Im Modul Retouren Belege verwaltest und bearbeitest du alle deine Retouren. Zur Erinnerung: Es gibt mehrere Wege, um den Retourenprozess zu starten.
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Eine Retoure wird von deinem Endkunden über das Xentral Retourenportal angekündigt. Die Retoure wird dann automatisch in Xentral angelegt, so du sie anschließend im Modul Retouren Belege einsehen und bearbeiten kannst. Weitere Informationen zum Retourenportal findest du im Artikel Xentral Retourenportal einrichten.
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Eine Retoure wird dir angekündigt, indem sich ein Endkunde per E-Mail oder Telefon bei dir meldest. In diesem Fall solltest du manuell eine Retoure aus einem Auftrag, einer Rechnung oder einem Lieferschein erstellen.
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Für unangekündigte Retouren musst du manuell eine Retoure anlegen.
Anmerkung
Eine Retoure muss im Modul Retouren Belege vorhanden sein, damit du die entsprechenden retournierten Artikel im Wareneingang akzeptieren kannst.
Während des Retourenprozesses kannst du Retouren-Versandlabel, Gutschriften und kostenlose Ersatzlieferungen für deinen Endkunden erstellen. Sobald die retournierten Artikel in deinem Lager eintreffen, kannst du sie prüfen und einbuchen.
Retouren können über das Xentral Retourenportal, aus einem bestehenden Beleg (Auftrag, Rechnung, Lieferschein) oder manuell angelegt werden.
Die schnellste und einfachste Methode, um eine Retoure anzulegen, ist über das Xentral Retourenportal, gefolgt von der Anlage über einen Beleg. Die manuelle Erstellung von Retouren solltest du vermeiden, da sie zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
Der Endkunde kündigt seine Retoure über das Retourenportal an und erhält eine automatische Antwort auf Grundlage der von dir festgelegten Regeln. So kann der Endkunde beispielsweise automatisch ein Retouren-Versandlabel erhalten und ausdrucken. Nach der Ankündigung wird die Retoure automatisch im Modul Retouren Belege registriert und ist bereit für den Wareneingang.
Weitere Informationen zum Xentral Retourenportal findest du im Artikel Xentral Retourenportal einrichten.
Retouren kannst du in Xentral aus Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen heraus anlegen. Dabei werden alle für die Retoure notwendigen Informationen aus dem entsprechenden Beleg übernommen.
Gehe wie folgt vor, um eine Retoure aus einem Beleg anzulegen:
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Öffne den entsprechenden Auftrag, die Rechnung oder den Lieferschein.
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Wähle im Dropdown-Menü Aktion oben rechts die Option als Retoure weiterführen.
Eine neue Ansicht wird angezeigt.
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Gib im Feld Retoure ein, wie viele Artikel zurückgesendet werden.
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Gib im Feld Grund den passenden Retourengrund ein.
Tipp
Weitere Informationen zu Retourengründen findest du im Artikel Retouren Gründe.
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Klicke auf Retoure erzeugen.
Die Retoure wird im Entwurfsmodus geöffnet.
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Prüfe deine Angaben und aktiviere, falls nötig, weitere Optionen.
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Klicke auf Freigabe.
Die Retoure wird freigegeben.
Du kannst eine Retoure ohne Bezüge zu vorherigen Lieferungen oder Aufträgen anlegen. Nutze diese Vorgehensweise, wenn du eine unangemeldete Retoure erhältst.
Gehe wie folgt vor, um eine Retoure manuell anzulegen:
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Öffne das Menü Lager > Retouren.
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Klicke oben rechts auf +NEU.
Ein leeres Retourenformular wird geöffnet.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Kunde den Kunden aus, von dem dich die Retoure erreicht hat, und klicke auf übernehmen.
Die Kundenadresse wird aus den Adressstammdaten übertragen.
Ist der Kunde ein Lieferant, aktiviere die Option an Lieferanten.
Anmerkung
Retouren an Lieferanten sind nur in begrenztem Umfang möglich:
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Retouren an Lieferanten können nur manuell angelegt werden.
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Gutschriften oder negative Verbindlichkeiten können für Lieferanten nicht erstellt werden.
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Retouren eignen sich nicht für Kommissions- oder Konsignationsgeschäfte, bei denen die Waren eines Lieferanten für eine bestimmte Zeit gelagert, verkauft und die Restmengen zu einem bestimmten Termin automatisch zurückgeschickt werden.
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Optional: Wähle ein Projekt aus.
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Optional: Wähle Belege, die mit der Retoure in Verbindung stehen, in den entsprechenden Feldern für Auftrag, Lieferschein, Gutschrift und Ersatz-Auftrag aus.
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Optional: Gib deine Bestellnummer unter Ihre Bestellnummer ein. Bei manchen Online-Verkaufsplattformen kannst du eine abweichende Bestellnummer erhalten, die du hier eintragen kannst.
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Wähle den aktuellen Fortschritt aus dem gleichnamigen Dropdown-Menü. Beispielsweise kann die Retoure angekündigt worden oder bereits eingegangen sein. Du kannst deine Retouren später auf Grundlage dieser Information filtern.
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Öffne das Tab Positionen und gib im Feld Retoure ein, wie viele Artikel zurückgesendet werden.
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Gib im Feld Grund den passenden Retourengrund ein.
Tipp
Weitere Informationen zu Retourengründen findest du im Artikel Retouren Gründe.
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Prüfe deine Angaben und aktiviere, falls nötig, weitere Optionen.
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Klicke auf Freigabe.
Die Retoure wird freigegeben.
Bei der Anlage von Retouren über einen bestehenden Beleg oder manuell im Menü Lager > Retouren gibt es einige Einstellungsmöglichkeiten, die nicht verpflichtend für die Retourenanlage sind, aber in manchen Fällen nützlich sein können. Die folgende Tabelle enthält nähere Informationen über diese Einstellungsmöglichkeiten.
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Einstellung |
Erläuterung |
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Schreibschutz |
Diese Option findest du im Bereich Allgemein der Retoure. Wenn du diese Option aktivierst, kann die Retoure nicht mehr bearbeitet werden. |
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UST ID |
Diese Option findest du im Bereich UST-Prüfung der Retoure. Falls du eine Servicegebühr für deine Retouren berechnest, musst du in diesem Feld deine Umsatzsteuernummer und die korrekte Besteuerung hinterlegen. |
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Sprache |
Wähle rechts unten eine Sprache für den Retourenbeleg, falls dich die Retoure aus dem Ausland erreicht. Hierfür musst du eine Übersetzung im Modul Übersetzungen hinterlegen. |
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Interne Bezeichnung und Interne Bemerkung |
Diese Optionen kannst du für die interne Kommunikation nutzen. Die interne Bezeichnung wird angezeigt, wenn du die Option Abweichende Bezeichnung aktivierst. Die interne Bemerkung erlaubt es dir, einen Text zu hinterlegen, der nur innerhalb deines Unternehmens für deine Mitarbeiter sichtbar ist. |
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Freitext und Kopftext |
Diese Felder kannst du nutzen, um frei und ohne Beschränkungen einen Text einzugeben, der auf dem Retourenbeleg angezeigt wird. |
Sobald dich die retournierten Artikel von deinem Endkunden erreichen, musst du sicherstellen, dass die Retoure an den richtigen Ort geliefert und eingelagert wird. Dazu musst du das korrekte Lager bei der Erstellung der Retoure angeben.
Wichtig
Zur Erinnerung: Bei diesem Schritt befindest du dich nach wie vor im Menü Lager > Retoure > + NEU oder in einem Beleg (Auftrag, Lieferschein, Rechnung > Aktions-Menü > als Retoure weiterführen.
Gehe wie folgt vor, um den Lagerungsprozess einzurichten:
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Wähle im Bereich Retouren Empfängeradresse ein Lager im Feld Retourenzentrum oder bearbeite die Adressfelder manuell.
Tipp
Einfacher und vor allem automatisiert funktioniert dieser Schritt, wenn du im Tab Einstellungen des Menüs Lager > Retouren einen Standard Retouren Empfänger angibst. Weitere Informationen dazu findest du im Artikel Standard-Rücksendezentrum und Rücksendezentren-Gruppe anlegen
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Wähle im Bereich Allgemein ein Bevorzugtes Lager aus. Diese Angabe hilft dir dabei herauszufinden, wo die retournierten Artikel eingelagert werden sollen.
Tipp
Du kannst die retournierten Artikel auch in einem besonderen Lagertyp namens Kommissions-/ Konsignationslager einlagern. Weitere Informationen zu diesem Lagertyp findest du im Artikel Kommissions-/Konsignationslager.
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Scrolle nach unten, bis du den Bereich Retoure erreichst. Wähle eine Versandart aus. Das Retouren-Versandlabel wird dann für diese Versandart erstellt.
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Lege eine Lieferbedingung fest, z.B. das die Lieferung vollständig oder nur teilweise geliefert werden soll. Hierbei wird die Retoure in ein Verteilzentrum geliefert und erneut versendet.
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Optional: Gib im Feld Vertrieb den Verkäufer an, der für zurückgesendete Artikel ursprünglich eine Provision erhalten hat.
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Optional: Im Feld Bearbeiter wird dir der Name des Xentral-Nutzers angezeigt, der die Retoure zuletzt bearbeitet hat. Bei Bedarf kannst du hier einen neuen Bearbeiter auswählen.
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Gib an, ob eine Rechnung, Briefpapier und Artikeltexte angezeigt werden sollen, indem du die Keine Rechnung, Kein Briefpapier und Logo und/oder Artikeltexte ausblenden aktivierst.
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Optional: Gib im Bereich Sonstigeseine GLN (Global Location Number) an. Diese Nummer hilft bei der Identifizierung eines Standorts und ist wichtig für den elektronischen Datenaustausch (EDI).
Es gibt mehrere Bereiche in der Retoure, in denen du weitere Informationen finden kannst:
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Im Tab Retoure findest du das Feld Status. Es zeigt den aktuellen Status des Belegs an, wie "angelegt" oder "freigegeben". Das Feld Datum zeigt das Erstellungsdatum der Retoure an.
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Im Tab Positionen findest du alle Informationen zu den zurückgesendeten Artikeln und deren Menge.
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Im Tab Vorschau kannst du eine Vorschau des Retourenbelegs als PDF einsehen.
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Im Tab Protokoll sind alle Handlungen im Bezug auf die Retoure protokolliert.
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Im Tab Dateien kannst du Dateien hochladen und einsehen, die die Retoure dokumentieren, z.B. ein Foto eines beschädigten Artikels, der zurückgesendet wurde.
Auf der rechten Seite im Bereich Aktion gibt es fünf Schaltflächen. Diese können nur ausgewählt werden, nachdem die Retoure freigegeben wurde.
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(1) Retourenlabel erstellen: Diese Schaltfläche öffnet das Tab Paketmarke, in dem du ein Retouren-Versandlabel für den Kunden erzeugen kannst.
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(2) Wareneingangsbeleg erstellen und einlagern: Über diese Schaltfläche lagerst du die retournierten Artikel ein und erstellst den entsprechenden Wareneingangsbeleg. Alternativ kannst du retournierte Artikel im Menü Lager > Ein- und Auslagern > Tab: Einlagern einlargern. Bei beiden Vorgehensweisen musst du, falls zutreffend, noch Serien- und Chargennummern sowie die Mindesthaltbarkeitsdaten der retournierten Artikel ergänzt werden, bevor du die Artikel einlagern kannst.
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(3) Gutschrift erstellen: Über diese Schaltfläche kannst du eine Gutschrift für die retournierten Artikel erstellen. Dabei werden automatisch alle Daten der Retoure übernommen.
Anmerkung
Gehe wie folgt vor, um eine Gutschrift auszuzahlen:
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Öffne das Modul Zahlungsverkehr und klicke rechts im Bereich Aktion auf Gutschriften laden.
Die Gutschrift wird in der Übersichtstabelle angezeigt.
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Wähle die Gutschrift per Klick auf die Checkbox links aus. Wähle dann ein zugehöriges Konto im Bereich Stapelverarbeitung unterhalb der der Tabelle aus. Klicke auf Zahlungen zuordnen und freigeben.
Die Gutschrift wird im Tab des gewählten Kontos angezeigt.
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Öffne oben den entsprechenden Tab des Kontos. Wähle die Gutschrift und klicke im Bereich Stapelverarbeitung auf Zahlung ausführen.
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(4) Stornorechnung erstellen: Über diese Schaltfläche kannst du eine Stornorechnung zur Retoure erstellen. Dabei werden automatisch alle Daten der Retoure übernommen.
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(5) Kostenlose Ersatzlieferung: Über diese Schaltfläche kannst du eine kostenlose Ersatzlieferung erstellen. Ein neuer Auftrag wird angezeigt, bei dem alle Daten aus der Retoure übernommen und die retournierten Artikel mit einem Betrag von 0 eingetragen werden. Dieser Auftrag ist losgelöst von vorherigen Belegen. Es wird jedoch im Tab Protokoll vermerkt, aus welcher Retoure dieser Auftrag entstanden ist.
Hast du die Retoure fertig bearbeitet, solltest du sie als abgeschlossen markieren, indem du Retoure als erledigt markieren wählst. Du kannst dies oben rechts im Dropdown-Menü Aktion auswählen.
Wichtig
Es ist nicht möglich, eine Gutschrift oder Stornorechnung und gleichzeitig eine Ersatzlieferung für eine Retoure zu erstellen. Du musst dich für eine der beiden Möglichkeiten entscheiden.
Wenn retournierte Artikel dein Lager erreichen, gehst du wie folgt vor:
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Öffne das Menü Lager > Retouren.
Du befindest dich im Tab Übersicht.
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Platziere den Cursor oben rechts im Feld Scan Eingabe.
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Scanne eine der folgenden Informationen oder gib sie alternativ manuell in das Feld Suche links ein:
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Retourennummer
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Nummer des Lieferscheins, aus dem die Retoure erzeugt wurde
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Nummer des Auftrags, aus dem die Retoure erzeugt wurde
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Trackingnummer des zuvor erstellten Retouren-Versandlabels
Sobald eine Nummer erkannt wird, wird die zugehörige Retoure geöffnet.
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Tipp
Bitte deine Kunden, den Retourenbeleg ihrer Retoure beizulegen, damit sie beim Wareneingang leichter identifiziert werden kann.
Gehe wie folgt vor, um retournierte Artikel auf einen Lagerplatz einzubuchen, nachdem sie dein Lage erreicht haben:
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Öffne zunächst wie oben beschrieben die Retoure im Menü Lager > Retoure.
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Klicke rechts im Bereich Aktion auf (2) Wareneingangsbeleg erstellen und einlagern.
Eine neue Ansicht öffnet sich. Hier kannst du die Anzahl der retournierten Artikel anpassen und, falls zutreffend, Informationen zu Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargennummern und Seriennummern eingeben.
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Wähle manuell oder per Scan einen Lagerplatz im Feld Einlagern in aus.
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Klicke auf Artikel einlagern.
Die Artikel werden auf dem ausgewählten Lagerplatz eingelagert. Du wirst zurück das Tab Details der Retoure geleitet.
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Fahre nun damit fort, entweder eine Gutschrift/Stornorechnung oder eine kostenlose Ersatzlieferung zu erstellen. Wie du dabei jeweils vorgehst, ist im Kapitel Retouren verarbeiten näher beschrieben.
Eine Just-in-Time (JIT) Stückliste ist eine spezielle Art der Stückliste, die aus einem Stücklistenkopf ohne Lagerplatz besteht sowie mehreren Komponenten mit Lagerplatz, die mit dem Kopf verbunden sind. Eine JIT-Stückliste kannst du folgendermaßen retournieren:
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Nur der Stücklistenkopf
Der Stücklistenkopf ist der Artikel, den du in deinem Shop verkaufst. Er besteht nur aus einem Preis und hat keine Lagerführung. Buchst du bei einer Retoure nur den Stücklistenkopf, so wird keine Lagerbewegung ausgelöst. Du erhältst nur eine Gutschrift im Wert der gesamten Stückliste.
Du kannst diese Option nutzen, falls du die retournierten Artikel nicht wieder einlagern möchtest.
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Nur Komponenten
Die JIT-Komponenten haben einen Lagerplatz und können auch einen Preis haben. Beachte jedoch, dass der Artikel in einer Stückliste möglicherweise günstiger verkauft wird, als einzeln. Wird der Artikel nicht seperat verkauft, kann der Preis auch vollständig fehlen.
Werden nur Komponenten zurück gegeben, wird das Lager korrekt angepasst. Es kann jedoch zu Problemen bei den Preisen und der korrekten Anzeige der Artikel auf der Gutschrift kommen.
Anmerkung
Stelle sicher, dass die Option Im PDF ausblenden in der Gutschrift nicht ausgewählt ist, da ansonsten der Artikel nicht in der Gutschrift angezeigt wird. Du findest die Option im Tab Positionen, wenn du das Stift-Symbol für den entsprechenden Artikel in der Gutschrift anklickst.
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Stücklistenkopf + Komponenten (empfohlen)
Wir empfehlen diese Art der Retoure, da sie dir die Kontrolle der Preise, der Lagerführung und der Anzeige in Belegen erlaubt. Erlaubst du Teilretouren, musst du in der Gutschrift manuell den Wert der Retoure anpassen.