Mit dem Retouren Belege-Modul ist es möglich, aus Belegen (Auftrag, Lieferschein oder Rechnung) eine Retoure zu erstellen. Der Retourenvorgang beginnt nicht mit einem Wareneingang. Stattdessen werden Retouren immer zunächst als solche im System erfasst und danach per Wareneingangsbeleg gebucht.
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn der Versand und Rückversand über Xentral abgewickelt wird.
Aus Retouren können Paketmarken, Wareneingangsbelege, Gutschriften (Stornorechnungen) und kostenlose Ersatzlieferungen für Kunden generiert werden.
Der Ablauf einer Retoure gestaltet sich also immer ähnlich. Grundregel ist, dass die Retoure existiert, bevor diese im Wareneingang angenommen werden kann.
Unangekündigte Retouren werden zunächst als Retoure erfasst und im Anschluss gleich im Wareneingang weiterverarbeitet.
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Weiterführen eines Auftrags zu einer Retoure
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Weiterführen einer Rechnung zu einer Retoure
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Weiterführen eines Lieferscheins zu einer Retoure
Eine Retoure kann entweder manuell oder aus Belegen heraus angelegt werden.
Über diese Form der Anlage besteht kein Bezug zu bisherigen Lieferungen oder Aufträgen.
Mit einem Klick auf den Button +NEU in der Übersicht erscheint eine neue Seite, in der die Retoure manuell angelegt werden kann.
Eine bereits angelegte Retoure kann darüber hinaus auch durch den Scan einer relevanten Nummer identifiziert werden. Dabei werden die folgenden Nummern in der gegebenen Reihenfolge geprüft. Sobald ein Treffer erzielt wird, wird die zugehörige Retoure geöffnet:
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Retourennummer
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Nummer des Lieferscheines aus der die Retoure erzeugt wurde
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Nummer des Auftrages aus dem die Retoure erzeugt wurde
Unter diesem Reiter können die wichtigsten Details für die Retoure eingetragen werden, wie z.B. der Kunde, die Adresse und die Positionen. Zudem kann hier eine Vorschau des Retourenbelegs und das Protokoll eingesehen werden.
In diesem Reiter werden die wichtigsten Informationen für die Retoure hinterlegt.
Im Bereich Allgemein ist im ersten Schritt der Kunde, den die Retoure betrifft, einzutragen und dann zu speichern oder auf übernehmen zu klicken. Sollte es sich nicht um einen Kunden sondern einen Lieferanten handeln, ist dies über den Haken zu ändern.
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Kunde: Auswahl des Kunden, den die Retoure betrifft
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an Lieferanten: Auswahl, dass es sich um einen Lieferanten handelt
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Projekt: (optional) Zuordnung zu einem Projekt
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Status: Anzeige in welchem Status sich die Retoure momentan befindet
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Auftrag: Zuordnung eines Auftrags zu dieser Retoure
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Lieferschein: Zuordnung eines Lieferscheins zu dieser Retoure
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Gutschrift: Zuordnung einer Gutschrift zu dieser Retoure
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Ersatz-Auftrag: Zuordnung eines Ersatz-Auftrags zu dieser Retoure
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Bestellnummer: Angabe einer Bestellnummer
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Interne Bezeichnung: Interne Bezeichnung der Retoure
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Datum: Datum, an dem die Retoure angelegt wurde
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bevorzugtes Lager: Angabe eines bevorzugten Lagers für retournierte Ware
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Kommissions-/Konsignationslager: Angabe eines Kommissions-/Konsignationslagers
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Schreibschutz: Aktivierung des Schreibschutzes. Nach Aktivierung kann die Retoure nicht mehr bearbeitet werden
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abweichende Bezeichnung: Angabe, dass es eine abweichende Bezeichnung gibt
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Fortschritt: Auswahl des Fortschritts der Retoure
In der Mitte im Bereich abweichende Lieferadresse erscheinen die Adressdaten der eigenen Firma, da die Retoure an diese Adresse geschickt wird. Soll die Retoure an eine andere Adresse geschickt werden, kann diese hier manuell überarbeitet werden.
Auf der rechten Seite im Bereich Aktion gibt es vier Buttons. Diese können nur ausgewählt werden, nachdem die Retoure freigegeben wurde:
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(1) Wareneingangsbeleg erstellen + einlagern: Über diesen Button kann die Retoure eingelagert und der Wareneingangsbeleg dafür erstellt werden. Dieser Vorgang kann ebenfalls direkt im Wareneingang getätigt werden. In beiden Fällen erscheint die Seite zum Einlagern des Artikels. Hier müssen ggf. noch Serien- und Chargennummern sowie ein Mindesthaltbarkeitsdatum ergänzt werden, bevor die Artikel eingelagert werden können.
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(2) Gutschrift erstellen: Über diesen Button kann direkt eine Gutschrift zur Retoure erstellt werden, wobei alle Daten der Retoure übernommen werden.
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(3) Stornorechnung erstellen: Über diesen Button kann direkt eine Stornorechnung zur Retoure erstellt werden, wobei alle Daten der Retoure übernommen werden.
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(4) Kostenlose Ersatzlieferung: Über diesen Button kann eine kostenlose Ersatzlieferung erstellt werden. Es erscheint ein neuer Auftrag, bei dem alle Daten aus der Retoure übernommen und die retournierten Artikel mit einem Betrag von 0 eingetragen werden. Dieser Auftrag ist losgelöst von vorherigen Belegen, es wird jedoch im Protokoll vermerkt, aus welcher Retoure dieser Auftrag entstanden ist
Anmerkung
Es ist nicht möglich, eine Gutschrift/Stornorechnung und gleichzeitig eine Ersatzlieferung zu erstellen. Es muss sich für eine der beiden Möglichkeiten entschieden werden.
Auf der linken Seite im Bereich Stammdaten zieht Xentral sich aus den hinterlegten Stammdaten alle notwendigen Informationen der Adresse und überträgt diese in die passenden Felder. Diese Felder können manuell angepasst werden.
Im Bereich Frei- und Kopftext kann ein entsprechender Text formuliert werden, der später auf dem Retourenbeleg angezeigt wird. Im Bereich Retoure können spezielle Einstellungen für die Retoure getroffen werden:
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Versandart: Hier kann eine der in Xentral hinterlegten Versandarten ausgewählt werden
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Lieferbedingung: Auswahl der Lieferbedingung
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Vertrieb: Angabe über wen der Vertrieb läuft
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Bearbeiter: Angabe wer die Retoure bearbeitet
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Keine Rechnung: Angabe, dass keine Rechnung erstellt werden soll
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Kein Briefpapier und Logo: Angabe, dass kein Briefpapier und Logo verwendet werden soll
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Artikeltext ausblenden: Angabe, dass der Artikeltext auf dem Retourenbeleg ausgeblendet werden soll
Im Bereich Sonstiges kann die GLN angegeben werden.
Im Bereich Interne Bemerkungen ist Platz für interne Notizen. Im Bereich UST-Prüfung kann die USt.-ID hinterlegt und die Besteuerung ausgewählt werden. Im Bereich Einstellungen kann die Sprache eingestellt werden.
In diesem Reiter können die einzelnen Artikel, die retourniert werden sollen, eingetragen werden. Außerdem kann hier der Grund für die Retoure pro Produkt angegeben werden.
Ist der Artikel der Retoure ein Seriennummerartikel, so erscheint ein zusätzlicher Reiter Seriennummern, in welchen die Seriennummern der Artikel eingetragen werden müssen.
Retouren können aus Lieferscheinen, Aufträgen und Rechnungen heraus angelegt werden.
Über das Aktionsmenü im Lieferschein kann eine Retoure mit unterstützter Übernahme der enthaltenen Positionen erzeugt werden. Dabei bleibt der Bezug des Lieferscheines und der Retoure erhalten.
Über das Aktionsmenü im Auftrag kann analog zum Lieferschein eine Retoure mit unterstützter Übernahme der enthaltenen Positionen erzeugt werden. Dabei bleibt der Bezug des Lieferscheines und der Retoure erhalten.
Über das Aktionsmenü in der Rechnung kann analog zum Lieferschein eine Retoure mit unterstützter Übernahme der enthaltenen Positionen erzeugt werden. Dabei bleibt der Bezug des Lieferscheines und der Retoure erhalten.
Im Anschluss kann in folgendem Zwischendialog entschieden werden, welche Artikel retourniert werden und aus welchem Grund.
Für die Auswahl der Gründe und die darauf folgende Aktion können, wie unter Retouren Gründe beschrieben, Vorlagen definiert werden. Diese sind dann im Drop-Down-Menü auswählbar. Nach einem Klick auf den Button Retoure erzeugen erscheint ein Retourenentwurf, der freigegeben und an den Kunden verschickt werden kann. Außerdem kann über den Reiter Paketmarke ein Versandlabel für eine Ersatzlieferung erstellt werden.
Bei einer Retoure an Lieferanten muss in den Einstellungen (Retouren > +Neu > Details) der Haken "an Lieferanten" markiert sein. In Xentral bleiben die Schaltflächen zum Einlagern und für Gutschriften etc. genau gleich wie bei einer Retoure vom Kunden. Eine Retoure kann im Dropdown-Aktionsmenü auch ausgelagert werden, was für die Retoure an Lieferanten relevant ist.
Retouren an Lieferanten können jedoch nicht vollumfänglich abgebildet werden:
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Man kann keine Retoure aus einer Lieferantenbestellung heraus erstellen. Somit kann man nicht ursprünglichen Artikel+Mengen als Ausgangsbasis nutzen. Eine Retoure kann nur manuell angelegt werden.
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Man kann keine Gutschriften oder negative Verbindlichkeit für einen Lieferanten erstellen.
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Man kann keine Kommissionsgeschäfte damit abbilden, bei denen die Ware eines Lieferanten für einen Zeitraum eingelagert, abverkauft und die Restmenge zum Stichtag automatisch wieder retourniert werden sollen.
In diesem Reiter können alle Retouren, nicht versendete Retouren und Retouren, die in Bearbeitung sind, angezeigt werden.
In diesem Reiter liegt eine Auflistung aller erstellten Retouren, unabhängig davon, welchen Status diese haben.
Es ist möglich die Retouren nach Fortschritt zu filtern:
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angekündigt: zeigt nur Retouren, die angekündigt sind
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eingegangen: zeigt nur Retouren, die eingegangen sind
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geprüft: zeigt nur Retouren, die bereits geprüft wurden
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erledigt: zeigt nur Retouren, die erledigt sind
Über den Bereich Scan kann eine bereits angelegte Retoure durch den Scan oder durch manuelle Eintragung einer relevanten Nummer identifiziert werden. Dabei werden die folgenden Nummern geprüft:
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Retourennummer
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Nummer des Lieferscheines, aus der die Retoure erzeugt wurde
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Nummer des Auftrages, aus dem die Retoure erzeugt wurde
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Trackingnummer eines vorab erstellten Retourenlabels
Sobald ein Treffer erzielt wird, wird die zugehörige Retoure geöffnet.
In der Tabelle kann jede Retoure bearbeitet, gelöscht oder kopiert werden. Darüber hinaus kann für jede Retoure ein PDF-Dokument erstellt oder mit einem Label versehen werden.
In diesem Reiter findet sich eine Auflistung aller nicht versendeten Retouren.
Hier kann die Retoure bearbeitet oder gelöscht sowie ein PDF erstellt und mit einem Label versehen werden.
In diesem Reiter kann definiert werden, welche zusätzlichen Felder in der Tabelle angezeigt werden sollen. Zur Verfügung stehen:
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Strasse
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PLZ
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Ort
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E-Mail
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Telefon
Im folgenden Beispiel wurde die Tabelle um alle diese Möglichkeiten erweitert.
Nachdem eine Retoure erstellt und freigegeben wurde, kann über den Button (2) Gutschrift erstellen eine Gutschrift erstellt werden.
Im nächsten Schritt ist die Gutschrift freizugeben. Im Modul Zahlungsverkehr (Buchhaltung > Zahlungsverkehr) ist dann auf den Button Gutschriften laden zu klicken.
Die Gutschriften erscheinen nun in der Liste. Die Gutschriften, für die eine Rückzahlung erfolgen soll, sind auszuwählen. Unter der Tabelle ist der Bereich Stapelverarbeitung. Dort ist über das Drop-Down-Menü das gewünschte Konto auszuwählen und mit einem Klick auf den Button Zahlungen zuordnen und freigeben zu bestätigen.
Die ausgewählten Gutschriften befinden sich anschließend im entsprechenden Reiter des ausgewählten Kontos. Dort sind die Gutschriften erneut auszuwählen. Mit einem Klick auf den Button Zahlung ausführen kann die Zahlung dann ausgeführt werden.
Im Folgenden wird kurz aufgezeigt, wie Retouren als erledigt markiert werden können.
Dazu ist im Reiter Übersicht auf den Unterreiter Retouren zu klicken. Die Retoure, die als erledigt markiert werden soll, ist über das Mini-Detail aufzuklappen.
Anschließend ist im Aktionsmenü Retoure als erledigt markieren auszuwählen.
Beim dann oben erscheinenden Feld Wirklich als erledigt markieren? ist Ok anzuklicken, falls die Retoure als erledigt markiert werden soll.