Lieferantenstammdaten sind das Fundament für Einkauf und Beschaffung. Jeder Bestellprozess, jede Eingangsrechnung und jede Zahlung hängt davon ab, dass der Lieferant korrekt angelegt ist. Ohne Bankverbindung kann nicht bezahlt werden, ohne Zahlungsziel keine korrekte Rechnungsprüfung.
Das Anlegen eines Lieferanten erfolgt im Adressenmodul. Jeder Lieferant ist hier ein eigener Datensatz, der anschließend für Bestellungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen genutzt wird.
Schritte:
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Neue Adresse anlegen:
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Gehe zu Verkaufen > Adressen und klicke auf + Neu.
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Basisdaten eingeben:
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Trage die Stammdaten ein (Name, Telefon, E-Mail, ggf. USt-ID, Steuernummer).
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Füge bei Bedarf eine abweichende Lieferadresse für die Anlieferung hinzu.
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Projektzuordnung: Trage das entsprechende Projekt ein - um eine Lieferantennummer aus dem Nummernkreis zuzuordnen, um den Lieferanten einem Kanal zuzuordnen. Standardprojekt und zentraler Nummernkreis sind bei Lieferanten oft ausreichend.
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Adresse speichern:
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Klicke auf Speichern, um den Datensatz anzulegen.
Note
Erst nach dem ersten Speichern kannst du einer Adresse eine Rolle (z. B. Lieferant) zuweisen. Dadurch erhält sie automatisch eine Lieferantennummer aus dem vordefinierten Nummernkreis.
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Adresse als Lieferant kennzeichnen:
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Aktiviere im Bereich Rollen den Haken "Ist Lieferant" und speichere.
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Eine Lieferantennummer wird automatisch vergeben (global oder projektspezifisch).
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Pflichtfelder sind Name/Firma, Straße, PLZ/Ort und Land. Zusätzlich kannst du Ansprechpartner für den Einkauf eintragen oder eine interne Lieferantennummer vergeben. Besonders wichtig: Die „Kundennummer bei Lieferant“. Viele Lieferanten ordnen Bestellungen ausschließlich über diese Nummer zu. Wenn du sie nicht einträgst, kommt es leicht zu Verzögerungen.
Optionale, aber wichtige Felder:
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Ansprechpartner, Abteilung, Adresszusatz (z. B. „Tor 3, Warenannahme“)
Caution
Nutze für Lieferanten die Firmenanschrift als Stammdaten, nicht die Personendaten einzelner Ansprechpartner. Ansprechpartner pflegst du zusätzlich separat.
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Lieferbedingungen (müssen vorher im Modul Lieferbedingungen angelegt sein)
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Abweichende Rechnungsadresse → z. B. wenn Bestellungen ins Lager gehen, Rechnungen aber an die Buchhaltung
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GLN (nur nötig bei EDI-Anbindungen)
Auch beim Lieferanten ist die E-Mail-Adresse Pflicht, wenn du Bestellungen per Mail verschickst. Trage am besten eine Funktionsadresse (z. B. einkauf@lieferant.de) ein. So stellst du sicher, dass Bestellungen auch ankommen, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist.
Die Konditionen kommen meist aus der Lieferantengruppe: „Rechnung, 30 Tage netto, 2 % Skonto bei 10 Tagen“. Trage hier die vereinbarten Ziele ein.
Bei der Besteuerung gilt:
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Inlandslieferant → normale MwSt.
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EU-Lieferant mit USt-ID → Reverse-Charge (keine MwSt. auf der Rechnung, aber Versteuerung im Inland)
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Drittland → Import, Zollinformationen erforderlich
Tip
Prüfe die Konditionen mit Finance ab. Wenn Einkauf 14 Tage einträgt und Finance 30 Tage, entstehen unnötige Skontoverluste.
Ohne Bankdaten keine Zahlungen. Darum ist dieser Bereich bei Lieferanten obligatorisch. Trage IBAN, BIC, Bankname und Inhaber immer sofort ein. Optional kannst du auch PayPal oder Fremdwährungen hinterlegen.
Lieferanten unterscheiden sich oft stark in ihrer Versandabwicklung. Trage Standardlieferzeit, Standardlieferart (Spedition, Paketdienst) und Porto-Regeln sauber ein. Wenn der Lieferant Konsignationslager führt, kannst du das hier kennzeichnen.
Beispiel: Ein Lieferant liefert Standardware in 2 Tagen mit Paketdienst, Maschinen aber nur mit Spedition in 5 Tagen. Wenn du beides pflegst, können Bestellungen realistisch geplant werden.
Hinweistexte für Bestellungen, interne Bemerkungen oder Freifelder nutzt du nach Bedarf. Auch hier gilt: Alles, was du einmal sauber einträgst, spart später Nacharbeit.
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Bankdaten fehlen → Zahlung blockiert.
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Keine Kundennummer bei Lieferant eingetragen → Bestellung nicht zuordenbar.
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Falsche USt-ID → führt zu Problemen bei der Reverse-Charge-Buchung.
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Kontaktperson fehlt → Rückfragen verzögern Bestellungen.
Tip
Praxiswissen: Während beim Kunden Bankdaten optional sind, sind sie beim Lieferanten Pflicht. Umgekehrt ist beim Kunden die USt-ID kritisch, beim Lieferanten eher die Kundennummer.