FAQ Finanzbuchhaltung Export - Häufig gestellte Fragen

Die Validierung prüft den Export auf gültige Zeichen nach Anforderungen von Datev, die ansonsten beim Import in DATEV unter Umständen abgeschnitten, ignoriert oder falsch importiert werden würden. Das bedeutet nicht unbedingt, dass diese Prüfung in deinem Fall relevant ist. Bitte deaktiviere deshalb im Modul Finanzbuchhaltung Export zuerst die CSV Validierung (Option: CSV Validierung deaktivieren) und prüfe, ob dein Export in Ordnung ist. Erstelle gerne ein Support-Ticket, falls du trotzt Deaktivierung der Validierung Probleme hast.

Der DATEV Export erfolgt in zwei Schritten: 1.) Die Übertragung von Xentral an DATEV und 2.) der Import der übertragenen Dateien in DATEV. Die Erfolgsmeldung bezieht sich auf Schritt 1. Xentral erhält keine Rückmeldung von DATEV über einen erfolgreichen Import (Schritt 2). Schritt 2 kann fehlschlagen, auch wenn Schritt 1 erfolgreich war. Prüfe deshalb Folgendes, um die Ursache zu finden:

Die Ursache liegt in falsch geschriebenen Währungskürzeln bei einzelnen Verbindlichkeiten (inkl. der Vorkontierung), die manuell statt über die Auswahlliste eingetragen wurden. Überprüfe alle Verbindlichkeiten, die nicht in EUR fakturiert sind, auf korrekt geschriebene Währungskürzel. Nutze den CSV-Export für Verbindlichkeiten, um die betroffenen Verbindlichkeiten zu identifizieren - ggf. muss zuvor im Buchhaltungexport die Option CSV Validierung deaktivieren aktiviert werden. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter Währungen immer über die Auswahlliste und nicht manuell eintragen. Alternativ kann eine Datenbankabfrage in den Tabellen verbindlichkeiten und verbindlichkeiten_kontierung durchgeführt werden, um alle Verbindlichkeiten und Vorkontierungen ungleich EUR anzuzeigen.

Bitte deaktiviere im Modul Finanzbuchhaltung Export die CSV Validierung (Option: CSV Validierung deaktivieren) oder hinterlege eine Pseudo-Berater/-Mandantennummer im Reiter Einstellungen.

Für den DATEV-Export ist eine Mandaten- und Beraternummer eine Pflichtangabe, damit dein Steuerbüro eine automatische Zuordnung deiner Daten zu deiner Firma erhält. Solltest du den Datev Buchhaltungsexport in andere Systeme einspielen und keine Berater- und Mandantennummer haben, kannst du selbst eine fünfstellige Nummer vergeben. Die Nummer wird im Exportformat z.B. in der Kopfzeile übergeben.

Wenn du den DATEV-Export bisher nur für einzelne Projekte verwendet hast, und keine Beraternummer als Standard vergeben hast, füge einen Eintrag ohne Projekt als Fallback hinzu. Diese Beraternummer wird für Exporte ohne Projektzuordnung verwendet und verhindert, dass du hier eine Fehlermeldung erhältst.

Füge einen Eintrag ohne Projekt zu, indem du Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr in einen Neuen Eintrag eingibst. Lasse das Feld für Projekt in diesem Fall einfach leer.

Unser Export ist für DATEV ausgelegt und unterstützt deshalb immer das aktuellste DATEV-Format. Bitte wende dich an support@xentral.com, wenn und weshalb du nicht das neue Format nutzen kannst und wir prüfen gerne deinen Fall.

Stelle sicher, dass in Xentral die Kunden-/Lieferantennummern im DATEV-konformen Nummernkreis liegen und beim Export auch genau diese Nummern übergeben werden.

Bei Verwendung von abweichenden Debitorennummern: Überprüfe außerdem, ob abweichende Debitoren korrekt in den Adressen hinterlegt sind und in den Rechnungen übernommen werden. Entscheidend ist das Vorliegen der abweichenden Debitorennummer im Beleg. Bei manuell angelegten Aufträgen muss der Sammeldebitor ebenfalls manuell hinterlegt werden, falls die Option Manuelle Auftragserfassung in den Sammeldebitoreneinstellungen nicht aktiviert ist.

DATEV Unternehmen Online unterstützt keine Übertragung von Kostenstellen aus Ausgangsrechnungen. Für die Übertragung von Kostenstellen muss der klassische Finanzbuchhaltungsexport genutzt werden. Alternativ kann der manuelle Weg DATEV Unternehmen Online – XML/Belegtransfer genutzt werden, wobei auch hier keine dedizierten Einstellungen für Kostenstellen existieren.

Ein vollautomatischer, zeitgesteuerter Export von Rechnungen zu DATEV ist derzeit nicht nativ in Xentral möglich, da DATEV eine Authentifizierung erfordert, die maximal 24 Stunden gültig ist.

In der neuen Version des Finanzbuchhaltungsexports haben wir die Dateibezeichnungen so angepasst, dass diese den Empfehlungen und Anforderungen von DATEV entsprechen. Der alte Dateiname war früher von Xentral individuell gewählt worden.

Der Finanzbuchhaltungsexport beinhaltet eine Überprüfung deiner Daten (Validierung). Unter anderem wird die in deinen Kontakten hinterlegte Bankverbindung (IBAN, BIC) auf Gültigkeit und Konformität geprüft.

Bitte deaktiviere die CSV-Validierung, damit der Export dennoch funktioniert. In der exportierten Datei kannst du die falschen IBANs/BICs (meist zu kurz oder zu lang) identifizieren und die betroffenen Adresse (unter Adresse/Kontakte > Bankverbindung) in Xentral korrigieren.

Xentral prüft, ob es beim Export von Belegen in Fremdwährung eine Währungsumrechnung gibt, die im Modul Währung Umrechnung hinterlegt werden muss bzw. abgerufen werden kann. Falls nicht, muss diese hinzugefügt werden. Mehr Infos findest du hier: Währungsverwaltung und Währungsumrechnung.

Am einfachsten ist es, die Kurse von der EZB zu laden und den Prozessstarter zu aktivieren, damit diese aktuell bleiben, wie im folgenden Screenshot zu sehen:

Derselbe Fehler tritt auch auf, wenn die Währung in einer Verbindlichkeit (oder ihrer Vorkontierung) falsch hinterlegt ist. Häufige Ursache: manuell eingetippt statt über das Dropdown-Menü ausgewählt. Öffne die betroffene Verbindlichkeit und korrigiere das Währungsfeld.

Hierbei handelt es sich um einen aktuellen Programmfehler in manchen Instanzen, der dafür sorgt, dass die Fehlermeldung fälschlicherweise angezeigt und der Export nicht durchgeführt wird. Wir arbeiten bereits an der Behebung dieses Fehlers. Bitte deaktiviere als Workaround die CSV-Validierung, damit der Export dennoch funktioniert.

Vor dem Export in den Modulen DATEVconnect Online / DATEV Datenservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss der Nutzer sich mit DATEV verbinden. Findet eine Authentifizierung vorab nicht statt und wird auf Export geklickt, erscheint diese Fehlermeldung.

Zuvor geschah der Export in DATEV Connect asynchron im Hintergrund. Grund hierfür war die langsamere Export-Geschwindigkeit des alten Exports. Aus diesem Grund war eine Fortschrittsanzeige notwendig. Dies ist nun nicht mehr der Fall, da der neue Export direkt nach dem Klick auf Export angestoßen und ausgeführt wird. Die Validierung der Daten finden bereits beim Export statt, der Fortschritt ist deshalb nicht mehr notwendig.

Wir haben bereits das Feedback erhalten, dass dies nützlich war und werden die Oberfläche zeitnah entsprechend anpassen. Falls der letzte exportierte Zeitraum nicht mehr bekannt ist, dann kann dieser im Modul Datenbank Ansicht in der Tabelle datevconnect_online_export eingesehen werden. Hier bitte nach ID sortieren.

DATEV lässt keine Rechnungsbuchung mit dem Betrag 0,00 € zu, da das Betragsfeld technisch zwingend einen Wert ungleich Null erfordert. Aus diesem Grund unterstützt der DATEV Unternehmen Online Export in Xentral keine Null-Euro-Rechnungen. Die Option Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren bezieht sich ausschließlich auf den CSV-Export unter Export Rechnungen/Gutschriften. Null-Euro-Rechnungen können über diesen Weg exportiert werden.

Ja, technisch ist dies möglich – Felder für Konten, Debitoren und Kreditoren sind alphanumerisch. Führende Nullen werden aber im Standard nicht genutzt und können bei Export/Import oder Abstimmungen für Verwirrung sorgen.

Wie werden Sachkonten in DATEV erfasst? (Nullen)

Standard ist eine 4-stellige Kontonummer (z. B. 1000 Kasse). Eine Eingabe wie 01000 wird auf 1000 reduziert. Empfehlung: immer 4-stellig, ohne führende Nullen.

Welche Nummernkreise gelten für Debitoren und Kreditoren? (Nullen)

Debitoren: ab 10000, Kreditoren: ab 70000. Eine Kundennummer 00123 kann zwar importiert werden, entspricht aber nicht dem Standard.

Gibt es einen Unterschied zwischen führenden Nullen und Füllnullen?

Führende Nullen sind rein optisch und entfallen im Standard. Füllnullen sind nötig, wenn ein Feld eine feste Länge haben muss (z. B. bei bestimmten Schnittstellen).

Was ist die empfohlene Praxis für Nullen?

Sachkonten: immer 4-stellig, keine führenden Nullen. Debitoren: ab 10000, keine führenden Nullen. Kreditoren: ab 70000, keine führenden Nullen.

Grundvoraussetzung ist das Vorhandensein der Transaktionsnummer im Beleg. Öffne den Beleg in Xentral und prüfe im Protokoll, ob unter Transaktion die Nummer vorhanden ist. Falls nicht, dass liegt die Ursache im Auftragsimport: Entweder gibt es hier ein Problem oder die Daten werden vom Shopsystem nicht bereitgestellt. Ist die Transaktionsnummer im Beleg vorhanden, prüfe Folgendes: Im Modul Finanzbuchhaltung Export im Tab Einstellungen muss die Option Belegfeld1 bei Rechnungs- u. Gutschrift um Internet- und Transaktionsnummer erweitern für Gutschriften und Rechnungen aktiviert sein.