Xentral bietet dir mehrere Möglichkeiten, deine Adressstammdaten zu exportieren:
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Selektiver Export von Informationen über die Adressstammdaten
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Kompletter Export der Adressstammdaten über die Import/Export Zentrale
Einen selektiven Export nimmst du immer dann vor, wenn nur bestimmte Daten erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Informationen für Newsletter oder bestimmte Adressen für Marketingbriefe.
Ein kompletter Export der Daten ist z.B. dann sinnvoll, wenn alle Daten für einen bestimmten Zweck erforderlich sind, z.B. die Einrichtung eines neuen Systems oder Moduls.
Stammdaten > Adressen > Reiter Übersicht/Adressenfilter/Erweiterte Adresssuche
In den Adressstammdaten findest du zwei verschiedene Optionen, Daten zu exportieren:
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mit entsprechenden Export-Schaltflächen
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über das Aktionsmenü
Nachfolgend beschreiben wir dir die zwei Optionen sowie Vor- und Nachteile sowie ggf. Einschränkungen der einzelnen Optionen.
In jedem der 3 Reiter Übersicht, Adressenfilter und Erweiterte Adresssuche findest du unter der angezeigten Übersicht mit den Adressstammdaten die folgenden 5 Schaltflächen:
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Zwischenablage
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CSV
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Excel
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PDF
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Drucken
Stelle sicher, dass ein Drucker im System eingerichtet ist , wenn du deine Adressstammdaten ausdrucken möchtest.
Um spezifische Daten über die Übersicht, den Adressenfilter und die Erweiterte Adresssuche zu exportieren:
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Filtere deine Adressstammdaten so, dass in der Übersicht nur noch die erforderlichen Adressstammdaten angezeigt werden.
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Stelle sicher, dass die erforderlichen Adressstammdaten alle auf einer Seite angezeigt werden. Verwende dafür die Auswahlliste Einträge pro Seite. Nur die angezeigten Daten werden über die Schaltflächen exportiert.
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Exportiere die Daten je nach Bedarf über die Schaltflächen Zwischenablage, CSV, Excel, PDF oder Drucken.
Warnung
Ein Export über die Schaltflächen ist nicht empfehlenswert, wenn du sehr große Datenmengen exportieren möchtest. Da nur die aktuell angezeigten Daten exportiert werden und die Anzeige auf 1000 Datensätze limitiert ist, wird bei einem Export von mehr als 1000 Datensätzen der Export über die Import/Export Zentrale empfohlen.
Bei einem Export über die Zwischenablage kann es beim Einfügen in ein Dokument zu unregelmäßigen Formatierungen kommen. Wir empfehlen dir daher den Export per CSV, Excel oder PDF.
Anmerkung
Diese Export-Schaltflächen stehen dir auch in vielen weiteren Reitern in den Adressstammdaten für den Export zur Verfügung.
Stammdaten > Adressen > Reiter Adressenfilter
Im Adressenfilter kannst du deine Adressstammdaten filtern und diese gefilterten Adressen als Vorlagen speichern. Über die Vorlagen kannst du deine Daten dann exportieren.
Die komplette Funktionalität des Adressenfilters und wie du Adressen für den Export als Vorlage speicherst, erfährst du im Artikel Adressenfilter.
Im Aktionsmenü stehen dir folgende Exportoptionen zur Verfügung:
Eine spezifische Anleitung zum Export deiner Stammdaten findest du im Artikel Export von Stammdaten und Unternehmensdaten.
Weiterführende Informationen zum Export findest du im Artikel Import/Export.