Das Mahnwesen unterstützt dich dabei, überfällige Zahlungen im Blick zu behalten und offene Forderungen effizient zu bearbeiten. Mit automatisierten Zahlungserinnerungen und Mahnstufen kannst du deine Kunden professionell an fällige Beträge erinnern, ohne jeden Vorgang manuell nachzuverfolgen. So stellst du sicher, dass dein Cashflow stabil bleibt und dein Forderungsmanagement transparent ist.
Zu jeder Buchhaltungsabteilung gehört auch die Verwaltung des Mahnwesens. Xentral unterstützt Euch dabei umfangreich. Das Mahnwesen errechnet regelmäßig den Zahlungsstatus aller Rechnungen im System. Das passiert automatisch per Prozessstarter oder jederzeit manuell mit der Aktion "Mahnwesen neu berechnen". Für alle überfälligen offenen Rechnungen werden Zahlungserinnerungen vorbereitet. Nach einer Prüfung durch Euren Buchhalter können alle Zahlungserinnerungen an säumige Kunden mit einem Klick auf "Mahnwesen starten" an die E-Mail-Adresse des Kunden versendet werden. Wird beim Kunden keine E-Mail-Adresse gefunden, wird die Zahlungserinnerungen stattdessen am Drucker ausgedruckt.
Ist eine Rechnung auch nach der Frist der Zahlungserinnerung noch fällig, erfolgt beim nächsten Start des Mahnwesens der Versand der erstem Mahnung (Mahnung 1). Bleibt die Rechnung auch nach der nächsten Frist offen, erfolgt der Versand der zweiten Mahnung usw. Über das Aktionsmenü rechts können Rechnungen zudem direkt aufgerufen werden oder der Beleg als PDF angezeigt werden. Ebenfalls möglich ist es, die Rechnung zu stornieren, Differenzen als Skonto zu buchen, die Rechnung als Forderungsverlust zu buchen oder die die Rechnung im Mahnwesen zu sperren. Eine wichtige Arbeitsgrundlage für die Buchhaltung bietet zudem die OPOS-Liste. Sie zeigt alle offenen Rechnungen und ihren fälligen (Teil-)betrag. Rechnungen, die noch nicht fällig sind, werden ohne Mahnstufe angezeigt. Rechnungen, die fällig sind werden mit der jeweiligen Mahnstufe angezeigt.
Werden Rechnungen nicht rechtzeitig beglichen, gibt es die Möglichkeit, in Xentral eine Mahnung über das Modul Mahnwesen zu versenden. Dabei gibt es verschiedene Mahnstufen.
Dieses Modul ist besonders relevant, wenn die Rechnungen über Xentral verwaltet werden.
Das Mahnwesen in Xentral ist unter Buchhaltung → Mahnwesen zu finden.
Die Weitergabe von offenen Rechnungen an das Mahnwesen erfolgt automatisch bei:
Vorkasse-Zahlungsweisen nach einer definierbaren Bezahlfrist und bei nachträglichen Zahlungsweisen nach dem Erreichen des Zahlungsziels.
Eine unbezahlte Rechnung durchläuft nacheinander verschiedene Mahnstufen. Die Voraussetzungen für das Vorrücken einer Rechnung in die nächste Mahnstufe sind:
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Der Ablauf der vordefinierten Zeit seit der letzten Mahnung/Zahlungserinnerung
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Die Mahnung/Zahlungserinnerung der vorhergehenden Stufe wurde verschickt (bei aktiviertem Mailversand), bzw. gedruckt
Der Ausdruck bzw. Versand der verschiedenen Mahndokumente per E-Mail erfolgt automatisch nach dem Betätigen der Schaltfläche "Mahnwesen starten" in der Ansicht "Buchhaltung → Mahnwesen". Durch das Starten des Mahnwesens werden die Mahndokumente für alle im Reiter "fällige" aufgelisteten Rechnungen, ihrer Mahnstufe entsprechend, per Mail an die Kunden in den Rechnungen versendet. Für Rechnungen, in denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, erfolgt stattdessen ein Ausdruck der Zahlungserinnerung am angebundenen Drucker. Die Mahnstufe der angemahnten Rechnungen erhöht sich, sodass bei Ablauf der nächsten Frist dann die 1. Mahnung verschickt wird, dann die 2. Mahnung etc.
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E-Mail Versand und Ausdruck → Die Mahndokumente werden je nach Einstellung per E-Mail oder an einen Drucker gesendet. Hat ein Kunde keine E-Mail Adresse in der Rechnung (diese ist Grundlage für den Mail Versand) hinterlegt, so erfolgt automatisch ein Ausdruck am Drucker.
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Abweichende Rechnungsadresse → Beachten Sie, dass bei abweichender Rechnungsadresse die E-Mail Adresse hier hinterlegt sein muss, damit im Rechnungsdokument eine E-Mail Adresse gezogen wird. Die Stammdatenadresse ist in diesem Fall nicht ausreichend. Es muss auch eine E-Mail Adresse bei der abweichenden Rechnungsadresse gepflegt sein.
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E-Mail Ausgang monitoren → Der E-Mail Ausgangslog liefert die E-Mail Ausgänge in der Logistik, automatischen Prozessen und auch vom Mahnwesen aus. Hier könne die zuletzt versendeten Mahnungen gemonitort werden. Hier kann eine copy@xxx.xx E-Mail Adresse hinterlegt werden, so dass der Versand der E-Mail aus Xentral geprüft werden kann.
Die Übersicht zeigt alle Rechnungen an, die noch nicht vollständig bezahlt wurden, also noch offen sind. Sie enthält im Mahnwesen folgende Reiter:
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fällige → Alle Rechnungen die sich in einer der Mahnstufen befinden und für die beim nächsten Klick auf "Mahnwesen starten" ein Mahndokument gedruckt oder versendet wird.
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Zahlungserinnerungen → Alle Rechnungen in der Stufe "Zahlungserinnerung"
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Mahnungen → Alle Rechnungen in den Stufen Mahnung 1 bis Mahnung 3
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Inkasso → Alle Rechnungen in der Stufe "Inkasso"
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Gesperrt → Alle Rechnungen die manuell für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen gesperrt wurden
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Forderungsverluste → Alle Rechnungen die manuell als Forderungsverluste markiert wurden
Bevor ein Mahnlauf gestartet wird, kann im Auswahlfeld "Drucker" festgelegt werden, auf welchem Drucker die Mahndokumente ausgedruckt werden, für die der Mailversand nicht aktiviert wurde.
Die Rechnungskopie und das eigentlich Mahndokument (Zahlungserinnerung oder Mahnung) werden per E-Mail versendet. Der Mahnprozess kann für die einzelnen Rechnungen jederzeit durch den Benutzer beeinflusst oder gestoppt werden. Dies geschieht über die im folgenden vorgestellten Symbole in der Listenansicht.
Folgende Aktionen stehen für die einzelnen Rechnungen im Mahnwesen zur Verfügung:
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-Rechnung bearbeiten → Sprung in die Editier-Ansicht der Rechnung
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- PDF der aktuellen Mahnstufe → Ansicht des Mahndokuments als PDF
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- PDF der Rechnung → Ansicht der Rechnung als PDF
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- Stornierung der Rechnung → Weiterführen als Gutschrift/Stornorechnung
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- Differenzbetrag (Betrag in Spalte "Fehlt") als Skonto verbuchen
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- Betrag als Forderungsverlust verbuchen
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- Rechnung für die Weiterverarbeitung im Mahnwesen sperren (Rechnung wird in Reiter "Gesperrt" verschoben)
In der Rechnung wird immer der Status des Dokumentes angezeigt, das bereits versendet wurde. D.h. wurde eine Mahnung 1 im Mahnwesen erzeugt und versendet, wird in der Rechnung "Mahnung 1" angezeigt. Ist die "Mahnung 1" noch nicht versendet, steht die Rechnung noch auf Zahlungserinnerung, obwohl diese bereits im Mahnwesen unter "Fällige" für die nächste Mahnstufe gelistet ist.
In der Offenen Posten Liste werden im Mahnwesen alle offenen/teilbezahlten Rechnungen unabhängig von der Mahnstufe angezeigt:
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Rechnungen, die noch nicht fällig sind, werden ohne Mahnstufe angezeigt
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Rechnungen, die fällig sind, werden mit der jeweiligen Mahnstufe angezeigt
Spalteninformation:
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Rechnung → Rechnungsnummer
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vom → Datum an dem die Rechnung ausgestellt wurde
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Rechnung Fälligkeit → Datum an dem die Rechnung ursprünglich fällig war
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KD-Nr. → Kundennummer
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Name → Name des Kunden
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Name → Name des Kunden
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Ist → Betrag der bereits beglichen worden ist
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Fehlt → Betrag der noch offen ist
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Skonto → Höhe des Skontos
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Projekt → Zugehörigkeit des Projekts
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Zahlweise → Art der Zahlung
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Status → Mahnstufe, z.B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung
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versendet am → Datum, an dem das letzte Mal ein Mahndokument versendet wurde
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nächste Mahnung → Fälligkeit der nächsten Mahnstufe (diese Rechnung ist "wieder fällig am" oder "das nächste Mal fällig am")
Mit den Filter Optionen kann folgendes gefiltert werden:
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ohne Forderungsverlust
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ohne Inkasso
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ohne gesperrt
Im Mahnwesen selbst sammeln sich die aktuell fälligen Rechnungen an. Hat dein Kunde vollständig bezahlt, erscheint der Eintrag dort nicht mehr.
Folgende Einträge sind im Mahnwesen zu finden:
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alle Rechnungen in aktuellen fälligen Mahnstufen
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angemahnte und unbezahlte Rechnungen, die kürzlich angemahnt wurden und die die nächste Mahnstufe noch nicht erreicht haben
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Forderungsverluste (Rechnungen markiert als Forderungsverlust)
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Gesperrte Rechnungen (aktiv gesperrte Rechnungen)
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Inkasso (Rechnungen, die die letzte Mahnstufe "Inkasso" erreicht haben)
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Ein "positives" Kundensaldo, welches im Mahnwesen berücksichtigt wird, existiert momentan nicht. Sollte es eine offene Gutschrift für den selben Kunden, aber eine andere Rechnung geben, wird dies also nicht berücksichtigt
Ausführliche Informationen zu den Einstellungen im Mahnwesen findest du hier.
Im Reiter "Einstellungen" können die Mahnfristen zwischen jeder Mahnstufe in Tagen eingestellt und die Texte auf den verschiedenen Mahndokumente definiert werden.
Die Mahnfristen werden im Reiter "Einstellungen" festgelegt. Es gibt in Xentral 5 verschiedene Mahnstufen:
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Zahlungserinnerung
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Mahnung 1
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Mahnung 2
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Mahnung 3
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Inkasso
Für jede Mahnstufe kann definiert werden:
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Tage seit letzter Stufe → Legt fest, nach wie vielen Tagen sie aktiviert wird, nachdem die vorherige Mahnstufe eingetreten ist
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Mailversand→ Legt fest, ob beim Anstoßen des Mahnwesens eine E-Mail mit dem Mahndokument an den Schuldner versendet wird (E-Mail Adresse muss beim Kundendatensatz vorhanden sein). Ist diese Option nicht aktiviert wird das Mahndokument beim Starten des Mahnwesens ausgedruckt
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Mahngebühr→ Ab der Stufe "Mahnung 1" kann jeweils eine Mahngebühr festgelegt werden, die Mahngebühren der Mahnstufen summieren sich nicht auf.
Mahnstufe (Mahndokumente)
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Zahlungserinnerung→ Fälligkeit ist fest. Das ist immer das berechnete Zahlungsziel (z.B. bei Rechnung 14 Tage ist die Fälligkeit für die Zahlungserinnerung am Tag 15)
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Zahlungserinnerung bei Vorkasse und Rechnung zahlbar sofort→ Fälligkeit wird in Tagen angegeben bei Rechnung zahlbar "sofort" (entspricht "0" Tage) oder Vorkasse-Zahlungsweisen, die nicht automatisch auf bezahlt gesetzt werden
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Zahlungserinnerung bei Lastschrift (+Einzugsdatum) → Fälligkeit der Zahlungsweise "Lastschrift (oder "verhält sich wie Lastschrift"); aufgerechnet wird das Einzugsdatum in der Rechnung. Bei Einzugsdauer von X Bankarbeitstagen kann z.B. dieser Wert eingestellt werden, dann tauchen die Lastschriften in der Regel nicht im Mahnwesen auf (nur wenn sie vergessen wurden einzuziehen oder wenn der Einzug nicht funktioniert hat oder es eine Rückbuchung gab)
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Mahnung 1 → Fälligkeit wird in Tagen angegeben
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Mahnung 2→ Fälligkeit wird in Tagen angegeben
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Mahnung 3→ Fälligkeit wird in Tagen angegeben
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Inkasso → Fälligkeit wird in Tagen angegeben
Ist der Haken bei "POS in Tabelle anzeigen" gesetzt, so werden auf dem Mahnbeleg Positionen angezeigt, d.h. die Artikeltabelle wie auf anderen Belegen.
Vorkasse Erinnerung (E-Mail Erinnerung)
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Skonto E-Mail an Buchhaltung → E-Mail Erinnerung an die Buchhaltung. Die Skonto E-Mail an die Buchhaltung wird versendet, wenn ein Zahlungseingang verknüpft wurde und eine Differenz zum Rechnungsbetrag besteht.
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Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag) → Tage nach dem die Vorkasse E-Mail als Erinnerung an den Kunden gesendet werden soll (Auftrag). Die E-Mail wird mit der Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen versendet.
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E-Mail für Storno an Buchhaltung → E-Mail die an die Buchhaltung versendet wird (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen), so dass zu lange offene Vorkasse Aufträge storniert werden können
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Zahlungsmail Betrag-Schwelle → EUR Betrag ab dem die Zahlungsmail noch versendet werden soll an den Kunden (Auftrag) (Einstellung für die E-Mail Funktion siehe unten)
Sonstige Einstellungen
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Skonto im Zahlungseingang überziehen erlauben → Anzahl der Tage, um die die automatische Erkennung im Zahlungseingang noch greifen soll (Skontozeitraum im Zahlungseingang zusätzlich um x Tage verlängern)
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Bearbeiter + Vertrieb anzeigen → Bearbeiter und Vertreib in der Infobox auf dem Mahndokument anzeigen
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Versand Mahnungen über E-Mail-Account → Einstellung für die E-Mail Adresse, von der aus die Mahnungen versendet werden (Versionsinfo: ab 19.3)
Ab der Stufe "Mahnung 1" kann jeweils eine Mahngebühr festgelegt werden, die Mahngebühren der Mahnstufen summieren sich nicht auf. Es ist also für jede Mahnstufe die jeweilige Gesamtgebühr anzugeben. Mahngebühren werden ohne Besteuerung angezeigt. Die Gebühr von z.B. 5 EUR wird dann auch als 5 EUR auf der Mahnung ausgewiesen. Anzugeben sind die Mahngebühren als Variable, wenn die Gebühr auf dem Dokument ausgewiesen werden soll. Mahngebühren können nur über die Mahntexte eingefügt werden. Beispiele hierzu findest du im Bereich . Beispieltexte Mahnwesen.
Der Prozessstarter kann für das Mahnwesen auch auf "periode → 1 Minute" eingestellt werden, sodass die Mahnwesenberechnung via Schaltfläche über den hintergrundgelagerten Prozess abgearbeitet wird und jederzeit aufgerufen werden kann. Parallel werden die Zeiten des Prozessstarters festgelegt, so dass der Prozessstarter nicht minütlich das Mahnwesen neu berechnet, sondern nur zu den fest angegebenen Zeiten und per manuellem Klickaufruf.
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Aktivierung und Datumsfelder steuern die Berechnung zu festen Uhrzeiten
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Der Mahnwesen Prozessstarter muss auf jede Minute eingestellt werden
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Ohne Einstellung der Uhrzeit wird der Prozess nur bei Klick auf die "Mahnwesen berechnen"- Schaltfläche in der Mahnübersicht angestoßen
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Der Prozess wird hierbei in den Hintergrund verlegt und läuft je nach Menge der Rechnungen im Mahnwesen im Hintergrund durch
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Mit Zeitangabe läuft der Prozess zu den Uhrzeiten im Hintergrund durch, kann aber auch vorne mit die Schaltfläche angestoßen werden
Voraussetzung: Der Prozessstarter Mahnwesen muss auf die Periode 1 eingestellt sein, also jede Minute laufen.
Auch bei Aufträgen mit Zahlungsart Vorkasse kann nach einer bestimmten Anzahl an Tagen eine Zahlungserinnerung automatisch an den Kunden verschickt werden, falls die Zahlung nicht eingegangen ist. Dafür sind muss in den Projekteinstellungen (Stammdaten → Projekt → Einstellungen) der Haken "Zahlungsmail" aktiviert werden.
In den Einstellungen kann festlegen werden, nach wie vielen Tagen die Zahlungserinnerung verschickt werden soll.
Damit die Zahlungserinnerung verschickt wird, muss im Auftrag die Zahlungsweise Vorkasse eingestellt sein. Außerdem muss der Auftrag um mindestens so viele Tage zurückliegen, wie im Mahnwesen eingestellt ist, dass die erste Zahlungserinnerung versendet wird. Außerdem muss die E-Mail-Adresse des Kunden muss in den Stammdaten gespeichert oder im Auftrag hinterlegt werden.
Unter Einstellungen → Mahntexte befindet sich eine Übersicht über Variablen, die in den Mahndokumenten verwendet werden können. Für jede Mahnstufe können eigene Texte definiert werden, die dann im jeweiligen Mahn-Dokument verwendet werden.
In den Mahntexten können folgende Variablen verwendet werden. Die Variablen werden dann im Mahn-Dokument durch die entsprechende Information ersetzt:
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{DATUM} = Ende der neu gegebenen Frist (Datum)
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{TAGE} = Anzahl Tage in aktueller Mahnfrist (Tage)
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{SOLL} = Soll Betrag (EUR)
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{IST} = Ist Betrag (EUR)
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{OFFEN} = Betrag Soll - Ist (EUR)
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{SUMME} = Betrag Soll - Ist + Mahngebühr (EUR)
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{WAEHRUNG} = Währung
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{MAHNGEBUEHR} = Mahngebühr (EUR)
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{OFFENMITMAHNGEBUEHR} = Mahngebühr + Offener Betrag
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{RECHNUNG} = Rechnungsnummer
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{DATUMRECHNUNG} = Datum der Rechnung
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{MAHNDATUM} = Datum der letzte Zahlungserinnerung bzw. Mahnung (= das Datum, an dem zuletzt die nächste Mahnstufe umgestellt wurde (betrifft immer die aktuellste)
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{DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} = Datum der ursprünglichen geforderten Bezahlung (Rechnungsdatum + Tage Zahlungsziel) der Rechnung (Datum)
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{DATUMZAHLUNGSERINNERUNGFAELLIG} = Datum bis wann die Zahlungserinnerung fällig war
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{DATUMZAHLUNGSERINNERUNG} = Datum der Zahlungserinnerung
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{DATUMMAHNUNG1} = Datum der Mahnung 1
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{DATUMMAHNUNG2} = Datum der Mahnung 2
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{DATUMMAHNUNG3} = Datum der Mahnung 3
Die Mahntexte sind selbst sind in den Geschäftsbriefvorlagen zu finden und dort konfigurierbar.
Dadurch können Mahntexte für verschiedene Projekte und Sprachen angelegt werden.
Anmerkung
Die folgenden Texte dienen als Beispieltexte zur Veranschaulichung der Variablen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro / Rechtsberater ab, ob diese den rechtlichen Ansprüchen genügen oder anzupassen sind. Die Texte sind Mustertexte, erstellt vor einigen Jahren, hier hat sich evtl. einiges geändert. Als Test für die Variablen können sie auf jeden Fall genutzt werden.
Mahnung 1:
Sehr geehrte Damen und Herren,
sicher haben Sie unsere Zahlungserinnerung übersehen. Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben nochmals eine Aufstellung der offenen Positionen.
Sollten Sie die Zahlung noch nicht vorgenommen haben, bitten wir Sie, den Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser Konto zu überweisen, um weitere Mahnschreiben und Gebühren zu vermeiden. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.
Wurde der offene Betrag bereits beglichen, so sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.
Mahnung 2:
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnung und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.
[en-us] Please transfer the amount of {OPEN} EUR to our account mentioned below by {DATE}. We take the liberty to charge reminder fees in the amount of {DUNNINGFEE} EUR. Please indicate the invoice number {INVOICE} in the subject line. If the outstanding amount has already been paid, please consider this letter as irrelevant.
Mahnung 3:
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung vom {DATUMRECHNUNG} war am {DATUMRECHNUNGZAHLUNGSZIEL} zur Zahlung fällig. Trotz Mahnungen und Fristsetzung wurde der Betrag von {OFFEN} EUR noch immer nicht beglichen.
Deshalb erhalten Sie mit diesem Schreiben eine letzte Aufstellung der offenen Positionen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an. Sollte der Betrag in Höhe von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} noch nicht auf unserem Konto eingegangen sein, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Bitte kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns dies vermeiden: xxxxxxxxx
Beispieltext Mahngebühren- Beispiel 1:
Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen: Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG} Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG} zzgl. Mahngebühr: {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} Gesammtsumme: {OFFENMITMAHNGEBUEHR}{WAEHRUNG}
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Beispiel 2:
Die Mahngebühr beträgt {MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG} zuzüglich offener Rechnungsbetrag von {OFFEN} EUR zu zahlen {SUMME} {WAEHRUNG}
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Beispiel 3:
Bitte überweisen Sie den Betrag von {OFFEN} EUR bis zum {DATUM} auf unser unten genanntes Konto. Wir erlauben uns Mahngebühren in Höhe von {MAHNGEBUEHR} EUR zu berechnen. Bitte geben Sie im Betreff die Rechnungsnummer {RECHNUNG} an.
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Beispiel 4:
Unsere Forderungen gegen Sie setzen sich wie folgt zusammen: Warenwert/ Gesamtsumme: {SOLL} {WAEHRUNG} Davon noch offen: {OFFEN} {WAEHRUNG} zzgl. Mahngebühr:{MAHNGEBUEHR} {WAEHRUNG}