Im Adressstamm von Xentral findest du im Tab CRM alle Informationen, die im Zusammenhang mit einem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter erfasst wurden. Dazu gehören die gesamte Historie der Aktivitäten, die für diese Adresse angelegt wurden, sowie alle zugehörigen Belege.
Du kannst hier nicht nur vergangene Vorgänge einsehen, sondern auch direkt neue Einträge erstellen. Auf diese Weise hältst du die Kommunikation und die Abläufe mit einer Adresse zentral fest.
Note
Das CRM im Adressstamm ist immer auf eine einzelne Adresse bezogen. Eine übergreifende Übersicht über alle Adressen hinweg oder Auswertungen sind nicht enthalten. Ebenso werden Tickets aus dem Service-Modul nicht angezeigt.
Im Tab CRM in einer Adresse (Verkauf > Adressen > Adresse bearbeiten > Tab: CRM) stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Vorgänge zur Adresse zu erfassen. Links in der Navigation siehst du die einzelnen Aktivitätsarten. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol neben der jeweiligen Aktivität legst du einen neuen Eintrag an.
Mit der Funktion Briefe kannst du klassische Schreiben direkt aus Xentral an eine Adresse anlegen. Diese Briefe werden automatisch mit den Stammdaten des Kunden oder Lieferanten verknüpft und in der CRM-Historie gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wann ein Schreiben erstellt wurde, welcher Bearbeiter zuständig war und welchen Inhalt es hatte.
Die Funktion eignet sich zum Beispiel, um Angebote, Anschreiben oder formelle Mitteilungen direkt aus dem System zu generieren, ohne die Adressdaten erneut eingeben zu müssen.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neuen Brief anlegen: Gehe im Adressstamm in den Tab CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben Briefe. Damit öffnest du das Eingabeformular für einen neuen Brief.
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Formular prüfen: Das Formular wird mit den Stammdaten der Adresse vorbelegt, inklusive Name, Anschrift und Ansprechpartner. Der aktuell eingeloggte Benutzer wird als Bearbeiter eingetragen und das Tagesdatum als Erstellungsdatum übernommen. Falls du den Brief im Namen einer anderen Person anlegen oder ein anderes Datum verwenden möchtest, kannst du diese Angaben jederzeit ändern.
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Projekt und Inhalte erfassen: Wähle zunächst das passende Projekt im Feld Projekt, damit der Brief eindeutig zugeordnet wird. Trage anschließend Tags ein (z. B. „Sonderaktion“, „Folgekontakt“), um das Dokument später über die CRM-Suche schneller auffinden zu können. Ergänze unbedingt einen Betreff (Pflichtfeld), da ohne Betreff kein Druck oder PDF möglich ist. Erfasse danach den eigentlichen Text des Briefes im vorgesehenen Eingabefeld.
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Ausgabe auswählen: Entscheide, ob du den Brief direkt auf einem Drucker ausgeben oder als PDF erzeugen möchtest. Über die Schaltfläche „Vorschau-Druck“ kannst du prüfen, wie Layout und Formatierung im fertigen Dokument aussehen, bevor du den Brief endgültig erstellst.
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Speichern und Historie: Nach dem Drucken oder PDF-Export wird der Brief automatisch in der CRM-Historie gespeichert. Dort bleibt er dauerhaft sichtbar und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.
Mit der Funktion E-Mail kannst du Nachrichten direkt aus Xentral an Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter verschicken. Dabei werden Absender- und Empfängerdaten automatisch aus den Stammdaten übernommen, sodass du keine externen Programme brauchst. Jede erstellte E-Mail wird automatisch in der CRM-Historie gespeichert und bleibt dadurch jederzeit nachvollziehbar.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neue E-Mail anlegen: Gehe in den Adressstamm > Tab: CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben E-Mails.
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Formular prüfen: Das Eingabeformular für E-Mails öffnet sich. Absender- und Empfängeradressen werden automatisch gefüllt, wenn diese in den Stammdaten hinterlegt sind.
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Empfänger ergänzen: Trage zusätzliche Adressen in die Felder CC (Kopie) oder BCC (Blindkopie) ein, wenn weitere Personen informiert werden sollen.
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Inhalte erfassen: Wähle das Projekt des Kunden im Feld Projekt. Gib einen Betreff ein (Pflichtfeld, ohne Betreff ist das Absenden nicht möglich). Erfasse anschließend den E-Mail-Text im vorgesehenen Textfeld.
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Dateien anhängen: Klicke auf „Datei auswählen“, um Anhänge hinzuzufügen. Das Standard-Auswahlfenster deines Betriebssystems öffnet sich, in dem du die gewünschten Dateien auswählst. Die gewählten Dateien werden im Feld „Anhänge“ angezeigt.
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Ausgabe prüfen: Optional kannst du mit „Vorschau-Druck“ kontrollieren, wie Text und Formatierung in der endgültigen E-Mail dargestellt werden.
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Absenden oder speichern: Klicke auf „Absenden“, um die E-Mail direkt zu verschicken. Alternativ kannst du auf „Speichern“ klicken, um die E-Mail für eine spätere Weiterbearbeitung abzulegen. Die erstellte E-Mail wird automatisch in der CRM-Historie angezeigt.
Note
In E-Mails können Variablen verwendet werden, die automatisch mit den Stammdaten der Adresse gefüllt werden:
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{ANSCHREIBEN} {TITEL} {NAME}
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{KUNDENNUMMER}
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{TELEFON}, {TELEFAX}, {MOBIL}
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{EMAIL}, {INTERNETSEITE}
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{ABTEILUNG}, {UNTERABTEILUNG}
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{ADRESSZUSATZ}
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{STRASSE} {HAUSNUMMER}
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{PLZ} {ORT}
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{BUNDESSTAAT}, {LAND}
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{FREIFELD1}, {FREIFELD2}, … {FREIFELDn}
Mit der Funktion Telefonate hältst du Gespräche mit Kunden oder Lieferanten schriftlich fest. So kannst du Gesprächsinhalte später nachlesen oder an Kollegen weitergeben.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neues Telefonat anlegen: Gehe in den Adressstamm → Reiter CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben Telefonate.
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Formular prüfen: Das Eingabeformular für Telefonate öffnet sich. Die Felder Datum, Uhrzeit und Bearbeiter werden automatisch mit den aktuellen Werten gefüllt.
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Projekt auswählen: Wähle das passende Projekt des Kunden im Feld Projekt, um das Telefonat eindeutig zuzuordnen.
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Ansprechpartner eintragen: Gib im Feld Ansprechpartner die Person an, mit der du das Telefonat geführt hast.
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Tags hinzufügen: Trage Stichwörter in das Feld Tags ein, z. B. „Folgekontakt“ oder „Rückruf“. So kannst du das Telefonat später gezielt in der Suche wiederfinden.
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Inhalte erfassen: Gib einen Betreff ein und dokumentiere die Inhalte des Gesprächs im Textfeld.
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Ausgabe prüfen: Wenn gewünscht, klicke auf „Vorschau-Druck“, um eine gedruckte Vorschau deiner Telefonnotiz zu erhalten.
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Speichern: Klicke auf „Speichern“, um deine Telefonnotiz zu sichern, oder auf „Speichern/Schließen“, um die Notiz zu speichern und das Formular zu schließen. Das erfasste Telefonat wird anschließend in der CRM-Historie angezeigt.
Notizen sind freie Einträge, die du zu einer Adresse hinzufügen kannst. Sie eignen sich, um Informationen festzuhalten, die nicht in ein anderes Formular passen, wie besondere Kundenwünsche oder Absprachen.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neue Notiz anlegen: Gehe in den Adressstamm → Reiter CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben Notizen.
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Formular prüfen: Das Eingabeformular für Notizen öffnet sich. Die Felder Datum, Uhrzeit und Bearbeiter werden automatisch gefüllt, können bei Bedarf aber manuell angepasst werden.
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Projekt auswählen: Wähle das passende Projekt des Kunden im Feld Projekt, um die Notiz eindeutig zuzuordnen.
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Tags hinzufügen: Trage Schlagwörter in das Feld Tags ein, z. B. „besondere Wünsche“, „Nachfragen“ oder „Sonderbedingungen“. Diese erleichtern das spätere Auffinden über die CRM-Suche.
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Inhalte erfassen: Ergänze einen Betreff und dokumentiere den gewünschten Inhalt im Textfeld.
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Ausgabe prüfen: Falls erforderlich, klicke auf „Vorschau-Druck“, um eine gedruckte Vorschau deiner Notiz zu sehen.
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Speichern: Klicke auf „Speichern“, um die Notiz zu sichern, oder auf „Speichern/Schließen“, um die Notiz zu speichern und das Formular zu schließen. Die erstellte Notiz wird anschließend automatisch in der CRM-Historie angezeigt.
Mit Wiedervorlagen erinnerst du dich selbst oder einen Kollegen an eine spätere Aktion, zum Beispiel ein Folgegespräch oder ein Angebot. Wiedervorlagen sind eng mit Projekten und Ansprechpartnern verknüpft.
Tip
Eine vollständige Beschreibung aller Funktionen und Einstellmöglichkeiten findest du im Modulartikel Follow-up.
Mit dem Modul Wiedervorlage kannst du Aufgaben planen und dich oder Kollegen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnern lassen. Wiedervorlagen lassen sich Kunden, Ansprechpartnern, Projekten oder Mitarbeitern zuordnen, sodass du wichtige Vorgänge strukturiert nachverfolgen kannst. Besonders im Vertrieb und Marketing, aber auch in anderen Bereichen, hilft diese Funktion dabei, Fristen einzuhalten und To-Dos im Blick zu behalten. Jede Wiedervorlage erscheint in den Übersichten, Pipelines oder Listen und wird dort mit Status, Fälligkeit und Priorität dargestellt.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neue Wiedervorlage anlegen: Gehe in den Adressstamm → Reiter CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben Wiedervorlage.
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Formular prüfen: Das Eingabeformular für Wiedervorlagen öffnet sich. Das Feld „Angelegt am“ wird automatisch gefüllt und kann nicht geändert werden. Das Feld „Bearbeiter“ wird ebenfalls automatisch gesetzt, kann bei Bedarf aber manuell angepasst werden.
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Ansprechpartner wählen: Trage den passenden Ansprechpartner ein. Beachte, dass nur Ansprechpartner auswählbar sind, die im Reiter „Ansprechpartner“ definiert wurden. Ansprechpartner aus dem Reiter „Details“ werden hier nicht angezeigt.
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Projekt auswählen: Wähle das Projekt des Kunden im Feld Projekt, um die Wiedervorlage eindeutig zuzuordnen.
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Vertriebsinformationen ergänzen: Trage bei Bedarf das geplante Umsatzvolumen in Euro im Feld „Volumen“ ein und gib eine Schätzung der Erfolgschance in Prozent im Feld „Chance“ an. Wähle außerdem die passende Phase im Feld „Stage“. Hinweise zum Anlegen von Stages findest du im Artikel „Sales Funnel“.
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Erinnerungszeitpunkt festlegen: Bestimme im Feld „Erinnerung-Datum“ und „Uhrzeit“, wann die Wiedervorlage wieder angezeigt werden soll.
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Mitarbeiter zuordnen: Wähle im Feld „Mitarbeiter“ aus, wer die Wiedervorlage weiterbearbeiten soll. Standardmäßig ist hier der aktuelle Benutzer eingetragen, der Eintrag kann aber manuell geändert werden.
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Optionen setzen: Aktiviere das Kontrollkästchen „Prio“, wenn die Wiedervorlage bevorzugt bearbeitet werden soll. In der Liste bzw. Pipeline wird sie dadurch rot markiert. Aktiviere das Kontrollkästchen „Abgeschlossen“, wenn die Wiedervorlage als erledigt markiert werden soll. Dies ist in der Regel erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant.
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Ausgabe prüfen: Klicke bei Bedarf auf „Vorschau-Druck“, um eine gedruckte Vorschau deiner Wiedervorlage zu erhalten.
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Speichern: Klicke auf „Speichern“, um deine Wiedervorlage zu sichern, oder auf „Speichern/Schließen“, um sie zu speichern und das Formular zu verlassen. Die erstellte Wiedervorlage wird automatisch im Reiter CRM angezeigt.
Mit der Funktion Termine planst du Besprechungen oder Kundentermine direkt im CRM. Diese Einträge sind ansprechbar für alle Mitarbeiter, wenn sie als „öffentlich“ markiert werden.
Schritte:
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Kategorie öffnen und neuen Termin anlegen: Gehe in den Adressstamm → Reiter CRM und klicke in der linken Liste auf „+“ neben Termine.
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Formular prüfen: Das Eingabeformular für Termine öffnet sich. Die Felder „Datum“, „Uhrzeit“, „Datum bis“, „Uhrzeit bis“ sowie „Angelegt von“ werden automatisch befüllt und können bei Bedarf angepasst werden.
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Termin konfigurieren: Ändere die Terminfelder entsprechend der geplanten Veranstaltung. Aktiviere das Kontrollkästchen „Ganztags“, wenn es sich um einen ganztägigen Termin handelt. Aktiviere „Öffentlich“, wenn der Termin nicht nur für dich, sondern für alle Mitarbeiter im Kalender sichtbar sein soll.
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Ersteller anpassen: Falls erforderlich, ändere den Eintrag im Feld „Angelegt von“, wenn ein anderer Benutzer als Ersteller hinterlegt werden soll.
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Ansprechpartner wählen: Trage die entsprechende Person im Feld „Ansprechpartner“ ein. Hinweis: Es können nur Ansprechpartner ausgewählt werden, die im Reiter „Ansprechpartner“ gepflegt sind, nicht solche aus dem Reiter „Details“.
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Projekt und Verantwortlichen festlegen: Wähle das Projekt des Kunden im Feld „Projekt“ und bestimme den Verantwortlichen im Feld „Verantwortlicher“.
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Inhalte erfassen: Gib im Feld „Betreff“ das Thema des Termins ein und dokumentiere im Textfeld zusätzliche Informationen oder Erläuterungen.
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Ausgabe prüfen: Klicke bei Bedarf auf „Vorschau-Druck“, um eine Vorschau des Ausdrucks des Termins zu erhalten.
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Speichern: Klicke auf „Speichern“, um den Termin zu sichern, oder auf „Speichern/Schließen“, um den Termin zu speichern und das Formular zu schließen. Der Termin wird anschließend automatisch in der CRM-Historie angezeigt.