Mithilfe des Moduls PDF-Archivierung in Xentral kannst du alle Ausgangsrechnungen oder andere Belege gesammelt als PDF-Dateien exportieren. Statt einzelne Dokumente manuell herunterzuladen, kannst du beliebige Belegarten für einen bestimmten Zeitraum in einer ZIP-Datei bündeln und komfortabel exportieren.
Damit eignet sich das Modul ideal, wenn du beispielsweise für die Buchhaltung alle Rechnungen eines Monats oder Jahres auf einmal benötigst. Die exportierten Dateien bleiben außerdem im Archiv gespeichert und können jederzeit erneut heruntergeladen werden. Das Modul PDF-Archivierung ist die einzige Möglichkeit, Belege aus Xentral als PDF zu sichern.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Prozessstarter zu öffnen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul PDF-Archivierung zu öffnen.
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Klicke oben rechts auf Neu anlegen, um eine neue PDF-Archivierung anzulegen.
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Lege in den Feldern Datum von und Datum bis einen Datumsbereich für die zu archivierenden Belege fest.
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Nachdem der Prozessstarter pdfarchiv_app ausgeführt und die Archivierung der PDFs abgeschlossen ist, wird der Download gestartet.
Erst wenn das Download-Icon erscheint, ist der Prozess abgeschlossen. Dieser Vorgang kann je nach Einstellungen im Prozessstarter und der Menge der zu erzeugenden Dokumente unterschiedlich lange dauern. Idealerweise sollte der Prozessstarter pdfarchiv_app immer außerhalb deiner Betriebszeiten laufen. Für eine sofortige Bereitstellung der Daten muss der Prozessstarter in einer kürzeren Periode, z.B. alle 10 Minuten, eingestellt werden.
Anmerkung
Im Tab Übersicht des Moduls PDF-Archivierung findest du später alle bereits durchgeführten PDF-Archivierungen.
Aktiviere bei der Anlage einer neuen PDF-Archivierung die Option Experteneinstellungen, um zusätzliche Einstellungen zu den Standardeinstellungen vorzunehmen. Die folgende Tabelle erläutert die verfügbaren Experteneinstellungen.
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Einstellung |
Erläuterung |
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Generiere noch nicht archivierte PDFs: |
Dies ist die Standardeinstellung, die du beibehalten solltest. |
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Alle PDF-Versionen |
Wenn du diese Option aktivierst, werden auch ältere Versionen der enthaltenen Dokumente für die Archivierung generiert. |
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Generiere alle Dokumente neu |
Wenn du diese Option aktivierst, werden alle Dokumente neu generiert. |
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PDFs in einzelne Tage bündeln: |
Diese Einstellung bündelt die PDFs in die einzelnen Tage innerhalb des gewählten Zeitintervalls. |
In diesem Kapitel haben wir häufige Fragen und Fehler aufgelistet, die bei der Verwendung des Moduls PDF-Archivierung auftreten können.
Wenn deine PDF-Archivierung nicht startet oder keine Downloads ausgeführt werden, gehe folgendermaßen vor:
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Öffne das Modul PDF-Archivierung.
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Klicke auf + Neu anlegen, um eine neue Archivierung anzulegen.
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Aktiviere die Option Experteneinstellungen.
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Aktiviere die Option PDFs in einzelne Tage bündeln.
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Klicke auf Speichern.
Wichtig
Stelle im Modul Prozessstarter sicher, dass der Prozessstarter mit dem Parameter pdfarchiv_app aktiviert ist.
Die PDF-Archivierung ist die einzige Möglichkeit, Belege als PDF zu sichern. Um die Verarbeitungszeit zu verkürzen, solltest du den Zeitraum für die Archivierung auf wenige Monate beschränken oder weniger Belegtypen pro Archivierung auswählen.