Verkauf > Auftrag
Es gibt viele Möglichkeiten, wie du deine Aufträge nach der Erstellung weiter verarbeiten kannst. Die Optionen zur Verarbeitung deiner Aufträge findest du im Aktions-Menü auf der rechten oberen Seite deines Auftrags oder im Aktions-Menü im Minidetail. Du kannst das Minidetail öffnen, indem du auf auf der linken Seite deines Auftrags in der Auftragsübersicht klickst.
Du kannst Aufträge auf zwei Arten stornieren:
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Klicke auf
in der Auftragsübersicht.
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Öffne den Auftrag, den du stornieren möchtest. Wähle Auftrag stornieren im Aktions-Menü.
Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wirst du gefragt, ob du eine Stornierungsmail an den Kunden versenden möchtest.
Die Möglichkeit eine Stornierungsmail zu versenden ist nur verfügbar, wenn:
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eine Geschäftsbriefvorlage des Typs Stornierung unter Administration > System > Geschäftsbrief Vorlagen angelegt ist.
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das Kontrollkästchen Stornomail im Projekt unter Stammdaten > Projekt > *Projekt öffnen* > Einstellungen > Grundeinstellungen im Bereich Buchhaltung ausgewählt ist.
Anmerkung
Aufträge im Entwurfsmodus werden nach der Stornierung gelöscht. Aufträge, die bereits freigegeben wurden, können nicht gelöscht werden. Stattdessen werden sie als storniert gekennzeichnet. Über das Aktions-Menü kannst du die Stornierung auch wieder rückgängig machen.
Wichtig
Die Stornierung eines Auftrags hat keine Auswirkungen auf Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen, die aus diesem Auftrag erstellt wurden.Du kannst Aufträge auf zwei Arten kopieren:
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Klicke auf das Kopieren-Symbol in der Auftragsübersicht.
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Öffne den Auftrag, den du kopieren möchtest. Wähle Auftrag kopieren im Aktions-Menü.
Eine Kopie deines Auftrags wird im Entwurfsmodus erstellt. Die Kopie wird nur gespeichert, wenn du sie freigibst.
Du kannst deinen Auftrag versenden, indem du Auftrag abschicken im Aktions-Menü auswählst. Versendest du einen Auftrag, wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet. Es gibt mehrere Arten, um einen Auftrag zu versenden. Diese sind:
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per Drucker: Du kannst einen Drucker auswählen, um die Auftragsbestätigung zu drucken.
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per Fax: Du kannst ein Fax auswählen und die Faxnummer des Kunden eintragen.
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per E-Mail: Die Adresse des Kunden ist vorausgewählt. Du kannst aber auch andere Adressen auswählen. Du kannst ein Kontrollkästchen auswählen, sodass der Versand der Mail inkl. Xentral CSV erfolgt. Dies bedeutet, dass der Auftrag sowohl als PDF als auch als CSV versendet wird. Falls du Dateien an den Auftrag angehängt hast, hast du die Möglichkeit, diese zusammen mit der Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.
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Telefongespräch: Der Auftrag wird mündlich per Anruf bestätigt.
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Sonstiges: Diese Option ist für weitere Arten der Bestätigung vorgesehen und markiert den Auftrag als versendet.
Du kannst auch mehrere dieser Optionen gleichzeitig auswählen.
Anmerkung
Falls keine E-Mail-Adresse neben dem Kundennamen angezeigt wird, bedeutet dies, dass keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten der Adresse hinterlegt ist. Du kannst die Auftragsbestätigung stattdessen an die Kontaktperson der Adresse schicken.Du kannst eine Bestellung aus einem Auftrag erstellen, indem du als Bestellung weiterführen im Aktions-Menü auswählst. Dies erlaubt dir dieselbe Menge an Artikeln, die du gerade an den Kunden verkauft hast, direkt wieder beim Lieferanten einzukaufen.
Gehe wie folgt vor, um eine Bestellung zu erstellen:
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Setze in der Spalte Auswahl bei den Artikeln ein Häkchen, die du bestellen möchtest. Alle Artikel deines Auftrags sind hier gelistet. Auf der rechten Seite siehst du in der Spalte In Bestellung, in welcher Anzahl du den Artikel momentan bestellt hast. In der Spalte Im Lager siehst du den aktuellen Lagerbestand.
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Wähle deinen Lieferanten. Der Standardlieferant ist vorausgewählt. Du kannst manuell auch einen neuen Lieferanten und Preis eintragen. Du musst eine Bestellnummer für diesen Lieferanten eintragen.
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Optional: Du kannst bei Freifelder übernehmen ein Häkchen setzen und so die Freifelder deines Artikels in die Bestellung übernehmen.
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Optional: Du kannst Artikelbeschreibungen übernehmen durch Setzen des entsprechenden Häkchens.
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Optional: Du kannst eine PDF der Bestellung an den Auftrag anhängen durch Setzen eines Häkchens bei Bestellung PDF als Anhang bei Auftrag anhängen.
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Klicke auf Bestellung(en) erzeugen.
Eine Bestellung wird für jeden Lieferanten erzeugt. Die Bestellungen sind mit den Aufträgen verbunden. Sowohl im Auftrag als auch in der Bestellung gibt es eine Infobox mit einem Link.
Du kannst einen Lieferschein aus einem Auftrag heraus erstellen, indem du als Lieferschein weiterführen im Aktions-Menü auswählst. Wenn du auf diese Weise einen Lieferschein erstellst, musst du die Artikel manuell dem Lager entnehmen. Du kannst auch nur für bestimmte Artikel des Auftrags einen Lieferschein erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn sich in deinem Auftrag Serviceartikel befinden, die nicht auf dem Lieferschein erscheinen sollen.
Gehe wie folgt vor, um einen Lieferschein für bestimmte Artikel zu erstellen:
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne deinen Auftrag.
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Öffne den Reiter Positionen.
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Wähle die Artikel, die auf dem Lieferschein aufgeführt sein sollen, in der Spalte Pos. aus.
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Wähle als Lieferschein weiterführen in der Auswahlliste unten links.
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Klicke auf Ok.
Der neu angelegte Lieferschein wird angezeigt. Du findest den Lieferschein unter Lager & Logistik > Lieferschein.
Weitere Informationen zu Lieferscheinen findest du in diesem Artikel.
Du kannst eine Rechnung aus einem Auftrag heraus erstellen, indem du als Rechnung weiterführen im Aktions-Menü auswählst. Du kannst die Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen finden.
Weitere Informationen zu Rechnungen findest du in diesem Artikel.
Eine Pro-forma-Rechnung ist keine Rechnung im buchhalterischen Sinne. Sie ähnelt eher einer Auftragsbestätigung und gibt den Wert der Lieferung an. Sie wird oft aus steuerlichen Gründen benötigt, zum Beispiel wenn eine Lieferung durch den Zoll geht.
Gehe wie folgt vor, um eine Pro-forma-Rechnung aus einem Auftrag heraus in Xentral anzulegen:
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne einen Auftrag.
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Wähle als Proformarechnung weiterführen im Aktions-Menü.
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Optional: Setze ein Häkchen bei nur Lagerartikel übernehmen. Dies bedeutet, dass Lagerartikel auf der Pro-forma-Rechnung erscheinen, während andere Artikel wie Dienstleistungen oder Porto nicht angezeigt werden.
Anmerkung
Du kannst diese Option auch global anwenden unter Administration > System > Grundeinstellungen > System im Bereich Sonstiges. Setze ein Häkchen bei Auto. Proformarechnung bei Export "nur Lagerartikel" , um standardmäßig nur Lagerartikel in Pro-forma-Rechnungen anzuzeigen.
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Klicke auf OK.
Du hast eine Pro-forma-Rechnung erstellt. Dieses Dokument hat eine eindeutige, vom Auftrag getrennte, Rechnungsnummer. Du findest das neue Dokument unter Buchhaltung > Proformarechnung.
Weitere Informationen zu Pro-forma-Rechnungen findest du in diesem Artikel.
Anmerkung
Im Bereich Allgemeines des Auftrags gibt es das Kontrollkästchen Proformarechnung. Wählst du diese Option, so verändert sich die Betreffzeile der Auftragsbestätigung zu Proformarechnung. Dies ist die einzige Änderung. Du kannst die Betreffzeile auch zu anderen Worten ändern. Die Option findest du unter Administration > System > Grundeinstellungen > System im Feld Beschriftung Abweichend Auftrag im Bereich Belege. Bitte folge der oben beschriebenen Handlungsanweisung, um eine richtige Pro-forma-Rechnung zu erstellen.Der Auftrag wird als abgeschlossen markiert, sobald du einen Lieferschein, eine Rechnung oder beides erstellst. Du kannst einen Auftrag auch manuell abschließen, indem du als abgeschlossen markieren im Aktions-Menü auswählst.
Xentral erlaubt dir, deinen Auftrag in mehrere Lieferungen aufzuteilen. Dies erlaubt dir Artikel, die sich momentan nicht auf Lager befinden, zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Gehe dazu wie folgt vor:
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne einen Auftrag.
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Wähle Teillieferung erstellen im Aktions-Menü.
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Gib die Menge der Artikel, die du versenden möchtest, in der Spalte Versenden auf der rechten Seite ein. In dieser Ansicht kannst du sehen, in welcher Menge die Artikel bestellt wurden und in welcher Menge sie sich im Lager befinden.
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Optional: Setze ein Häkchen bei manuelle Zahlungsfreigabe erteilen. Dies schaltet die Zahlung in der Auftragsampel auf grün.
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Optional: Setze ein Häkchen bei Portoprüfung ausschalten. Hierdurch findet keine Portoprüfung in der Auftragsampel statt.
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Klicke auf Teillieferung erzeugen.
Du hast zwei Aufträge angelegt. Diese Aufträge sind miteinander verbunden. Du kannst alle Teillieferungen im Originalauftrag sehen. Du kannst diesen Prozess weiterführen und deinen Auftrag so lange aufteilen, bis du alle Teillieferungen erstellt hast, die du benötigst.
Du kannst den Autoversand manuell starten, indem du Auto-Versand: RE u. LS erstellen (mit Lager) im Aktions-Menü auswählst. Dadurch werden die Artikel dem Lager entnommen und sowohl eine Rechnung als auch ein Lieferschein erstellt. Dies geschieht nur, wenn alle Lichter der Auftragsampel grün sind.
Du kannst den Autoversand auch auf andere Weisen starten:
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Halb automatisiert: Navigiere zu Verkauf > Auftrag > Reiter Versandübergabe. Hier siehst du alle Aufträge, die du momentan versenden kannst. Du kannst den Autoversand für mehrere Aufträge über die Stapelverarbeitung starten. Der Prozessstarter autoversand_manuell muss hierfür aktiv sein.
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Voll automatisiert: Navigiere zu Administration > System > Prozessstarter und konfiguriere den Prozessstarter autoversand_plus.
Weitere Informationen zum Autoversand und der Konfiguration der Prozessstarter findest du hier.
Du kannst Aufträge als Retoure verarbeiten, indem du als Retoure weiterführen im Aktions-Menü auswählst. Weitere Informationen zu Retouren findest du hier.
Du kannst Artikel aus deinem Auftrag in deinem Lager reservieren, indem du alle Artikel reservieren im Aktions-Menü auswählst. Weitere Informationen zu Reservierungen findest du hier.
Du kannst deinen Auftrag in ein Projekt einbinden. Dieses Projekt kann bereits existieren oder du kannst im Prozess ein Neues anlegen. Wenn du deinen Auftrag in ein Projekt einbindest, kannst du ihn detaillierter bearbeiten.
Gehe wie folgt vor, um einen Auftrag in ein Projekt einzubinden:
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag und öffne einen Auftrag.
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Wähle als Projekt weiterführen im Aktions-Menü.
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Wähle, ob du den Auftrag in ein bestehendes Projekt oder ein neues einbinden möchtest.
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Klicke auf Weiter.
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Wähle eine Rolle für jeden deiner Artikel. Du kannst deine Artikel in ein Teilprojekt, eine Aufgabe, eine Wiedervorlage umwandeln oder du wählst Ignorieren und übernimmst den Artikel nicht in das Projekt. Du kannst nur eine Option pro Artikel auswählen.
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Klicke auf Ausführen.
Deine Artikel sind nun in das Projekt eingebunden. Weitere Informationen zu Projekten findest du in diesem Artikel.