Mit der App "Erweiterte Freigabe" können Regeln dafür definiert werden, bis zu welchem Maximalbetrag bestimmte Belege in xentral von Mitarbeitern freigegeben werden dürfen und an wen die Freigabe weitergegeben werden muss, wenn der Betrag überschritten wird. Die App kann den Prozess einer Freigabe, die an eine höhere Stelle weitergeleitet werden muss, beschleunigen und vereinfachen. Die App "Erweiterte Freigabe" ist ein Sondermodul und im App Center erhältlich.
In der Belegübersicht sind alle Belege ersichtlich, für die eine erweiterte (mehrstufige) Freigabe angefordert wurde.
Das heißt, bei allen hier aufgeführten Belegen hat ein Mitarbeiter zwar den Freigabe-Knopf gedrückt, benötigt aber für die tatsächliche Freigabe noch eine Bestätigung eines anderen Benutzers, damit der Beleg diese tatsächlich erhält. Der Benutzer, der die Freigabe anklickt, sieht dann die Meldung "mehrstufige Freigabe erforderlich" und kann die Freigabe mit einem Klick anfordern.
Über den grauen Pfeil rechts können dann andere Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung eine angefragte Freigabe bestätigen.
Zur besseren Übersichtlichkeit werden hier nur die Belege gezeigt, die aktuell noch auf eine Freigabebestätigung warten. Wurden die Belege dann vom dazu berechtigten Mitarbeiter freigegeben, wird ein Eintrag im Reiter 'Protokoll' erzeugt und der Beleg taucht nicht mehr in diesem Bereich auf.
Damit die App genutzt werden kann, muss im Bereich Zuständigkeiten eingestellt werden, für welche Mitarbeiter ein Limit bei der Freigabe von bestimmten Belegen gelten soll. Zur Verfügung stehen die Belege Angebot, Auftrag, Bestellung, Gutschrift und Rechnung.
Die Limitierung des Freigaberechts erfolgt auf Basis einer Obergrenze des Gesamtbetrags des Belegs, bis zu dem der Mitarbeiter freigeben darf. Zum Beispiel, darf die Mitarbeiterin Erika Muster nur Angebote bis zu einem maximalen Gesamtbetrag von 400€ freigeben. Übersteigt ein Angebot diesen Wert, so muss die Freigabe des Angebots von Max Muster bestätigt werden.
Über "+ Neuer Eintrag" können neue Freigaberegeln angelegt werden.
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Belegart → Beleg, für den die Regel gelten soll
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Art Anforderer → Festlegen, ob diese Regel für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) gelten soll
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Anforderer → Benutzer oder Gruppe, für den das Limit gilt
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Limit → Schwelle des Gesamtbetrags des Belegs, ab dem die Freigabe mehrstufig (vom 'Freigeber') bestätigt werden muss
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Art Freigeber → Festlegen, ob in dieser Regel nur ein einzelner Mitarbeiter oder eine Gruppe (mit mehreren Mitarbeitern darin) die angefragten Freigaben bestätigen darf
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Freigeber → Benutzer oder Gruppe, der dem Anforderer die Anfrage einer Freigabe bestätigen darf
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E-Mail → Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Freigeber automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Anforderer eine Freigabe anfragt, die eine Bestätigung erfordert
Sollen in einer Regel gleich mehrere Mitarbeiter als Anforderer oder Freigeber hinterlegt werden, so können diese Benutzer in eine dafür angelegte Gruppe hinzugefügt und die Gruppe als 'Anforderer' oder 'Freigeber' in der Freigaberegel eingestellt werden.
Tipp
Benutzer, die nicht explizit in Freigaberegeln enthalten sind, können weiterhin jeden Beleg freigeben, sofern diese in den Benutzereinstellungen das entsprechende Recht besitzen. Wurde die Max Muster also als einziger Freigeber für Erika Muster eingestellt, so kann der Abteilungsleiter (der keiner Einschränkung unterliegt) auch bei jeder Gelegenheit den Beleg noch freigeben.
Wurde eine angefragte Freigabe vom eingestellten Freigeber oder auch von einem anderen berechtigten Mitarbeiter bestätigt, so wird ein Eintrag im Bereich Protokoll angelegt. So lässt sich jederzeit nachprüfen, welche Freigaben von welchen Benutzern angefragt wurden und wer die Freigabe erteilt hat.
Aufgeführt sind neben der Belegart und der Belegnummern auch die Limits, die hierbei für die Anforderer gegolten hatten.