Jeder Beleg, den du erstellst, muss eine eindeutige, fortlaufende und identifizierbare Nummer haben. Dies erreichst du über Nummernkreise. Zusätzlich definierst du Nummernkreise für Kunden-/Lieferanten/-Mitarbeiternummern und Artikelnummern.
Die Nummern deiner Belege und Datensätze werden dann fortlaufend ab der ersten Nummer, die du angegeben hast, zugewiesen.
Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Nummernkreise
Anmerkung
Definiere deine Nummernkreise unbedingt bevor du Daten oder Belege erstellst.
Zuerst musst du entscheiden, ob du bestehende Nummernkreise verwenden oder neue Nummernkreise anlegen möchtest.
Bevor du einen neuen Nummernkreis verwendest, sprich dies bitte mit deinem Steuerberater ab.
Beim Definieren eines Nummernkreises gilt Folgendes:
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Du kannst Buchstaben verwenden (außer bei Kunden und Lieferanten), aber am Ende muss eine fortlaufende Nummer stehen (z.B. 10000)
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Die Nummernkreise müssen unterschiedlich sein und dürfen sich nicht überschneiden (z.B. Kunden: 100000 und Lieferanten: 400000)
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Die Anzahl der Zeichen dürfen sich nicht ändern (nicht bei 1 anfangen sondern z.B. 100001)
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Lieferanten- und Kundennummern sollten die gleiche Anzahl Zeichen enthalten. Die Nummer sollte idealerweise 5-stellig, 6-stellig oder 7-stellig sein und keine Buchstaben enthalten, um Probleme beim Buchhaltungsexport vorzubeugen.
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Falls projekt-spezifische Nummernkreise verwendet werden, dürfen diese nicht identisch sein.
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Klicke auf bearbeiten bei der Beleg- oder Datensatzart, die du definieren möchtest, z.B. Rechnungsnummer oder Kundennummer.
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Gib die Nummer ein, mit der dein Nummernkreis beginnen soll, und klicke auf OK.
Gestalte die Nummernkreise dabei mit so vielen Zeichen, wie für deine Anforderungen erforderlich sind.
Beispiele für bewährte Nummernkreise:
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Angebotsnummer: 100000
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Auftragsnummer: 200000
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Lieferscheinnummer: 300000
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Rechnungsnummer: 400000
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Gutschriftennummer: 900000
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Bestellnummer: 100000
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Arbeitsnachweisnummer: 300000
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Reisekostennummer: 30000
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Produktionnummer: 40000
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Anfragenummer: 50000
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Kundennummer: 10000
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Lieferantennummer: 70000
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Mitarbeiternummer: 90000
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Artikelnummer: 1000000
Wichtig
Die den Belegen über den Nummernkreis zugewiesenen Nummern dürfen nicht geändert werden.
Du kannst Variablen in Nummernkreisen verwenden, z.B. {JAHR}-10000. Im Jahr 2022 ist also die erste Nummer des Nummernkreises 2022-10000.
Mögliche Variablen:
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{JAHR} → Variable für das Jahr, bestehend aus 4 Zeichen
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{MONAT} → Variable für den Monat
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{TAG} → Variable für den aktuellen Tag
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{KW} → Variable für die aktuelle Kalenderwoche
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{ADDRESS_} → Beleg-Adressinhalte, z.B. {ADDRESS_CUSTOMER NUMBER},{ADDRESS_BLANKFIELD1}, etc.
Du kannst projektspezifische Nummernkreise auf folgendem Pfad definieren:
Stammdaten > Projekt > Öffne das Projekt mit einem Klick auf 
> Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Eigene Nummernkreise
Um projektspezifische Nummernkreise zu nutzen, setze ein Häkchen bei Eigene Nummernkreise:
Warnung
Wenn du projektspezifische Nummernkreise verwenden möchtest, empfehlen wir dir dringend, eindeutige Nummernkreise für jede verwendete Belegart anzulegen. Wenn du für eine von dir erstellte Belegart keinen Nummernkreis definierst, beginnt das System ab 1 zu zählen. Dies kann zu Problemen in verschiedenen Feldern führen, wenn die Nummern identisch mit denen aus dem allgemeinen Nummernkreis sind.
Weitere Informationen zum Thema Projekte findest du hier.