Prüfliste für die Buchhaltung – Xentral Helpcenter

Diese Prüfliste gibt einen Überblick über die wichtigsten buchhalterischen Aufgaben in Xentral – von der einmaligen Einrichtung beim Go-Live bis hin zu den regelmäßigen Tätigkeiten im laufenden Betrieb. Sie richtet sich an Buchhalterinnen und Buchhalter sowie Steuerberaterinnen und Steuerberater, die Xentral in Verbindung mit DATEV oder einem anderen Buchhaltungssystem einsetzen.

Anmerkung

Einige Aufgaben – wie Aktive Rechnungsabgrenzung, Anlagevermögen oder Rückstellungen – werden in der Regel direkt in DATEV oder durch den Steuerberater erledigt. Diese sind am Ende dieser Seite aufgeführt.

Go-Live – Einmalig

Richte diese Grundlagen einmalig vor dem produktiven Betrieb ein:

Geschäftskonto anbinden: Verknüpfe Bankkonten und Kreditkartenkonten mit Xentral. Lege die Konten vorab an und gleiche die Eröffnungssalden mit deiner Bank ab.
Kontenrahmen einrichten: Lege den passenden Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) für die automatische Vorkontierung von Rechnungen an.
Hilfskonten für Umsatzerlöse anpassen: Konfiguriere die Hilfskonten so, dass Umsatzerlöse automatisch den richtigen Sachkonten zugewiesen werden.
Artikel mit Sachkonten verknüpfen: Hinterlege in den Artikelstammdaten die Sachkonten, damit Rechnungspositionen automatisch vorkontiert werden.
Nummernkreise festlegen: Lege Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften – ggf. je Projekt – in Abstimmung mit deinem Steuerberater fest.
Debitoren- und Kreditorennummerierung einrichten: Richte bei Bedarf die Nummerierung so ein, dass Debitoren-/Kreditorennummern den Kontonummern im Buchhaltungssystem entsprechen.
Steuerzone in Stammdaten hinterlegen: Lege für jeden Kunden und Lieferanten die steuerliche Einordnung fest (Inland, EU, Drittland) und verknüpfe die Einträge mit den entsprechenden Umsatzkonten.
DATEV-Schnittstelle auswählen und einrichten: Entscheide, welchen DATEV-Exportweg du nutzt – DATEV Unternehmen Online, DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder CSV-Export – und richte die Schnittstelle entsprechend ein.

Täglich

Bank und Kreditkarte verbuchen: Lade den täglichen Kontoauszug und weise Zahlungseingänge sowie -ausgänge korrekt zu (je nach Firmengröße ggf. seltener).
Bankkonto mit Xentral abstimmen: Gleiche den Kontostand in Xentral täglich mit dem tatsächlichen Bankstand ab.
Verbindlichkeiten erfassen: Pflege eingehende Lieferantenrechnungen zeitnah ein.
Zahlungseingänge zuordnen und Doppelzahlungen prüfen: Weise Zahlungseingänge den richtigen Forderungen zu, prüfe auf Doppelzahlungen und erstelle bei Bedarf Gutschriften oder Rückzahlungen.

Wöchentlich

Mahnwesen ausführen: Erstelle und versende Zahlungserinnerungen und Mahnungen für offene Forderungen.
Rechnungslauf starten: Starte den Rechnungslauf für fällige Rechnungen direkt aus Xentral heraus.
Zahllauf für Verbindlichkeiten durchführen: Führe den wöchentlichen Zahllauf für fällige Lieferantenverbindlichkeiten über das Modul Zahlungsverkehr aus.
Rechnungen Forderungen zuordnen: Ordne Rechnungen den entsprechenden Forderungen zu – z. B. bei Beitragskürzungen oder geänderten Belegnummern.
Kassenbuchung durchführen: Pflege Kassenbewegungen der Woche im Kassenbuch nach.

Monatlich

Lastschrifteinzug starten: Starte den SEPA-Lastschrifteinzug über das Modul Zahlungsverkehr – wahlweise für alle oder nur ausgewählte Mandate.
Offene Posten prüfen: Prüfe offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf Vollständigkeit und korrekte Zuordnung.
Kreditoren und Debitoren in DATEV prüfen: Gleiche Kreditoren- und Debitorenkonten zwischen Xentral und DATEV ab.
Aufwands- und Ertragskonten (GuV) prüfen: Kontrolliere, ob alle Buchungen auf den richtigen Aufwands- und Ertragskonten gelandet sind.
Kostenstellen prüfen und zuordnen: Stelle sicher, dass alle Buchungen den richtigen Kostenstellen zugewiesen sind. Lege Kostenstellen einmalig sowohl in Xentral als auch in DATEV an (inkl. DATEV-Kostenstellenmodul).
Bilanzkonten prüfen: Kontrolliere, ob alle Belege auf den richtigen Bilanzkonten verbucht wurden.
DATEV Export ausführen: Exportiere die Buchungsdaten aus Xentral und importiere sie in DATEV.
Abgleich Xentral ↔ DATEV: Vergleiche nach dem DATEV-Export die Summen von Umsatzerlösen, Verbindlichkeiten und Umsätzen zwischen Xentral und DATEV. Gleiche beim Monatsabschluss außerdem die Kontostände ab.
Reisekosten eintragen: Erfasse Reisekostenabrechnungen für den abgelaufenen Monat.
USt-Voranmeldung vorbereiten: Die USt-Voranmeldung erfolgt über DATEV. Stelle sicher, dass alle Buchungsdaten vollständig und korrekt exportiert wurden, bevor du die Voranmeldung abgibst.

Aufgaben in DATEV oder durch den Steuerberater

Die folgenden Aufgaben werden in der Regel nicht in Xentral, sondern direkt in DATEV oder durch den Steuerberater erledigt:

Löhne: Importiere die CSV-Datei vom Steuerberater monatlich in DATEV.
Aktive Rechnungsabgrenzung: Teile Kosten für ein Jahr anteilig auf einzelne Monate auf (relevant bei größeren Jahresrechnungen).
Anlagevermögen: Erfasse Anlagevermögen direkt in DATEV; in Xentral wird lediglich das zugehörige Sachkonto zugewiesen.
Rückstellungen: Buche Rückstellungen bei Bedarf monatlich in DATEV.