Achtung
Diese Funktion ist neu überarbeitet verfügbar als beta ab Q2/2026
Die USt-IdNr.-Prüfung (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist ein Bestandteil der Stammdatenpflege in Xentral und dient zur Validierung von USt-IdNrn. insbesondere bei B2B-Geschäften innerhalb der Europäischen Union. Die Prüfung erfolgt direkt im jeweiligen Stammdatensatz und ist somit in die täglichen Arbeitsprozesse integriert.
Wenn du Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat lieferst, kann die Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt werden (innergemeinschaftliche Lieferung bzw. Reverse-Charge-Verfahren). Voraussetzung dafür ist, dass dein Geschäftspartner als Unternehmer registriert ist und über eine gültige USt-IdNr. verfügt.
Durch die Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) lässt sich feststellen, ob die USt-IdNr. gültig ist. Bei einer qualifizierten Bestätigungsanfrage werden zusätzlich die zugehörigen Unternehmensdaten überprüft. Eine ordnungsgemäße Prüfung und Dokumentation dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und reduziert das Risiko von Steuernachforderungen.
Anmerkung
Gesetzliche Änderungen zur USt-IdNr.-Bestätigung:
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Seit dem 20. Juli 2025 sind qualifizierte Bestätigungsanfragen nur noch elektronisch über das Online-Portal oder die Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern zulässig.
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Schriftliche Anfragen (Papierform) sowie telefonische Bestätigungen werden seitdem nicht mehr bearbeitet. Als Nachweis gilt ausschließlich die elektronische Antwort des BZSt. Unternehmen müssen diese Bestätigung entsprechend archivieren, um die Prüfung im Rahmen der steuerlichen Dokumentationspflichten nachweisen zu können.
Die USt-IdNr.-Prüfung ist direkt in die Stammdaten integriert und steht dir in folgenden Bereichen zur Verfügung:
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Kunden
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Lieferanten
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Lieferadressen
Innerhalb des jeweiligen Datensatzes kannst du die USt-IdNr. im Feld „VAT ID“ / „USt-IdNr.“ prüfen. Über den Button „Verify VAT ID“ bzw. „USt-IdNr. prüfen“ startest du die Verifizierung direkt aus dem Stammdatensatz heraus.
Nach erfolgreicher Prüfung wird das Ergebnis (z. B. „Valid“) sowie das Datum der letzten Verifizierung direkt im Formular angezeigt. Dadurch kannst du schnell erkennen, ob eine steuerfreie Lieferung möglich ist.
Nach Klick auf „Verify VAT ID“ öffnet sich der Dialog zur Prüfung. Dort werden alle relevanten Stammdaten angezeigt, die für die Validierung verwendet werden. Die Daten entsprechen dem aktuellen Stand im System und können in diesem Schritt nicht bearbeitet werden.
Du kannst zwischen zwei Prüfarten wählen:
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Simple Check (einfache Prüfung der Gültigkeit)
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Qualified Check (qualifizierte Bestätigungsanfrage inkl. Abgleich der Unternehmensdaten)
Welche Daten sind erforderlich?
Für eine einfache Prüfung ist grundsätzlich nur die USt-IdNr. erforderlich.
Für eine qualifizierte Bestätigungsanfrage (empfohlen bei EU-B2B-Geschäften) werden zusätzlich Unternehmensdaten abgefragt und mit den beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hinterlegten Daten abgeglichen:
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Firmenname
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Straße und Hausnummer
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Postleitzahl
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Ort
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Mitgliedstaat (Land)
Anmerkung
Formatvorgaben:
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USt-IdNr.: Ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen eingeben, mit Ländercode gemäß ISO-Standard (z. B. DE123456789, ATU12345678)
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Straße/Hausnummer: möglichst exakt wie im Handelsregister hinterlegt
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PLZ: numerisch im landestypischen Format
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Ort: offizielle Schreibweise
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Land: Auswahl gemäß EU-Mitgliedstaat
Die Daten sollten möglichst exakt den offiziellen Unternehmensangaben entsprechen, da beim qualifizierten Check ein automatischer Datenabgleich erfolgt.
Nach Auswahl der Prüfart startest du die Anfrage. Das System übermittelt die Daten an das Bundeszentralamt für Steuern und zeigt das Ergebnis direkt im Dialog an.
Nach Abschluss der Prüfung erhältst du eine detaillierte Auswertung der einzelnen geprüften Felder. Dazu gehören unter anderem:
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USt-IdNr.
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Firmenname
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Adresse
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Ort
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Postleitzahl
Das Gesamtergebnis ergibt sich aus der Übereinstimmung dieser Daten. Bereits kleine Abweichungen können dazu führen, dass die Prüfung als „Invalid“ bewertet wird. Diese strenge Bewertung dient dazu, steuerliche Risiken zu minimieren.
Alle durchgeführten Prüfungen werden automatisch dokumentiert.
Im Tab „History Protocol“ kannst du einsehen:
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Datum und Uhrzeit der Anfrage
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Art der Prüfung (Simple oder Qualified Check)
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Status (z. B. Valid oder Invalid)
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geprüfte USt-IdNr.
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Firmenname laut Rückmeldung
Zusätzlich stehen Detailinformationen zu den übermittelten Daten sowie zur Validierung der einzelnen Felder zur Verfügung.
Dieses Protokoll dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden und unterstützt die Einhaltung der steuerlichen Dokumentationspflichten.
Neben der Hauptadresse eines Kunden oder Lieferanten kannst du auch einzelne Lieferadressen separat prüfen. Jede Lieferadresse kann eine eigene USt-IdNr. enthalten und wird unabhängig validiert.
Die Ergebnisse werden getrennt protokolliert, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, welche Adresse geprüft wurde und welches Ergebnis vorliegt.
Anmerkung
Für innergemeinschaftliche Lieferungen im B2B-Bereich wird grundsätzlich die qualifizierte Bestätigungsanfrage empfohlen, da hierbei zusätzlich die Übereinstimmung der Unternehmensdaten geprüft wird. Die elektronische Rückmeldung des BZSt sollte archiviert werden.
Die bisherige zentrale USt-IdNr.-Prüfung bleibt weiterhin im System verfügbar, jedoch ausschließlich im Lesemodus. Bestehende Prüfungen, Protokolle und PDF-Dokumente bleiben erhalten und können weiterhin eingesehen werden.
Neue Prüfungen erfolgen ausschließlich über die in die Stammdaten integrierte Funktion.