Mithilfe des Moduls Erweiterter Bestellvorschlag kannst du anhand ausgewählter Kriterien schnell Bestellungen erstellen. Zusätzlich kannst du festlegen, bei welchem Lieferanten welche Artikelmengen nachbestellt werden sollen. Dieses Modul verfügt also über einen größeren Funktionsumfang als der reguläre Bestellvorschlag.
Wichtig
Damit ein Bestellvorschlag berechnet werden kann, müssen in den Artikeldaten Einkaufspreise für den jeweiligen Lieferanten hinterlegt sein. Informationen dazu findest du hier.
Öffne das Menü Einkauf > Erweiterter Bestellvorschlag, um Artikel für den erweiterten Bestellvorschlag auszuwählen. Die Artikelübersicht in diesem Menü enthält nützliche Informationen über die aktuelle verfügbaren Bestände. So kannst du unkompliziert erfassen, welche Mengen nachbestellt werden müssen. Im Folgenden haben wir dir genauere Erklärungen zu den Informationen in der Artikelübersicht bereitgestellt.
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Spaltenname |
Erläuterung |
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Artikel-Nr |
Die Artikelnummer des Produkts in Xentral. |
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Artikel |
Die Artikelbezeichnung des Produkts in Xentral. |
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Lager |
Anzahl der Artikel, die aktuell auf Lager sind (inklusive Bestand auf Sperrlagern). |
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Min. Lager |
Falls du in den Artikelstammdaten eine Mindestlagermenge festgelegt hast, wird diese Information hier angezeigt. |
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Min. Bestellung |
Falls du in den Artikelstammdaten eine Mindestbestellmenge festgelegt hast, wird diese Information hier angezeigt. |
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Im Auftrag |
Anzahl der Artikeleinheiten, die aktuell in offenen Aufträgen enthalten sind. |
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In Produktion |
Anzahl der Artikeleinheiten, die sich aktuell in Produktion befinden. |
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In Bestellung (nicht vers.) |
Anzahl der Artikeleinheiten, die bereits in laufenden Nachbestellungen enthalten sind. Die betreffenden Bestellungen wurden jedoch noch nicht an den Lieferanten übermittelt. |
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Bedarf |
Der hier angezeigte Bedarf ist die Differenz zwischen den aktuell auf Lager befindlichen Artikeleinheiten (siehe Spalte Lager) und der für den Artikel festgelegten Mindestlagermenge (siehe Spalte Min. Lager. Somit kannst du der Spalte Bedarf auf einen Blick entnehmen, wie viele Artikeleinheiten Xentral dir für die Bestellung vorschlägt. |
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Staffel |
Hier wird die Preisstaffel angezeigt, sofern du eine Preisstaffel in den Stammdaten des entsprechenden Lieferanten festgelegt hast. |
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VK |
Der Verkaufspreis des Artikels aus den Artikelstammdaten. Staffelpreise werden hier ebenfalls angezeigt. |
Öffne im Menü Einkauf > Erweiterter Bestellvorschlag das Tab Einstellungen, um bei Bedarf weitere Einstellungen für das Modul vorzunehmen.
So kannst zu beispielsweise Zeitstaffeln definieren, für die der künftige Artikelbedarf auf Basis der freigegebenen Aufträge in Xentral angezeigt werden kann.
Die von dir erstellten Staffeln werden dann wie folgt als zusätzliche Spalten im Tab Übersicht angezeigt:
Die Spalte Bedarf letzte x Tage errechnet sich dabei aus den Artikeleinheiten, die in offenen Aufträgen enthalten sind und deren Lieferdatum in diesem Zeitraum liegt. Wurde für die einzelne Position eines Auftrags kein eigenes Lieferdatum definiert, so wird das Lieferdatum des Auftrags herangezogen. Ist diese Information ebenfalls nicht gepflegt, wird das Auftragsdatum verwendet.
Die Spalte Bedarf nächste x Tage errechnet sich aus der Menge an Artikeleinheiten, die sich in bereits angelegten Aufträgen befinden und deren Lieferdatum in diesem zukünftigem Zeitraum liegt. Auch hier wird, falls kein Lieferdatum für den einzelnen Artikel definiert ist, das Lieferdatum des Auftrags herangezogen. Wenn diese Information ebenfalls nicht gepflegt ist, wird das Auftragsdatum verwendet.
Wichtig
Beachte bei der Verwendung der oben beschriebenen Staffeln zwingend folgende Einschränkung: Die in den Artikelstammdaten gespeicherte Lieferzeit wird hier zwar angezeigt, jedoch nicht für die Bedarfsplanung berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Lieferzeit des Artikels keinen Einfluss auf die angezeigten Informationen hat. Achte daher besonders auf Artikel, die lange Lieferzeiten bei deinem Lieferanten haben, um Engpässe zu vermeiden und die Bestellung frühzeitig auszulösen.
Bei Bedarf kannst du dir auch das Hauptartikelbild des jeweiligen Artikels innerhalb des Bestellvorschlags anzeigen lassen. Aktiviere dazu im Tab Einstellungen die Option Artikelbilder anzeigen.
Die im System gepflegten Angaben zu den Lagermindestmengen der Artikel sind wesentliche Informationen, die in Xentral bei der Erstellung von Bestellvorschlägen berücksichtigt werden. Umso wichtiger ist es, dass die Lagermindestmengen deiner Artikel nicht nur ordnungsgemäß in den Artikelstammdaten gepflegt sind, sondern Änderungen an den Lagermindestmengen direkt für die Berechnung des Bestellvorschlags zur Verfügung stehen.
Damit du stets Zugriff auf aktuelle und korrekte Bestellvorschläge hast, kannst du eine separate Einstellung vornehmen. Diese Einstellung sorgt einmal täglich (über Nacht) für eine dynamische Berechnung der Lagermindestmengen deiner Artikel, sodass du dich bei der Verwaltung deiner Bestände stets auf den Bestellvorschlag verlassen kannst.
Gehe wie folgt vor, um die dynamische Berechnung von Lagermindestmengen zu aktivieren.
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Öffne das Menü Einkauf > Erweiterter Bestellvorschlag.
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Klicke auf das Tab Einstellungen.
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Aktiviere die Option Dynamische Lagermindestmengenberechnung aktivieren.
Anmerkung
Sobald du die Option aktivierst, findet einmal täglich (über Nacht) folgende Berechnung statt: Mindestlagermenge = (Bedarfsstaffel letzte X Tage / Anzahl Tage) x (Lieferzeit Standard). Die Standardlieferzeit legst du selbst im gleichnamigen Feld in den Artikelstammdaten fest. Die Bedarfsstaffel letzte X Tage bestimmst du ebenfalls selbst in den Einstellungen des Moduls Erweiterter Bestellvorschlag.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Dynamische Berechnung speichern in Freifeld das Freifeld in den Artikelstammdaten aus, in dem Xentral das Ergebnis der Lagermindestmengenberechnung automatisch speichern soll.
Wichtig
Die Auswahl eines Freifelds ist zwingend erforderlich, damit die dynamische Berechnung der Lagermindestmengen in Xentral korrekt durchgeführt wird.
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Klicke auf Speichern. Anschließend wird die Berechnung 1x täglich durch den Prozessstarter Bestellvorschlag ausgeführt. Bei Bedarf kannst du den Zeitpunkt der Ausführung im Menü Einstellungen > Administration > Prozessstarter anpassen. Wir empfehlen dir jedoch, die Standardeinstellung bei 01:30 Uhr zu belassen.
Entscheide zunächst im Feld Basis des Bereichs Bestellvorschlag oben links im Menü Einkauf > Erweiterter Bestellvorschlag, auf welcher Basis Artikel für den Bestellvorschlag angezeigt werden sollen. Markiere dann mithilfe der Checkboxen links in der Artikelübersicht alle Artikel, für die eine Bestellung erzeugt werden soll. Dabei stehen die folgenden Optionen im Dropdown-Menü Basis zur Verfügung:
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Nur offene Aufträge verwenden: Es werden nur Artikel vorgeschlagen, die in bislang nicht abgeschlossenen Aufträgen enthalten sind.
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Nur offene Aufträge verwenden (Wunschlieferdatum, Liefertermin verwenden): Es werden nur Artikel vorgeschlagen, die in bislang nicht abgeschlossenen Aufträgen enthalten sind, bei denen zusätzlich das Wunschlieferdatum oder ein fester Liefertermin verwendet werden.
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Nur offene Produktionen verwenden: Es werden nur Artikel vorgeschlagen, die sich in bislang nicht abgeschlossenen Produktionen befinden.
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Mindestmengen: Es werden alle Artikel vorgeschlagen, bei denen die in den Artikelstammdaten festgelegte Lagermindestmenge unterschritten wurde.
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Alte Aufträge: Es werden alle Artikel vorgeschlagen, die sich in bereits abgeschlossenen Aufträgen befinden.
Im oberen Bereich des Menüs Einkauf > Erweiterter Bestellvorschlag hast du die Möglichkeit, Kriterien für die Artikel für die Erstellung des Bestellvorschlags auszuwählen. So kannst du unter Auswahl Artikel entscheiden, ob beispielsweise nur Produktionsartikel einbezogen werden und ob alle in Xentral gepflegten Artikel berücksichtigt werden sollen.
Triff diese Entscheidungen und aktiviere die entsprechenden Optionen, bevor du im nächsten Schritt Artikel für die Nachbestellung auswählst.
Sobald du im Bereich Basis in der Übersicht eine Option wählst, erscheint ein Hinweis mit der Anzahl der Artikel, die zum Bestellvorschlag hinzugefügt wurden. Außerdem kannst du jederzeit einzelne Mengen aus dem Bestellvorschlag entfernen, indem du oben rechts auf Mengen entfernen klickst. Um entfernte Mengen wiederherzustellen, starte den Vorschlag neu, indem du auf Starten klickst.
Unterhalb der Filter und Hinweise befindet sich eine Übersicht über die Anzahl der unterschiedlichen Artikel und Lieferanten sowie der kumulierte Betrag für alle markierten Artikel. Dieser Betrag berechnet sich aus den Mengen in der Spalte Bedarf multipliziert mit dem Einkaufspreis des Artikels.
Anmerkung
Der angezeigte kumulierte Betrag deines Bestellvorschlags kann von dem finalen Betrag der auf Basis des Bestellvorschlags erstellten Bestellungen abweichen. Grund dafür ist, dass sich dein Bedarf nicht mit der erforderlichen Mindestbestellmenge des Lieferanten deckt. Ist die Mindestbestellmenge deines Lieferanten höher als dein Bedarf, wird die Bestellung mit der Mindestbestellmenge angelegt.
Die Artikel, die in den Bestellvorschlag geladen werden, sind automatisch ausgewählt und können somit per Klick auf Bestellung(en) erzeugen ganz unten leicht in eine Bestellung übernommen werden.
Wichtig
Für jeden Lieferanten wird eine eigene Bestellung angelegt.
Per Klick auf Bestellvorschlag zurücksetzen oben rechts kannst du bei Bedarf alle zuvor in den Bestellvorschlag geladenen Artikel wieder aus der Liste löschen. Damit wird die Auswahl jeglicher Produkte zurückgesetzt, also die Checkboxen links in der Produkttabelle deaktiviert.