Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. Im Modul Kontorahmen in Xentral kannst du einen Kontenrahmen entweder händisch anlegen oder von einer anderen Buchhaltungs-Software wie beispielsweise DATEV importieren. Zudem kannst du im Modul Kontorahmen in Xentral den Kontenrahmen anpassen. Der Kontenrahmen ist hauptsächlich für die Buchhaltung relevant und wird vor allem beim Management von Verbindlichkeiten benutzt.
Ein Kontenrahmen bildet das systematische Fundament der gesamten Unternehmensbuchhaltung. Er stellt ein standardisiertes Verzeichnis aller potenziellen Buchungskonten (wie Vermögen, Aufwendungen oder Erlöse) dar, aus dem Unternehmen ihren individuellen Kontenplan ableiten. Für ERP-Anwender ist die korrekte Hinterlegung des Kontenrahmens von zentraler Bedeutung, da das System auf dieser Basis Geschäftsvorfälle automatisiert vorkontiert.
Egal ob Rechnungsstellung, Wareneinkauf oder der Abgleich von Banktransaktionen: Mithilfe von Kontenrahmen wird jede Buchung wird im Hintergrund mit einer spezifischen Kontonummer verknüpft. Ein sauber konfigurierter Kontenrahmen in Xentral sorgt dafür, dass der regelmäßige Finanzbuchhaltungsexport an externe Systeme fehlerfrei verläuft. Anstatt Belege manuell zuzuordnen, ermöglicht das Modul eine automatisierte Übergabe an das Steuerbüro oder Buchhaltungs-Tools wie DATEV.
Tipp
Die Standardkonten für den Finanzbuchhaltungsexport von Belegen findst du im Menü Buchhaltung > Steuer und Währung > Steuer/Währung.
Die Einstellungen in diesem Menü können für jedes Projekt unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekt > [Projekt öffnen] > Einstellungen > Steuer/Währung überschrieben werden. Dort kannst du für jedes Projekt einen eigenen Kontenrahmen hinterlegen, der dann für die Buchhaltung dieses Projekts verwendet wird.
Ein Kontenrahmen ist eine systematische Struktur, die zur einheitlichen Darstellung und Organisation der Konten eines Unternehmens dient. Er enthält eine Liste von Konten, die in verschiedene Kontengruppen gegliedert sind, wie zum Beispiel Vermögen, Schulden, Erträge und Aufwendungen. Der Kontenrahmen bildet die Basis für den Kontenplan des Unternehmens, in dem die tatsächlich genutzten Konten enthalten sind, und sorgt dafür, dass die Buchführung übersichtlich und strukturiert erfolgt. In Deutschland gibt es mehrere standardisierte Kontenrahmen, die oft branchenspezifisch sind.
Die bekanntesten und üblichsten Kontenrahmen sind SKR04 und SKR03:
-
SKR04 (Standardkontenrahmen 04): Dieser Kontenrahmen ist prozessorientiert aufgebaut und wird häufig in Unternehmen genutzt, die nach dem Abschlussgliederungsprinzip (wie in der Bilanz) buchen. Konten für Vermögen, Schulden, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen sind in einer Weise strukturiert, die eng an der Bilanzgliederung orientiert ist. Dies eignet sich gut für eine Abschlussdarstellung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB).
-
SKR03 (Standardkontenrahmen 03): Der SKR03 ist betriebsorientiert aufgebaut und wird nach dem Abschlussgliederungsprinzip des Gesamtkostenverfahrens strukturiert. Die Konten sind nach funktionalen Aspekten sortiert, was für Unternehmen von Vorteil ist, die eine eher funktionsorientierte Kostenrechnung verwenden, z. B. nach Kostenstellen.
Beide Kontenrahmen sind Standards, die von DATEV entwickelt wurden und die in Deutschland weit verbreitet sind. Die Wahl des Kontenrahmens hängt oft davon ab, welche Struktur der Buchhaltung dein Unternehmen bevorzugt und welche Anforderungen der Jahresabschluss erfüllen soll.
Nachfolgend werden als Beispiel Konten aus dem SKR04 Kontenrahmen verwendet. In Xentral kannst du aber auch problemlos andere Kontenrahmen verwenden.
Anmerkung
Diese Beispiele sind exemplarisch. Stimme dich für deine Buchführung unbedingt mit deinem Steuerberater über die Verwendung des Kontenrahmens und der Konten ab.
-
Nebenkosten des Geldverkehrs: Konto 6855. Dieses Konto erfasst Gebühren und Kosten im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr, wie z. B. Bankgebühren.
-
Geldtransit: Konto 1460. Auf dieses Konto werden Beträge gebucht, die sich im Transfer zwischen verschiedenen Zahlungsmitteln oder Konten befinden, etwa bei Einzahlungen oder Überweisungen, die noch nicht abgeschlossen sind.
-
Durchlaufende Posten: Konto 1370. Dieses Konto wird für Beträge verwendet, die im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder verausgabt werden und das eigene Vermögen nicht beeinflussen.
-
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen: Konto 3820. Dieses Konto erfasst die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die für das laufende Jahr an das Finanzamt geleistet werden.
-
Umsatzerlöse Inland: Konto 4400. Hier werden die Erlöse aus inländischen Verkäufen von Waren und Dienstleistungen ohne separaten Steuerschlüssel für 19 % Umsatzsteuer erfasst, da es sich um ein Automatikkonto handelt.
-
Wareneinkauf: Konto 5400. Dieses Konto dient zur Erfassung der Aufwendungen für den Einkauf von Handelswaren. Als Automatikkonto benötigt es ebenfalls keinen separaten Steuerschlüssel für 19 % Umsatzsteuer.
Die Übersicht des Kontorahmens rufst du auf, indem du über die Smart Search das Modul Kontorahmen öffnest. Du befindest dich im Tab Übersicht des Moduls, wo du eine Auflistung aller vorhandenen Konten findest und bei Bedarf neue Konten hinzufügen kannst.
In der Tabelle kannst du in der Spalte Menü einzelne Konten per Klick auf das Stift-Symbol bearbeiten oder über das X-Symbol löschen. Zudem kannst du die Tabelle in die Zwischenablage kopieren oder per Klick auf Werkzeuge rechts oberhalb der Tabelle eine Liste aller Konten als CSV-, Excel- oder PDF-Datei ausgeben lassen oder optional die Tabelle ausdrucken.
Durchgestrichene Einträge bedeuten, dass das jeweilige Konto deaktiviert wurde und nicht mehr verwendet wird.
Anmerkung
Automatikkonten in DATEV (z. B. 5400) werden in Xentral genauso behandelt wie alle anderen Konten. Erst bei der Übergabe der Daten an DATEV wird das Automatikkonto automatisch von DATEV erkannt und entsprechend ausgewertet.
Beispielsweise verbuchst du Wareneingang 19% auf das Konto 5400 ohne Steuerschlüssel. Ein anderes Konto, z.B. Bürobedarf, benötigt einen Steuerschlüssel und wird mit 906815 angegeben.
Tipp
Wenn du einen Kontenrahmen verwendest, hast du die Möglichkeit, entweder die von dir genutzten Konten einzeln einzutragen oder einen bestehenden Kontenrahmen zu importieren. In der Praxis nutzen Unternehmen oft nur einen kleinen Teil der Konten eines Standardkontenrahmens.
Um den Überblick zu behalten und es deinem Team zu erleichtern, empfehlen wir, die 40 bis 150 wichtigsten Konten in Xentral zu hinterlegen, die du zuvor mit deinem Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt hast.
In Xentral kannst du einen neuen Kontenrahmen entweder manuell im Modul Kontorahmen anlegen oder über den Tab CSV eine Kontendatei importieren. Beide Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben.
Gehe wie folgt vor, um einen Kontorahmen manuell anzulegen.
Wichtig
Konten kannst du in Xentral frei vergeben. Bedenke jedoch, dass diese später beim Export (z.B. nach DATEV) mit den dortigen Konten übereinstimmen müssen. Andernfalls kann es zu Fehlern und Problemen kommen.
-
Nutze die Smart Search, um das Modul Kontorahmen zu öffnen.
-
Klicke auf + NEU.
-
Gib das Konto des Kontenrahmens ein, z.B. 5400.
-
Vergib eine Beschriftung für das Konto, z.B. Wareneingang 19% Vorsteuer.
-
Optional: Wähle die Art der Kosten aus, z.B. Aufwendungen. Diese wird nur innerhalb von Xentral verwendet.
-
Füge eine zusätzliche Bemerkung zur Kontoverwendung hinzu z.B. Einkauf von Handelswaren. Diese Hinweise kannst du in der Übersicht einsehen oder auch als Export bereitstellen.
-
Optional: Wähle ein Projekt aus, um das Konto nur in einem bestimmten Projekt anzuzeigen oder zuzuordnen. Wenn du kein Projekt auswählst, wird das Konto in allen Projekten angezeigt und kann dort verwendet werden.
-
Klicke auf Speichern.
Tipp
Aktiviere die Option nicht sichtbar, um ein nicht mehr benötigtes oder genutztes Konto zu deaktivieren. Deaktivierte Konten erscheinen in der Übersicht als durchgestrichen. Sie werden für Kontierungen z.B. im Bankkonto nicht mehr angezeigt.
Im Tab CSV des Moduls Kontorahmen kannst du eine Kontendatei im CSV-Format importieren. So sparst du dir die manuelle Eingabe aller Konten, wenn du bereits eine Datei mit den benötigten Konten hast. Gehe wie folgt vor, um einen Kontenrahmen zu importieren.
-
Nutze die Smart Search, um das Modul Kontorahmen zu öffnen.
-
Öffne den Tab CSV.
-
Klicke auf Datei auswählen, um eine Datei von deinem Rechner auszuwählen und hochzuladen.
-
Klicke auf Importieren.
Nach dem Import findest du die importierten Konten in der Übersicht des Moduls Kontorahmen. Dort kannst du die Konten bei Bedarf nachträglich bearbeiten.
Solltest du nicht alle Konten aus deiner Originaldatei importieren wollen, kannst du entweder deine Datei vor dem Import bearbeiten oder die Konten nach dem Import manuell im Tab Übersicht des Moduls Kontorahmen löschen.
Achtung
Achte beim Import auf folgende Punkte, damit der Import reibungslos funktioniert:
-
UTF-8 Kodierung
-
Das richtige Format. Verwende die Felder Konto, Beschriftung, Bemerkung, Art, Aktiv, Projekt.
-
Eine Datei mit Endung .csv mit dem Trennzeichen Semikolon und derMaskierung Gänsefüsschen.
Beispiel: "5400";"Wareneingang 19%";"alle Wareneinkäufe Inland 19%";"Aufwendungen";"Standard"
Die folgende Tabelle enthält die verfügbaren Felder für den CSV-Import eines Kontenrahmens in Xentral. Alle Felder müssen in der CSV-Datei vorhanden sein, damit der Import funktioniert. Die Felder Konto und Beschriftung sind Pflichtfelder, die anderen Felder sind optional.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
konto |
Buchhaltungskonto z.B. 5400 oder 906815 |
|
beschriftung |
Kontobeschriftung (Bezeichnung des Kontos) z.B. Wareneingang 19% oder Bürobedarf 19% |
|
bemerkung |
Interne Bemerkung oder Notizen zur Kontoverwendung |
|
art |
Kontotyp (mögliche Werte: leer, Aufwendungen, Erlöse, Geldtransit, Saldo) |
|
aktiv |
Kontostatus (mögliche Werte 0 für deaktiviert, 1 für aktiv) |
Deinen Kontenplan kannst du entweder selbst erstellen oder von deinem Steuerbüro bereitstellen lassen. Im Folgenden findest du ein Beispiel für einen Kontenplan, den du als CSV-Datei importieren kannst. In diesem Beispiel werden die Felder Konto, Beschriftung, Bemerkung, Art und Aktiv verwendet. Pro Zeile in der CSV-Datei wird ein Konto definiert und jedes Feld durch ein Semikolon getrennt. Die Felder werden in der Reihenfolge Konto, Beschriftung, Bemerkung, Art und Aktiv angegeben. Alle Felder müssen in der CSV-Datei vorhanden sein, damit der Import funktioniert.
konto |
beschriftung |
bemerkung |
art |
aktiv |
|---|---|---|---|---|
|
1370 |
Durchlaufende Posten |
Durchlaufende Posten intern |
0 |
|
|
1371 |
Durchlaufende Posten Steuerbuero |
Check für Steuerbüro Monatsabschluss |
0 |
|
|
1460 |
Geldtransit |
Alle Konten |
Geldtransit |
0 |
|
3820 |
UST Vorauszahlungen (laufendes Jahr) |
0 |
||
|
5300 |
Wareneingang 7% AM |
Lieferanten Inland |
Aufwendungen |
0 |
|
5400 |
Wareneingang 19% AM |
Lieferanten Inland |
Aufwendungen |
0 |
|
905900 |
Fremdleistungen 19% |
Freelancer, Freiberufler (ausgeniommen KSK und Kleinunternehmer) |
Aufwendungen |
0 |
|
906318 |
Nebenkosten Miete |
Betriebskostenabrechnungen |
0 |
|
|
906805 |
Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer |
0 |
Der Kontenrahmen findet vor allem im Zahlungseingang und beim Kassenbuch seine Verwendung, da du hier auf die Konten des Kontenrahmens buchst und diese von dort aus direkt (z.B. nach DATEV) exportierst. Weitere Informationen zum Buchhaltungsexport findest du im Artikel Finanzbuchhaltung Export (DATEV Export Einstellungen).
Achte bei der Verwendung des Kontenrahmens mit DATEV darauf, dass die Kontenlänge 4 (6805 - Telefon, Fax, Internet) bzw. 6 (906805 - Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer) bei der Angabe von Steuerschlüsseln beträgt.
In Xentral gibt es mehrere Stellen, an denen Kontorahmen hinterlegt sein können:
-
Im Menü Buchhaltung > Steuer und Währung > Steuer/Währung
-
In den Projekteinstellungen unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekt > [Projekt öffnen] > Einstellungen > Steuer/Währung
-
Direkt im einzelnen Artikel unter Verkaufen > Artikel > [Artikel öffnen] > Untertaab: Finanzbuchhaltung
-
In den Einstellungen der Artikelkategorien unter Einstellungen > Stammdaten > Artikelkategorien > [Artikelkategorie öffnen] > Bereich: Export Kontenrahmen