In Xentral kannst du Sammelrechnungen erstellen, die nicht strikt an einen Auftrag oder Teilauftrag gebunden sind, sondern einzelne Positionen aus verschiedenen Aufträgen umfassen. Das Modul Sammelrechnungen enthält eine Liste von Kunden, für die es aktuell abzurechnende Auftragspositionen gibt.
Eine Sammelrechnung (auch zusammengefasste Rechnung genannt) ist ein Dokument, das mehrere Einzeltransaktionen, Lieferungen oder Lieferscheinpositionen eines Kunden zu einer einzigen Rechnung konsolidiert. Dies geschieht, um den Abrechnungsprozess zu vereinfachen und zu rationalisieren, insbesondere in Situationen, in denen ein Kunde viele kleinere Bestellungen oder Lieferungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums tätigt. Dadurch wird die Abrechnung erleichtert und der Verwaltungsaufwand reduziert.
Die folgenden Funktionen stehen dir im Modul Sammelrechnung zur Verfügung:
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Datenkonsolidierung:Zusammenfassung mehrerer Lieferscheine oder Bestellungen eines Kunden zu einer einzigen Rechnung sowie die Möglichkeit, Positionen aus verschiedenen Aufträgen und Teilaufträgen eines Kunden zu kombinieren.
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Filter- und Auswahlmöglichkeiten: Auswahlkriterien für die einzuschließenden Lieferscheine oder Aufträge (z.B. Zeitraum, Kunde, Projekt).
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Preisanpassung Anpassung von Preisen der abzurechnenden Positionen für die zu erstellende Rechnung.
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Detaillierte Positionsübersicht: Anzeige von Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Lieferdatum, Preis und Rabatt für jede Position sowie Kennzeichnung und Bearbeitung von Positionen (z.B. als kostenlos markieren, entfernen).
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Integrations- und Verknüpfungsoptionen: Verknüpfung der zusammengefassten Rechnung mit den zugehörigen Lieferscheinen und Aufträgen sowie die Möglichkeit, Kundenbestellnummern und Auftragsnummern in die Rechnung aufzunehmen.
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Berechtigungs- und Benutzermanagement: Zugriffskontrolle, sodass nur autorisierte Benutzer zusammengefasste Rechnungen erstellen und bearbeiten können.
Wichtig
Beachte die folgenden wichtigen Hinweise, bevor du mit der Erstellung von Sammelrechnungen beginnst:
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Eine Sammelrechnung bezieht sich immer nur auf (Teil-)Aufträge eines bestimmten Kunden.
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Zu den Aufträgen des Kunden müssen bereits die entsprechenden Lieferscheine generiert sein.
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Gemischte Besteuerungsarten können nicht in eine Sammelrechnung übernommen werden.
Um eine Sammelrechnung zu erstellen, muss zunächst ein Auftrag in Xentral existieren und freigegeben sein. Sobald der Auftrag zu einem Lieferschein weitergeführt wurde, erscheint dieser in der Übersicht des Moduls Sammelrechnung. Dort kannst du die Positionen auswählen, die du in die Sammelrechnung aufnehmen möchtest, und die Rechnung mit den ausgewählten Positionen erstellen.
Gehe wie folgt vor, um einen Auftrag und anschließend eine Sammelrechnung zu erstellen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag.
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Klicke oben rechts auf + NEU, um einen neuen Auftrag zu erstellen.
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Füge die Auftragspositionen hinzu.
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Gib den Auftrag frei.
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Führe den Auftrag zu einem Lieferschein weiter. Alternativ kannst du einen Auftrag auch ohne Rechnungserstellung über einen Logistikprozess abwickeln.
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Der Lieferschein erscheint nach der Freigabe des Dokuments im Modul Sammelrechnung in der Auflistung des entsprechenden Kunden.
Hinweis
Die folgenden Voraussetzungen müssen zutreffen, damit deine offenen abzurechnenden Positionen im Modul Sammelrechnung angezeigt werden:
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Der Auftrag verfügt über einen freigegebenen und nicht stornierten Lieferscheine.
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Lieferscheine können, müssen aber nicht mit einem Auftrag verknüpft sein.
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In den Lieferscheinen darf nicht die Option keine Rechnung aktiviert sein.
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Lieferscheinpositionen dürfen nicht als kostenlos markiert oder bereits abgerechnet sein.
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Ausschließlich Lieferscheinpositionen, für die du ein gültiges Recht für das zugehörige Projekt besitzt, sind für dich sichtbar. Administratioren sehen alle Projekte und somit alle Lieferscheinpositionen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Sammelrechnung zu öffnen.
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Wähle den gewünschten Kunden aus und klicke rechts auf das Stift-Symbol.
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Alternativ: Bei vielen Einträgen kannst du den Kunden auch über die Eingabe der Kundennummer in das Suchfeld eingeben.
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In der Ansicht für diesen Kunden werden dir alle offenen Positionen aus Lieferscheinen angezeigt, die noch nicht abgerechnet wurden.
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Wähle die abzurechnende(n) Position(en) aus, indem du die Checkbox vor der Positionszeile aktivierst.
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Optional: Bei Bedarf kannst du auch den Positionsbetrag abändern.
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Nutze die in der linkStapelverarbeitung die für dich wichtigen Einstellungen z.B. Anzeige der Auftragsnummer.
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Klicke auf Markierte Positionen in Sammelrechnung nehmen.
Die neue Rechnung wird mit den Positionen erstellt und direkt freigegeben. Sie erhält eine Rechnungsnummer.
Tipp
Im Protokoll der Sammelrechnung werden die zugehörige Aufträge und Lieferscheine der abgerechneten Positionen angezeigt.
Die Stapelverarbeitung in der Kundenansicht des Moduls Sammelrechnung bietet dir verschiedene Optionen, um die Erstellung der Sammelrechnung an deine Bedürfnisse anzupassen. Du kannst beispielsweise auswählen, welche Informationen auf der Rechnung angezeigt werden sollen, wie das Lieferdatum bestimmt wird oder welche Positionen in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
Die folgende Tabelle erläutert die Funktionen der Stapelverarbeitung.
Option |
Beschreibung |
|---|---|
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Alle markieren |
Mit dieser Auswahl kannst du alle oben aufgelisteten Positionen anwählen oder abwählen. |
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Lieferdatum aus Lieferschein |
Für die Sammelrechnung wird das Lieferdatum aus dem Lieferschein verwendet. |
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Lieferdatum aus Lieferscheinpositionen |
Für die Sammelrechnung wird das Lieferdatum aus der Lieferscheinposition verwendet. Sollte eine Position kein Datum eingetragen haben, wird das Datum des Lieferscheins eingetragen. |
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Inklusive Bestellnummer |
Die Bestellnummer des Kunden wird in die Sammelrechnung übernommen. |
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Inkl. Auftragsnummer |
Die Auftragsnummer der Position wird in die Sammelrechnung übernommen. |
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inkl. aller offenen Portoartikel aus Auftrag |
alle offenen Positionen inkl. Porto werden in die Rechnung übernommen. Z.B. Versandkosten aus mehreren Aufträgen. |
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Position Beschreibung entfernen |
Die Beschreibung der Artikelposition wird nicht in die Sammelrechnung übernommen. |
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Markierte Positionen in Sammelrechnung nehmen |
Die Sammelrechnung wird mit den ausgewählten Positionen erstellt und direkt freigegeben. Sie erhält eine Rechnungsnummer. |
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Markierte Positionen auf nicht abrechnen setzen |
Die Positionen werden aus der Liste entfernt und können nicht mehr abgerechnet werden. |
Im Modul Sammelrechnung findest du eine Übersicht bestehender Sammelrechnungen. Dort kannst du die Details der einzelnen Rechnungen einsehen, z.B. die enthaltenen Positionen, die zugehörigen Aufträge und Lieferscheine sowie den Rechnungsstatus. Zudem hast du die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten oder zu stornieren, falls dies erforderlich ist. Das Modul Sammelrechnung dient lediglich der Übersicht und Erstellung von Sammelrechnungen und enthält keine gesonderten Einstellungsmöglichkeiten.
Die Suchoptionen im Modul Sammelrechnung ermöglichen dir eine Filterung nach Kunden-Nr., Kundenname oder eine Volltextsuche (im Feld Suche oben links). Per Klick auf Werkzeuge kannst du die Kundenliste als CSV-, Excel- oder PDF-Datei herunterladen.
Eine Sammelrechnung ist eine eigenständige Rechnung. Sie fasst nicht bereits existierende Rechnungen zusammen, sondern erstellt aus den Lieferscheinen eine neue Rechnung, die Positionen aus mehreren Aufträgen enthält. Die Sammelrechnung nimmt die Positionen direkt aus den Lieferscheinen, nicht aus bestehenden Rechnungen (auch wenn diese aus den Lieferscheinen erstellt wurden). Wenn du eine Position oder Menge in einer Rechnung änderst, erscheint sie in der Sammelrechnung wieder, da die Lieferscheine durch Änderungen in der Rechnung nicht automatisch aktualisiert werden. In diesem Fall musst du die Position, die du ändern oder löschen möchtest, auch im Lieferschein anpassen (Schreibschutz entfernen und anschließend bearbeiten), nicht nur in der Rechnung. Danach kannst du den Auftrag wieder in eine neue Sammelrechnung mit den aktualisierten Positionen übernehmen.