Für die Erstellung von Belegen ist es erforderlich, dass jeder Beleg eine eindeutige, fortlaufende und identifizierbare Nummer hat. Dies erreichst du über Nummernkreise. Zusätzlich definierst du Nummernkreise für Kundennummern, Lieferantennummern, Mitarbeiternummern und Artikelnummern.
Die Nummern deiner Belege und Datensätze werden fortlaufend ab der ersten von dir festgelegten Nummer vergeben.
Dein Geschäftsmodell, die Größe deiner Firma, Wachstumspläne und die Integration von Drittsystemen wie Shops, Marktplätzen oder Steuerbüros beeinflussen oft die Wahl der Nummernkreise in deinem ERP-System. Idealerweise findest du eine gute Möglichkeit für das aktuelle Setup deiner Firma, die dir ausreichend Flexibilität und auch Kontinuität für die nahe und weitere Zukunft bietet.
Hier einige Faktoren, die eine Rolle spielen könnten:
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Ein B2C Geschäftsmodell mit vielen Kanälen und Abhängigkeiten zu Drittsystemen, die verschiedene Nummern und Zuordnungen voraussetzen.
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Ein gemischtes Geschäftsmodell: B2C Auftragsvolumen gemischt mit hochpreisigen B2B Lieferungen an Kunden, die andere Dokumenten- und Debitorennummern erfordern als dein B2C Kanal.
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Dein eigenes Firmenwachstum, das deine Nummernkreise vor allen in der Steuersoftware an Grenzen/Limitierungen bringen kann.
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Die Abschätzung, wie sich dein Unternehmen und dein Team in den kommenden Monaten und Jahren entwickeln wird.
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Eine bereits existierende Nummernstruktur, die du ersetzen oder in eine neue Struktur überführen möchtest.
Kriterien für die Nummernvergabe in deinem Geschäftsmodell können sein:
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Tägliche Handhabung im Arbeitsablauf für Waren und Team mit Artikelnummern und Dokumentennummern.
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Ausreichende Nummernkreis Längen für die nächsten 18 Monate in Dokumentennummern.
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Saubere Strukturierung deiner Daten, die du später analysieren willst.
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Monatliche Anforderungen für dein Steuerbüro, einschließlich Debitoren-, Kreditoren-, und Dokumentennummern
Anmerkung
Konzentriere dich auf die wichtigsten Aspekte. Es ist oft nicht möglich, alle Anforderungen zu erfüllen, was bedeutet, dass Kompromisse notwendig sein können. Beispielsweise könnte es erforderlich sein, Abstriche beim Datenimport zu machen, um eine neue Struktur zu unterstützen, oder Abhängigkeiten mit Drittsystemen zu klären. In der Regel lässt sich eine Lösung finden, die die wichtigsten Kriterien berücksichtigt.
Bei der Auswahl deiner Nummernkreise solltest du an den nächsten Jahreswechsel denken und entscheiden, wie du die Nummern diesbezüglich handhaben willst. Nummernkreise in Xentral zählen automatisch die letzte Ziffernfolge nach oben und sind fortlaufend. Zum Jahreswechsel werden die Nummernkreise jedoch nicht automatisch zurückgesetzt. Du kannst ausreichend große Nummernkreise - z.B. sechsstellige Belegnummernkreise - über den Jahreswechsel fortlaufen lassen. Oder du wählst eine Variable für das Jahr, die sich automatisch über den Jahreswechsel anpasst. Beachte dabei, dass die fortlaufende Nummer nicht automatisch zurückgesetzt wird. Du musst dies am 1. Januar manuell einstellen, bevor das neue Jahr beginnt.
Du kannst für DATEV die Kunden- und Lieferantennummer aus Xentral verwenden, ohne eine abweichende Debitoren- und Kreditorennummer in Xentral zu pflegen. DATEV erwartet hier je nach Einstellungen und Kontenrahmen fünf- bis siebenstellige Nummern.
Hier einige Tipps für die Verwendung von Nummernkreisen mit DATEV:
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Verwende keine Buchstaben oder andere Variablen in deinen Kunden- oder Lieferantennummern
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Nutze ausschließlich die gleiche Anzahl von Ziffern für Kunden- und Lieferantennummern.
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Wähle die Nummernkreise gemäß den DATEV-Vorgaben und kläre dies mit deinem Steuerbüro ab (z.B. SKR04 mit fünfstelligen Debitoren- und Kreditorennummern: Debitoren von 10000 bis 69999, Kreditoren von 70000 bis 99999)
Kundenbestellungen aus deinem Online-Shop werden beim Import nach Xentral automatisch in Aufträge mit eigenen Xentral-Auftragsnummern umgewandelt. Die Shop Bestellnummer kannst du in der Schnell-Vorschau des Auftrags einsehen oder über die Suche in der Auftragsübersicht finden. Deine Shop-Bestellnummer wird beispielsweise auch für die Zuordnung von Zahlungen verwendet.
Artikelnummern werden entweder über Datenimporte nach Xentral importiert, von deinem Team manuell im Artikelbereich angelegt oder über Shop-Bestellungen nach Xentral übertragen. Wenn du verschiedene Shops und Plattformen mit unterschiedlichen Artikelnummern/SKUs verwendest, erfolgt die Zuordnung über Fremdnummern.
Wenn dir der zentrale Nummernkreis für dein Xentral System nicht ausreicht, kannst du für einzelne Vertriebskanäle neue Nummernkreise definieren. Ein Grund kann z.B. sein, dass dein Online-Shop ein sehr großes Auftragsvolumen liefert und der zentrale Nummernkreis in Xentral, den du für die B2B Kunden angelegt hast, dafür nicht ausreicht. In diesem Fall kannst du für einen oder mehrere Vertriebskanäle (= ein Projekt) einen eigenen separaten Nummernkreis anlegen.
Anmerkung
Überlege, ob du diese zusätzliche Komplexität im System wirklich brauchst, oder es sich um eher eine optische Unterscheidung handelt, die du auch auf anderem Wege erreichen kannst (z.B. indem du nach Projekten filterst oder einen Report in Xentral anlegst).
Gründe für einen eigenen Projektbezogenen Nummernkreis können sein:
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Der Systemweite Xentral Nummernkreis reicht für einen einzelnen Vertriebskanal nicht aus.
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Du möchtest B2B und B2C steuerrechtlich trennen.
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Du hast Vertriebskanäle in anderen Ländern und möchtest die Nummernkreise für ein Projekt kennzeichnen.
Du kannst projektspezifische Nummernkreise folgendermaßen definieren:
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Navigiere zu Stammdaten > Projekt.
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Öffne das gewünschte Projekt durch einen Klick darauf.
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Wechsle zum Tab Einstellungen und dann zum Untertab Eigene Nummernkreise.
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Setze ein Häkchen bei Eigene Nummernkreise.
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Klicke auf den Speichern.
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Passen den gewünschten Nummernkreis mit einem Klick auf bearbeiten an.
Warnung
Wenn du projektbezogene Nummernkreise nutzt, empfehlen wir dringend, eindeutige Nummernkreise für jede Belegart anzulegen. Wenn du für eine bestimmte Belegart keinen Nummernkreis definierst, beginnt das System mit der Zählung ab 1. Dies kann zu Konflikten führen, wenn die Nummern mit denen aus dem allgemeinen Nummernkreis übereinstimmen.
Weitere Informationen zum Thema Projekte findest du hier.
Wenn du Xentral in deinem Unternehmen einführen möchtest, ist es wichtig, die Nummernkreise im Vorfeld korrekt einzurichten. Xentral liefert standardmäßig vorkonfigurierte Nummernkreise, die an den SKR04 angepasst sind und für mittelgroße Unternehmen geeignet sind.
In der Standardkonfiguration sind die Nummernkreise so eingestellt, dass die Nummernkreise für verschiedene Belegtypen wie Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, etc. Platz für hunderttausend Belege bieten, bevor der Nummerkreis “voll” ist. Für die meisten Unternehmen im B2B-Segment oder mit gemischten Geschäftsmodellen (B2B + B2C) mit mittlerem Shop- und Plattformvolumen ist dies für mehrere Jahre ausreichend.
Sollte die Stellenanzahl der Belege Stand heute bei dir für das kommende Jahr nicht ausreichen, kannst du darüber nachdenken, ob du die Nummern mit weiteren Nullen nach hinten verlängern willst. Das würde dir die (vollständige) Nummernkreise-Anpassung zum Jahreswechsel ersparen.
Vorkonfigurierter Nummernkreis in Xentral (Beispiel für die wichtigsten Belege)
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Angebotsnummer: 100000
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Auftragsnummer: 200000
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Lieferscheinnummer: 300000
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Rechnungsnummer: 400000
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Gutschriftennummer: 900000
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Bestellnummer: 100000
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Kundennummer: 10000
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Lieferantennummer: 70000
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Mitarbeiternummer: 90000
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Artikelnummer: 1000000
Anmerkung
Die Standard-Einstellungen in Xentral bieten einige Vorteile:
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Keine Überschneidungen in den Nummernkreisen: Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) haben separate Nummernkreise:
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10.000-69.999 (Kundennummern)
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70.000-99.999 (Lieferantennummern)
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Schnelle Identifikation von Belegen: Belege können schnell anhand der ersten Ziffer identifiziert werden und haben alle die gleiche Anzahl an Stellen. Rechnungs- und Gutschriftsnummern sind systemweit eindeutig identifizierbar.
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Kompatibilität mit SKR04 in DATEV: Die Nummernkreise sind an den SKR04-Kontenrahmen in Datev angepasst, was die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro erleichtert.
Schritte um den Standard Nummernkreis zu ändern:
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Navigiere zu Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Nummernkreise.
Warnung
Stelle sicher, dass niemand in deinem Team zeitgleich Belege erstellt, wenn du die Nummernkreise änderst. (Idealerweise befindest du dich gerade vor dem Start mit Xentral und änderst die Nummernkreise ab, bevor du mit Xentral live gehst.
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Klicke auf bearbeiten neben der gewünschten Nummer und vergib eine neue “nächste” Nummer.
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Klicke auf OK zur Bestätigung.
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Wiederhole diese Schritte für alle Nummernkreise, die du ändern möchtest.
Warnung
Vermeide doppelte Nummernkreise. Stelle sicher, dass es keine Überschneidungen zwischen den neuen und bisher vergebenen Nummern gibt. Die aktuelle Nummer wird dir angezeigt.
Wenn du deinen Nummernkreis vergrößern möchtest, kannst du an die letzten Stellen weitere Nullen anhängen.
Anmerkung
Beim Definieren eines Nummernkreises gilt Folgendes:
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Die Nummernkreise müssen unterschiedlich sein und dürfen sich nicht überschneiden. z.B. Kunden: 100000 und Lieferanten: 700000 (SKR04).
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Du kannst Buchstaben in Dokumentennummern verwenden. Achte darauf, dass am Ende eine fortlaufende Nummer steht z.B. 10000 (Xentral zählt nur die letzte Nummer fortlaufend nach oben. Ausnahme sind natürlich Variablen).
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Die Anzahl der Stellen (Zeichen) sollte sich nicht ändern (nicht bei 1 anfangen sondern z.B. 100001).
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Verwende die gleiche Anzahl von Stellen für Lieferanten- und Kundennummern. Idealerweise sollten die Nummern 5, 6 oder 7 Stellen lang sein und keine Buchstaben enthalten, um für den Export in dein Buchhaltungssystem geeignet zu sein.
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Verwende keine Sonderzeichen wie Leerzeichen, Punkte, Kommas, Doppelpunkte, Semikolons und Umlaute.
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Projektspezifische Nummernkreise dürfen nicht identisch sein. Du kannst sie durch einen Buchstaben oder Zahlenkennung am Anfang kennzeichnen (z.B. AZ100000 oder 321000000, 111000000, etc.).
Wenn du in deinen Dokumentennummern zusätzlich das Jahr automatisch mit angeben willst, kannst du dafür eine Variable vergeben.
Anmerkung
Möchtest du vor deine fortlaufende Dokumentennummer das Jahr einfügen, kannst du beispielsweise folgendes Format verwenden:
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{JAHR}-100000 liefert dir Dokumentennummern 2023-100000, 2023-100001, … , 2023-199999. Beim Jahreswechsel aktualisiert sich das Jahr automatisch.
Achtung: Die fortlaufende Nummer wird nicht automatisch auf 100000 zurück gesetzt. Das kannst du direkt am 1. Januar manuell vornehmen, um wieder mit dem vollem Nummernkreis zu starten.
Diese Variablen stehen dir in Xentral zur Verfügung:
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{JAHR} → Variable für das Jahr
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{MONAT} → Variable für den Monat
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{TAG} → Variable für den aktuellen Tag
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{KW} → Variable für die aktuelle Kalenderwoche
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{ADRESSE_} → Beleg-Adressinhalte, z.B. {ADRESSE_LAND}, {ADRESSE_KUNDENNUMMER}, {ADRESSE_FREIFELD1}. Xentral greift hier auf die Adresstabelle und die Feldbezeichnung zurück.
Anmerkung
Diese Datumsformate werden oft im B2B-Bereich verwendet, um hochpreisige Artikel eindeutig zuzuordnen. Im B2C-Bereich mit hohem Durchsatz empfiehlt es sich, längere Dokumentennummern oder Kennungen mit Jahr oder Buchstaben zu verwenden. Hierbei kannst du zwischen systemweiten oder projektbezogenen Einstellungen für Kanäle mit hohem Volumen wählen.
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Warnung doppelte Nr → Eine Systemmeldung, die in der Kopfleiste in Xentral erscheint, wenn doppelte Kunden-, Artikel-, Rechnungs- oder Gutschriftsnummern vergeben wurden.
Warnung
Achte darauf, dass die Nummernkreise eindeutig sind und sich nicht überschneiden, besonders wenn du Importe über API und Drittsysteme in Xentral einbindest.
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Warnung doppelte Seriennummern → Eine Systemmeldung, die in der Kopfleiste in Xentral erscheint, wenn eine doppelte Seriennummer vergeben wurde.
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Belegnummer numerisch sortieren → In Xentral sind Dokumentenübersichten standardmäßig alphabetisch sortiert. Stelle die Sortierung nur auf numerisch um, wenn du in deinen Belegnummern keine Buchstaben und Sonderzeichen verwendest.