwei Nummernkreise verwenden und nach Projekt filtern oder die Benutzerrechte dementsprechend einstellen, dass nur die eigene Niederlassung sichtbar ist.
Gehe wie folgt vor, um einen PDF-Beleg für eine Verbindlichkeit in Xentral hochzuladen.
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Öffne das Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten.
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Öffne die gewünschte Verbindlichkeit per Klick auf das Stift-Symbol.
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Öffne den Tab Dateien.
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Klicke auf Neue Datei anlegen. Du kannst Dateien entweder manuell auswählen und hochladen oder per Drag-and-Drop platzieren.
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Klicke auf Speichern.
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Der PDF-Beleg wird dir in der Vorschau auf der rechten Seite der Übersicht zur Kontrolle angezeigt.
Anmerkung
Alle Dateien vom Typ Sonstige Datei, die du in einer Verbindlichkeit hochgeladen hast, werden als Sammel-PDF angezeigt.
Wichtig
Fehlermeldung in der PDF-Darstellung: Ein Fehler nach dem Hochladen von Dateien kann folgende Ursachen haben: Es kann sich um ein falsches Dateiformat handeln. Stelle daher sicher, dass du ein ein- oder mehrseitiges PDF-Dokument hochgeladen hast. Im Zweifelsfall kannst du die PDF-Datei im Tab Dateien löschen und neu hochladen.
Für die automatische Erkennung und Erfassung von Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag kannst du die Dateneingabe und Belegverarbeitung beschleunigen. Die OCR-Erkennung hilft dir ebenso, Fehler und Kosten zu reduzieren.
Durch Upload der PDF-Rechnung deines Lieferanten werden die Felder automatisch erkannt und die entsprechenden Werte zugeordnet. Folgende Daten kannst du erkennen lassen:
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Rechnungsnummer
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Rechnungsdatum
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Betrag/Total (Brutto)
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Umsatzsteuer
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Währung
Gehe wie folgt vor, um die OCR-Erkennung für eine Verbindlichkeit durchzuführen.
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Öffne das Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten.
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Öffne die gewünschte Verbindlichkeit, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Klicke auf Neue Datei anlegen.
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Lade die Rechnung deines Lieferanten per Drag-and-Drop rechts im Bereich Dateien hier hochladen hoch.
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Klicke auf OCR starten, um die automatische Erkennung für diese Lieferantennummer zu beginnen.
Ein neues Fenster wird geöffnet. Es zeigt die Felder an, die per OCR automatisch erkannt wurden.
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Prüfe die angezeigten Daten und nimm, falls nötig, Korrekturen vor.
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Bestätige mit Daten übernehmen, um die Daten in die Verbindlichkeit zu übernehmen.
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Klicke in der Verbindlichkeit auf Speichern.
Hinweis
Wenn du eine E-Rechnung von deinem Lieferanten erhalten hast, öffnet sich kein weiterer Dialog zur Überprüfung der Daten. Die erkannten Daten werden stattdessen direkt in die Felder im Bereich Rechnungsdaten der Verbindlichkeit übernommen.
Wenn deine Rechnung einen Steuersatz enthält, wird der Betrag in USt. normal abgespeichert.
Verbindlichkeiten kannst du für den Buchhaltungsexport vorkontieren und die vorbereitende Buchführung durchführen. Folgende Funktionen bietet die Kontierung:
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Kontierung der einzelnen Eingangsrechnung (Verbuchung der Verbindlichkeit)
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Aufteilung von Beträgen auf mehrere Buchungskonten z.B. Wareneingang 7% und 19% z.B. im SKR04 5400, 5300.
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Eingabe einer zugehörigen Kostenstelle
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Kontrolle und Anpassung von Buchungstext und Belegfeld
Gehe wie folgt vor, um eine Kontierung vorzunehmen.
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Öffne in der Verbindlichkeit den Tab Vorkontierung.
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Klicke auf +Neuer Eintrag.
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Gib die Kontierung ein. Betrag und Buchungstext werden für dich vorausgefüllt, sofern du sie bereits in der Hauptübersicht im Tab Details eingetragen hast.
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Gib ein Sachkonto aus deinem Kontenrahmen ein, z.B. 5400 Wareneinkauf 19% (SKR-04).
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Optional: falls abweichend kannst du die Währung, Buchungstext, Belegfeld ergänzen oder ändern.
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Optional: Wähle die Kostenstelle aus.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Wenn du dich vertippt hast, kannst du Kontierungsbuchungen nochmals bearbeiten oder löschen und neu eingeben.
Tipp
Aufteilung von Beträgen auf mehrere Buchungskonten: Wenn du den Gesamtbetrag auf zwei Steuersätze, z.B. 7% und 19% oder auf unterschiedliche Kostenkonten aufteilen möchtest, gehe wie folgt vor:
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Ändere die Gesamtsumme z.B. 100,00 € in den neuen kleineren Betrag, z.B. 70,00 €.
-
Fülle die restlichen Felder und klicke auf Speichern. Der Restbetrag von 30,00 € ist automatisch übrig und wird dir als Differenz angezeigt.
-
Wiederhole die Schritte für eine neue Kontierungszeile s.o. Bei der nächsten Buchung wird dir dieser Betrag genau vorgeschlagen. Du könntest auch nochmals weiter aufteilen in eine dritte Buchung.
Anmerkung
Funktionen für die Betragsanpassung:
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Plus-Symbol (grau): Lädt den Betrag aus der Verbindlichkeit.
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Plus-Symbol (blau): Schlägt den Steuersatz auf.
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Minus-Symbol (blau): Zieht den Steuersatz ab.
Den Saldo deiner Kontierungen siehst du in der Anzeige namens Differenz. Hier kannst du prüfen, ob der Gesamtbetrag aus den Details aufgeht, oder du überbucht oder einen Betrag vergessen hast z.B. weil 2000,00 € noch fehlen.
Eine Warnmeldung bekommst du z.B. ebenso im Protokoll der Verbindlichkeit oder in der Gesamtübersicht, wenn du den Filter fehlende Kontierungen nutzt. Hier werden dir auch nicht übereinstimmende Salden für deine Kontrolle angezeigt. In der Übersicht aller Kontierungen werden dir diese Fehler nicht angezeigt.
Tipp
Tipp zur Kontierung: Beim Eintragen der Kontierungs-Nummer in das Feld Sachkonto trägst du direkt Konten mit Steuerschlüssel ein. Im Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV) wird die Vorsteuer nur richtig verbucht, wenn der Steuerschlüssel in Xentral dem Aufwandskonto vorangestellt wird, 90 für 19% und 80 für 7% Vorsteuer. Beispiele:
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906815 für 19% Eingangsrechnung Büro- und Geschäftsbedarf.
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5400 für Wareneingang 19%. DATEV-Automatikkonto, das die 10% automatisch in DATEV mit berechnet.
Das Protokoll einer Verbindlichkeit kannst du entweder in der Übersicht aller Verbindlichkeiten per Klick auf die Detailansicht (= Minidetail) einer Zeile einsehen oder in einer geöffneten Verbindlichkeit im Tab Protokoll.
Im Protokoll findest du eine Schnellzusammenfassung folgender Informationen:
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Felder der Eingangsrechnung
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Verknüpfte Kontobuchungen (Bankkonto Auszüge)
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Kontierung für die Buchhaltung inkl. Saldodifferenz
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Bezahlt-Status
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Rechnungsfreigabe und Wareneingangsfreigabe
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Verknüpfte Bestellungen
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Bearbeitungsprotokoll
Per Klick auf Positionen aus Wareneingang neu laden im Tab Positionen einer Verbindlichkeit werden die Positionen aus der verknüpften Bestellung in die Verbindlichkeit geladen. Diese Funktion dient der Übersicht und der Zuordnung. Der Wert der Verbindlichkeit ändert sich dadurch nicht.
Anmerkung
Wird die Verbindlichkeit über eine Bestellung erstellt, deren Wareneingang schon gebucht wurde, werden die Positionen in der Verbindlichkeit automatisch gefüllt.
In der Übersicht des Menüs Buchhaltung > Verbindlichkeiten kannst du alle aktuellen Verbindlichkeiten sehen und die Filter auf deine Workflows einstellen sowie die Menge der abzuarbeitenden Prüfmengen entsprechend einstellen. Beispielsweise kannst du alle Verbindlichkeiten anzeigen lassen, um bestimmte Vorgänge über die Spaltensuchen (z.B. Lieferantennummer oder Rechnungsnummer) anzeigen zu lassen. Diese Ansicht kannst du z.B. auch als Excel- oder CSV-Datei exportieren.
Du kannst Verbindlichkeiten in der Übersicht des Menüs Buchhaltung > Verbindlichkeiten bearbeiten, stornieren, duplizieren, den Beleg herunterladen und als bezahlt markieren. Die Verfügbarkeit dieser Funktionen kannst du auch über die Benutzerrechte pro Xentral-Benutzer steuern.
Funktion |
Beschreibung |
|---|---|
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Bearbeiten |
Per Klick auf das Stift-Symbol kannst du die Verbindlichkeit öffnen und bearbeiten. |
|
Stornieren |
Per Klick auf das X-Symbol kannst du die Verbindlichkeit stornieren. Verbindlichkeiten im Entwurfsmodus ohne fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis können dadurch gelöscht werden. Verbindlichkeiten mit Nummer, die du bereits über die Freigabe freigegeben hast, kannst du nur noch stornieren. AnmerkungStornierte Verbindlichkeiten werden nicht im Buchhaltungsexport zu DATEV übertragen. |
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Als bezahlt markieren |
Per Klick auf das Häkchen-Symbol kannst du Verbindlichkeiten als bezahlt markieren. Verwende diese Funktion nur, wenn du keine Zuordnung über dein Bankkonto verwenden möchtest. |
|
Kopieren |
Per Klick auf das Kopieren-Symbol kannst du Verbindlichkeiten duplizieren. Verwende diese Funktion, wenn du mehrere Rechnungen eines Lieferanten anlegst oder identische Daten eingibst. Du kannst so beispielsweise die letzte monatliche Abrechnung deines Internetanbieters kopieren und direkt freigeben, oder auch wiederkehrende Posten wie die Büromiete abarbeiten. |
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PDF herunterladen |
Per Klick auf das PDF-Symbol kannst du die Eingangsrechnung bei Bedarf unkompliziert herunterladen. |
Im Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten stehen dir eine Reihe von Filtern zur Verfügung, um interne Freigaben, Kontierungen und Prüfungen durchzuführen.
Folgende Filterfunktionen gibt es:
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Fälligkeitsdatum für die Zahlung
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Datumseingrenzung als Filter
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Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung zur Kontrolle und finale Zahlungsfreigabe
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Eingangsbeleg PDF Anhang zur Vollständigkeitsprüfung für die Buchhaltung
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Kontierung und Bank Buchung
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Fertige und archivierte Verbindlichkeiten
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Unbezahlte Verbindlichkeiten und Klärfälle
-
Monatsüberschneidungen in Rechnungs- und Eingangsdatum
Filter |
Beschreibung |
|---|---|
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Zahlbar bis |
Zahlungsziel, bis wann die Eingangsrechnung fällig wird. Verwendet wird das Feld zahlbar bis der Verbindlichkeit. |
|
ab Datum |
Verbindlichkeiten sollen ab dem Datum dd.mm.yy angezeigt werden (Rechnungsdatum). |
|
Wareneingang OK fehlt |
Wareneingangsprüfung ist noch nicht bestätigt. Ampel-Icon für die Wareneingangsprüfung ist orange und blockiert die Zahlung. |
|
Rechnungseingang OK fehlt |
Die Rechnungseingangsprüfung ist noch nicht bestätigt. Ampel-Icon für die Rechnungseingangsprüfung ist orange und blockiert die Zahlung. |
|
PDF Anhang fehlt |
Die Verbindlichkeit hat noch kein hochgeladenes PDF-Dokument. Die Eingangsrechnung fehlt noch (Upload als PDF, Typ: Anhang). |
|
Kontoverknüpfung fehlt |
Die Zuordnung zu einer Bankkonto-Buchung ist (noch) nicht erfolgt. |
|
nur stornierte |
Zeigt stornierte nicht abgeschlossene Verbindlichkeiten an. Stornierte archivierte Verbindlichkeiten findest du mithilfe der Filter Archiv und nur stornierte. |
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Alle |
Zeigt alle Verbindlichkeiten an, auch stornierte und verbuchte (abgeschlossene). |
|
Archiv |
Zeigt alle gebuchten oder als erledigt markierten Verbindlichkeiten an (= bezahlte Verbindlichkeiten über eine zugeordnete Kontobuchung oder die manuelle Markierung über das Bezahlt-Symbol und die Zahlungsdaten wie Datum etc.) |
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Klärfälle |
Verbindlichkeiten, die als Klärfall markiert sind. |
|
fehlende Kontierung |
Optional: Dieser Filter zeigt an, ob eine Kontierung in der Verbindlichkeit bei den Feldern eingetragen ist. |
|
fehlende Vorkontierung |
Verbindlichkeiten, deren Vorkontierung leer oder unvollständig ist, z.B. weil eine Betragsdifferenz besteht zwischen Gesamtsumme der Verbindlichkeit und Gesamtsumme aller Kontierungen. (Differenzen sind in der Verbindlichkeit im Tab Kontierungen einsehbar) |
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RE-Datum u. -Eingang versch. Monate |
Verbindlichkeiten, deren Rechnungsdatum und Eingangsdatum nicht im selben Monat liegen (Voraussetzung: beide Daten sind in der Verbindlichkeit gepflegt) |
|
Zahlung fehlt |
Verbindlichkeiten, die unbezahlt sind. |
Im Tab Kontierungen des Menüs Buchhaltung > Verbindlichkeiten kannst du alle Buchungen auf Konten pro Verbindlichkeit nach Datumsbereich sehen. Diese Ansicht ermöglicht es dir, die Monatsübersicht einzusehen und nochmals gegenzuprüfen.
In der Ansicht erhältst du folgende Felder: Datum, Verbindlichkeit Nummer, Sachkonto, Buchungstext, Belegfeld, Betrag und Währung. Außerdem findest du hier den Filter für die Tages- oder Zeitbereicheinstellung.
Du kannst dir diese Ansicht auch als CSV-Datei exportieren. Klicke hierzu zunächst auf Werkzeuge und wähle anschließend eine der Optionen CSV, Excel, PDF, Zwischenablage oder Drucken aus. Die angezeigten Spalten kannst du zusätzlich durch weitere Suchfilter eingrenzen.
Der Tab Regelmäßige Verbindlichkeit im Menü Buchhaltung > Verbindlichkeiten ermöglicht dir eine automatische Erstellung neuer Verbindlichkeiten für ein festes, wiederkehrendes Datum. Zusätzlich kannst du hier eine Verbindlichkeit erstellen, wenn eine Zahlung an einen Lieferanten erfolgt ist und die Bankzahlung in den Zahlungseingang von Xentral importiert wurde. Du kannst Kontoauszüge auch auf Buchhaltungskonten buchen lassen (z.B. Kostenkonten und Geldtransits).
Du kannst also Verbindlichkeiten mit Eingangsrechnungen am Tag der Bankbuchung automatisch anlegen lassen (z.B. IHK-Beiträge, Internetanbieter, Mieten, Leasinggebühren, Nebenkostenabrechnungen etc). Zusätzlich kannst du Buchungen auf Kostenkonten verbuchen, wie beispielsweise Finanzamtsabbuchungen, Abbuchungen der Stadt, Mieten, Daueraufträge, Geldtransits, Gebühren, Fees.
Beispiele:
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Es wird eine neue Verbindlichkeit angelegt, wenn dein Internetanbieter mit einer monatlich identischen Abbuchungsreferenz eine Lastschrift von deinem Konto eingezogen hat. Beträge können monatlich voneinander abweichen. Ausschlaggebend ist die Referenz.
-
Es wird eine neue Verbindlichkeit angelegt, wenn der Dauerauftrag an deinen Vermieter für euer Office bezahlt wird. Der Betrag und die Referenz sind monatlich gleich.
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Es wird eine Verbindlichkeit angelegt, wenn die Gebühr für dein Leasing-Fahrzeug abgebucht wird. Wenn die Summe monatlich gleich ist, kannst du auch zwei Verbindlichkeiten anlegen lassen, wenn es eine verrechnete Summe ist, die auf zwei Konten mit festem Betrag gehen soll.
-
Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn dein monatlicher Geldtransit von z.B. 5.000,00 EUR als Dauerauftrag von dem einen Konto weggeht und auf das andere gebucht wird.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn die Nebenkostenabrechnung abgebucht wird.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn dein Finanzamt die Umsatzsteuer oder Körperschaftssteuer abbucht.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn die Stadt die Gewerbesteuer abbucht.
Die folgende Tabelle enthält einige beispielhafte Einstellungen für regelmäßige Verbindlichkeiten.
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Auswahl |
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Auswahl |
Per Zahlungseingang anlegen: Die Verbindlichkeit wird anhand der Daten des Bankkontos angelegt oder das Bankkonto wird automatisch mit einer Kontierung gefüllt. Automatisch nach Datum: Die Verbindlichkeit wird automatisch nach Datum angelegt. Diese Funktion ist nur mit der Art: Verbindlichkeit möglich. |
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Art |
Wenn Per Zahlungseingang anlegen ausgewählt wurde, kann folgende zweite Option eingestellt werden: Verbindlichkeit: Zur Kontoauszugszeile wird automatisch eine Verbindlichkeit angelegt. Die Zeile wird automatisch verbucht, wenn die Verbindlichkeit angelegt und freigegeben ist. Kontenrahmen: Die Kontoauszugszeile wird automatisch auf ein bestimmtes Konto gebucht. (ohne Verbindlichkeit) Importfehler: Die Kontoauszugszeile wird automatisch als Importfehler weggebucht. (ohne Verbindlichkeit) |
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aktiv |
Aktive Einträge werden für regelmäßige Verbindlichkeiten ausgewertet. Deaktivierte kannst du in der Liste lassen, sie bleiben unberücksichtigt. D.h. du kannst auch kurzfristig eine automatische Zuordnung deaktivieren, ohne sie zu löschen oder dir Vorlagen erstellen. |
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Filter |
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Buchungstext |
Der Buchungstext bezieht sich auf die Buchungen auf deinem Bankkonto. Wenn der Buchungstext immer gleich ist und erkannt werden soll, kannst du diesen als Zuordnungsreferenz angeben:
Du kannst als Platzhalter auch mit %Text% nach einem Textbaustein mitten im Buchungstext filtern, um Daueraufträge oder feste Lastschrifteinzüge automatisch zuzuordnen:
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Soll |
Dieser Betrag in der Spalte SOLL soll erkannt werden, z.B. wiederkehrende feste Geldbeträge wie Geldtransit als Dauerauftrag. Tipp: Meist benötigst du weitere Parameter, der Geldbetrag alleine reicht als Referenz selten aus:
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Haben |
Dieser Betrag in der Spalte HABEN soll erkannt werden, z.B. wiederkehrende feste Geldbeträge wie Geldtransit als Dauerauftrag. Tipp: Meist benötigst du weitere Parameter, der Geldbetrag alleine reicht als Referenz selten aus:
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Gebühr |
Dieser Betrag in der Spalte GEBÜHR soll erkannt werden. |
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Währung |
Die Buchung hat folgende Währung |
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Verbindlichkeit |
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Lieferant |
Die Verbindlichkeit soll auf diesen Lieferanten angelegt werden. Den Lieferanten kannst du über Eingabe der Lieferantennummer oder Name aus den Stammdaten einfügen. |
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Gegenkonto |
Die Verbindlichkeit soll auf dieses Gegenkonto angelegt werden, z.B. Bürobedarf 19%: 906815 |
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Rechnung Nr. |
Die Verbindlichkeit soll diese Rechnungsnummer eingetragen bekommen, z.B. 'Vertrag 12345' |
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Verwendungszweck |
Die Verbindlichkeit soll diesen Buchungstext erhalten. |
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Kostenstelle |
Die Verbindlichkeit soll diese Kostenstelle erhalten. |
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Zahlweise |
Die Verbindlichkeit soll diese Zahlweise erhalten. Wähle aus der Liste deiner Zahlweisen aus. |
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Freigabe Wareneingangsprüfung |
Die Verbindlichkeit soll automatisch die Wareneingangsprüfung freigegeben bekommen. |
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Freigabe Rechnungseingangsprüfung |
Die Verbindlichkeit soll automatisch die Rechnungseingangsprüfung freigegeben bekommen. |
Im Tab Einstellungen des Menüs Buchhaltung > Verbindlichkeiten kannst du für deine interne Erfassung Steuersätze angeben, die du benötigst, wenn du die Beträge zu Informationszwecken in Xentral nochmals separat eingeben möchtest. Diese Angabe ist eine reine Eingabe in deinem ERP und steuert nicht die Kontierung für die Buchhaltung (z.B. zur Übertragung an DATEV). Weitere Informationen zur Vorkontierung findest du im Kapitel Vorkontierung einer Eingangsrechnung.
In den folgenden Kapiteln gehen wir näher auf typische Praxisfälle und Workflows zum Thema Verbindlichkeiten ein. Du erfährst, wie du diese Praxisfälle bestmöglich in Xentral abwickelst und was dabei zu beachten ist.
Eine Rechnung, die eine Gutschrift darstellt, nennt man eine Gutschriftsrechnung. Das bedeutet, dass dein Lieferant dir Geld zurückerstattet. Das kann passieren, wenn du Waren retourniert hast oder wenn es Fehler in der ursprünglichen Rechnung gibt, die korrigiert werden müssen. Die Gutschriftsrechnung zeigt klar den Betrag der Rückerstattung und den Grund dafür an.
Du hast folgende Möglichkeiten, Gutschriftsrechnungen von Lieferanten in Xentral darzustellen:
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Lieferantengutschriften können als eigener Beleg als negative Verbindlichkeit angelegt werden. Wenn eine Rückzahlung des Geldbetrags auf dem Bankkonto erfolgt, kann diese Zahlung mit der Verbindlichkeit verknüpft werden.
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Alternativ kannst du die Gutschrift mit einer bestehenden Rechnung verrechnen und in einer Verbindlichkeit anlegen. Der Betrag besteht dann letztendlich aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag abzüglich des Gutschriftsbetrags. Dieser Betrag wird an den Lieferanten überwiesen und dann im Zahlungseingang auf diese Verbindlichkeit verknüpft. Somit hätte die Verbindlichkeit zwei PDF-Belege und kann beim Verbuchen auch dementsprechend aufgesplittet werden.
Beachte folgende Punkte bei Preisdifferenzen und der Verrechnung von Beträgen:
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Die Verbindlichkeit fällt im Ergebnis höher oder niedriger als die Bestellung aus. Du kannst die Bestellung dann entweder nochmals anpassen oder bei der Erstellung einer Verbindlichkeit die Differenz in der Bestellung in das Notizfeld eintragen. Der Betrag für die Verbindlichkeit ist dann entweder niedriger oder höher als der Bestellungsbetrag, passt an dieser Stelle aber zum PDF-Beleg des Lieferanten. Die Lieferantenrechnung und die Verbindlichkeit haben denselben Betrag, die Differenz ergibt sich nur in Bezug zur Bestellung. Hier kannst du in der Bestellung auch direkt den Artikelpreis anpassen, indem du neben der Position der Bestellung auf das Stift-Symbol klickst und den Einkaufspreis des Artikels änderst.
Wird eine Verbindlichkeit im Xentral Zahlungseingang über ein Bankkonto bezahlt, wird diese mit den Zahlungsinformationen verbucht und in das Archiv verschoben (siehe Kapitel Übersicht der Filtermöglichkeiten). Dies bedeutet, dass sie im Filter nur noch über die Einstellung Archiv zu sehen ist. Auf diese Weise werden dir vorne in den Verbindlichkeiten nur die fälligen und noch auf Vollständigkeit zu prüfenden Einträge angezeigt.
Verknüpfte Zahlungseingänge werden dir im Tab Details oder im Protokoll der Verbindlichkeit angezeigt.
Wird eine Verbindlichkeit nur teilbezahlt, wird die Ampelanzeige der Verbindlichkeit ebenfalls als teilbezahlt angezeigt, indem das Symbol zur Hälfte orange angezeigt wird.
Du kannst eine Verbindlichkeit auch manuell als bezahlt markieren. Diese Vorgehensweise nutzt du, wenn du nicht das Modul Zahlungsverkehr in Xentral nutzt, aber trotzdem den Überblick über die Zahlungsstatus deiner Verbindlichkeiten zu behalten, auch wenn du ein externes Tool für den Zahlungsverkehr nutzt.
Gehe wie folgt vor, um eine Verbindlichkeit manuell als bezahlt zu markieren.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Verbindlichkeiten zu öffnen.
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Öffne die gewünschte Verbindlichkeit per Klick auf das Stift-Symbol.
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Klicke im Bereich Rechnungsdaten auf das Pfeil-Symbol oberhalb des Zahlungsstatus der Verbindlichkeit.
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Bestätige die Abfrage Soll der Eintrag manuell ohne SEPA-Überweisung als bezahlt markiert werden?, indem du auf OK klickst.
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Die Verbindlichkeit gilt nun in Xentral als bezahlt und wird nicht mehr in der Übersicht des Moduls Verbindlichkeiten angezeigt.
Tipp
Wie du mit dem Modul Zahlungsverkehr in Xentral arbeitest, ist im Artikel Zahlungsverkehr näher beschrieben.
Die Kontierung von Verbindlichkeiten ist Teil der vorbereitenden Buchhaltung in Xentral. Bei der Kontierung wählst du das entsprechende Buchungskonto und die jeweilige Kostenstelle aus, auf die dein Geschäftsvorfall (hier die offene Rechnung deines Lieferanten) gebucht werden soll. Nach der Kontierung überprüfst du, ob alle Daten korrekt und vollständig sind und gibst die Verbindlichkeit anschließend zur Zahlung frei.
Gehe wie folgt vor, um Verbindlichkeiten zu kontieren.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Verbindlichkeiten zu öffnen.
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Öffne die gewünschte Verbindlichkeit per Klick auf das Stift-Symbol.
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Öffne den Tab Vorkontierung.
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Klicke im Bereich Aktionen auf + Neuer Eintrag.
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Gib die Daten wie im Kapitel Vorkontierung einer Eingangsrechnung beschrieben ein.
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Klicke auf Speichern.
Sobald die Eingangsrechnung von der Finanzbuchhaltung freigegeben wurde sowie die gelieferten Waren überprüft wurden, ist die Verbindlichkeit bereit zur Zahlung.
Gehe wie folgt vor, um diese Freigabe in Xentral abzubilden und somit die Zahlung vorzubereiten.
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Kehre in den Tab Details der Verbindlichkeit zurück.
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Aktiviere im Bereich Rechnungsdaten die Einstellungen Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) und Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung).
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Klicke auf Speichern.
Die Verbindlichkeit wird nun im Modul Zahlungsverkehr angezeigt. Deine Mitarbeiterinnen beispielsweise aus der Buchhaltung können in diesem Modul nun die Zahlung an den Lieferanten abwickeln.
Bei Bedarf kannst du auch eine oder mehrere Verbindlichkeiten direkt aus einer bestehenden Bestellung erzeugen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Einkauf > Bestellungen.
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Lege eine neue Bestellung an oder öffne eine bestehende Bestellung per Klick auf das Stift-Symbol.
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Wähle im Dropdown-Menü Aktion die Option Als Verbindlichkeit weiterführen aus.
Die neue Verbindlichkeit wird im Entwurfsmodus geöffnet. Der Gesamtbetrag der Bestellung wird vorausgefüllt.
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Überprüfe die Daten im Bereich Rechnungsdaten.
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Klicke auf Speichern.
Die Verbindlichkeit wird inklusive Betrag und weiterer Informationen im Untertab Protokoll des Tabs Details der Bestellung angezeigt.
Tipp
Du kannst weitere Verbindlichkeiten zu einer Bestellung erzeugen, bis die Bestellung den Status abgeschlossen erreicht, also alle Artikel komplett geliefert und im Wareneingang erfasst wurden. Danach ist die Erstellung weiterer Verbindlichkeiten für diese Bestellung nicht mehr möglich.
Wenn du eine Verbindlichkeit nachträglich einer bestimmten Bestellung zuordnen möchtest, sind dazu nur wenige Schritte in Xentral nötig.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Verbindlichkeiten zu öffnen.
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Öffne die Verbindlichkeit, die du einer Bestellung zuordnen möchtest per Klick auf das Stift-Symbol.
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Wähle im Feld Bestellung im Bereich Rechnungsdaten die gewünschte Bestellung aus.
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Klicke auf Speichern.