Damit die Einrichtung einer Integration reibungslos läuft, legst du vorher einige Stammdaten in Xentral an. Die Integration braucht sie, um Aufträge vollständig zu importieren, z. B. für Versandkosten, Rabatte, Zahlungs- und Versandarten. Wenn du Xentral bereits nutzt, hast du viele dieser Schritte schon erledigt. Prüfe dann, ob die Angaben zu deinem Verkaufskanal passen, z. B. ob Zahlungsarten in beiden Systemen gleich heißen.
Was wichtig ist, hängt davon ab, welche Daten die Integration überträgt:
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Auftragsimport: Versandkostenartikel, Rabattartikel, Versandarten und Zahlungsweisen, eine korrekte Steuerkonfiguration (bei Bedarf inkl. Lieferschwellen) sowie eine korrekte Grundkonfiguration inkl. Stammdaten und Variantenanlage.
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Artikelabgleich: Die Artikelnummer in Xentral stimmt mit der im Verkaufskanal überein. Ist das nicht so, pflegst du je Kanal Fremdnummern, über die Xentral den Artikel im Kanal dem Artikel in Xentral zuordnet.
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Bestandsübertragung: Die Bestände sind je Artikel korrekt gepflegt. Bei mehreren Lagern ist die Lagerverwaltung korrekt eingerichtet.
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Administratorrechte in Xentral
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Projekt für die Integration
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Portoartikel
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Rabattartikel
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Zahlungsweisen
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Versandarten
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Steuerkonfiguration (bei Bedarf inkl. Lieferschwellen)
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Grundkonfiguration inkl. Stammdaten und Variantenanlage
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Fremdnummern (nur bei abweichenden Artikelnummern)
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Bestand je Artikel
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Lagerverwaltung (bei mehreren Lagern)
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Lieferbedingung (optional)
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Default-Kunde (optional)
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POS-Kunde (optional)
Installieren, einrichten und testen kann eine Integration derzeit nur ein Benutzer mit Administratorrechten in Xentral.
Jede Integration braucht mindestens ein Projekt in Xentral, dem sie zugeordnet ist. Wenn du in deinem Verkaufskanal mit mehreren Vertriebskanälen arbeitest, kannst du je nach Integration mehrere Projekte anlegen und jedem Vertriebskanal ein eigenes Projekt zuordnen. So trennst du z. B. Auswertungen, Belege und Abläufe je Vertriebskanal.
Anmerkung
Hinweis Amazon FBA: Für Amazon-FBA-Aufträge brauchst du ein eigenes FBA-Projekt. Stelle in diesem Projekt das Kommissionierverfahren auf Ohne Lagerbuchung. So versendest du FBA-Aufträge nicht versehentlich über Xentral, und die Auftragsampel bleibt bei FBA-Aufträgen grün.
Mit einem Portoartikel stellt Xentral die Versandkosten eines Auftrags als eigene Position im Beleg dar. Ohne Portoartikel kann die Integration Versandkosten aus dem Verkaufskanal nicht importieren.
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Navigiere zu Verkaufen > Artikel und klicke auf + Artikel hinzufügen.
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Gib einen passenden Namen ein, z. B. „Versandkosten“, und fülle die allgemeinen Daten aus.
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Aktiviere im Bereich Artikel Optionen die Option Artikel ist Porto.
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Klicke auf Speichern.
Die Artikelnummer des Portoartikels trägst du später im Tab Workflows der Integration ein.
Mit einem Rabattartikel stellt Xentral Rabatte aus dem Verkaufskanal als eigene Position mit negativem Betrag im Beleg dar, z. B. „Aktionsrabatt 10 %“.
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Navigiere zu Verkaufen > Artikel und klicke auf + Artikel hinzufügen.
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Gib einen passenden Namen ein, z. B. „Rabatt“, und fülle die allgemeinen Daten aus.
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Aktiviere im Bereich Artikel Optionen die Option Artikel ist Rabatt. Das Feld für den Prozentsatz lässt du leer, weil der Verkaufskanal die Rabattwerte mitschickt.
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Klicke auf Speichern.
Damit Xentral bei jedem importierten Auftrag die passende Zahlungsweise setzt, legst du deine Zahlungsweisen in Xentral an. Suche dazu über die Smart Search nach Zahlungsweisen.
Die Zahlungsarten deines Verkaufskanals ordnest du später in der Integration den Zahlungsweisen in Xentral zu. Dort legst du außerdem fest:
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die Zahlungsweise, die Xentral setzt, wenn der Verkaufskanal keine Zahlungsart mitschickt,
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wie die Zahlungsarten des Verkaufskanals den Zahlungsweisen in Xentral entsprechen, z. B. „Kreditkarte“ oder „Vorkasse“,
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ob Xentral Aufträge mit bestimmten Zahlungsarten nicht automatisch versendet, z. B. um vorher den Zahlungseingang zu prüfen.
Du findest diese Einstellungen unter Einstellungen > Integrationen > Zahnrad deiner Integration > Tab Workflows im Bereich Aufträge.
Anmerkung
Lege die Zahlungsweisen in Xentral und im Verkaufskanal mit derselben Schreibweise an. Achte auf Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen.
Damit Xentral bei jedem importierten Auftrag die passende Versandart setzt, legst du deine Versandarten in Xentral an. Suche dazu über die Smart Search nach Versandarten. Die Zuordnung zu den Versandarten deines Verkaufskanals nimmst du später im Tab Workflows der Integration vor.
Anmerkung
Lege die Versandarten in Xentral und im Verkaufskanal mit derselben Schreibweise an.
Damit Xentral Aufträge mit den richtigen Steuersätzen importiert, muss die Steuerkonfiguration stimmen. Lieferst du in andere EU-Länder, gehören bei Bedarf auch die Lieferschwellen dazu. Prüfe außerdem die Grundkonfiguration deines Xentral inkl. Stammdaten und Variantenanlage.
Die Integration erkennt einen Artikel daran, dass die Artikelnummer in Xentral der Artikelnummer (SKU) im Verkaufskanal entspricht. Wenn sich die Nummern unterscheiden, hinterlegst du für diese Artikel Fremdnummern. In den Grundeinstellungen der Integration aktivierst du dann die Option Fremdnummern verwenden und trägst unter Fremdnummern Bezeichnung die Bezeichnung deiner Fremdnummern ein.
Bei Amazon ist die Nutzung von Fremdnummern (SKUs) Pflicht.
Die Integration überträgt die Bestände, die du in Xentral pflegst. Pflege den Bestand deshalb je Artikel korrekt. Arbeitest du mit mehreren Lagern, richte auch die Lagerverwaltung korrekt ein, damit die richtigen Bestände im Verkaufskanal ankommen.
Wenn du Aufträgen aus deinem Verkaufskanal eine feste Lieferbedingung zuweisen möchtest, legst du die Lieferbedingung vorher an. Suche dazu über die Smart Search nach Lieferbedingungen.
Xentral ordnet Kunden aus deinem Verkaufskanal beim Auftragsimport automatisch einem Kunden in Xentral zu. Wenn das nicht möglich ist, z. B. weil die Adressdaten nicht eindeutig sind, ordnet Xentral den Auftrag einem Default-Kunden zu. Ob und wie Xentral den Default-Kunden nutzt, legst du später in der Integration fest.
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Navigiere zu Verkaufen > Adressen und klicke auf + NEU.
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Gib eine passende Bezeichnung als Namen ein, z. B. „Default-Kunde Shop“, und speichere.
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Lass bei der anschließenden Rollenabfrage die Option als Kunde markieren aktiviert und klicke auf Jetzt markieren.
Wenn du über deinen Verkaufskanal auch im Ladengeschäft verkaufst (Point of Sale), legst du für diese Verkäufe einen allgemeinen Kunden an, statt für jeden Kunden ein eigenes Konto zu führen. Gehe dabei vor wie beim Default-Kunden, z. B. mit dem Namen „POS-Kunde“.