Hier besteht in Xentral die Möglichkeit Rechnungen zu erstellen, die sich nicht strikt auf einen Auftrag / Teilauftrag beziehen, sondern einzelne Positionen aus verschiedenen Aufträgen umfassen. Die Ansicht „Sammelrechnungen“ enthält eine Liste von Kunden, für die es aktuell abzurechnende Auftragspositionen gibt.
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Lieferscheine die freigegeben und nicht storniert sind, bilden die Basis für die Sammelrechnungpositionsübersicht
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Lieferscheine können mit einem Auftrag verknüpft sein, müssen aber nicht
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Lieferscheine dürfen nicht den Haken "keine Rechnung" gesetzt haben
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Lieferscheinpositionen dürfen nicht als kostenlos markiert und nicht abgerechnet sein
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Es sind nur die Lieferscheinpositionen, für die man ein gültiges Recht für das zugehörige Projekt besitzt, ersichtlich
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Der Preis kann in Sammelrechnungpositionsübersicht angepasst werden
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Spalte Artikel-Nr, Bezeichnung und Menge kommen aus den Lieferscheinpositionen
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Spalte Lieferdatum ist das Datum des Lieferscheins
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Spalte Preis wird aus Auftrag übernommen, falls nicht vorhanden, wird der nächste gültige Verkaufspreis genommen
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Spalte Rabatt kommt aus Auftragsposition falls vorhanden
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"markierte Positionen auf nicht abrechnen setzen" setzt die Lieferscheinpositionen auf kostenlos
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"Lieferdatum aus Lieferschein" / "Lieferdatum aus Lieferscheinpositionen" fügt das dementsprechende in die Rechnungsposition der erstellten Sammelrechnung ein
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"inkl. Ihre Bestellnummer" fügt das Feld "Ihre Bestellnummer" des Auftrags falls vorhanden in die Rechnungsposition der erstellten Sammelrechnung ein
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"inkl. Auftragsnummer" fügt die Belegnummer des Auftrags falls vorhanden in die Rechnungsposition der erstellten Sammelrechnung ein
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Belegnummer des Lieferscheins wird in die Rechnungsposition der erstellten Sammelrechnung eingefügt
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Folgende Felder werden aus der Auftragsposition, falls vorhanden, übernommen: Rabatt, Währung, Bezeichnung, Beschreibung, Einkaufspreis, Steuersatz, Steuertext, Erlöse, Zolltarifnummer, Herkunftsland
Anmerkung
Eine Sammelrechnung bezieht sich nur auf (Teil-)Aufträge eines bestimmten Kunden. Weiterhin ist zu beachten, dass zu den Aufträgen des Kunden auch schon die entsprechenden Lieferscheine generiert sein müssen. Gibt es schon eine Rechnung zu einem Auftrag, kann der Geschäftsfall selbstverständlich nicht mehr mit in die Sammelrechnung. Der Sinn hinter dieser App ist, mehrere offene Lieferscheine zu einem bestimmten Zeitpunkt (bspw. am Ende eines jeden Monats) gesammelt in einer Rechnung zu bündeln und eine große Lieferung zu machen, weil es sich bspw. um einen Großkunden mit vielen und großen Aufträgen handelt.
Die Minidetail-Ansicht zeigt an, welche Positionen, ungeachtet der Zugehörigkeit zu Aufträgen, beim jeweiligen Kunden abzurechnen sind. Um eine Sammelrechnung über offene Positionen eines Kunden zu erstellen, ist in der entsprechenden Zeile auf das Stift-Symbol zu klicken.
Es öffnet sich die Ansicht „Sammelrechnung bearbeiten“. Hier kann in der Positionsliste festgelegt werden, ob und in welcher Menge eine Position auf der Sammelrechnung erscheinen soll. Um die Rechnung zu erzeugen, ist im unteren Bereich der Anzeige zu wählen, ob das Lieferdatum aus den Lieferscheinpositionen oder aus den Auftragspositionen übernommen werden soll. Dann ist auf „Rechnung erstellen“ zu klicken.
Damit die Kunden wissen aus welchen Aufträgen/ Lieferscheinen die Sammelrechnung generiert wurde, hat Xentral verschiedene Optionen eingebaut, die auf der Sammelrechnung zusätzlich aufgedruckt werden können. Zum einen ist es die Bestellnummer des Kunden, die in der Auftragserfassung hinterlegt werden kann. Zum anderen ist es möglich die Xentral Auftragsnummer auf dem Rechnungsbeleg in den Positionen auszugeben. Natürlich ist es auch möglich sich beide Informationen auf dem Rechnungsbeleg ausgeben zu lassen.
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Mit dem Haken „alle markieren“ können alle Lieferscheine auf einmal markiert werden, um diese zu übernehmen.
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Mit dem Haken "inkl. aller offenen Portoartikel aus Auftrag" können angefallene Versandkosten in Rechnung gestellt werden.
Nach der Erstellung der Sammelrechnung erscheint direkt die Detail-Ansicht der Rechnung. Dort sind im Reiter „Positionen“ genau die Artikel zu sehen, die im vorherigen Schritt zur Abrechnung ausgewählt wurden. Die Sammelrechnung unterscheidet sich in Bezug auf Handhabung und Bedeutung nicht von sonstigen Rechnungen.
Anmerkung
In eine Rechnung können keine gemischten Besteuerungsarten mit dem Modul Sammelrechnung übernommen werden.