Die E-Rechnung (auch E-Invoice oder elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übertragen und empfangen wird. Entscheidend ist dabei nicht nur die digitale Übermittlung, sondern dass der vollständige Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Dadurch erfüllt eine E-Rechnung zusätzliche technische, semantische und formale Vorgaben, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen – zum Beispiel im Rechnungseingang, in der Finanzbuchhaltung oder in ERP-gestützten Prozessen. Die Standardisierung in Deutschland und der EU dient der einheitlichen und vereinfachten Kommunikation zwischen Unternehmen, Dienstleistern und öffentlichen Auftraggebern.
Tipp
E-Rechnungen können je nach Standard und Anwendungsfall in unterschiedlichen Formaten vorliegen (z. B. XML oder hybride Formate). Eine klassische PDF-Rechnung allein gilt in der Regel nicht als „echte“ E-Rechnung im Sinne der EN 16931.
Fristen und allgemeine Informationen findest du im Artikel Gesetzlicher Hintergrund: E-Rechnung (Elektronische Rechnung)/ ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Xentral unterstützt ausschließlich EN-16931-konforme Formate auf CII-Basis (Cross Industry Invoice).
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Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2
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Technische Basis: CII-XML
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Einsatzbereich: verpflichtend für B2G-Rechnungen in Deutschland
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Standard: EN-16931-konform
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Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.x (Profil EN16931)
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Technische Basis: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML
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Formattyp: Hybridformat
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visuell lesbares PDF
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maschinenlesbares XML
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Geeignet für: B2B-Kund:innen ohne E-Rechnungspflicht
Anmerkung
Xentral unterstützt ausschließlich EN-16931-konforme Formate auf CII-Basis (Cross Industry Invoice). UBL wird derzeit nicht unterstützt. Dies gilt sowohl für reine XRechnung-XML als auch für das eingebettete XML im ZUGFeRD-PDF.
Du erhältst eine E-Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie auf deinen Computer herunter. In Xentral kannst du im Verbindlichkeiten-Modul die heruntergeladene E-Rechnung hochladen.
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Navigiere zu Buchhaltung > Verbindlichkeiten > +Neu und lege eine neue Verbindlichkeit für deine Lieferantenrechnung an. Alternativ kannst du auch über die Smart-Search gehen und Verbindlichkeiten eingeben.
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Lade in dieser Verbindlichkeit die E-Rechnung deines Lieferanten hoch.
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Die E-Rechnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Du erstellst eine E-Rechnung in Xentral und lädst sie herunter oder verschickst sie als E-Mail.
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Navigiere zu Buchhaltung > Rechnungen > +Neu und lege eine neue Rechnung für einen Kunden an. Alternativ kannst du auch die Smart Search nutzen und Rechnungen eingeben.
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Gib die Rechnung über die Freigabe frei, nachdem du alle Positionen und Daten vollständig eingegeben hast.
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Download E-Rechnung: Klicke auf das PDF Download Icon der Rechnung. Du kannst dies in der Übersicht, für die jeweilige Rechnung oder in der Vorschau erledigen.
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E-Mail Versand E-Rechnung: Klicke im Aktionsmenü auf Rechnung Abschicken und wähle den Versand per E-Mail aus.
Achtung
Die E-Rechnung wird automatisch als Anhang zur originalen Rechnung erstellt, sobald der Beleg generiert wird – z. B. beim Erstellen eines PDF-Archivs oder durch Aktivierung des Schreibschutzes.
Hinweis
Beim automatischen Versand der Rechnungen aus Xentral wird das eingestellte Format für alle Rechnungen verwendet. Du kannst z.B. über einen Logistikprozess automatisch PDF Rechnungen versenden lassen.
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PDF im ZUGFeRD-Format (mit jedem PDF-Viewer lesbar)
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XRechnung
Für deine Kunden ohne Interesse an E-Rechnungen ist das ZUGFeRD-Format genauso zu öffnen wie das alte PDF.
Achtung
Beim Versenden über den Abschicken-Dialog wird der Anhang nicht automatisch mitgesendet. Damit die E-Rechnung als Anhang verfügbar ist, muss zuvor der Schreibschutz aktiviert werden. Beim Abschicken muss der Anhang dann manuell ausgewählt werden.
E-Rechnungen automatisch per Projekt versenden (XRechnung & ZUGFeRD): Damit der automatische Versand von E-Rechnungen über ein Projekt funktioniert (Autoversand Stufe 1 oder 2), sind folgende Einstellungen erforderlich:
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In den E-Rechnungseinstellungen muss Als Anhang speichern aktiviert sein.
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Im Projekt muss der Versand des PDF-Anhangs aktiviert sein.
Anmerkung
Aktuell wird beim Versand von ZUGFeRD-Rechnungen automatisch die normale Rechnungs-PDF versendet. Zusätzlich wird die ZUGFeRD-Version als separate Datei mit dem Zusatz „-anhang.pdf“ angehängt.
Hinweis zum manuellen Versand von ZUGFeRD-Rechnungen:
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Beim manuellen Versand wird aktuell immer sowohl die normale Rechnungs-PDF als auch die ZUGFeRD-PDF (als „-zugferd.pdf“) verschickt – vorausgesetzt, die Option Datei als Rechnungsanhang speichern ist aktiviert.
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Ein ausschließlicher Versand der ZUGFeRD-PDF ist aktuell nicht möglich.
Über die Einstellungen kannst du das gewünschte Format für deine E-Rechnungen, wie ZUGFeRD oder XRechnung, definieren und anpassen. Hier kannst du ein neues Format erstellen, es spezifischen Projekten zuweisen und nutzen, um deine Rechnungen als E-Rechnung abzusenden oder herunterzuladen.
Über Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > Allgemeine Einstellungen kannst du festlegen, welches Format du benötigst z.B. ZUGFeRD oder XRechngung. Ebenso kannst du das Austauschformat auf ein Projekt einschränken und nur z.B. für das Projekt "B2B" versenden.
Schritte:
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Erstelle über +NEU ein neues Format und stelle das Format ein z.B: ZUGFeRD oder XRechnung.
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Weise das Format einem Projekt zu.
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Verwende das Format für die Rechnungserstellung Save file as invoice attachment.
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Optional: Stelle ein Gültig von und Gültig bis Datum ein.
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Klicke auf Speichern.
Hinweis
Die Versandoption ist für die Belegart Rechnung einstellbar. Verwende das Format für die Rechnungserstellung Save file as invoice attachment.
Navigiere zu Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code > E-Rechnung Steuercodes, um die Standard-Steuereinstellungen für Xentral zu erhalten, die auf das Format für XRechnung oder ZUGFeRD im Mapping angepasst sind. Hier kannst du zusätzliche Steuersätze eintragen, wenn du ausserhalb vom Standard Sonderkonfigurationen benötigst.
Navigiere zu Einstellungen > Buchhaltung > E-Rechnung & Schweizer QR-Code >E-Rechnung Einheitencodes, um die Standard-Einheiteneinstellungen für Xentral zu erhalten, die auf das Format für XRechnung oder ZUGFeRD im Mapping angepasst sind. Hier kannst du zusätzliche Einheiten eintragen, wenn du außerhalb vom Standard Sonderkonfigurationen oder eigene Einheiten in Xentral verwendest.
Eine Voraussetzung um X-Rechnungen bei Behörden und staatlichen Einrichtungen einreichen zu können, ist die Leitweg ID. Ohne diese ID wird die Rechnung beim Versender abgelehnt.
Die Leitweg ID muss in der Adresse gepflegt werden und wir fest aus dem Freifeld 20 gezogen. Gehe wie folgt vor, ium das Freifeld 20 korrekt in der Adresse anzuzeigen:
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Gehe zu Grundeinstellungen > Stammdaten > Freifelder.
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Trage im Feld Bezeichnung Adresse Freifelder die Bezeichnung Leitweg ID ein.
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Wähle als Typ die Option einzeilig.
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Du kannst auch festlegen, ob das Feld in Spalte 1 oder Spalte 2 auftauchen soll und in welcher Reihenfolge es in der Spalte auftreten soll.
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Klicke auf Speichern. Die Leitweg ID wird im Abschnitt Weitere Felder in der Adresse angezeigt und kann mit der Leitweg ID gepflegt werden.
Hinweis
Xentral verwendet den CII Rechnungsdatenstandard.
XRechnung basiert auf der CII-Syntax (Cross-Industry Invoice).
Ein BT-Code (Business Term, auf Deutsch: Geschäftsbegriff) ist die standardisierte und eindeutige Bezeichnung eines Datenfeldes in einer elektronischen Rechnung.
Er stellt sicher, dass Rechnungsangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge oder Steuerinformationen von allen Systemen gleich verstanden und korrekt verarbeitet werden – unabhängig von Software, Land oder Übertragungsweg (z. B. Peppol).
Statt frei benannter Feldnamen werden feste Codes für Datenfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Umsatzsteuerbetrag, IBAN und Gesamtbetrag der Rechnung verwendet.
Diese Felder sind jeweils mit einem standardisierten BT-Code versehen, zum Beispiel:
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BT-1 = Rechnungsnummer
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BT-2 = Rechnungsdatum
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BT-112 = Gesamtbetrag der Rechnung
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usw.
BT-Codes sind Teil des europäischen E-Rechnungsstandards (EN 16931) und definieren, welche Informationen in einer E-Rechnung enthalten sind und welche Bedeutung sie haben.
Für dich als Nutzer sind BT-Codes nicht sichtbar und müssen nicht manuell gepflegt werden. Sie laufen im Hintergrund und stellen sicher, dass deine E-Rechnungen automatisch, fehlerfrei und rechtssicher verarbeitet werden können.
Die DIN EN 16931 ist die deutsche Umsetzung des europäischen E-Rechnungsstandards und legt fest, wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein muss. Sie definiert verbindlich, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten darf oder muss und wie diese fachlich beschrieben sind – unter anderem durch BT-Codes. Wenn du eine E-Rechnung nach DIN EN 16931 erstellst (z. B. XRechnung oder Peppol BIS), nutzt deine Software die passenden BT-Codes automatisch im Hintergrund. Für dich bedeutet das: Du arbeitest mit normalen Rechnungsfeldern, während die Norm für Rechtssicherheit, Standardkonformität und maschinelle Lesbarkeit sorgt.