Mit dem Modul Erweiterte Freigabe kannst du Regeln dafür definieren, bis zu welchem Maximalbetrag bestimmte Belege in Xentral von Mitarbeitern freigegeben werden dürfen und an wen die Freigabe weitergegeben werden muss, wenn der festgelegte Höchstbetrag überschritten wird. Somit kann das Modul den Prozess einer Freigabe, die an eine höhere Stelle weitergeleitet werden muss, beschleunigen und vereinfachen.
Das Modul Erweiterte Freigabe ist besonders relevant für dich, wenn du ein großes Team an Mitarbeitern hast oder hochpreisige Artikel verkaufst. In diesem Fall kannst du mit erweiterten Freigaberegeln festlegen, dass die Freigabe von Belegen mit einem hohen Gesamtbetrag von einem bestimmten Mitarbeiter oder einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern bestätigt wird, bevor die Freigabe tatsächlich erteilt wird. So kannst du sicherstellen, dass die Freigabe von Belegen mit einem hohen Gesamtbetrag von einem Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung bestätigt wird, um Fehler zu vermeiden und die Kontrolle über die Freigaben zu behalten.
Wichtig
Das Modul Erweiterte Freigabe ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Business-Tarif oder Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Im Tab Belege des Moduls Erweiterte Freigabe werden alle Belege angezeigt, für die eine erweiterte (mehrstufige) Freigabe angefordert wurde.
Das heißt im Detail: Alle hier aufgeführten Belege wurden zwar von einem Xentral-Benutzer freigegeben, benötigen aber für die tatsächliche Freigabe noch eine Bestätigung eines anderen Benutzers, damit der Beleg die Freigabe tatsährlich erhält. Dem Benutzer, der die Freigabe anklickt, wird dann die Meldung "mehrstufige Freigabe erforderlich" angezeigt. Im nächsten Schritt kann der endgültig freigebende Benutzer mit einem Klick anfordern.
Per Klick auf das graue Pfeil-Symbol rechts können dann andere Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung eine angefragte Freigabe bestätigen.
Hinweis
Zur besseren Übersichtlichkeit werden im Tab Belege des Moduls Erweiterte Freigabe nur die Belege gezeigt, die aktuell noch auf eine Freigabebestätigung warten. Wurden die Belege dann vom einem dazu berechtigten Benutzerfreigegeben, wird ein Eintrag im Tab Protokoll des Moduls Erweiterte Freigabe erzeugt und der Eintrag zum jeweiligen Beleg wird aus dem Tab Belege entfernt.
Damit du das Modul Erweiterte Freigabe nutzen kannst, musst du zuvor im Tab Zuständigkeiten des Moduls definieren, für welche Benutzer ein finanzielles Limit bei der Freigabe von bestimmten Belegen gelten soll. Zur Verfügung stehen die Belege Angebot, Auftrag, Bestellung, Gutschrift, Rechnung und Verbindlichkeit.
Die Limitierung des Freigaberechts erfolgt auf Basis einer Obergrenze des Gesamtbetrags des Belegs, bis zu dem der Benutzer freigeben darf. Zum Beispiel darf die Mitarbeiterin Erika Muster nur Angebote bis zu einem maximalen Gesamtbetrag von 400€ freigeben. Übersteigt ein Angebot diesen Wert, so muss die Freigabe des Angebots von Max Muster bestätigt werden.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Freigaberegel zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Erweiterte Freigabe zu öffnen.
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Öffne das Tab Zuständigkeiten.
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Klicke auf + Neuer Eintrag.
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Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Felder genauer.
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Klicke auf Speichern.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Belegart |
Wähle aus dem Dropdown-Menü die Belegart aus, für die die Regel gelten soll. Die Optionen Angebot, Auftrag, Bestellung, Gutschrift, Rechnung und Verbindlichkeit stehen zur Verfügung. |
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Art Anforderer |
Lege fest, ob die Regel für einen einzelnen Benuzter oder eine Gruppe bestehend aus mehreren Benutzern gelten soll. |
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Anforderer |
Wähle den einzelnen Benutzer oder die Gruppe aus, für den die Regel gelten soll. Wenn die Regel für eine Gruppe gilt, so können alle Benutzer in dieser Gruppe Belege freigeben, solange der Gesamtbetrag des Belegs unterhalb des festgelegten Limits liegt. |
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Limit |
Lege die Schwelle des Gesamtbetrags des Belegs fest, ab dem die Freigabe mehrstufig ablaufen soll, also in einem zweiten Schritt zusätzlich vom Freigeber bestätigt werden muss. |
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Art Freigeber |
Lege fest, ob in dieser Regel nur ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe bestehend aus mehreren Benutzern die angefragten Freigaben bestätigen darf. |
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Freigeber |
Wähle den einzelnen Benutzer oder die Gruppe aus, der die angefragten Freigaben bestätigen darf. Wenn die Regel für eine Gruppe gilt, so können alle Benutzer in dieser Gruppe die angefragten Freigaben bestätigen. |
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Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Freigeber automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Anforderer eine Freigabe anfragt, die eine Bestätigung erfordert. So wird sichergestellt, dass der Freigeber von der angefragten Freigabe erfährt und diese zeitnah bestätigen kann, damit der Beleg die Freigabe erhält. |
Sollen in einer Regel gleich mehrere Benutzer als Anforderer oder Freigeber hinterlegt werden, so kannst du diese Benutzer in eine dafür angelegte Gruppe hinzufügen und die Gruppe als Anforderer oder Freigeber in der Freigaberegel auswählen. So kannst du die Regel einfacher verwalten, da du nicht jeden Benutzer einzeln der Regel hinzufügen musst, sondern nur die Gruppe.
Im vorherigen Kapitel Neue Freigaberegel erstellen findest du eine detaillierte Anleitung, wie du eine neue Freigaberegel erstellst. Beachte auch die Beschreibungen der Felder Art Anforderer, Anforderer, Art Freigeber und Freigeber in der Tabelle, um die Gruppen als Anforderer oder Freigeber in der Regel auszuwählen.
Wurde eine angefragte Freigabe vom eingestellten Freigeber oder auch von einem anderen berechtigten Mitarbeiter bestätigt, wird ein Eintrag im Tab Protokoll des Moduls Erweiterte Freigabe angelegt. So kannst du jederzeit nachprüfen, welche Freigaben von welchen Benutzern angefragt wurden und wer die Freigabe erteilt hat.
Im Tab Protokoll werden neben dem Anforderer, dem Freigeber, der Belegart und den Belegnummern auch die Limits, die hierbei für die Anforderer galten, angezeigt.