Jede Adresse kann zu einem Kunden, Lieferanten, Partner oder einer internen Organisation gehören. Damit du diese Adressen nicht nur speichern, sondern auch sinnvoll strukturieren kannst, bietet Xentral die Möglichkeit, Adresstypen zu verwenden.
Adresstypen helfen dir dabei, deine Adressdaten nach bestimmten Kriterien zu gliedern – etwa nach Anrede, Unternehmensform oder Einsatzzweck. So stellst du sicher, dass die Kommunikation mit Kunden und Partnern konsistent bleibt und deine internen Prozesse klar voneinander abgegrenzt sind.
Standardmäßig stehen dir die Typen Firma, Frau, Herr und Sonstige zur Verfügung. Darüber hinaus kannst du eigene Adresstypen definieren und mit projektspezifischen Einstellungen verknüpfen.
Note
Grundsätze der Adresstypen:
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Jeder Adresstyp sollte pro Projekt nur einmalig mit einer eindeutigen Bezeichnung existieren.
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Wenn mehrere Bezeichnungen für denselben Typ angelegt werden, verwendet das System automatisch die zuerst angelegte.
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Eine gleichzeitige Anzeige mehrerer Bezeichnungen pro Typ ist nicht möglich.
Praxisnutzen:
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Einheitliche Anrede und Kommunikation mit Geschäftskunden.
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Automatische Anzeige der korrekten Preislogik (Netto statt Brutto).
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Klare Trennung in Projekten.
Gehe folgendermaßen vor, um einen neuen Adresstyp einzurichten: Du kannst den Menüpunkt Adresse Typ entweder über die Smart-Search mit dem Begriff Adresse Typ oder über Einstellungen > Stammdaten > Adresse > Adresse Typ aufrufen.
Schritte:
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Klicke auf Typ hinzufügen.
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Trage im Feld Bezeichnung den Namen des Typs ein. Z.B. Firma, Herr, Frau, Gewerblich, Privat. Diese Bezeichnung wird u.a. als Anrede in Serienbriefen oder Dokumenten verwendet.
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Wähle im Feld Typ den passenden Adresstyp aus: Firma, Herr, Frau, Sonstige.
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Optional: Ordne im Feld Projekt ein Projekt zu, in dem dieser Typ gelten soll um eine Projekteinschränkung vorzunehmen.
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Optional: Aktiviere Anzeige Belege in Netto, wenn Nettobeträge (z. B. B2B) für Belege auf diesen Adresstyp angezeigt werden sollen: Netto Beträge zzgl. Steuer.
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Setze den Adress Typ auf Aktiv, um den neuen Adress Typ freizuschalten. Nicht mehr verwendete Adresstypen können deaktiviert werden.
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Klicke auf Speichern. Der neue Adresstyp erscheint anschließend in der Übersicht und ist für eine Adresse auswählbar.
Bestehende Typen kannst du jederzeit ändern:
Schritte:
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Klicke in der Übersicht auf das Stift-Symbol des gewünschten Typs.
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Passe die gewünschten Felder an z.B. Bezeichnung.
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Klicke auf Speichern. Der geänderte Adresstyp erscheint anschließend in der Übersicht und ist für eine Adresse auswählbar.
Caution
Stelle immer sicher, dass du den korrekten Adresstyp ausgewählt hast.
Nicht mehr benötigte Adresstypen lassen sich entweder deaktivieren oder vollständig löschen.
Schritte deaktivieren:
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Öffne den Adresstyp über das Stift-Symbol.
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Entferne den Haken bei Aktiv und speichere.
Note
In der Übersicht erscheint der Typ nun durchgestrichen.
Schritte löschen:
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Klicke auf das x-Symbol neben dem Adresstyp.
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Bestätige die Abfrage mit OK.
Caution
Der Adresstyp wird dauerhaft entfernt und nicht mehr angezeigt.
In vielen Unternehmen ist es sinnvoll, separate Adresstypen für Geschäftskunden (B2B) anzulegen. Damit lassen sich bestimmte Einstellungen und Besonderheiten direkt steuern.
Ein typisches Szenario:
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Geschäftskunden benötigen in Angeboten und Rechnungen meist Nettopreise, während Privatkunden (B2C) Bruttopreise sehen sollen.
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Dafür kannst du einen eigenen Adresstyp B2B-Kunde anlegen und im Feld Anzeige Belege in Netto aktivieren.
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Sobald dieser Adresstyp einem Kunden zugewiesen ist, erscheinen alle Belege automatisch mit Nettobeträgen.
Zusätzlich kannst du den Adresstyp „B2B-Kunde“ einem bestimmten Projekt zuordnen, etwa wenn du deine Geschäftskunden in einem eigenen Vertriebsprojekt führst. Dadurch werden Auswertungen und Zuordnungen einfacher und sauberer getrennt.
Ich möchte, dass der Adress-Typ (z. B. „Herr“, „Frau“, „Firma“) auch auf meinen Belegen wie Angebot, Auftrag oder Rechnung erscheint. Wie kann ich das einstellen?
Antwort:
Das Feld „Typ“ ist in der Adresse hinterlegt (standardmäßig frau, herr, firma in Kleinschreibung). Um es auf Belegen wie Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen sichtbar zu machen, kannst du den Platzhalter {ADRESSE_TYP} in dein Beleglayout einfügen.
So gehst du vor:
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Öffne die gewünschte Vorlage für Angebot, Auftrag oder Rechnung. (Modul: Textvorlage in Belegen).
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Ergänze den Platzhalter {ADRESSE_TYP} an der Stelle, an der der Adress-Typ erscheinen soll.
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Speichere die Vorlage. Beim nächsten Belegdruck wird der Typ automatisch angezeigt.
Wenn du bestehende Typen umbenennst, müssen alle betroffenen Adressen neu zugewiesen werden, damit die Änderung auch in den Belegen greift.