In den Workflows legst du für jedes Feature fest, welche Daten Xentral mit OTTO austauscht und wie Xentral sie verarbeitet. Hier entscheidest du z. B., aus welchen Lagern Xentral den Bestand meldet, wie Xentral Kunden aus OTTO-Bestellungen anlegt und wie Xentral Retouren an OTTO zurückmeldet.
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Du hast OTTO hinzugefügt und die Features gewählt (siehe Artikel OTTO hinzufügen).
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Du hast die Artikel zugeordnet (siehe Artikel OTTO: Artikel zuordnen).
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In Xentral sind ein Porto-Artikel, ein Rabatt-Artikel, ein Projekt sowie die Zahlungs- und Versandarten angelegt, die du für OTTO nutzt.
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Navigiere zu Einstellungen > Integrationen.
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Klicke bei deiner OTTO-Integration auf das Zahnrad.
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Wechsle in den Tab Workflows. Für jedes Feature, das du aktiviert hast, findest du einen eigenen Unter-Tab.
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Nimm die Einstellungen vor und klicke auf Speichern.
Anmerkung
Jeder Unter-Tab hat den Schalter Aktiv. Er steuert, ob das Feature im Produktivbetrieb Daten austauscht. Aktiviere ihn, sobald du die Einstellungen des Unter-Tabs vorgenommen hast. Nur aktive Features kannst du über das Journal testen. Automatisch tauscht Xentral die Daten erst aus, wenn du die Integration produktiv schaltest. Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet (siehe Artikel OTTO: Produktiv schalten).
Xentral überträgt den Bestand der zugeordneten Artikel an OTTO, sobald sich der Bestand in Xentral ändert.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Aktiv |
Schalter, der steuert, ob Xentral Bestände im Produktivbetrieb an OTTO überträgt. |
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Auswahl Xentral Lager |
Wähle ein oder mehrere Lager, aus denen Xentral den Bestand an OTTO meldet. Bei mehreren Lagern summiert Xentral die Bestände. Fehlt ein neu angelegtes Lager in der Auswahl, klicke auf Optionen neu laden. |
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Reservierungen beachten |
Schalter, der steuert, ob Xentral reservierte Mengen vom physischen Bestand abzieht. Je nach Projekteinstellung führen offene Aufträge automatisch zu Reservierungen. Aktiviere nur einen der beiden Schalter Reservierungen beachten und Offene Aufträge beachten. |
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Offene Aufträge beachten |
Schalter, der steuert, ob Xentral die Mengen offener Aufträge vom physischen Bestand abzieht. |
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Lagerkorrekturwert beachten |
Schalter, der steuert, ob Xentral den Lagerkorrekturwert aus dem Artikel vom Bestand abzieht bzw. hinzuzählt. Den Wert pflegst du im Artikel unter Online-Shop Optionen. |
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Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden |
Schalter, der steuert, ob Xentral statt des berechneten Bestands die Pseudo Lagerzahl aus dem Artikel meldet. Den Wert pflegst du im Artikel unter Online-Shop Optionen. |
Xentral importiert Bestellungen von OTTO als Aufträge. In diesem Unter-Tab legst du fest, wie Xentral Zahlungs- und Versandarten zuordnet, Versandkosten und Rabatte bucht und Kunden anlegt.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Aktiv |
Schalter, der steuert, ob Xentral im Produktivbetrieb Aufträge von OTTO importiert. |
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Bearbeiter |
Optional. Name, den Xentral in importierten Aufträgen als Bearbeiter einträgt. |
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Standardzahlungsart |
Zahlungsart aus Xentral, die Xentral verwendet, wenn OTTO keine Zahlungsart übergibt. |
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Standardzahlungsart auch bei fehlender Zuordnung verwenden? |
Schalter, der steuert, ob Xentral die Standardzahlungsart auch verwendet, wenn OTTO eine Zahlungsart übergibt, die du nicht zugeordnet hast. |
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Zahlungsarten Zuordnung |
Pflichtfeld. Ordne links die Zahlungsart von OTTO und rechts die Zahlungsart aus Xentral zu. Du kannst mehrere OTTO-Zahlungsarten derselben Xentral-Zahlungsart zuordnen. Übernimm die Schreibweise von OTTO exakt (siehe Tabelle unten). |
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Zahlungsarten ohne Autoversand |
Wähle Xentral-Zahlungsarten, für die Xentral den Autoversand deaktiviert. Xentral importiert diese Aufträge, du gibst sie manuell in den Versand. |
OTTO übergibt folgende Zahlungsarten:
Zahlungsart OTTO |
Bedeutung |
|---|---|
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DIRECT_DEBIT |
Lastschrift |
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INVOICE_SINGLE |
Einzelrechnung |
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CREDIT_CARD |
Kreditkarte |
|
CREDIT_CARD_ONLINE |
Kreditkarte |
|
INVOICE_INSTALLMENTS |
Ratenzahlung |
|
DIRECT_DEBIT_INSTALLMENTS |
Ratenlastschrift |
|
PREPAYMENT |
Vorauskasse |
|
PAYPAL |
PayPal |
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Welche Lieferbedingungen sollen für den Auftragsimport für diesen Verkaufskanal gelten? |
Lieferbedingung, die Xentral importierten Aufträgen zuweist. Bei OTTO kannst du das Feld leer lassen. |
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Standardversandart |
Versandart aus Xentral, die Xentral verwendet, wenn OTTO keine Versandart übergibt. |
|
Standardversandart auch bei fehlender Zuordnung verwenden |
Schalter, der steuert, ob Xentral die Standardversandart auch verwendet, wenn OTTO eine Versandart übergibt, die du nicht zugeordnet hast. |
|
Versandarten Zuordnung |
Pflichtfeld. Ordne links die Versandart von OTTO und rechts die Versandart aus Xentral zu. Du kannst mehrere OTTO-Versandarten derselben Xentral-Versandart zuordnen. Übernimm die Schreibweise von OTTO exakt (siehe Liste unten). |
|
Fast-Lane Versandarten |
Wähle Xentral-Versandarten, z. B. Express, bei denen Xentral im Auftrag automatisch die Fast-Lane aktiviert. |
|
Belege im Autoversand erstellen |
Wähle, welche Belege Xentral im Autoversand erstellt: nur Rechnung erstellen, nur Lieferschein erstellen oder Rechnung und Lieferschein erstellen. nur Rechnung erstellen eignet sich z. B. für einen Abholprozess. Importierst du Rechnungen von OTTO (Unter-Tab Belege), wähle nur Lieferschein erstellen. |
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Versandarten ohne Autoversand |
Wähle Xentral-Versandarten, für die Xentral den Autoversand deaktiviert. |
OTTO übergibt folgende Versandarten: DELIVERY_FEE_STANDARD, DHL, DHL_FREIGHT, DHL_HOME_DELIVERY, GLS, HERMES, DPD, UPS, HES, HELLMANN, DB_SCHENKER, IDS, EMONS, DACHSER, LOGWIN, KUEHNE_NAGEL, SCHOCKEMOEHLE, KOCH, REITHMEIER, CARGOLINE, BURSPED, GEL, DHL_EXPRESS, MEYER_JUMBO, BTW, RHENUS, OTHER_FORWARDER.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Artikelnummer für Versandkosten |
Pflichtfeld. Porto-Artikel, auf den Xentral die Versandkosten bucht. Einen Porto-Artikel legst du an, indem du im Artikel die Option Artikel ist Porto aktivierst. |
Anmerkung
Damit Xentral die Versandkosten immer aus OTTO übernimmt, darf der Porto-Artikel keinen Verkaufspreis haben. Ist in den Grundeinstellungen von Xentral die Option Porto berechnen aktiv, übernimmt Xentral sonst den Verkaufspreis des Porto-Artikels.
Achtung
Wenn du Artikel mit ermäßigtem Steuersatz verkaufst, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten. So berechnet Xentral den richtigen Steuersatz für die Versandkosten.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen |
Schalter, der steuert, ob Xentral die USt-IdNr. in allen importierten Aufträgen als geprüft kennzeichnet. Nutze ihn nur, wenn die Prüfung bereits außerhalb von Xentral sichergestellt ist. |
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Besteuerung abhängig von Lagerstandort machen |
Ein Schalter, der steuert, ob Xentral die Umsatzsteuer nach dem Land deines Lagerstandorts berechnet. Grundsätzlich fällt die Umsatzsteuer im Land des Käufers an (§ 3c UStG). Liegt dein jährlicher EU-weiter Umsatz aus Fernverkäufen unter 10.000 EUR, darfst du stattdessen den Steuersatz des Landes deines Lagerstandorts anwenden. Aktiviere den Schalter nur in diesem Fall. |
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Gesamtbetrag festsetzen |
Schalter, der steuert, ob Xentral den Gesamtbetrag aus OTTO übernimmt, statt ihn aus den einzelnen Positionen zu berechnen. So vermeidest du Rundungsdifferenzen. |
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Maximale Differenz zum berechneten Gesamtbetrag |
Erscheint, wenn Gesamtbetrag festsetzen aktiv ist. Vorbelegt mit 0,05. Ist die Differenz größer, übernimmt Xentral den Gesamtbetrag aus OTTO nicht, trägt im Auftragsprotokoll „Online-Shop Differenz erkannt“ ein und deaktiviert den Autoversand für diesen Auftrag. |
Wichtig
Ein aktiver Schalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen setzt in jedem Auftrag das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Prüfst du USt-IdNrn. nicht in Xentral, stelle sicher, dass nur Aufträge geprüfter Kunden importiert werden.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Artikelnummer für Rabatte |
Pflichtfeld. Rabatt-Artikel, auf den Xentral Gutscheine und Rabatte auf den gesamten Warenkorb bucht. Rabatte auf einzelne Artikel speichert Xentral separat. Einen Rabatt-Artikel legst du an, indem du im Artikel die Option Artikel ist Rabatt aktivierst. |
Xentral unterscheidet zwischen Kunden mit Kundenkonto und Gastkunden ohne Kundenkonto.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Kundenanlage |
Lege fest, wie Xentral Kunden mit Kundenkonto anlegt: Kunde aus Auftrag auf bestehenden Kunden zuordnen (Standard), jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben oder jeden Kunden neu anlegen. |
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Kundenanlage Gastauftrag |
Lege dasselbe für Gastkunden fest, mit denselben Optionen. |
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Kundenzuordnung |
Merkmale, an denen Xentral einen bestehenden Kunden erkennt: Kundennummer, Mail-Adresse, Name & Adresse. Xentral prüft in dieser Reihenfolge. Das Feld ist relevant, wenn du Kunde aus Auftrag auf bestehenden Kunden zuordnen gewählt hast. |
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Wenn kein Kunde gefunden wird, dann |
Lege fest, was Xentral tut, wenn kein Kunde passt: Auftrag nicht importieren, Kunden neu anlegen (Standard) oder jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben. |
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Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? |
Schalter, der steuert, ob Xentral nur Kunden im Projekt der Integration sucht. Findet Xentral dort keinen Kunden, greift die Einstellung Wenn kein Kunde gefunden wird, dann. In der Regel bleibt der Schalter deaktiviert. |
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Default-Kunden auswählen |
Kunde, auf den Xentral Aufträge schreibt, wenn du eine Option mit Default-Kunden gewählt hast. |
Anmerkung
Beispiel: Du hast bei Kundenzuordnung alle drei Merkmale gewählt. Xentral prüft zuerst die Kundennummer, dann die Mail-Adresse, dann Name und Adresse. Passt keines, verfährt Xentral nach der Einstellung Wenn kein Kunde gefunden wird, dann.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Projekt |
Pflichtfeld. Projekt, das Xentral importierten Aufträgen zuweist. |
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Auftragspositionen pro Artikel aggregieren? |
Schalter, standardmäßig aktiv. OTTO meldet mehrfach bestellte Artikel als einzelne Positionen mit der Menge 1. Ist der Schalter aktiv, fasst Xentral diese Positionen je Artikel zu einer Position mit der Gesamtmenge zusammen. Wir empfehlen, den Schalter aktiviert zu lassen. |
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Artikelbezeichnung aus Xentral übernehmen |
Schalter, der steuert, ob Xentral in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral-Artikelstamm verwendet. Das ist sinnvoll, wenn du bei OTTO andere Bezeichnungen nutzt, z. B. für SEO. |
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Artikelbeschreibung übernehmen |
Lege fest, welche Beschreibung in den Auftragspositionen steht: Keine Artikelbeschreibung (Standard), Artikelbeschreibung aus Xentral oder Artikelbeschreibung aus dem Verkaufskanal. |
Xentral überträgt die Preise der zugeordneten Artikel an OTTO, sobald sich ein Preis in Xentral ändert.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Aktiv |
Schalter, der steuert, ob Xentral Preise im Produktivbetrieb an OTTO überträgt. |
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Kundengruppe |
Wähle die Kundengruppe, deren Preis Xentral an OTTO überträgt. Möchtest du die Standardpreise nutzen, lass das Feld leer. |
Ob Xentral Brutto- oder Nettopreise überträgt, legst du in den Grundeinstellungen fest (siehe Artikel OTTO: Grundeinstellungen). Einen unverbindlichen Verkaufspreis (UVP) pflegst du im Artikel (siehe Artikel Online-Shop-Optionen mit OTTO).
Xentral meldet Auftragsstatus und Trackinginformationen an OTTO, sobald sie in Xentral vorliegen. OTTO verlangt dabei neben der Trackingnummer der Sendung auch eine Retourennummer.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Aktiv |
Schalter, der steuert, ob Xentral im Produktivbetrieb Status und Tracking an OTTO meldet. |
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Aufträge automatisch im Verkaufskanal stornieren? |
Schalter, standardmäßig aktiv. Er steuert, ob Xentral Aufträge, die du in Xentral stornierst, auch bei OTTO storniert. Das betrifft nur Aufträge, die noch nicht versendet sind. |
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Retouren zurückmelden |
Schalter, der steuert, ob Xentral Retouren, die du in Xentral erstellst, automatisch an OTTO meldet. Der Schalter allein genügt dafür. Wie Xentral Gründe und Artikelzustand meldet, legst du im Abschnitt Retouren fest. |
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Zuweisung des Transportunternehmens |
Pflichtfeld. Ordne links deine Xentral-Versandarten und rechts die passenden Versanddienstleister von OTTO zu. Nur so kommt die Trackingnummer korrekt bei OTTO an. |
Trage die Adresse des Lagers ein, aus dem du versendest. Xentral übermittelt sie an OTTO. Sie ist wichtig für die korrekte Steuerberechnung, z. B. im Zusammenhang mit Lieferschwellen.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Postleitzahl (PLZ) |
Pflichtfeld. Postleitzahl deines Versandlagers. |
|
Stadt |
Pflichtfeld. Ort deines Versandlagers. |
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Land (ISO 3166-1 alpha-3 code) |
Pflichtfeld. Land deines Versandlagers als dreistelliger Ländercode, z. B. DEU für Deutschland. |
Bei jeder Versandbestätigung erwartet OTTO eine Retourennummer. Nutzt du den automatisierten Paketversand mit DHL, ermittelt Xentral sie automatisch und du musst hier keine Retourennummern eintragen. Versendest du per Spedition, über einen anderen Versanddienstleister oder über einen Fulfiller, trägst du hier einen Retourennummernpool ein.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Retourennummern |
Retourennummernpool deines Versanddienstleisters. Trenne die Nummern durch Kommas. Xentral verwendet bei jeder Versandrückmeldung die nächste freie Nummer aus dem Pool. Du kannst den Pool jederzeit ergänzen. |
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Retouren-Versanddienstleister |
Versanddienstleister für deine Retouren: DHL (Standard), GLS, Hermes oder HES. |
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Otto Retourenlager-Adresse |
Retourenlager von OTTO, an das deine Kunden Retouren schicken. |
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Zuordnung Retourengründe |
Ordne links deine Xentral-Retourengründe und rechts die Kombination aus OTTO-Grund und Artikelzustand zu (siehe unten). |
Tipp
Wähle den Retourennummernpool so groß, dass er das Sendungsvolumen von sechs Monaten abdeckt. Danach kann Xentral Retourennummern wiederverwenden. Wie du einen Pool für DHL selbst erstellst, erfährst du im Artikel OTTO: FAQs & Best Practices.
OTTO erwartet bei einer Retoure eine Kombination aus Grund und Artikelzustand. Xentral kennt dagegen nur einen Retourengrund. Lege deshalb im Modul Retourengründe eigene Retourengründe an, die je eine Kombination abbilden, z. B. in einer eigenen Kategorie „OTTO Retouren“.
Ohne Zuordnung meldet Xentral die Retoure ohne Grund und Artikelzustand an OTTO. Alle Artikel gelten dann als retourniert. Eine Ablehnung ist ohne Zuordnung nicht möglich.
Für angenommene Retouren stehen diese OTTO-Gründe zur Wahl, jeweils mit einem der Artikelzustände In OVP, Neuwertig, Leicht gebraucht, Stark gebraucht oder Lieferung fehlerhaft:
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Retoure eingegangen
-
Reklamation
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Unzustellbar
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Kunden-Storno
-
Sendung (Hinweg) verloren
-
Retoure (Rückweg) verloren
-
Erstattung nach eidesstattlicher Versicherung
-
Status versehentlich übermittelt
Anmerkung
Beispiel: Du legst in Xentral den Retourengrund „14 Tage Rückgaberecht“ an und ordnest ihn „Retoure eingegangen / In OVP“ zu.
Xentral selbst kennt keinen Status „abgelehnt“ für Retouren. Um eine Retoure bei OTTO abzulehnen, legst du einen eigenen Retourengrund an und ordnest ihn einem Ablehnungsgrund von OTTO zu. Für Ablehnungen sieht OTTO keinen Artikelzustand vor, nur einen Grund. Folgende Ablehnungsgründe stehen zur Wahl:
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Ablehnung / Fremdartikel
-
Ablehnung / Falscher Artikel
-
Ablehnung / Umtausch
-
Ablehnung / Hygienesiegel beschädigt
-
Ablehnung / Rückgabefrist überschritten
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Ablehnung / Artikel nicht im Paket enthalten
-
Ablehnung / Artikel beschädigt
Anmerkung
Beispiel: Du legst den Retourengrund „Retoure abgelehnt – Hygienesiegel beschädigt“ an und ordnest ihn „Ablehnung / Hygienesiegel beschädigt“ zu.
Mit diesem Feature importiert Xentral Rechnungsdokumente von OTTO. Siehst du den Unter-Tab nicht, aktiviere zuerst das Feature Belege in den Grundeinstellungen (siehe Artikel OTTO: Grundeinstellungen).
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Aktiv |
Schalter, der steuert, ob Xentral im Produktivbetrieb Belege von OTTO importiert. |
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Rechnungsdokumente von Otto importieren |
Schalter, der steuert, ob Xentral die Rechnungsdokumente von OTTO importiert. Der Import beginnt mit der Aktivierung und gilt nicht rückwirkend für ältere Belege. |
Anmerkung
Damit Xentral Rechnungen nicht doppelt erstellt, wähle im Unter-Tab Aufträge unter Belege im Autoversand erstellen die Option nur Lieferschein erstellen.
Teste die Einstellungen mit wenigen Artikeln und schalte die Integration anschließend produktiv (siehe Artikel OTTO: Produktiv schalten).