[en-us] In der Geschäftspraxis ist es üblich, dass ausgestellte Rechnungen nicht in jedem Fall so bestehen bleiben können, wie sie ursprünglich erstellt wurden. Gründe können vielfältig sein:
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[en-us] Retouren oder Reklamationen: Kunden senden Waren zurück, weil diese defekt sind oder nicht gefallen.
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[en-us] Nachträgliche Preisänderungen: Es werden Rabatte oder Sonderkonditionen gewährt, die bei der ursprünglichen Rechnung nicht berücksichtigt wurden.
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[en-us] Fehlerhafte Rechnungsstellung: Mengen, Preise oder Steuersätze wurden falsch erfasst.
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[en-us] Komplette Stornierung: Ein Auftrag wird widerrufen oder storniert, sodass die Rechnung nicht mehr gültig ist.
[en-us] Um solche Fälle buchhalterisch korrekt und nachvollziehbar abzubilden, werden Korrekturbelege eingesetzt. Die beiden wichtigsten Arten sind:
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[en-us] Gutschrift: Ein Dokument, das den ursprünglichen Rechnungsbetrag mindert oder einen Betrag ausweist, den das Unternehmen an den Kunden zurückzahlt. In der Praxis bedeutet dies: Die Forderung des Unternehmens sinkt oder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden entsteht.
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[en-us] Stornorechnung: Eine spezielle Form der Gutschrift, die eine Rechnung vollständig neutralisiert. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf, indem sie die identischen Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen ausweist.
[en-us] Sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen sind im ERP-Kontext notwendige Instrumente, um eine korrekte Abbildung der Geschäftsvorfälle sicherzustellen und den gesetzlichen Anforderungen der Buchhaltung zu entsprechen.
[en-us] Xentral unterstützt beide Belegarten standardmäßig
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[en-us] Gutschrift: In Xentral als Beleg mit positiven Beträgen dargestellt.
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[en-us] Stornorechnung: In Xentral als Beleg mit negativen Beträgen dargestellt. Wird durch das Setzen der Option „Stornorechnung“ gekennzeichnet. Hier sind auch alternative Dokumentenbeschriftung wie "Rechnungskorrektur" möglich.
[en-us] Beide Belegarten werden im Buchhaltungsexport korrekt berücksichtigt und dort immer als negative Beträge übertragen, unabhängig von der Darstellung im Beleg.
[en-us] Darüber hinaus bietet Xentral eine Vielzahl an Funktionen, um Gutschriften und Stornorechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und mit anderen Belegen (z. B. Rechnungen) zu verknüpfen. Je nach Ausgangssituation kann dies direkt aus einer Rechnung heraus erfolgen oder unabhängig als neuer Beleg.
Wichtig
[en-us] Die rechtlich korrekte Bezeichnung von Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen kann je nach Land, steuerlicher Vorschrift und individueller Handhabung durch die Finanzbehörden variieren.
[en-us] Stimme also im Vorfeld mit deinem Steuerbüro bzw. direkt mit den zuständigen Steuerbehörden ab:
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[en-us] ob du den Beleg als Gutschrift, Stornorechnung oder Rechnungskorrektur ausweisen musst,
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[en-us] welche Bezeichnung auf deinen Dokumenten rechtlich zulässig ist,
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[en-us] wie die Belege in deiner Finanzbuchhaltung und gegenüber den Steuerbehörden verarbeitet werden müssen.
[en-us] Xentral bietet dir die Möglichkeit, sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen zu erstellen. Die Entscheidung, welche Belegart du rechtlich verwenden darfst, liegt jedoch bei dir und muss mit deiner steuerlichen Beratung abgestimmt werden.
[en-us] In Xentral kannst du eine Gutschrift oder Stornorechnung auf verschiedenen Wegen anlegen. Die Wahl des Weges hängt davon ab, ob es einen direkten Bezug zu einer Rechnung gibt oder nicht.
Eine Rechnung kann mit einer Gutschrift oder Stornorechnung storniert werden. Die Stornierung einer Rechnung in der Buchhaltung erfolgt immer mit einem "Gegendokument". Eine Gutschrift wird in Xentral als Stornorechnung betitelt, wenn die Option "Stornorechnung" gesetzt wird. Die Beträge im Beleg werden dann negativ, während diese in der Gutschrift positiv sind.
Es gibt folgende Möglichkeiten:
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Rechnung stornieren → erzeugt direkt eine Stornorechnung oder Gutschrift ("löschen" Icon)
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Rechnung weiterführen als Gutschrift / Stornorechnung → erzeugt direkt eine Stornorechnung oder Gutschrift (gleiche Funktion, aber über das "Aktionsmenü")
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Gutschrift / Stornorechnung erstellen ohne vorhergehende Rechnung → kann rückwirkend aber auch auf eine Rechnung verknüpft werden
Anmerkung
Bitte überprüfen, ob die erstellte Gutschrift auch freigegeben wurde und eine fortlaufende Nummer erhalten hat. Nur dann wird die stornierte Rechnung auch beim Buchhaltungsexport mit einem negativen Betrag exportiert.
Eine Rechnung kann mit der Aktion "stornieren" als Gutschrift / Stornorechnung weitergeführt werden:
Sobald eine Gutschriftnummer vergeben wurde, kann das Dokument nicht mehr gelöscht werden. Eine Gutschrift kann vor dem Abschicken:
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noch auf einen anderen Kunden umgebucht werden
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ebenso ist es möglich, den Betrag abzuändern und die Positionen zu bearbeiten (evtl. eine 0 EUR Gutschrift, sollte hier durch ein Versehen eine Nummer vergeben worden sein)
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ansonsten gibt es noch die Möglichkeit, eine zusätzliche Gutschrift mit einem Minusbetrag zu erstellen, dann heben sich die beiden Gutschriften auf
Eine Rechnung kann ebenso über das Aktionsfeld als Gutschrift / Stornorechnung weitergeführt werden.
Zum Erstellen einer Gutschrift gibt es folgende Möglichkeiten:
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Buchhaltung → Gutschrift → "+NEU"
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Stammdaten → Adressen → Edit-Icon → Gutschrift (Button)
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Manuell: Angebot → Auftrag → Lieferschein / Rechnung → Gutschrift / Stornorechnung
Über das Aktionsmenü können auch Teilstornos für Rechnungen angelegt werden.
Im nächsten Schritt erscheint eine neue Oberfläche. Dort kann ausgewählt werden, welche Position/en in einer Gutschrift übergeben werden soll/en.
Falls bereits Positionen teilstorniert wurden, werden diese nicht mehr angezeigt in der Teilstorno Oberfläche.
Anmerkung
Die Rechnung wird dadurch auf den Status "TEILSTORNIERT" gestellt.
Gutschriften können nur storniert werden, wenn sie im Reiter "in Bearbeitung" auftauchen, d.h. wenn sie noch im Entwurf sind.
Um bereits erstellte Gutschriften zu "stornieren", gibt es folgende zwei Optionen:
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Falls die versehentlich erstellte Gutschrift die Rechnung komplett storniert (über den gesamten Betrag), gleichen sich die Dokumente buchhalterisch aus. Falls die Rechnung also eigentlich gar nicht hätte storniert werden sollen, so kann dem Kunden eine neue Rechnung über den gleichen Betrag ausgestellt werden. Die alte Rechnung und die falsche Gutschrift heben sich dann gegenseitig auf und die neue Rechnung hat den Status "offen".
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Alternativ kann die Rechnung ein zweites Mal als Gutschrift weitergeführt und vor die Beträge ein "Minus" gesetzt werden (Minusgutschrift). Die ursprüngliche (versehentlich erstellte) Gutschrift wird dann wiederum durch die Minusbeträge der Minusgutschrift ausgeglichen, sodass weiterhin eine offene Forderung an den Kunden in Höhe der ursprünglichen Rechnung vorhanden ist.
Genau wie in Rechnungen ist es möglich, die Gutschrift-Belege durch eine Massenbearbeitung abzuarbeiten.
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Alle offenen Gutschriften → Alle Gutschriften, die keinen Zahlungseingang haben (der diese ausgleicht) und alle Gutschriften, die keinen Eintrag im "erledigt am" Feld haben (Datumsfeld)
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Alle Gutschriften von heute → Datum der Gutschrift ist heute (Erstellungsdatum des Dokumentes)
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Alle nicht erledigten Gutschriften → Gutschriften, die im "Erledigt am" Feld (Datumseingabe)
Stapelverarbeitung
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als erledigt markieren → Setzt das "erledigt am" Datum in der Gutschrift mit dem heutigen Datum. Signalisiert, dass die Gutschrift ausgezahlt ist
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erledigt Markierung entfernen → Entfernt das "erledigt am" Datum in der Gutschrift
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per Mail versenden → Versendet die Gutschrift an die in der Gutschrift hinterlegten E-Mail Adresse
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als versendet markieren → Stellt den Status der Gutschrift auf Versendet
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Sammel-PDF → Erstellt ein Sammel-PDF der ausgewählten Gutschriften mit den Gutschrift-Belegen
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drucken → Druckt die ausgewählten Gutschriften am hinterlegten Drucker
In diesem Reiter ist eine Übersicht über alle Gutschriften, die noch nicht versendet wurden.
Als Beispiel haben wir hierzu eine Rechnung und eine Gutschrift erstellt. Der Betrag der Rechnung ist höher. In der Gutschrift kannst du die offene Rechnungsnummer angeben:
Der Betrag der Gutschrift taucht dann im Protokoll der Rechnung auf und der Saldo wird entsprechend angepasst. Die Gutschrift wird also mit der Rechnung verrechnet.
Danach musst du noch die Gutschrift auf erledigt setzen.
Sobald die 7,41€ überwiesen werden kannst du diese im Zahlungseingang der Rechnung zuordnen.
Falls du Gutschriften über den Zahlungseingang mit der Zahlungsweise Lastschrift ausgleichen willst, ist es notwendig die Gutschrift auf "bezahlt" bzw. "erledigt" zu setzen. Andernfalls kann die Gutschrift per Zahlungseingang erneut ausgezahlt werden.
Um den Status einer Gutschrift zu ändern, wählst du diese in der Gutschriftenübersicht (Gutschrift / Stornorechnung > Übersicht) aus, wählst unten in der Stapelverarbeitung die Option als erledigt markieren und klickst auf die Schaltfläche ausführen.
Der Status der Gutschrift ändert sich nun und die Gutschrift kann nicht mehr in den Zahlungsverkehr geladen werden.
Wichtig
Ist die Gutschrift einmal in den Zahlungsverkehr geladen, wird sie durch die Statusänderung nicht verschwinden und muss über das X-Symbol manuell entfernt werden.
Die Ampel in einer Gutschrift zeigt nicht, ob die Gutschrift bezahlt ist. Sie zeigt, ob zur Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr angelegt wurde und wie weit dieser Prozess ist.
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Ampel „Offen“: Die Ampel steht auf „offen“, wenn zur Gutschrift keine Zahlungsverkehr-Transaktion existiert, also keine payment_transaction_id vorhanden ist. Das passiert z. B., wenn keine Erstattung/kein Einzug über den Zahlungsverkehr angelegt wurde oder wenn die Gutschrift nur mit einem Zahlungsausgang verknüpft ist. In diesem Fall bleibt die Ampel meist unverändert – maßgeblich ist dann der Bezahlstatus der Gutschrift.
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Ampel zeigt Zahlungsverkehr-Status: Sobald für die Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr erstellt wird (z. B. über „Gutschriften laden“ oder „Zahlung erstatten“ bzw. bei Erstattungen/Einzügen über PayPal, Mollie oder Lastschrift), entsteht eine payment_transaction_id. Ab diesem Moment zeigt die Ampel den jeweiligen Status des Zahlungsverkehr-Prozesses an, also wie weit die Erstattung/der Einzug ist.
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Ampel „Abgeschlossen/Erledigt“: Den finalen Ampelstatus erreicht eine Gutschrift nur, wenn (a) eine Zahlungsverkehr-Transaktion vorhanden ist und (b) diese den Prozess vollständig durchlaufen und abgeschlossen hat. Ohne abgeschlossene Zahlungsverkehr-Zahlung kann die Ampel nicht in den Endstatus wechseln.