Mit der Retouren Belege App kannst du alle deine Retouren verwalten und bearbeiten. Es gibt mehrere Wege, um den Retourenprozess zu starten:
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Eine Retoure wird über das Xentral Retourenportal angekündigt. Die Retoure wird dann automatisch über diese App angelegt. Weitere Informationen zum Retourenportal findest du hier.
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Eine Retoure wird über E-Mail oder Telefon angekündigt. In diesem Fall solltest du manuell eine Retoure aus einem Auftrag, einer Rechnung oder einem Lieferschein anlegen.
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Für unangekündigte Retouren musst du manuell eine Retoure anlegen.
Anmerkung
Eine Retoure muss in dieser App registriert sein, damit du sie im Wareneingang akzeptieren kannst!
Während des Retourenprozesses kannst du Versandlabel, Gutschriften und kostenlose Ersatzlieferungen für den Kunden erstellen. Wenn die Retoure in deinem Lager eintrifft, kannst du sie über den Wareneingangsbeleg buchen.
Anmerkung
Seriennummern und MHD/ Charge können im Wareneingang einer Retoure erfasst werden.
Eine Retoure kann über das Retourenportal, aus einem bestehenden Beleg (Auftrag, Rechnung, Lieferschein) oder manuell angelegt werden.
Die schnellste und einfachste Methode, um eine Retoure anzulegen, ist über das Retourenportal, gefolgt vom Anlegen über einen Beleg. Die manuelle Erstellung von Retouren sollte vermieden werden, da sie zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
Der Kunde kündigt seine Retoure über das Retourenportal an und erhält eine automatische Antwort auf Grundlage von dir festgelegter Regeln, z.B. kann er automatisch ein Versandlabel erhalten. Nach der Ankündigung wird die Retoure in dieser App registriert und ist bereit für den Wareneingang.
Weitere Informationen zum Xentral Retourenportal findest du hier.
Retouren können aus Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen heraus angelegt werden. Alle für die Retoure notwendigen Informationen werden aus diesem Beleg übernommen.
Gehe wie folgt vor, um eine Retoure aus einem Beleg anzulegen:
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Öffne den entsprechenden Auftrag, die Rechnung oder den Lieferschein.
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Wähle als Retoure weiterführen im Aktion Dropdown-Menü rechts oben. Eine neue Ansicht wird angezeigt.
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Gib im Retoure-Feld ein, wie viele Artikel zurückgesendet werden und die entsprechenden Retourengründe unter Grund ein.
Anmerkung
Weitere Informationen zu Retourengründen findest du hier.
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Klicke auf Retoure erzeugen. Die Retoure wird im Entwurfsmodus geöffnet.
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Prüfe die Seite auf weitere Optionen, die du aktivieren möchtest.
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Klicke auf Freigabe.
Du kannst eine Retoure ohne Bezüge zu vorherigen Lieferungen oder Aufträgen anlegen.
Gehe wie folgt vor, um eine Retoure manuell anzulegen:
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Navigiere zu
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In Xentral NextGen: Lager > Retoure
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Im Classic Design: Lager & Logistik > Retoure.
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Klicke auf +NEU. Ein leeres Retourenformular öffnet sich.
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Wähle einen Kunden aus dem Kunde Dropdown-Menü und klicke auf übernehmen. Die Kundenadresse wird aus den Adressstammdaten übertragen.
Ist der Kunde ein Lieferant, setze ein Häkchen bei an Lieferanten.
Anmerkung
Retouren an Lieferanten sind nur in begrenztem Umfang möglich:
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Retouren an Lieferanten können nur manuell angelegt werden.
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Gutschriften oder negative Verbindlichkeiten können für Lieferanten nicht erstellt werden.
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Retouren eignen sich nicht für Kommissions- oder Konsignationsgeschäfte, bei denen die Waren eines Lieferanten für eine bestimmte Zeit gelagert, verkauft und die Restmengen zu einem bestimmten Termin automatisch zurückgeschickt werden.
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Optional: Wähle ein Projekt.
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Optional: Wähle Belege, die mit der Retoure in Verbindung stehen, in den entsprechenden Feldern für Auftrag, Lieferschein, Gutschrift und Ersatz-Auftrag.
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Optional: Gib deine Bestellnummer unter Ihre Bestellnummer ein. In manchen Onlineshops kannst du eine abweichende Bestellnummer erhalten, die du hier eintragen kannst.
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Wähle den aktuellen Fortschritt aus dem Dropdown-Menü, z.B. das die Retoure angekündigt wurde oder eingegangen ist. Du kannst deine Retouren auf Grundlage dieses Wertes filtern.
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Öffne den Reiter Positionen und gib in das Feld Retoure ein, wie viele Artikel zurückgesendet werden und die entsprechenden Retourengründe unter Grund ein.
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Prüfe die Seite auf weitere Optionen, die du aktivieren möchtest.
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Klicke auf Freigabe.
Es gibt einige Optionen, die nicht notwendig für das Anlegen einer Retoure sind, dir aber in manchen Fällen helfen können. Diese sind:
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Schreibschutz - Die Retoure kann nach aktivieren der Option nicht mehr bearbeitet werden.
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UST ID - Berechnest du eine Servicegebühr für deine Retouren, musst du eine UST ID (Umsatzsteuernummer) und die korrekte Besteuerung im Bereich UST-Prüfung am unteren Ende dieser Seite hinterlegen.
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Sprache - Wähle rechts unten eine Sprache für den Retourenbeleg, falls die Retoure aus dem Ausland kommt. Hierfür musst du eine Übersetzung in der Übersetzungen App hinterlegen.
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Interne Bezeichnung & Interne Bemerkung - Diese Optionen können für die interne Kommunikation genutzt werden. Die interne Bezeichnung wird angezeigt, wenn du bei Abweichende Bezeichnung ein Häkchen setzt. Die interne Bemerkung erlaubt es dir einen Text zu schreiben, der nur innerhalb deines Unternehmens sichtbar ist.
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Freitext & Kopftext - Diese Felder erlauben es dir frei und ohne Beschränkungen einen Text zu schreiben, der auf dem Retourenbeleg angezeigt wird.
Die Retoure muss an den richtigen Ort geliefert und eingelagert werden. Um dies zu erreichen, musst du das richtige Lager im Retourenbeleg hinterlegen.
Gehe wie folgt vor, um den Lagerungsprozess einzurichten:
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Wähle im Abschnitt Retouren Empfängeradresse ein Lager im Feld Retourenzentrum oder bearbeite die Felder manuell.
Du kannst im Reiter Einstellungen der Retouren Belege App einen Standard Retouren Empfänger definieren. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel: Standard-Rücksendezentrum und Rücksendezentren-Gruppe anlegen.
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Wähle ein Bevorzugtes Lager. Dies hilft dir dabei herauszufinden, wo die Retoure gelagert werden soll.
Du kannst die Retoure auch in einem besonderen Lager namens Kommissions-/ Konsignationslager einlagern. Weitere Informationen zu dieser Art von Lager findest du in diesem Artikel: Kommissions-/Konsignationslager.
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Scrolle zum Abschnitt Retoure und wähle eine Versandart. Das Versandlabel wird für diese Methode erstellt.
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Wähle eine Lieferbedingung, z.B. das die Lieferung vollständig oder nur teilweise geliefert werden soll, d.h. die Retoure wird in ein Verteilzentrum geliefert und erneut versendet.
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Optional: Gib im Feld Vertrieb den Verkäufer an, der für den zurückgesendeten Artikel eine Provision erhalten hat.
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Gib an, ob eine Rechnung, Briefpapier und Artikeltexte angezeigt werden sollen, indem du bei Keine Rechnung, Kein Briefpapier und Logo und Artikeltexte ausblenden ein Häkchen setzt.
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Optional: Gib eine GLN (Global Location Number) an. Diese Nummer hilft bei der Identifizierung eines Standorts und ist wichtig für den elektronischen Datenaustausch (EDI).
Das Feld Bearbeiter zeigt dir die Person, die diese Retoure zuletzt bearbeitet hat.
Es gibt mehrere Bereiche in der Retoure, in denen du weitere Informationen finden kannst:
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Im Unterreiter Retoure findest du das Feld Status. Es zeigt den aktuellen Status des Belegs an, wie angelegt oder freigegeben. Das Feld Datum zeigt dir das Erstellungsdatum der Retoure.
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Im Unterreiter Positionen findest du alle Informationen zu den zurückgesendeten Artikeln und deren Menge.
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Im Unterreiter Vorschau kannst du eine Vorschau des Retourenbelegs als PDF betrachten.
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Im Unterreiter Protokoll sind alle Handlungen im Bezug auf die Retoure protokolliert.
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Im Reiter Dateien kannst du Dateien hochladen und betrachten, die die Retoure dokumentieren, z.B. ein Foto eines beschädigten Artikels der zurückgesendet wurde.
Auf der rechten Seite im Bereich Aktion gibt es fünf Schaltflächen. Diese können nur ausgewählt werden, nachdem die Retoure freigegeben wurde:
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(1) Retouren Label erstellen: Diese Schaltfläche öffnet den Reiter Paketmarke, in dem du ein Versandlabel für den Kunden erzeugen kannst.
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(2) Wareneingangsbeleg erstellen + Einlagern: Über diese Schaltfläche kann die Retoure eingelagert und der entsprechende Wareneingangsbeleg erstellt werden. Dieser Vorgang kann auch im Wareneingang getätigt werden. In beiden Fällen erscheint die Seite zum Einlagern des Artikels. Hier müssen gegebenenfalls noch Serien- und Chargennummern sowie ein Mindesthaltbarkeitsdatum ergänzt werden, bevor die Artikel eingelagert werden können.
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(3) Gutschrift erstellen: Über diese Schaltfläche kann eine Gutschrift zur Retoure erstellt werden, wobei alle Daten der Retoure übernommen werden.
Anmerkung
Gehe wie folgt vor, um eine Gutschrift auszuzahlen:
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Öffne die App Zahlungsverkehr und klicke auf Gutschriften laden. Die Gutschrift erscheint in der Übersichtstabelle.
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Wähle die Gutschrift, indem du das entsprechende Häkchen setzt und wähle dann ein zugehöriges Konto im Bereich Stapelverarbeitung unter der Tabelle. Klicke auf Zahlungen zuordnen und freigeben. Die Gutschrift erscheint im Reiter des gewählten Kontos.
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Öffne am oberen Ende der Seite den entsprechenden Reiter des Kontos. Wähle die Gutschrift und klicke auf Zahlung ausführen im Bereich Stapelverarbeitung.
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(4) Stornorechnung erstellen: Über diese Schaltfläche kann eine Stornorechnung zur Retoure erstellt werden, wobei alle Daten der Retoure übernommen werden.
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(5) Kostenlose Ersatzlieferung: Über diese Schaltfläche kann eine kostenlose Ersatzlieferung erstellt werden. Es erscheint ein neuer Auftrag, bei dem alle Daten aus der Retoure übernommen und die retournierten Artikel mit einem Betrag von 0 eingetragen werden. Dieser Auftrag ist losgelöst von vorherigen Belegen, es wird jedoch im Reiter Protokoll vermerkt, aus welcher Retoure dieser Auftrag entstanden ist.
Hast du die Retoure fertig bearbeitet, solltest du sie als abgeschlossen markieren, indem du Retoure als erledigt markieren wählst. Du kannst dies entweder rechts oben im Aktion Dropdown-Menü auswählen oder in der Kurzübersicht der Retoure in der Übersichtstabelle (klicke auf ) und wähle es hier im Aktion Menü aus.
Anmerkung
Es ist nicht möglich, eine Gutschrift/ Stornorechnung und gleichzeitig eine Ersatzlieferung zu erstellen. Es muss sich für eine der beiden Möglichkeiten entschieden werden.
Im Reiter Übersicht siehst du eine Tabelle aller Retouren. Nicht versendete Retouren und Retouren in Bearbeitung findest du in eigenen Unterreitern. Du kannst die Einträge nach Status und Fortschritt filtern.
In jeder Tabelle können Retouren bearbeitet, gelöscht und kopiert werden. Zusätzlich können PDF-Dokumente erstellt und Labels hinzugefügt werden. Weitere Informationen zu Übersichtstabellen findest du hier: Mit Übersichtstabellen arbeiten.
Der Unterreiter Einstellungen erlaubt es dir weitere Spalten hinzuzufügen, z.B. ausführlichere Adressinformationen. Weiterhin kannst du einen Standard-Retourenempfänger und eine Gruppe für Rücksendezentren definieren. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel: Standard-Rücksendezentrum und Rücksendezentren-Gruppe anlegen.
Über den Bereich Scan im Reiter Übersicht kann eine bereits angelegte Retoure mit einem Barcodescanner oder durch manuelle Eintragung einer relevanten Nummer identifiziert werden. Dabei werden die folgenden Nummern geprüft:
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Retourennummer
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Nummer des Lieferscheines, aus dem die Retoure erzeugt wurde
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Nummer des Auftrages, aus dem die Retoure erzeugt wurde
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Trackingnummer eines vorab erstellten Retourenlabels
Sobald eine Nummer erkannt wird, wird die zugehörige Retoure geöffnet.
Tipp
Bitte deine Kunden, den Retourenbeleg ihrer Retoure beizulegen, damit sie beim Wareneingang leichter identifiziert werden kann.
Eine Just-in-Time (JIT) Stückliste ist eine spezielle Art der Stückliste, die aus einem Stücklistenkopf ohne Lagerplatz besteht sowie mehreren Komponenten mit Lagerplatz, die mit dem Kopf verbunden sind. Eine JIT-Stückliste kannst du folgendermaßen retournieren:
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Nur der Stücklistenkopf
Der Stücklistenkopf ist der Artikel, den du in deinem Shop verkaufst. Er besteht nur aus einem Preis und hat keine Lagerführung. Buchst du bei einer Retoure nur den Stücklistenkopf, so wird keine Lagerbewegung ausgelöst. Du erhältst nur eine Gutschrift im Wert der gesamten Stückliste.
Du kannst diese Option nutzen, falls du nicht vorhast die retournierten Artikel wieder einzulagern.
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Nur Komponenten
Die JIT-Komponenten haben einen Lagerplatz und können auch einen Preis haben. Beachte jedoch, dass der Artikel in einer Stückliste möglicherweise günstiger verkauft wird, als einzeln. Wird der Artikel nicht seperat verkauft, kann der Preis auch vollständig fehlen.
Werden nur Komponenten zurück gegeben, wird das Lager korrekt angepasst. Es kann jedoch zu Problemen bei den Preisen und der korrekten Anzeige der Artikel auf der Gutschrift kommen.
Anmerkung
Stelle sicher, dass die Option Im PDF ausblenden in der Gutschrift nicht ausgewählt ist, da ansonsten der Artikel nicht in der Gutschrift angezeigt wird. Du findest die Option im Unterreiter Positionen, wenn du das Stift-Symbol
für den entsprechenden Artikel in der Gutschrift anklickst.
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Stücklistenkopf + Komponenten (empfohlen)
Wir empfehlen diese Art der Retoure, da sie dir die Kontrolle der Preise, der Lagerführung und der Anzeige in Belegen erlaubt. Erlaubst du Teilretouren, musst du in der Gutschrift manuell den Wert der Retoure anpassen.