Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In diesem Modul kannst du einen Kontenrahmen entweder händisch anlegen oder von einer anderen Software (z.B. Datev) importieren. Zudem kannst du im Modul Kontorahmen den Kontenrahmen anpassen. Dieser ist hauptsächlich für die Buchhaltung relevant und wird vor allem bei den Verbindlichkeiten benutzt.
Die Standard-Konten für den Finanzbuchhaltungsexport von Belegen befinden sich in den Grundeinstellungen im Bereich Steuer / Währung sowie in den Einstellungen pro Projekt. Wurden Einstellungen auf Projektbasis getätigt, werden diese gegenüber denen aus den globalen Grundeinstellungen vorgezogen.
Das Modul kannst du über Einstellungen > Buchhaltung > Kontenrahmen oder über die Smart-Suche über Kontorahmen aufrufen.
Ein Kontenrahmen ist eine systematische Struktur, die zur einheitlichen Darstellung und Organisation der Konten eines Unternehmens dient. Er enthält eine Liste von Konten, die in verschiedene Kontengruppen gegliedert sind, wie z. B. Vermögen, Schulden, Erträge und Aufwendungen. Der Kontenrahmen bildet die Basis für den Kontenplan des Unternehmens, in dem die tatsächlich genutzten Konten enthalten sind, und sorgt dafür, dass die Buchführung übersichtlich und strukturiert erfolgt.In Deutschland gibt es mehrere standardisierte Kontenrahmen, die oft branchenspezifisch sind.
Die bekanntesten und weitverbreiteten Kontenrahmen sind SKR04 und SKR03:
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SKR04 (Standardkontenrahmen 04): Dieser Kontenrahmen ist prozessorientiert aufgebaut und wird häufig in Unternehmen genutzt, die nach dem Abschlussgliederungsprinzip (wie in der Bilanz) buchen. Konten für Vermögen, Schulden, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen sind in einer Weise strukturiert, die eng an der Bilanzgliederung orientiert ist. Dies eignet sich gut für eine Abschlussdarstellung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB).
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SKR03 (Standardkontenrahmen 03): Der SKR03 ist betriebsorientiert aufgebaut und wird nach dem Abschlussgliederungsprinzip des Gesamtkostenverfahrens strukturiert. Die Konten sind nach funktionalen Gesichtspunkten sortiert, was für Unternehmen von Vorteil ist, die eine eher funktionsorientierte Kostenrechnung verwenden, z. B. nach Kostenstellen.
Beide Kontenrahmen sind Standards, die DATEV entwickelt hat und die in Deutschland weit verbreitet sind. Die Wahl des Kontenrahmens hängt oft davon ab, welche Struktur der Buchhaltung das Unternehmen bevorzugt und welche Anforderungen der Jahresabschluss erfüllen soll.
Nachfolgend werden als Beispiel Konten aus dem SKR04 Kontenrahmen verwendet. In Xentral kannst du aber auch problemlos andere Kontenrahmen verwenden.
Anmerkung
Diese Beispiele sind exemplarisch. Stimme dich für deine Buchführung mit deinem Steuerberater über die Verwendung des Kontenrahmens und der Konten ab.
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Nebenkosten des Geldverkehrs: Konto 6855. Dieses Konto erfasst Gebühren und Kosten im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr, wie z. B. Bankgebühren.
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Geldtransit: Konto 1460. Auf dieses Konto werden Beträge gebucht, die sich im Transfer zwischen verschiedenen Zahlungsmitteln oder Konten befinden, etwa bei Einzahlungen oder Überweisungen, die noch nicht abgeschlossen sind.
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Durchlaufende Posten: Konto 1370. Dieses Konto wird für Beträge verwendet, die im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder verausgabt werden und das eigene Vermögen nicht beeinflussen.
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Umsatzsteuer-Vorauszahlungen: Konto 3820. Dieses Konto erfasst die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die für das laufende Jahr an das Finanzamt geleistet werden.
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Umsatzerlöse Inland: Konto 4400. Hier werden die Erlöse aus inländischen Verkäufen von Waren und Dienstleistungen ohne separaten Steuerschlüssel für 19 % Umsatzsteuer erfasst, da es sich um ein Automatikkonto handelt.
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Wareneinkauf: Konto 5400. Dieses Konto dient zur Erfassung der Aufwendungen für den Einkauf von Handelswaren. Als Automatikkonto benötigt es ebenfalls keinen separaten Steuerschlüssel für 19 % Umsatzsteuer.
Die Übersicht zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Konten.
In der Tabelle kannst du in der Spalte Menü einzelne Konten über das Stift-Icon bearbeiten oder über das x-Icon löschen. Zudem kannst du die Tabelle in die Zwischenablage kopieren, oder als CSV, Excel oder PDF Datei ausgeben lassen bzw. die Tabelle drucken.
Ist ein Konto durchgestrichen bedeutet dies, dass das Konto deaktiviert ist und nicht mehr verwendet wird.
Anmerkung
Automatikkonten in DATEV (z. B. 5400) werden in Xentral genauso behandelt wie alle anderen Konten. Erst bei der Übergabe der Daten an DATEV wird das Automatikkonto automatisch von DATEV erkannt und entsprechend ausgewertet.
Z.B. verbuchst du Wareneingang 19% auf das Konto '5400' ohne Steuerschlüssel. Ein anderes Konto z.B. Bürobedarf benötigt einen Steuerschlüssel und wird mit '906815' angegeben.
Tipp
Wenn du einen Kontenrahmen verwendest, hast du die Möglichkeit, entweder die von dir genutzten Konten einzeln einzutragen oder einen bestehenden Kontenrahmen zu importieren. In der Praxis nutzen Unternehmen oft nur einen kleinen Teil der Konten eines Standardkontenrahmens.
Um den Überblick zu behalten und es deinem Team zu erleichtern, empfehlen wir, die 40 bis 150 wichtigsten Konten in Xentral zu hinterlegen, die du zuvor mit deinem Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt hast.
Im Folgenden kannst du genauer nachlesen, wie du einen Kontenrahmen anlegen kannst.
Schritte:
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Klicke auf +NEU um ein Konto hinzuzufügen.
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Gib das Konto des Kontenrahmens ein z.B. '5400'.
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Vergib eine Beschriftung für das Konto z.B. 'Wareneingang 19 % Vorsteuer'.
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Optional: Wähle die Art der Kosten aus z.B. 'Aufwendungen'. Diese wird nur innerhalb von Xentral verwendet.
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Füge eine zusätzliche Bemerkung zur Kontoverwendung hinzu z.B. 'Einkauf von Handelswaren'. Diese HInweise kannst du in der Übersicht einsehen oder auch als Export bereitstellen.
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Optional: Wähle ein Projekt aus um das Konto nur in einem bestimmten Projekt anzuzeigen oder zuzuordnen.
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Klicke auf Speichern.
Tipp
Deaktivierung bestehender Konten: Durch Anhaken von 'nicht sichtbar' deaktivierst du ein nicht mehr benötigtes Konto. Deaktivierte Konten erscheinen in der Übersicht als durchgestrichen. Sie werden für Kontierungen z.B. im Bankkonto nicht mehr angezeigt.
Anmerkung
Konten kannst du in Xentral frei vergeben, bedenke jedoch, dass diese später beim Export (z.B. nach Datev) mit den dortigen Konten übereinstimmen müssen. Andernfalls kann es dort zu Problemen kommen.
Über den Reiter: CSV kannst du eine Kontendatei importieren.
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Klicke auf Datei auswählen um eine Datei von deinem Rechner auszuwählen und hochzuladen.
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Klicke auf Importieren um die Datei einzuspielen.
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Nach dem Import erhältst du folgende Daten in der Übersicht:
Solltest du nicht alle Konten aus deiner Originaldatei importieren wollen, kannst du entweder deine Datei bearbeiten oder die Konten manuell in Xentral anlegen.
Achtung
Achte auf:
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UTF-8 Kodierung
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das richtige Format. Verwende folgende Felder: Konto, Beschriftung, Bemerkung, Art, Aktiv, Projekt.
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eine Datei mit Endung .csv mit Trennzeichen Semikolon und Maskierung GänsefüsschenBeispiel:
"5400";"Wareneingang 19%";"alle Wareneinkäufe Inland 19%";"Aufwendungen";"Standard"
Folgende Felder kannst du über den CSV Import einspielen:
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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konto |
Buchhaltungskonto z.B. '5400' oder '906815' |
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beschriftung |
Kontobeschriftung (Bezeichnung des Kontos) z.B. 'Wareneingang 19%' oder 'Bürobedarf 19%' |
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bemerkung |
Interne Bemerkung / Notizen zur Kontoverwendung |
|
art |
Kontotyp (mögliche Werte: leer, Aufwendungen, Erlöse, Geldtransit, Saldo) |
|
aktiv |
Kontostatus („1“ → deaktiviert, „0“ → aktiv) |
Beispiel für einen Kontenplan Import:
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konto |
beschriftung |
bemerkung |
art |
aktiv |
|---|---|---|---|---|
|
1370 |
Durchlaufende Posten |
Durchlaufende Posten intern |
0 |
|
|
1371 |
Durchlaufende Posten Steuerbuero |
Check für Steuerbüro Monatsabschluss |
0 |
|
|
1460 |
Geldtransit |
Alle Konten |
Geldtransit |
0 |
|
3820 |
UST Vorauszahlungen (laufendes Jahr) |
0 |
||
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5300 |
Wareneingang 7% AM |
Lieferanten Inland |
Aufwendungen |
0 |
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5400 |
Wareneingang 19% AM |
Lieferanten Inland |
Aufwendungen |
0 |
|
905900 |
Fremdleistungen 19% |
Freelancer, Freiberufler (ausgeniommen KSK und Kleinunternehmer) |
Aufwendungen |
0 |
|
906318 |
Nebenkosten Miete |
Betriebskostenabrechnungen |
0 |
|
|
906805 |
Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer |
0 |
Der Kontenrahmen findet vor allem im Zahlungseingang und beim Kassenbuch seine Verwendung, da du hier auf die Konten des Kontenrahmens buchst und diese von dort aus direkt (z.B. nach Datev) exportierst. Weitere Informationen zum Export für die Buchhaltung findest du hier und zur Zuordnung von Zahlungen zu Kontenrahmen hier.
Achte bei der Verwendung des Kontenrahmens mit Datev darauf, dass die Kontenlänge 4 (6805 → Telefon, Fax, Internet) bzw. 6 (906805 → Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer) bei der Angabe von Steuerschlüsseln beträgt.
In Xentral gibt es mehrere Optionen, wo Kontorahmen hinterlegt sein können:
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In den Grundeinstellungen unter Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > Steuer / Währung
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In den Projekteinstellungen unter Stammdaten > Projekte > ProjektX > Einstellungen > Steuer / Währung
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Direkt im einzelnen Artikel unter Stammdaten > Artikel > ArtikelX > Finanzbuchhaltung
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In den Einstellungen der Artikelkategorien unter Administration > Einstellungen > Stammdaten > Artikel Kategorien > KategorieX