Tipp
Die folgenden Funktionen betreffen spezielle Branchen wie Elektronik, Handel oder Food. Du findest hier auch Funktionen zu bestimmten Businessmodelle wie z.B. Funktionen für Angebotserstellung und zentrale Kommunikation im B2B Handel.
Ein schriftliches Angebotsdokument ist die rechtssicherste Form eines Angebots, in dem Waren, Konditionen und Lieferung festgelegt werden können. Angebote kannst du online, schriftlich oder mündlich erstellen. Sie sind bindend, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
In einem schriftlichen Angebot können unter anderem Beschreibung der Ware/Dienstleistung, Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen festgelegt werden. Im B2B-Geschäft sind schriftliche Angebote für hochpreisige Waren mit speziellen Lieferanforderungen der Standard, während im B2C-Geschäft hauptsächlich attraktive Darstellung des Online-Angebots und einfache Bezahlung für den Kunden im Fokus stehen.
Mit Wiedervorlagen kannst du Aufgaben planen und automatische Erinnerungen nach bestimmten Fristen einstellen. Diese Funktion kann insbesondere im Bereich Neukundengewinnung und Vertrieb sehr hilfreich sein und ist auch auf viele verschiedene Bereiche übertragbar.
Ein Angebot kannst du mit Freigabe automatisch auf Wiedervorlage nehmen lassen. Die Wiedervorlage erinnert dich und dein Team nach z.B. 14 Tagen nachzufassen.
Wiedervorlagen können einem Kunden, einem verantwortlichen Mitarbeiter oder auch einem Projekt zugeordnet werden. Du erhältst alle Wiedervorlagen mit den wichtigsten Daten zum guten Überblick farblich markiert in einer Liste.
Du kannst in Xentral verschiedene CRM Aktivitäten über die Adresse starten oder einsehen. Somit hast du einen Gesamtüberblick über deine größten Kunden und die Korrespondenz, die von verschiedenen Mitarbeitern in deinem Team getätigt wurde. Z.B. E-Mail, Angebotsaussendungen, Notizen, Wiedervorlagen, Termine oder abgesendete Belege werden in der Kundenadresse im Bereich CRM für dich aufgelistet.
Mit einer Sammelrechnung kannst du gelieferte Ware in eine Rechnung überführen. Die Rechnung bezieht sich auf Teil-Aufträge deines Kunden von zuvor erstellten Lieferscheinen. Aufträge, die bereits fakturiert wurden, werden nicht in die Sammelrechnung aufgenommen. Mit dieser Funktion kannst du mehrere offener Lieferscheine bündeln und zu einem festgelegten Zeitpunkt, z.B. am Monatsende, in Rechnung stellen. Die Sammelrechnung hilft dir insbesondere bei Großkunden mit vielen Aufträgen oder speziellen Zahlungs- und Lieferbedingungen deine Abrechnung im Blick zu behalten.
Mit dem Standard Bestellvorschlag oder dem Modul Erweiterter Bestellvorschlag kannst du automatisch Bestellvorschläge bei niedrigen Lagerbeständen in eine Bestellung überführen.
Der Schnelle Wareneingang ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Waren im Wareneingang, insbesondere für große Warenmengen oder preisgünstige Artikel ohne spezielle Prüfung, die schnell eingelagert werden müssen. Die Funktion bietet dir verschiedene Features wie Annahme des Pakets, Etikettendruck und Einlagerung der Ware in einem Schritt, Übersicht über offene Positionen eines Lieferanten, automatische Zuordnung zu einem Standardlager mit Möglichkeit zur individuellen Einlagerung sowie das Einlagern mehrerer Positionen mit nur einem Klick und den Etikettendruck für einzelne oder alle Positionen gleichzeitig (Stapeldruck).
Wenn du hochpreisige Artikel im Wareneingang sorgfältig prüfen möchtest, kannst du das Modul Wareneingang Paketannahme verwenden. Der Wareneingangsprozess ist in Einzelschritte für Paketannahme und Distribution aufgeteilt. Mengen, Inhalte und Versandpapiere können bestätigt werden.
Produktionen kannst du für individuelle Kundenaufträge oder die interne Nachproduktion deines Artikelsortiments nutzen.
Anmerkung
Produktionen können auf Kunden oder auf dein eigenes Unternehmen angelegt werden. Lege hierzu deine Adresse im Kundenstamm an und vergib für deine Adresse eine Kundennummer.
Wenn dein Unternehmen zusätzlich als Lieferant in Xentral im Adressstamm eingetragen ist, kannst du in der Einkaufsliste sehen, welche Artikel im Lager nachproduziert werden müssen. Zur Materialbeschaffung solltest du für alle Produktionsartikel einen Einkaufspreis bei einem Standardlieferanten festlegen.
Die Funktionen im Produktionsmodul beziehen sich auf Stücklisten-Artikel. Der zu produzierende Artikel wird dabei als Kopf der Stückliste betrachtet, während die benötigten Unterartikel in die Produktion einfliessen.
Anmerkung
Wenn du anstelle von Stücklisten Einzelartikel in die Produktion einfügst bekommst du keine Materialvorschläge und keine Auslagerlisten.
Mit der Funktion Bestellung zu Produktion können Bestellungen direkt zur Produktion gewandelt werden, vorausgesetzt die Stückliste ist als Produktionsartikel markiert. Das Modul besitzt keine eigene Oberfläche, du findest diese Funktion im Aktions-Menü der jeweiligen Bestellung und kannst eine Bestellung als Produktion weiterführen.
Seriennummern können in verschiedenen Prozessen erfasst werden, darunter beim Einlagern von angelieferten Artikeln, bei der Nummerierung selbst produzierter Artikel, beim Verbauen von Teilen mit Seriennummer in deinen Produkten (Unterstücklisten) und beim Verkauf oder Versand von Artikeln zur Zuordnung von Seriennummern zu Kunden (Z.B. Barcode-Scan am Packtisch). Seriennummern können auch über die Inventur (= Mobile Inventory App) erfasst werden.
Für deine Produkte kannst du die Chargen- und MHD-Verwaltung aktivieren. Gehe hierzu in einen Artikel und aktiviere die Option für Chargenverwaltung und Mindesthaltbarkeitsdatum.
Diese Einstellungen führen dazu, dass im Wareneingang und Warenausgang die entsprechenden Werte abgefragt werden. Darüber hinaus kannst du in den Artikeldetails unter Mindesthalt. + Charge die aktuellen Chargen einsehen und neue Einträge hinzufügen.
In Xentral erfolgt die Bestandsänderung bei Ein- und Auslagerungen nach folgendem Prinzip: Bei Auslagerungen wird der Platz mit dem geringsten Bestand genutzt oder vorgeschlagen. Bei Einlagerungen wird der Platz mit dem meisten Bestand bevorzugt.
Charge und MHD können ebenfalls über die Inventur (= Mobile Inventory App) erfasst werden.
Die Funktion Dropshipping Lager hilft dir immer dann, wenn du Ware von mehreren Lagerstandorten verschicken willst. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Standorte innerhalb deines Unternehmens befinden oder ob du die Logistik von einem Drittanbieter erledigen lässt.
Zu den Features gehören das Festlegen von Regeln und Prioritäten für die Aufteilung von Aufträgen, die Umwandlung von Teilaufträgen in Teillieferungen sowie die Vorbereitung von Teil- oder Sammelrechnungen. Zudem können Felder wie Projekt und/oder Bevorzugtes Lager im Auftrag nach vorgegebenen Regeln befüllt werden. Die Funktion Dropshipping Lager kann auf verschiedene Weisen ausgelöst werden, z.B. durch manuelle Auftragsbearbeitung, automatischen Prozessstarter, Autoversand (= Versandübergabe an die Logistik) und Shopimport (Aufträge abholen über eine Schnittstelle).
Die Funktion Dropshipping Lieferant hilft dir immer dann, wenn du Ware nicht lagernd hast und über verschiedene Lieferanten versenden lässt oder auf Anfrage beziehst. Du kannst Teilaufträge erstellen lassen und/ oder automatische Bestellungen für Lieferanten anlegen lassen.
Mit diesem Modul kannst du auch Dropshipping-Gruppen erstellen, um nach bestimmten Kriterien aufzuteilen z.B. nach Artikelsortiment. Die Funktion Dropshipping Lieferant kann auf verschiedene Weisen ausgelöst werden s.o.
Das Fulfillment (3PL) (= Übertragen-Modul) ermöglicht den Austausch von Bewegungsdaten, indem es ausgehende Daten von xentral zum Zielsystem sendet oder zum Abruf bereitstellt und eingehende Daten abholt, einliest und weiterverarbeitet.
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Ausgehend: Ausgehende Daten werden z.B. im FTP-Verzeichnis abgespeichert und von dort zur Abholung bereitgestellt.
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Eingehend: Eingehende Daten werden von außen in den Ordner kopiert und regelmäßig durch Xentral eingelesen und interpretiert z.B. zu Aufträgen umgewandelt.
Im Modul stehen vielfältige Möglichkeiten zur Anbindung an Versand- oder Fulfillment-Dienstleister zur Verfügung, einschließlich der Übertragung von Lagerbestandsdaten, Artikelübertragung und Bereitstellung von Dokumenten wie Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen als PDF.
Anmerkung
Die Formate für die Datenübertragung findest du in diesem Artikel: Übertragungen (CSV/XML/EDI/PDF)
Informationen zum Warenversand in die EU findest du im Artikel Lieferschwelle.