Die Sicherung und Übertragbarkeit Ihrer Unternehmensdaten ist ein wesentlicher Bestandteil einer verantwortungsvollen Systemadministration. Wenn du Administrator, Mitglied der Geschäftsführung oder in der Buchhaltung tätig bist, unterstützt dich dieser Artikel beim Export relevanter Daten aus Xentral. Hier findest du eine Übersicht aller Möglichkeiten zum Datenexport aus Xentral inklusive eine Vielzahl an Verweisen auf weitere nützliche Ressourcen in unserem Helpcenter.
Ob für eine externe Revision, die Archivierung zum Geschäftsjahresende oder als Vorbereitung für einen ERP-Systemwechsel – Xentral bietet dir verschiedene Self-Service-Tools, mit denen du alle relevanten Informationen effizient exportieren kannst. Der Fokus liegt dabei auf der Bereitstellung maschinenlesbarer Formate (wie CSV oder PDF), die sowohl den steuerrechtlichen Anforderungen der GoBD entsprechen als auch eine flexible Weiterverarbeitung deiner Systemdaten ermöglichen. In den folgenden Abschnitten erfährst du Schritt für Schritt, wie du Belege, Stammdaten und maschinelle Bewegungsdaten sicher und selbstständig aus deiner Xentral-Instanz exportierst.
Wichtig
Bitte beachte, dass du alle hier beschriebenen Self-Service-Exporte vor dem Ende deiner Vertragslaufzeit durchführen musst. Nach Vertragsende wird der Zugang zu deiner Xentral-Instanz gesperrt und die Daten werden anschließend routinemäßig automatisiert gelöscht.
Xentral bietet ganz bewusst keinen Download eines rohen, vollständigen Datenbank-Backups (SQL-Dump) an. Dies schützt proprietäre Systeminterna und unsere intellektuellen Eigentumsrechte. Stattdessen stellen wir sicher, dass du alle relevanten und kundengenerierten Daten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (wie CSV oder PDF) exportieren kannst.
Die folgenden Module und Arbeitschritte ermöglichen dir, alle steuerrechtlich relevanten Dokumente aus Xentral zu exportieren.
Alle erzeugten Belege müssen revisionssicher im Originalformat vorliegen. Das Modul PDF-Archivierung bündelt diese Belege zeitraumbezogen und stellt sie dir zum Download bereit.
Gehe wie folgt vor, um alle erzeugten Belege herunteruladen:
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Nutze die Smart Search, um das Modul PDF-Archivierung zu öffnen.
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Wähle den gewünschten Zeitraum und die Belegart (z. B. Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen).
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Lade anschließend alle Belege für das jeweilige Jahr als gesammelte ZIP-Datei herunter.
Hinweis
Die PDF-Archivierung sichert ausschließlich die vom System erzeugten Belege. Individuell hochgeladene Dateianhänge (z. B. Verbindlichkeiten, in Projekten oder Artikeln) sind hier nicht enthalten.
Weierführende Informationen findest du im Artikel Alle Rechnungen und Belege als PDF exportieren (PDF-Archivierung)
Gehe wie folgt vor, um Bewegungsdaten (GoBD-/FiBu-Export) maschinell auswertbar aus Xentral zu exportieren.
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Navigiere zu Buchhaltung > DATEV-Datenservice (bzw. Buchhaltung > Buchhaltung Export).
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Wähle den Zeitraum und exportiere Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechnungen und Gutschriften.
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Exportiere auch die Bankdaten (oft geschieht dies bereits durch die monatliche DATEV-Übergabe).
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Speichere die Dateien in einem der gängigen CSV oder *XML Formate ab.
Tip
Eine detaillierte Übersicht speziell für den Bereich der Buchhaltung findest du in unserem Guide: Archivierung & Exporte in der Buchhaltung - praktische Übersicht.
Weitere Handbuch-Artikel zur Einrichtung des DATEV-Exports und weiterer FiBu-Exporte in Xentral findest du in den folgenden Artikeln:
Wenn du Daten aus Xentral für einen Wechsel in ein anderes System exportieren möchtest, kannst du dafür unser Modul Import-/Exportzentrale nutzen. Dort kannst du Stammdaten und Belegdaten strukturiert exportieren und für die weitere Verarbeitung herunterladen.
Gehe wie folgt vor, um den Export durchzuführen:
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Nutze die Smart Search, um das Modul Import-/Exportzentrale zu öffnen.
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Klicke auf Stammdaten Export.
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Klicke auf + NEU.
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Lege für jede benötigte Datenquelle (z. B. Adressen, Artikel, Aufträge) eine eigene Exportvorlage an. Hier kannst du die Quell-Tabellen auswählen, Felder definieren und nach Datum oder Projekt filtern.
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Klicke auf Speichern.
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Öffne den Tab Export starten.
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Lade die Datei als CSV oder XLS herunter.
Hinweis
Standardexporte kannst du direkt über die beschriebenen Funktionen selbst durchführen. Falls im Zusammenhang mit einem Systemwechsel gemäß dem Data Act (EU-Verordnung 2023/2854) besonders umfangreiche, individuelle oder technisch aufwendige Datenexporte benötigt werden, können hierfür zusätzliche Kosten anfallen.
Die folgenden Artikel enthalten weiterführende Informationen zum Export von Stammdaten, Artikelstammdaten und Adressstammdaten:
Für Kunden, die das Berichte-Modul (Analytics Add-On) in ihrem Vertrag gebucht haben, bietet Xentral eine besonders komfortable Lösung für den Massenexport von Systemdaten.
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Öffne das Menü Berichtswesen > Berichte.
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Suche nach der Berichtssammlung [08] FTP-Backup und BI-Reports.
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Öffne die vorgefertigten Berichte für den Gesamtexport (z. B. Alle Artikel, Alle Adressen, Alle Aufträge).
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Wähle deine Export-Methode:
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Download: Klicke oben rechts auf Export (CSV).
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Permalink / API: Generiere unter Exporteinstellungen > Permalink einen Abruf-Link.
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Automatisierter FTP-Export: Richte unter Exporteinstellungen > FTP-Export die direkte Übertragung auf deinen Server ein.
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Tip
Schau dir folgende weiterführende Artikel zum Thema Berichte-Modul und Datenexport an, um mehr zu erfahren:
Die automatisierten Massen-Exporte (Import-/Exportzentrale, FiBu-Export, PDF-Archivierung) umfassen primär deine strukturierten Datenbank-Einträge (z. B. als CSV-Datei) sowie die von Xentral erzeugten Belege.
Individuell von dir in Xentral hochgeladene Dateien werden bei diesen Standard-Exporten nicht automatisch mit heruntergeladen. Dazu gehören unter anderem:
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Manuell hochgeladene Eingangsrechnungen/Belege von Lieferanten (an Verbindlichkeiten)
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Artikelbilder und Produktdokumente
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Hinterlegte Briefpapiere, Logos oder Schriftarten
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Manuelle Dateianhänge in Projekten, Tickets oder Belegen
Um diese Dateien einzusehen und zu exportieren, kannst du das Modul Dateibrowser nutzen. Gehe dazu wie folgt vor:
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Nutze die Smart Search, um das Modul Dateibrowser zu öffnen.
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Navigiere durch die Ordnerstruktur zu den jeweiligen hochgeladenen Dateien.
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Lade die benötigten Dokumente und Anhänge manuell herunter.
Wichtig
Bitte stelle sicher, dass du Originaldokumente (insbesondere steuerrelevante Eingangsrechnungen) stets auch in deiner eigenen Dateiablage oder einem primären Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivierst.
Weitere Informationen zum Dateibrowser findest du im Artikel Dateibrowser.