Das Modul Retouren Gründe in Xentral erlaubt dir die Anlage und Verwaltung von Retourengründen und ihren übergeordneten Kategorien.
Retourengründe sind ein wichtiges Tool für dich, um transparent festzuhalten, aus welchen Anlässen dich Retouren erreichen. So kannst du proaktiv Maßnahmen ergreifen, um die Zufriedenheit deiner Kunden zu erhöhen und damit auch die Anzahl deiner Retouren zu reduzieren.
Retourengründe legst du ganz nach deinen Bedürfnissen in Xentral an. Du kannst dabei ganz individuell genau die Gründe erstellen, die du für dein Business benötigst. Anschließend kannst du bei der Erstellung einer Retoure den jeweils passenden Retourengrund für jeden zurückgegebenen Artikel auswählen.
Tipp
Die hier beschriebenen Retourengründe sind immer dann auswählbar, wenn du Retouren manuell und direkt in Xentral anlegst. Diese Vorgehensweise nutzt du in den folgenden Szenarien:
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Dich erreicht eine unangekündigte Retoure von einem Endkunden. In diesem Fall öffnest du den ursprünglichen Auftrag im Menü Verkaufen > Auftrag. Oben rechts im Dropdown-Menü Aktion wählst du dann die Option Als Retoure weiterführen aus. Im nächsten Schritt kannst du die retournierten Artikel, ihre Anzahl und den jeweiligen Retourengrund angeben, bevor du abschließend auf Retoure erzeugen klickst.
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Dein Endkunde hat dich per E-Mail oder telefonisch vorab kontaktiert, um dich über die Rückgabe zu informieren. In diesem Fall gehst du ebenfalls wie oben beschrieben vor und erzeugst die Retoure manuell in Xentral.
Weitere Informationen und genaue Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Retourenanlage kannst du jederzeit im Abschnitt Vorgehensweisen zur Retourenerstellung nachlesen.
Im Folgenden wird beschrieben, wie du neue Retourengründe in Xentral anlegst und welche Einstellungen dir dabei zur Verfügung stehen.
Wichtig
Beachte, dass die im Folgenden beschriebenen Einstellungen nicht relevant sind, wenn du das Xentral Retourenportal nutzt. Über das Retourenportal melden deine Endkunden ihre Retouren selbstständig an und die Retoure wird anschließend automatisch in Xentral angelegt. Dabei stehen im Retourenportal eigens erstellte Retourengründe zur Auswahl, die du separat in den Einstellungen des Retourenportals festlegst. Retourengründe, die du im Modul Retouren Gründe anlegst, sind also ausdrücklich nicht im Retourenportal auswählbar.
Weitere Informationen zum Retourenportal und den möglichen Einstellungen findest du im Artikel Xentral Retourenportal einrichten.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Retouren Gründe zu öffnen.
Du gelangst zum Tab Übersicht. Hier siehst du eine Liste bereits angelegter Retourengründe. Diese Gründe kannst du sofort für dein Tagesgeschäft verwenden. Bei Bedarf kannst du die Gründe bearbeiten, indem du rechts in der Spalte Menü auf das Stift-Symbol klickst.
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Klicke oben rechts auf +Neuer Eintrag, um einen neuen Retourengrund anzulegen.
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Nimm die Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vor.
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Klicke auf Speichern.
Der neue Retourengrund wird erstellt und steht anschließend zur Auswahl zur Verfügung, wenn du im Menü Verkaufen > Auftrag > Auftrag öffnen > Aktionsmenü eine Retoure anlegst.
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Einstellung |
Erläuterung |
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Bezeichnung |
Gib hier den Namen des Retourengrunds an. |
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Beschreibung |
Bei Bedarf kannst du hier eine ausführliche Beschreibung des Retourengrunds oder wichtige Zusatzinformationen für deine Mitarbeiter eingeben. Diese Beschreibung ist nur im Modul Retouren Gründe sichtbar, wenn ein bereits erstellter Retourengrund zur Bearbeitung geöffnet wird. |
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Sprache |
Gib die Sprache an, in der du den Retourengrund erstellst. In den meisten Fällen genügt die Sprache Deutsch als Auswahl. Da es sich um eine interne Einstellung handelt, die nicht für deine Endkunden sichtbar ist, benötigst du weitere Sprachen lediglich, wenn Systembenutzer Aufgaben in Xentral ausführen, die eine andere Sprache sprechen. |
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Projekt |
Optional: Wenn du hier ein spezifisches Projekt festlegst, ist der Retourengrund nur für Aufträge wählbar, die zu diesem Projekt gehören. Für alle anderen Projekte ist der Retourengrund dementsprechend nicht sicht- oder auswählbar. Lasse das Feld frei, um die Auswahl und Sichtbarkeit des Retourengrunds in allen Projekten zu erlauben. |
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Kategorie |
Optional: Wähle eine Kategorie aus, der der Retourengrund zugeordnet werden soll. Kategorien sind nützlich, um festzuhalten, welche Arbeitsschritte nach der Erstellung einer Retoure mit einem spezifischen Grund ausgeführt werden sollen, beispielsweise die Erstellung einer Gutschrift, Rücksprache mit dem Endkunden oder eine weitergehende interne Prüfung. TippWie du Kategorien für Retourengründe erstellst und verwaltest, ist im Kapitel Kategorien erstellen und verwalten näher beschrieben. |
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Standard-Lagerplatz |
Wähle einen Lagerplatz aus, auf dem die Artikel aus Retouren mit diesem Retourengrund standardmäßig eingelagert werden sollen. |
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Ausblenden |
Aktiviere diese Option nur, wenn du den Retourengrund in Xentral ausblenden und damit nicht auswählbar machen möchtest. |
Im Tab Kategorien findest du eine Auflistung aller Kategorien für Retourengründe. Hier kannst du neue Kategorien erstellen oder bestehende Kategorien bearbeiten, um anschließend jeder Kategorie die gewünschten Retourengründe zuzuordnen.
Du kannst für jede Kategorie eine Aktion auswählen. Diese Aktion bestimmt dann später im Tagesgeschäft, wie bei der Retourenabwicklung für alle Retourengründe der Kategorie vorgegangen wird.
Wichtig
Beachte, dass die im Folgenden beschriebenen Einstellungen nicht relevant sind, wenn du das Xentral Retourenportal nutzt. Die Kategorien im Modul Retouren Gründe dienen der Strukturierung der Retourengründe, die bei der manuellen Retourenanlage in Xentral zur Verfügung stellen. Für das Retourenportal hingegen legst du separate Retourengründe fest.
Weitere Informationen zum Retourenportal und den möglichen Einstellungen findest du im Artikel Xentral Retourenportal einrichten.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Kategorie für Retourengründe anzulegen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Retouren Gründe zu öffnen.
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Öffne das Tab Kategorien.
Hier siehst du eine Liste bereits angelegter Kategorien. Diese Kategorien kannst du sofort für dein Tagesgeschäft verwenden. Bei Bedarf kannst du die Kategorien bearbeiten, indem du rechts in der Spalte Menü auf das Stift-Symbol klickst.
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Klicke oben rechts auf + Neuer Eintrag, um eine neue Kategorie zu erstellen.
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Nimm die Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vor.
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Klicke auf Speichern.
Die neue Kategorie wird erstellt und steht anschließend zur Auswahl zur Verfügung, wenn du im Tab Übersicht des Moduls Retouren Gründe einen Retourengrund öffnest. In den Einstellungen des Retourengrunds kannst du im Feld Kategorie die passende Kategorie auswählen.
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Einstellung |
Erläuterung |
|---|---|
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Bezeichnung |
Gib hier den Namen der Kategorie an. |
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Beschreibung |
Bei Bedarf kannst du hier eine ausführliche Beschreibung der Kategorie oder wichtige Zusatzinformationen für deine Mitarbeiter eingeben. Diese Beschreibung ist nur im Modul Retouren Gründe sichtbar, wenn eine bereits erstellte Kategorie zur Bearbeitung geöffnet wird. |
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Aktion |
Wähle aus dem Dropdown-Menü aus, was bei der Angabe eines Retourengrunds aus dieser Kategorie konkret geschehen soll. Die folgenden Aktionen stehen zur Auswahl:
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