Der Adressenfilter ist kein tägliches Such-Tool, sondern ein Modul zur Segmentierung: Du bildest daraus Mengen und Teilmengen deiner Stammdaten – z. B. für Serienbriefe, Newsletterlisten, Kampagnen oder Datenexporte.
Menüpfad: Verkauf > Adressen > Adressenfilter
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Filter hinzufügen und Bedingungen definieren (z. B. Projekt, Gruppe, Adressfeld, Artikel im Beleg).
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Bedingungen mit UND/ODER kombinieren, optional mit „ist nicht“ ausschließen.
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Als Vorlage speichern, um die Selektion jederzeit wiederzuverwenden.
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Unter Aktion gewünschte Export- oder Druckfunktion starten.
Wähle Filter hinzufügen und entscheide dich für eine der folgenden Bedingungsarten:
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Filterfeld |
Beschreibung |
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Gruppe |
Filtert Adressen nach zuvor definierten Adressgruppen (z. B. Kunden, Lieferanten, VIP). Nutze Gruppen, um Zielgruppen organisatorisch zusammenzufassen. |
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Gruppe für Ansprechpartner |
Selektiert Ansprechpartner anhand ihrer Gruppenzuordnung (z. B. Vertriebsleiter, Technik). Praktisch für Telefon- oder E-Mail-Listen bestimmter Rollen. |
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Projekt |
Zeigt Adressen, die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind (z. B. Messe 2024, Onboarding). Ideal für Kampagnen rund um Events oder Initiativen. |
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Adressfeld |
Filtert konkrete Stammdatenfelder wie PLZ, Ort, Kundennummer oder Marketingsperre. Mit Operatoren fein steuerbar. |
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Artikel im Beleg |
Sucht Adressen anhand von Artikeln in Belegen: Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift. Perfekt für Nachfass- oder Cross-Selling-Kampagnen. |
Neben dem Operator steht immer die Checkbox „ist nicht“ bereit – damit kehrst du jede Bedingung um (Ausschluss).
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Operator |
Beschreibung & Beispiel |
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ist |
Exakte Übereinstimmung. Beispiel: Projekt ist „STANDARD“ → nur Adressen im Projekt STANDARD. |
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enthält |
Wert muss irgendwo im Feld vorkommen. Beispiel: Ort enthält „München“ → findet auch „München-Süd“. |
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beginnt mit |
Wert muss am Anfang stehen. Beispiel: PLZ beginnt mit „80“ → alle Adressen mit 80xxx. |
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endet mit |
Wert muss am Ende stehen. Beispiel: E-Mail endet mit „.de“ → alle Adressen mit deutscher Domain. |
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ist nicht (Checkbox) |
Kehrt jede Bedingung um, schließt Treffer aus. Beispiel: Projekt ist nicht „POS“ → alle außer Projekt POS. |
Kombinationslogik:
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UND → alle Bedingungen müssen stimmen (präzise Teilmenge).
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ODER → mindestens eine Bedingung reicht (breitere Menge).
Beispiel: Projekt STANDARD UND Projekt POS ist nicht → nur Adressen in STANDARD, aber nicht in POS.
Schritte:
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Bedingungen setzen → Aktion → Als neue Vorlage speichern.
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Bezeichnung vergeben (z. B. „STANDARD ohne POS“) → OK.
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Später im Bereich Vorlage auswählen und laden.
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Vorlage überschreiben aktualisiert die bestehende Selektion.
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Vorlage löschen entfernt sie dauerhaft.
Tipp: Lege dir für wiederkehrende Selektionen (Newsletter, Regionen, Projekte) eigene Vorlagen an.
Nachdem die Trefferliste steht, wählst du unter Aktion den nächsten Schritt.
Die wichtigsten Aktionen:
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Serienbrief drucken – Serienbriefe für alle Treffer erzeugen.
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Export E-Mails (Newsletter) – CSV für Newsletter-Tools.
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Export Adressen (CSV) – vollständige Adressdatensätze als CSV.
Wichtig: Xentral verschickt keine Massenmails. Nutze die CSV z. B. für ein externes Mailing-Tool.
Note
Exportvarianten (Aktion):
Im Bereich Aktion stehen dir folgende Exportmöglichkeiten zur Verfügung – jeweils auch in UTF-8-Variante:
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Export E-Mails für Newsletter
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Export E-Mails für Newsletter (UTF-8)
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Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter
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Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter (UTF-8)
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Export Adressen als CSV
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Export Adressen als CSV (UTF-8)
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Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV
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Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV (UTF-8)
Tipp: Verwende UTF-8 für Exporte in externe Tools. Die Standard-CSV (Excel/ISO-8859-1) eignet sich vor allem für den direkten Import in Excel.
Beim Export „Adressen als CSV“ werden folgende Spalten ausgegeben:
Note
Kundennummer, Lieferantennummer, Firma/Name, Ansprechpartner, Abteilung, Unterabteilung, E-Mail, Telefonnummer, Fax, Mobil, Straße, PLZ, Ort, Land, Projekt, Typ, Anschreiben
Beispielauszug (CSV):
Kundennummer,Lieferantennummer,Firma/Name,Ansprechpartner,Abteilung,Unterabteilung,E-Mail,Telefonnummer,Fax,Mobil,Straße,PLZ,Ort,Land,Projekt,Typ,Anschreiben 10001,,Muster GmbH,Max Mustermann,Vertrieb,,max@muster.de,089123456,,0176123456,Teststraße 1,80331,München,DE,STANDARD,Kunde,Sehr geehrter Herr Mustermann, 10001,,Muster GmbH,Anna Beispiel,Vertrieb,,anna@muster.de,089123456,,0176987654,Teststraße 1,80331,München,DE,STANDARD,Kunde,Sehr geehrte Frau Beispiel, 10002,20002,Beispiel AG,Peter Müller,Technik,Support,peter@beispiel.at,07201234,,0664556677,Hauptstraße 5,4020,Linz,AT,POS,Lieferant,Sehr geehrter Herr Müller,