Das Modul Doppelte Nummern überprüft das System regelmäßig auf doppelt vergebene Artikelnummern, Seriennummern, sowie Rechnungs- und Gutschriftsbelegnummern. Eine rote Warnung erscheint dann in der System Health-Übersicht der xentral-Oberfläche, falls das System doppelte Nummern ausfindig gemacht hat.
Das Modul Doppelte Nummern beinhaltet folgende Funktionalitäten:
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Durchsuchung von Artikeln nach doppelt vergebenen Artikelnummern
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Durchsuchung von Rechnungen und Gutschriften nach doppelt vergebenen Belegnummern
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Durchsuchung von Adressen nach doppelt vergebenen Kunden- und Lieferantennummern (Debitoren- und Kreditorennummer)
Gehe wie folgt vor, um die Warnung für doppelte Nummern in Xentral zu aktivieren.
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Öffne das Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Nummernkreise > Nummernkreise.
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Aktiviere die Option Warnung doppelte Nr..
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Aktiviere die Option Warnung doppelte Seriennummern.
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Klicke auf Speichern.
Öffne mithilfe der Smart Search das Modul Doppelte Nummern, um jederzeit die aktuellen Warnungen zu doppelten Nummern zu sehen.
Im Beispiel siehst du, dass und wie viele Exemplare des Artikels Smart Pro Headphones mit doppelten Seriennummern in Xentral vorhanden sind. Per Klick auf die Artikelnummer in der Spalte Art Nr. kannst du direkt die Artikelstammdaten öffnen. In der Spalte Anzahl siehst du, wie viele Artikel betroffen sind.
Sobald du in Xentral manuell einen neuen Artikel anlegst und eine Artikelnummer vergibst, die bereits existiert, wird eine Warnung angezeigt. Korrigiere in diesem Fall umgehend deine Eingabe im Feld Artikel Nr..
Eine Vergabe doppelter Artikelnummern kann ansonsten vorkommen, wenn es eine Überschneidung zwischen dem globalen Nummernkreis aus den Firmendaten (Einstellungen > Grundeinstellungen > Nummernkreise > Nummernkreise), dem projektspezifischen Artikelnummernkreis (Einstellungen > Grundeinstellungen > Nummernkreise > Nummernkreise pro Projekt) und den Nummernkreisen in den Artikelkategorien(Einstellungen > Stammdaten > Artikel > Artikel Kategorien > [Artikelkategorie öffnen] > Einstellung: Zuletzt vergebene Artikelnummer) gibt.
Gehe wie folgt vor, um doppelte Artikelnummern zu bereinigen.
In den Artikelstammdaten kannst du Artikelnummern manuell ändern. Falls innerhalb einer Artikelkategorie keine eigenen Nummern verwendet werden sollen, sondern stattdessen der globale Nummernkreis, kannst du für jede Kategorie die Option Zentralen Nummernkreis verwenden aktivieren. Diese Einstellungen findest du unter Einstellungen > Stammdaten > Artikel > Artikel Kategorien > [Artikelkategorie öffnen] > Zentralen Nummernkreis verwenden.
Doppelte Seriennummern können vorkommen, wenn beim Einlagern eine schon vorhandene Seriennummer nochmal eingelagert wurde oder wenn eine Seriennummern mehrfach auf einen oder mehrere Lieferscheine verknüpft ist. Du hast folgende Möglichkeiten, doppelte Seriennummern zu beheben:
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Im Lieferschein: Klicke direkt auf die fett-hinterlegte Lieferscheinnummer, um die Seriennummer zu ändern.
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Im Lager: Klicke auf die fett-hinterlegte Artikelnummer, um in den Tab Seriennummer des Artikels zu gelangen. Im Tab Lager kannst du dann die Seriennummern manuell bearbeiten.