Im Geschäftsalltag ist es üblich, dass ausgestellte Rechnungen nicht in jedem Fall so bestehen bleiben können, wie sie ursprünglich erstellt wurden. Die Gründe dafür können vielfältig sein:
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Retouren oder Reklamationen: Kunden senden Waren zurück, weil diese defekt sind oder nicht gefallen.
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Nachträgliche Preisänderungen: Es werden Rabatte oder Sonderkonditionen gewährt, die bei der ursprünglichen Rechnung nicht berücksichtigt wurden.
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Fehlerhafte Rechnungsstellung: Mengen, Preise oder Steuersätze wurden falsch erfasst.
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Komplette Stornierung: Ein Auftrag wird widerrufen oder storniert, sodass die Rechnung nicht mehr gültig ist.
Um solche Fälle buchhalterisch korrekt und nachvollziehbar abzubilden, werden Korrekturbelege eingesetzt. Die beiden wichtigsten Arten sind:
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Gutschrift: Ein Dokument, das den ursprünglichen Rechnungsbetrag mindert oder einen Betrag ausweist, den das Unternehmen an den Kunden zurückzahlt. In der Praxis bedeutet dies: Die Forderung des Unternehmens sinkt oder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden entsteht.
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Stornorechnung: Eine spezielle Form der Gutschrift, die eine Rechnung vollständig neutralisiert. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf, indem sie die identischen Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen ausweist.
Sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen sind im ERP-Kontext notwendige Instrumente, um eine korrekte Abbildung der Geschäftsvorfälle sicherzustellen und den gesetzlichen Anforderungen der Buchhaltung zu entsprechen.
Xentral unterstützt im Standard die Erstellung und Verwaltung von Gutschriften und Stornorechnungen. Dabei unterscheiden sich die beiden Belegarten in der Darstellung und Handhabung:
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Gutschrift: In Xentral als Beleg mit positiven Beträgen dargestellt.
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Stornorechnung: In Xentral als Beleg mit negativen Beträgen dargestellt. Wird durch die Aktivierung der Option Stornorechnung gekennzeichnet. Hier kannst du eine auch alternative Dokumentenbeschriftung wie Rechnungskorrektur nutzen.
Gutschriften und Stornorechnungen werden im Buchhaltungsexport korrekt berücksichtigt und dort unabhängig von der Darstellung im Beleg immer als negative Beträge übertragen.
Darüber hinaus bietet Xentral eine Vielzahl an Funktionen, um Gutschriften und Stornorechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und mit anderen Belegen (z. B. Rechnungen) zu verknüpfen. Je nach Ausgangssituation kann dies direkt aus einer Rechnung heraus erfolgen oder unabhängig als neuer Beleg.
Wichtig
Die rechtlich korrekte Bezeichnung von Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen kann je nach Land, steuerlicher Vorschrift und individueller Handhabung durch die Finanzbehörden variieren.
Stimme also im Vorfeld mit deinem Steuerbüro bzw. direkt mit den zuständigen Steuerbehörden ab:
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Ob du den Beleg als Gutschrift, Stornorechnung oder Rechnungskorrektur ausweisen musst,
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welche Bezeichnung auf deinen Dokumenten rechtlich zulässig ist und
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wie die Belege in deiner Finanzbuchhaltung und gegenüber den Steuerbehörden verarbeitet werden müssen.
Xentral bietet dir die Möglichkeit, sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen zu erstellen. Die Entscheidung, welche Belegart du rechtlich verwenden darfst, liegt jedoch bei dir und muss mit deiner steuerlichen Beratung abgestimmt werden.
In Xentral kannst du eine Gutschrift oder Stornorechnung auf verschiedenen Wegen anlegen. Die Wahl des Weges hängt davon ab, ob es einen direkten Bezug zu einer bestehenden Rechnung gibt oder nicht.
Eine Rechnung kann mit einer Gutschrift oder Stornorechnung storniert werden. Die Stornierung einer Rechnung in der Buchhaltung erfolgt immer mit einem so genannten"Gegendokument". Eine Gutschrift wird in Xentral als Stornorechnung betitelt, wenn die Option Stornorechnung aktiviert wird. Die Beträge im Beleg werden dann negativ, während diese in der Gutschrift positiv sind.
In Xentral hast du folgende Möglichkeiten:
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Rechnung stornieren: Erzeugt direkt eine Stornorechnung oder Gutschrift per Klick auf das Löschen-Symbol.
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Rechnung als Gutschrift / Stornorechnung weiterführen: Erzeugt direkt eine Stornorechnung oder Gutschrift (gleiche Funktion, aber über das Aktionsmenü der Rechnung).
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Gutschrift / Stornorechnung erstellen ohne vorhergehende Rechnung: Kann rückwirkend aber auch mit einer bestehenden Rechnung verknüpft werden.
Anmerkung
Bitte überprüfe, ob die erstellte Gutschrift auch freigegeben wurde und eine fortlaufende Nummer erhalten hat. Nur dann wird die stornierte Rechnung auch beim Buchhaltungsexport mit einem negativen Betrag exportiert.
Eine Rechnung kannst im Modul Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung weiterführen, indem du sie zunächst stornierst.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Rechnung zu öffnen.
Du befindest dich im Tab Übersicht.
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Suche die Rechnung, die du stornieren möchtest, und klicke auf das X-Symbol am Ende der Zeile.
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Bestätige die nun angezeigte Abfrage, ob du die Rechnung wirklich stornieren möchtest, mit einem Klick auf OK.
Xentral erzeugt und öffnet nun automatisch eine Stornorechnung oder Gutschrift, die die ursprüngliche Rechnung komplett neutralisiert.
Sobald eine Gutschriftnummer in Xentral vergeben wurde, kann das Dokument nicht mehr gelöscht werden. Vor dem Abschicken kannst du noch:
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auf einen anderen Kunden umbuchen, falls die falsche Kundennummer hinterlegt wurde
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den Betrag ändern und die Positionen bearbeiten (evtl. eine 0 EUR Gutschrift, sollte hier durch ein Versehen eine Nummer vergeben worden sein)
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eine zusätzliche Gutschrift mit einem Minusbetrag erstellen, sodass sich beide Gutschriften gegenseitig aufheben.
Eine Rechnung kannst du ebenso über das Aktionsmenü der Rechnung als Gutschrift oder Stornorechnung weiterführen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Rechnung zu öffnen.
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Öffne die Rechnung, die du als Gutschrift weiterführen möchtest.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Aktion die Option als Gutschrift/Stornorechnung weiterführen aus.
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Bestätige die nun angezeigte Abfrage, ob du die Rechnung wirklich als Gutschrift weiterführen möchtest, mit einem Klick auf OK.
Die Gutschrift wird erstellt und direkt geöffnet. Sie enthält die gleichen Positionen und Beträge wie die ursprüngliche Rechnung, allerdings mit umgekehrtem Vorzeichen (bei Stornorechnung) oder als positive Beträge (bei Gutschrift).
Eine Gutschrift oder Stornorechnung kannst du auf folgenden Wegen erstellen, wenn keine vorhergehende Rechnung existiert:
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Per Klick auf + NEU im Menü Buchhaltung > Gutschriften
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Per Klick auf Gutschrift in einer geöffneten Adresse im Menü Verkaufen > Adressen
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Manuell, indem du ein Angebot zu einem Auftrag, den Auftrag zum Lieferschein weiterführst, eine Rechnung erzeugst und aus dieser eine Gutschrift oder Stornorechnung erzeugst.
Wenn du eine Gutschrift zunächst unabhängig von einer vorhergehenden Rechnung im Menü Buchhaltung > Gutschriften erstellt hast, kannst du diese rückwirkend mit einer Rechnung verknüpfen. Dazu öffnest du die Gutschrift und gibst die gewünschte Rechnungsnummer ein. Klicke abschließend auf Speichern.
Über das Aktionsmenü einer bestehenden Rechnung kannst du auch Teilstornierungen für Rechnungen anlegen.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Rechnung zu öffnen.
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Öffne die Rechnung, die du teilstornieren möchtest.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Aktion die Option als Teilstornierung anlegen.
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Bestätige die nun angezeigte Abfrage, ob du die Rechnung wirklich teilstornieren möchtest, mit einem Klick auf OK.
Ein neues Menü öffnet sich.
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Gib im Feld Stornieren die Anzahl der Artikel ein, die du stornieren möchtest.
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Klicke auf Teilstornierung erzeugen.
Die ausgewählten Artikel werden in eine Gutschrift übernommen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, allerdings mit einem reduzierten Betrag und einem neuen Status TEILSTORNIERT. Die neu erstellte Gutschrift wird direkt geöffnet.
Gutschriften kannst du nur stornieren, solange sie im Tab in Bearbeitung des Menüs Buchhaltung > Gutschriften aufgelistet sind, also sich noch im Entwurfsmodus befinden.
Um bereits erstellte Gutschriften zu "stornieren", gibt es die folgenden beiden Optionen:
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Falls die versehentlich erstellte Gutschrift die Rechnung komplett storniert (über den gesamten Betrag), gleichen sich die Dokumente buchhalterisch aus. Falls die Rechnung also eigentlich gar nicht hätte storniert werden sollen, so kannst du dem Kunden eine neue Rechnung über den gleichen Betrag ausstellen. Die alte Rechnung und die falsche Gutschrift heben sich dann gegenseitig au. Die neue Rechnung erhält den Status OFFEN.
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Alternativ kannst du die Rechnung ein zweites Mal als Gutschrift weiterführen und vor die Beträge ein Minus-Zeichen setzen (Minusgutschrift). Die ursprüngliche (versehentlich erstellte) Gutschrift wird dann wiederum durch die Minusbeträge der Minusgutschrift ausgeglichen, sodass weiterhin eine offene Forderung an den Kunden in Höhe der ursprünglichen Rechnung vorhanden ist.
Genau wie für Rechnungen ist es möglich, die Gutschrift-Belege mithilfe einer Massenbearbeitung abzuarbeiten. Zusätzlich stehen dir verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um deine in Xentral vorhandenen Gutschriften zu sortieren und zu selektieren. Die verfügbaren Filter sowie die Funktionen zur Massenbearbeitung findest du im Menü Buchhaltung > Gutschriften.
Die nachfolgende Tabelle erläutert die verfügbaren Filtermöglichkeiten für Gutschriften genauer.
Filter |
Beschreibung |
|---|---|
Alle offenen Gutschriften |
Alle Gutschriften, die über keinen Zahlungseingang verfügen, der diese ausgleicht sowie alle Gutschriften, die keinen Eintrag im Datumsfeld (erledigt am) haben. |
Alle Gutschriften von heute |
Alle Gutschriften, bei denen das aktuelle Datum als Erstellungsdatum hinterlegt ist. |
Alle nicht erledigten Gutschriften |
Gutschriften, bei denen es im Datumgsfeld (erledigt am) keinen Eintrag gibt. |
Unterhalb der Gutschriftenübersicht findest du die Funktionen für die Massenbearbeitung. Nachdem du zuerst die gewünschten Gutschriften durch Aktivierung der Checkboxen links ausgewählt hst, wählst du die gewünschte Funktion aus und klickst anschließend auf ausführen.
Die nachfolgende Tabelle erläutert die verfügbaren Funktionen für die Massenbearbeitung für Gutschriften genauer.
Funktion |
Beschreibung |
|---|---|
als erledigt markieren |
Diese Option fügt das aktuelle Datum in das Datumsfeld erledigt am ein. So wird signalisiert, dass die Gutschrift ausgezahlt wurde. |
Zahlung erstatten |
Diese Option legt eine Zahlung im Zahlungsverkehr an, um die Gutschrift zu begleichen. Es wird automatisch die hinterlegte Zahlungsweise der Gutschrift verwendet. |
Erledigt Markierung entfernen |
Entfernt den Eintrag im Datumsfeld erledigt am in der Gutschrift. |
per E-Mail versenden |
Versendet die Gutschrift an die in der Gutschrift hinterlegten E-Mail-Adresse. |
als versendet markieren |
Ändert den Status der Gutschrift auf VERSENDET. |
Sammel-PDF |
Erstellt ein Sammel-PDF der ausgewählten Gutschriften mit den entsprechenden Gutschriftbelegen. |
Druckt die ausgewählten Gutschriften am Drucker aus, den du im Dropdown-Menü Drucker auswählst. |
Im Tab Nicht versendet des Menüs Buchhaltung > Gutschriften findest du eine Übersicht über alle Gutschriften, die noch nicht versendet wurden.
Im Tab In Bearbeitung des Menüs Buchhaltung > Gutschriften findest du eine Übersicht über alle Gutschriften, die aktuell in Bearbeitung sind.
Als Anwendungsbeispiel haben wir hier unabhängig voneinander eine Rechnung und eine Gutschrift in Xentral erstellt. Der Betrag der Rechnung ist höher als der Betrag der Gutschrift.
Öffne zunächst die gewünschte Gutschrift im Menü Buchhaltung > Gutschriften und gib die zugehörige Rechnungsnummer im Feld Rechnung ein. Klicke anschließend auf Speichern.
Der Betrag der Gutschrift wird anschließend im Protokoll der Rechnung aufgeführt und der Rechnungssaldo entsprechend angepasst. Die Gutschrift wird also mit der Rechnung verrechnet.
Öffne die Rechnung, um die Verrechnung einzusehen. Im Tab Protokoll der Rechnung wird im Abschnitt Zahlungseingang nun die Gutschrift mit dem entsprechenden Betrag von 12,08€ aufgeführt. Der Saldo der Rechnung wurde entsprechend angepasst und beträgt nun 0,00€.
Anschließend öffnest du erneut die Gutschrift im Menü Buchhaltung > Gutschriften und setzt die Gutschrift auf den Status ERLEDIGT. Überweise den Erstattungsbetrag von 12,08€ an den Kunden.
Falls du Gutschriften über den Zahlungseingang mit der Zahlungsweise Lastschrift ausgleichen willst, musst du die Gutschrift in den Status ERLEDIGT bzw. BEZAHLT setzen. Andernfalls kann die Gutschrift per Zahlungseingang erneut ausgezahlt werden.
Um den Status einer Gutschrift zu ändern, wählst du diese in der Gutschriftenübersicht im Menü Buchhaltung > Gutschriften aus, wählst unten in der Stapelverarbeitung die Option als erledigt markieren und klickst anschließend auf ausführen.
Der Status der Gutschrift ändert sich nun und die Gutschrift kann nicht mehr in den Zahlungsverkehr geladen werden.
Wichtig
Ist die Gutschrift einmal in den Zahlungsverkehr geladen, wird sie durch die Statusänderung nicht verschwinden und muss per Klick auf das X-Symbol manuell entfernt werden.
Die Ampel in einer Gutschrift zeigt nicht, ob die Gutschrift bezahlt ist. Sie zeigt dir stattdessen. ob zur Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr angelegt wurde und wie weit dieser Prozess ist.
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Ampel "Offen": Die Ampel steht auf OFFEN, wenn zur Gutschrift keine Zahlungsverkehr-Transaktion existiert, also keine payment_transaction_id vorhanden ist. Das passiert beispielsewise, wenn keine Erstattung bzw. kein Einzug über den Zahlungsverkehr angelegt wurde oder wenn die Gutschrift nur mit einem Zahlungsausgang verknüpft ist. In diesem Fall bleibt die Ampel meist unverändert. Maßgeblich ist dann der Bezahlstatus der Gutschrift.
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Ampel zeigt Zahlungsverkehr-Status: Sobald für die Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr erstellt wird (z. B. per Klick auf Gutschriften laden oder Zahlung erstatten bzw. bei Erstattungen/Einzügen über PayPal, Mollie oder Lastschrift), entsteht eine payment_transaction_id. Ab diesem Moment zeigt die Ampel den jeweiligen Status des Zahlungsverkehr-Prozesses an, also wie weit die Erstattung/der Einzug ist.
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Ampel "Abgeschlossen/Erledigt": Den finalen Ampelstatus erreicht eine Gutschrift nur, wenn (a) eine Zahlungsverkehr-Transaktion vorhanden ist und (b) diese den Prozess vollständig durchlaufen und abgeschlossen hat. Ohne abgeschlossene Zahlungsverkehr-Zahlung kann die Ampel nicht in den Endstatus wechseln.