Es gibt viele Möglichkeiten, deine Aufträge nach der Erstellung in Xentral weiter zu verarbeiten und manuelle Bearbeitungsschritte durchzuführen. Dazu gehören Aktionen wie die Stornierung von Aufträgen, die Erstellung von Auftragsdokumenten wie Rechnungen und Lieferscheinen, die Übergabe in den Auto-Versand und vieles mehr.
Im Menü Verkaufen > Auftrag kannst du auf die entsprechenden Optionen zur Auftragsbearbeitung zugreifen. Im Aktionsmenü oben rechts in einem geöffneten Auftrag kannst du ebenfalls zahlreiche Arbeitsschritte für die Auftragsabwicklung durchführen.
Es gibt zwei Methoden zur Stornierung von Aufträgen in Xentral.
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Methode 1: Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag. Klicke auf das X-Symbol rechts in der Zeile des zu stornierenden Auftrags.
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Methode 2: Öffne im Menü Verkaufen > Auftrag den Auftrag, den du stornieren möchtest. Öffne das Menü Aktion oben rechts und klicke auf Auftrag stornieren.
Wichtig
Die Stornierung eines Auftrags hat keine Auswirkungen auf Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen, die aus diesem Auftrag erstellt wurden.
In bestimmten Fällen erscheint eine Abfrage, um zu entscheiden, ob du eine E-Mail mit einer Stornierungsbestätigung an den Kunden versenden möchtest. Diese Möglichkeit besteht nur unter folgenden Bedingungen:
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Im Modul Geschäftsbriefvorlagen wurde eine Geschäftsbriefvorlage des Typs Stornierung angelegt.
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Im Modul Projekte wurde unter Tab: Einstellungen > Tab: Grundeinstellungen > Bereich: Buchhaltung die Option Stornomail aktiviert.
Anmerkung
Wenn du Aufträge stornierst, die sich im Entwurfsmodus befinden, werden sie nach der Stornierung automatisch gelöscht.
Bereits freigegebene Aufträge können nicht gelöscht werden, sondern werden lediglich als storniert markiert. werden nach der Stornierung gelöscht. Aufträge, die bereits freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden. Stattdessen werden sie als storniert gekennzeichnet. Über das Menü Aktion oben rechts im Auftrag kannst du die Stornierung bei Bedarf wieder rückgängig machen.
Genau wie bei der Stornierung stehen auch für das Kopieren von Aufträgen zwei verschiedene Methoden zur Verfügung.
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Methode 1: Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag. Klicke auf das Kopieren-Symbol rechts in der Zeile des kopierenden Auftrags.
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Methode 2: Öffne im Menü Verkaufen > Auftrag den Auftrag, den du kopieren möchtest. Öffne das Menü Aktion oben rechts und klicke auf Auftrag kopieren.
Anmerkung
Die Kopie des Auftrags wird standardmäßig als Entwurf erstellt und wird erst gespeichert, wenn du sie freigibst.
Du kannst deinen Auftrag versenden, indem du die Option Auftrag abschicken im Aktionsmenü auswählst. Sobald du einen Auftrag um diese Weise versendest, wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet. Nachdem du auf Auftrag abschicken klickst, wird ein neues Fenster angezeigt. Hier kannst du auswählen, wie die Auftragsbestätigung versendet werden soll, sie optional ausdrucken oder den Text sowie den Betreff der Auftragsbestätigung bei Bedarf anpassen.
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per Drucker: Wähle einen Drucker aus, um die Auftragsbestätigung auszudrucken.
Tipp
Es stehen nur Drucker zur Auswahl, die du bereits in Xentral eingerichtet hast. Weitere Informationen zu Einrichtung von Druckern findest du in diesem Artikel.
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per E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Kunden ist vorausgewählt. Du kannst aber auch andere Adressen auswählen. Aktiviere die Option inkl. Xentral CSV, um die Auftragsbestätigung sowohl im PDF- als auch im CSV-Format zu versenden.
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Telefongespräch: Aktiviere diese Option, wenn du den Kunden telefonisch kontaktierst, um den Auftrag zu bestätigen. Hierbei wird keine E-Mail versendet, sondern der Auftrag wird im Tab Protokoll des Auftrags als versendet gekennzeichnet.
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Sonstiges: Diese Option ist für weitere Arten der Auftragsbestätigung vorgesehen und markiert den Auftrag im Protokoll als versendet.
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Anhang:Falls im Tab Dateien des Auftrags zusätzliche Dateien hinterlegt sind, kannst du die Option Anhang aktivieren, um diese Dateien zusammen mit der Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.
Du kannst eine Bestellung aus einem Auftrag erstellen, indem du die Option als Bestellung weiterführen im Aktionsmenü auswählst. Auf diese Weise kannst du exakt die Artikelmenge, die du gerade an den Kunden verkauft hast, direkt bei deinem Lieferanten nachbestellen.
Gehe wie folgt vor, um eine Bestellung aus einem Auftrag heraus zu erstellen.
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Öffne den Auftrag, den du als Bestellung weiterführen möchtest.
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Setze in der Spalte Auswahl bei den Artikeln ein Häkchen, die du bestellen möchtest. Alle Artikel deines Auftrags sind hier gelistet.
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Öffne das Dropdown-Menü Aktion oben rechts.
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Klicke auf als Bestellung weiterführen.
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Bestätige deine Eingabe.
Eine neue Ansicht wird geöffnet. Sie enthält alle im Auftrag enthaltenen Artikel. Auf der rechten Seite siehst du in der Spalte In Bestellung, in welcher Anzahl du den Artikel momentan bestellt hast. In der Spalte Im Lager siehst du den aktuellen Lagerbestand.
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Wähle aus der Artikelliste die Positionen aus, die in der Bestellung enthalten sein sollen. Aktiviere dazu die entsprechende Checkbox in der Spalte Auswahl.
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Wähle im Suchfeld Preis den Lieferanten aus.
Tipp
Du kannst manuell auch einen neuen Lieferanten und Preis eintragen. Bei einem neuen Lieferanten muss eine Bestellnummer für diesen Lieferanten eingetragen werden.
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Optional: Aktiviere die Option Freifelder übernehmen, um in den Artikelstammdaten gepflegte Freifelder in die Bestellung zu übernehmen. Ebenso kannst du optional die Artikelbeschreibungen übernehmen.
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Optional: Du kannst die Bestellung im PDF-Format im Tab Dateien des ursprünglichen Auftrags hinterlegen, indem du die Option Bestellung PDF als Anhang bei Auftrag anhängen aktivierst.
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Klicke abschließend auf Bestellung(en) erzeugen.
Die Bestellung wird erzeugt.
Wähle im Dropdown-Menü Aktion die Option als Produktion weiterführen, um aus einem Auftrag heraus eine Produktion zu erstellen. Produktionen in Xentral sind für dich relevant, wenn du in deinem Unternehmen einzelne Artikel oder bestimmte Bestandteile von Stücklisten selbst fertigst.
Tipp
Weitere Informationen zu Produktionen findest du in diesem Artikel.
Du kannst einen Lieferschein aus einem Auftrag heraus erstellen, indem du im Aktionsmenü die Option als Lieferschein weiterführen auswählst. Wenn du auf diese Weise einen Lieferschein erstellst, musst du die Artikel manuell dem Lager entnehmen. Du kannst auch nur für bestimmte Artikel des Auftrags einen Lieferschein erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn sich in deinem Auftrag Serviceartikel befinden, die nicht auf dem Lieferschein erscheinen sollen.
Gehe wie folgt vor, um einen Lieferschein für bestimmte Artikel zu erstellen.
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne den gewünschten Auftrag.
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Öffne das Tab Positionen.
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Wähle in der Spalte Pos. die Artikel aus, die auf dem Lieferschein aufgeführt sein sollen.
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Wähle als Lieferschein weiterführen in der Auswahlliste unten links.
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Klicke auf Ok.
Der neu angelegte Lieferschein wird angezeigt. Falls du den Lieferschein später erneut einsehen möchtest, findest du ihn im Menü Lager > Lieferschein.
Tipp
Weitere Informationen zur Verarbeitung von Lieferscheinen findest du in diesem Artikel.
Eine Rechnung kannst du aus einem Auftrag heraus erstellen, indem du im Aktionsmenü die Option als Rechnung weiterführen auswählst. Anschließend findest du die erstellte Rechning im Modul Rechnung.
Tipp
Weitere Informationen zu Rechnungen findest du in diesem Artikel.
Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im buchhalterischen Sinne. Sie ähnelt eher einer Auftragsbestätigung und gibt den Wert der Lieferung an. Sie wird oft aus steuerlichen Gründen benötigt, zum Beispiel wenn eine Lieferung durch den Zoll abgewickelt wird.
Gehe wie folgt vor, um für einen Auftrag eine Proformarechnung anzulegen.
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Navigiere zu Verkaufen > Auftrag und öffne den gewünschten Auftrag.
Wähle als Proformarechnung weiterführen im Aktions-Menü.
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Öffne das Dropdown-Menü Aktion oben rechts.
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Klicke auf als Proformarechnung weiterführen.
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Optional: Aktiviere die Option nur Lagerartikel übernehmen. Dies bedeutet, dass Lagerartikel auf der Pro-formarechnung erscheinen, während andere Artikel wie Dienstleistungen oder Porto nicht angezeigt werden.
Anmerkung
Du kannst diese Option auch global aktivieren. Öffne dazu das Menü Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen > Bereich: Sonstiges. Aktiviere die Option Setze ein Häkchen bei Auto. Proformarechnung bei Export "nur Lagerartikel" , um standardmäßig nur Lagerartikel in Proformarechnungen anzuzeigen.
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Klicke auf OK.
Die Pro-formarechnung wird erstellt. Dieses Dokument hat eine eindeutige, vom Auftrag getrennte Rechnungsnummer. Du findest die Proformarechnung im Modul Proformarechnung.
Tipp
Weitere Informationen zu Proformarechnungen findest du in diesem Artikel.
Weitere Informationen zu Pro-forma-Rechnungen findest du in diesem Artikel.
Der Auftrag wird als abgeschlossen markiert, sobald du einen Lieferschein, eine Rechnung oder beide Belege für den Auftrag erstellst. Du kannst einen Auftrag auch manuell abschließen, indem du die Option als abgeschlossen markieren im Dropdown-Menü Aktion auswählst.
In Xentral hast du die Möglichkeit, einen Auftrag in mehrere Lieferungen aufzuteilen. Auf diese Weise kannst du Artikel, die sich momentan nicht auf Lager befinden, zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Gehe dazu wie folgt vor.
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne einen Auftrag.
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Öffne das Dropdown-Menü Aktion oben rechts.
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Klicke auf Teillieferung erstellen.
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Gib die Menge der Artikel, die du bereits versenden möchtest, in der Spalte Versenden auf der rechten Seite ein. In der Spalte Menge siehst du die im Auftrag enthaltene Anzahl der Artikel. Die Spalte Lager zeigt an, welche Artikelmenge sich aktuell auf Lager befindet.
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Optional: Aktiviere die Option manuelle Zahlungsfreigabe erteilen. Dieser Schritt markiert die Zahlung in der Auftragsampel in grün.
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Optional: Aktiviere die Option Portoprüfung ausschalten. Hierdurch findet keine Portoprüfung in der Auftragsampel statt.
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Klicke auf Teillieferung erzeugen.
Es werden zwei miteinander verbundene Aufträge erstellt. Du kannst alle Teillieferungen im ursprünglichen Auftrag einsehen. Du kannst einen Auftrag beliebig oft teilen, bis du alle benötigten Teillieferungen erstellt hast.
Du kannst den Autoversand manuell starten, indem du im Dropdown-Menü Aktion die Option Auto-Versand: an Versandzentrum übergeben auswählst. Dadurch werden die Artikel aus dem Lager ausgebucht und sowohl eine Rechnung als auch ein Lieferschein erstellt.
Nach der Übergabe in den Auto-Versand findest du den Auftrag im Modul Versandzentrum wieder. Von dort aus greifen auch deine Mitarbeiter im Lager auf die Auftragsabwicklung zu, indem sie die im Auftrag enthaltenen Artikel kommissionieren und für den Versand vorbereiten. Weitere Informationen zum Versandzentrum findest du in diesem Artikel.
Wichtig
Die Übergabe an den Auto-Versand ist nur möglich, wenn alle Symbole der Auftragsampel auf grün stehen. Weitere Informationen zur Auftragsampel findest du in diesem Artikel.
Es gibt zwei zusätzliche Methoden, mit denen du den Auto-Versand starten kannst:
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Methode 1: Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag > Tab:Versandübergabe. Hier werden alle Aufträge angezeigt, die für die Übergabe in den Auto-Versand bereit sind. Du kannst den Autoversand für mehrere Aufträge über die Stapelverarbeitung unten links im Menü starten. Dazu muss der Prozessstarter autoversand_manuell muss aktiv sein. Wenn du diese Methode nutzt, läuft die Übergabe in den Auto-Versand also halb automatisiert ab.
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Methode 2: Öffne das Modul Prozessstarter und konfiguriere den Prozessstarter autoversand_plus, um Aufträge voll automatisiert and den Auto-Versand zu übergeben, sobald alle Symbole der Auftragsampel auf grün stehen.
Tipp
Weitere Informationen zu den Prozessstartern findest du in diesem Artikel.
Bei Bedarf kannst du die in einem Auftrag enthaltenen Artikel mit einem Klick ein- oder auslagern. Wähle dazu im Dropdown-Menü Aktion eine der Optionen Artikel einlagern oder Artikel auslagern aus.
Wenn du eine Retoure zu einem Auftrag anlegen möchtest, wähle die Option als Retoure weiterführen aus dem Dropdown-Menü Aktion aus. Anschließend wirst du aufgefordert, die retournierten Artikel und deren Stückzahl auszuwählen und einen Grund für die Retoure zu speichern. Klicke anschließend auf Retoure erzeugen. Daraufhin wird die Retoure angelegt und kann in Xentral weiter verarbeitet werden.
Tipp
Weitere Informationen zu Retouren findest du in diesem Artikel.
Möchtest du Auftragsdaten in verschiedenen Formaten herunterladen, beispielsweise um sie in externen Tools weiter zu verarbeiten oder einfach lokal zu sichern? Dann kannst du die Auftragsbestätigung jederzeit im als CSV- oder PDF-Datei herunterladen. Öffne dazu im Auftrag das Dropdown-Menü Aktion und klicke auf Export als CSV oder als PDF öffnen. Die Dateien werden anschließend automatisch geöffnet.
Du kannst Artikel aus deinem Auftrag in deinem Lager reservieren, indem du im Dropdown-Menü Aktion auf alle Artikel reservieren klickst.
In Xentral hast du die Möglichkeit, Artikelbestände automatisch reservieren zu lassen, sobald Artikel in einem Auftrag enthalten sind. Diesen Automatismus kannst du pro Projekt einstellen. Öffne dazu das gewünschte Projekt im Modul Projekte und aktiviere die Option Auto-Reservierung im Lager unter Tab: Einstellungen > Tab: Logistik/Versand > Bereich: Optionen.
Tipp
Weitere Informationen zu Reservierungen findest du in diesem Artikel.