Mit dem Modul Dokumenten Scanner kannst du in Verbindung mit der Android und iOS App namemns SwiftScan Dokumente auf deinem Smartphone scannen. Anschließend kannst du diese Dokumente entweder manuell oder automatisch an Xentral übertragen. Dabei kannst du bereits vorqualifizieren, ob das Dokument einer Adresse, Verbindlichkeit oder anderem zugewiesen werden soll. Das ist vor allem zum Scannen von Lieferantenrechnungen in Verbindlichkeiten sowie für Adressdateien wichtig, die schnell im Kundenstammdatensatz hinterlegt werden sollen. In Xentral selber findet dann die finale Zuweisung statt.
Das Modul Dokumenten Scanner enthält folgende Funktionen:
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Belege einscannen und zuordnen (Lieferantenrechnungen, Kassenzettel, Reisekosten, Verträge)
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Schnelle und einfache Zuweisung der Vorgänge in Xentral
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Bequeme Übertragung per App vom Smartphone oder per Drag-and-drop, egal ob es sich um einzelne oder zahlreiche Dateien handelt
Hinweis
Beachte, dass die Daten über SwiftScan laufen und du laut DSGVO ggf. einen Datenvertrag abschließen musst. Außerdem ist die Übertragung von Dokumenten über die App nur mit der kostenpflichtigen Version SwiftScan VIP möglich.
Das Modul Dokumenten Scanner öffnest du in Xentral ganz einfach über die Smart Search. Du kannst das Modul auch teilweise ohne die App SwiftScan nutzen, indem du Dateien per Drag-and-drop hochlädst.
Im Tab Dateien werden alle Dateien angezeigt, die zwar bereits in Xentral hochgeladen, aber noch nicht zugewiesen wurden.
Klicke auf das Plus-Symbol rechts in der Spalte Menü, um das Dokument zuzuweisen.
Falls du die Zuweisung bereits in der SwiftScan App vorgenommen hast, schon geschehen sein, wird gleich das richtige Tab ausgewählt. Ansonsten kannst du die Tabs nach dem Klick auf das Plus-Symbol manuell auswählen und mithilfe des Pfeil-Symbols zuweisen. Das Dokument wird daraufhin dort als Datei gespeichert.
Tipp
Falls du bereits zugewiesene Dateien ebenfalls im Tab Dateien sehen möchtest, kannst du den Filter auf Archiv (alle anzeigen) setzen.
In Verbindung mit der SwiftScan App kannst du deine Dokumente direkt über das Smartphone einscannen undan Xentral übertragen. Hierzu ist zwingend die kostenpflichtige Version SwiftScan VIP notwendig, da sonst keine Verbindung per WebDAV hergestellt werden kann.
Um gescannte Dokumente von der SwiftScan App an Xentral zu übertragen, muss zunächst eine Verbindung mit Xentral hergestellt werden. Dafür sind mehrere Schritte in Xentral und in SwiftScan nötig.
Um die Verbindung mit SwiftScan herzustellen, muss WebDAV im jeweiligen Benutzer in Xentral freigeschaltet sein. Gehe dazu wie folgt vor:
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Nutze die Smart Search, um das Modul Benutzer zu öffnen.
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Öffne den gewünschten Benutzer per Klick auf das Stift-Symbol rechts.
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Öffne den Tab Sonstige Einstellungen.
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Aktiviere die Option Docscan/WebDAV Upload.
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Gib im Feld Docscan/WebDAV Passwort das Passwort ein, das der Benutzer später in der SwiftScan App verwenden soll.
Im nächsten Schritt nimmst du direkt in der SwiftScan App die notwendigen Einstellungen für die Verbindung zu Xentral vor. Gehe dazu wie folgt vor:
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Öffne in der in der SwiftScan App das Menü, indem du auf die drei Punkte rechts oben auf der Startseite tippst.
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Tippe auf Einstellungen.
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Tippe auf Cloud-Dienste.
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Tippe auf das Plus-Symbol unten rechts.
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Wähle WebDAV aus der Liste aus.
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Gib die WebDAV Zugangsdaten ein. Diese setzen sich wie folgt zusammen:
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WebDAV Adresse: (URL-) Adresse des Benutzers. Diese Information findest du unterhalb des Feldes Docscan/WebDAV Passwor im Tab Sonstige Einstellungen des Benutzers in Xentral.
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Nutzername: Regulärer Benutzername des Benutzers in Xentral.
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Passwort: Das WebDAV Passwort, dass du im ersten Schritt für den Benutzer in Xentral eingegeben hast.
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Zusätzlich musst du die Cloud-Dienste in deiner SwiftScan App aktivieren. Eine Anleitung sowie eine Übersicht aller verfügbaren Cloud-Dienste für Android findest du hier auf der offiziellen Support-Seite von SwiftScan. Klicke hier für die Übersicht der Cloud-Dienste für iOS.
Wenn eine Verbindung hergestellt werden konnte, dann sollte eine Bestätigung erhalten und WebDAV in den Einstellungen als Connected Cloud Service angezeigt werden.
Optional kannst du eine automatische Übertragung von der SwiftScan App zu Xentral einstellen. So wird jedes eingescannte Dokument direkt an Xentral übertragen, ohne dass du manuell tätig werden musst.
Wichtig
Der automatische Upload ist nur dann verfügbar, wenn der App-Nutzer auf SwiftScan VIP geupgraded hat. Der manuelle Upload von Dokumenten istauch für Nutzer der Free Version verfügbar.
Anmerkung
Wenn der automatische Upload nicht funktioniert, kann es nötig sein, dass der Ordner geändert und der Wert dort komplett herausgelöscht wird, sodass in den Einstellungen nur noch ein / erscheint.
Sollte die automatische Übertragung nicht aktiviert sein, kannst du ein gescanntes Dokument auch manuell aus der SwiftScan App zu Xentral übertragen und dabei bereits direkt die Zuweisung vornehmen.
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Scanne das Dokument in der SwiftScan App.
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Tippe auf Freigeben/Send
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Wähle die Option WebDAV/admin aus.
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Wähle einen Ordner für die Zuweisung aus.
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Übertrage das Dokument, indem du auf Upload here tippst.