Lager > Retouren Portal
Das Xentral Retourenportal automatisiert den Retourenprozess für dich und für deine Kunden, indem es ihnen eine einfache Möglichkeit bietet, ihre bestellten Artikel zurückzuschicken. Du sparst auf diese Weise viel Zeit im Retourenprozess und bietest deinen Kunden eine angenehmere Kundenerfahrung.
Das Xentral Retourenportal verfügt über die folgenden Funktionalitäten:
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Automatische Synchronisierung der Retouren zwischen deinem Portal und Xentral.
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Wahl mehrerer Versanddienstleister über Shipcloud
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Direkte Anbindung an DHL Retoure
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Festlegung von Bedingungen für deine Retouren, z.B. dass bestimmte Artikel nicht retourniert werden können.
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Übersicht der Retouren basierend auf deinem Projekt
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Individuelles Retourenportal mit deinem Logo und deinen Unternehmensfarben
Der Umfang der Funktionalitäten hängt von deinem genutzten Xentral-Plan ab. Du findest die aktuellen Bedingungen auf der Installationsseite der App im Appstore.
Gehe wie folgt vor, um das Xentral Retourenportal anzubinden:
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Wähle die Xentral Retourenportal-Kachel im Bereich Lager des Launchpads aus.
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Klicke auf Kostenlos installieren. Es öffnet sich ein neues Fenster und informiert dich über die von der App benötigten Berechtigungen. Das Xentral Retourenportal benötigt momentan alle Berechtigungen um zu funktionieren und nutzt für die Verbindung zu Xentral einen Personal Access Token.
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Klicke auf Erlauben.
Du kannst nun über das Launchpad oder über Lager > Retourenportal auf das Retourenportal zugreifen.
Die folgenden Versanddienstleister sind aktuell für das Retourenportal verfügbar:
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DHL Retoure
Du kannst beide Dienstleister gleichzeitig aktiviert haben und dann deinen bevorzugten Dienstleister auf der Projektebene auswählen.
Um einen Dienstleister anzubinden, navigiere zum Reiter Einstellungen, wähle einen Dienstleister aus dem Versanddienstleister Dropdown-Menü und gib deine Anmeldedaten wie in den folgenden Abschnitten beschrieben ein.
Du kannst mehrere Versanddienstleister, wie DHL und DPD, über Shipcloud anbinden und für dein Retourenportal nutzen. Shipcloud bietet dir ihren Tarif für Geschäftskunden an, aber du kannst auch deine eigenen Verträge und Konditionen mit Versanddienstleistern in Shipcloud hinterlegen und nutzen.
Gehe wie folgt vor, um Shipcloud anzubinden:
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Navigiere zu shipcloud.com und melde dich an oder registriere dich gegebenenfalls.
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Klicke auf deinen Login-Namen oben rechts und wähle dann API Key aus.
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Kopiere den API Key.
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In Xentral, navigiere zu Lager > Xentral Retourenportal > Reiter Einstellungen und wähle Shipcloud im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Klicke auf Änderungen speichern.
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Kopiere den Key in das Feld Shipcloud API key.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Shipcloud erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Gehe wie folgt vor, um DHL Retoure anzubinden:
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Öffne den Reiter Einstellungen und wähle DHL Retoure im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Gib Username und Passwort deines DHL Geschätskontos ein.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast DHL Retoure erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Der Reiter Einstellungen erlaubt es dir, Standardeinstellungen für dein Retourenportal einzustellen. Diese Einstellungen werden genutzt, wenn in einem Projekt keine spezifischen Einstellungen konfiguriert wurden.
Gehe wie folgt vor, um die Standardeinstellungen zu konfigurieren:
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Klicke auf Adressen verwalten, dann auf Adresse hinzufügen und trage die Rücksendeadresse in die entsprechenden Felder ein. Achte besonders darauf, was du in das Feld Beschreibung einträgst, da dies später bei der Auswahl der Rücksendeadresse das primäre Auswahlkriterium sein wird. Klicke auf Adresse speichern.
Falls du bereits eine Rücksendeadresse angelegt hast und eine weitere hinzufügen möchtest, dann klicke auf Adressen verwalten, anschließend auf Adresse hinzufügen und trage deine Rücksendeadresse ein.
Anmerkung
Du kannst die Angaben der gewählten Adresse schnell überprüfen, indem du in den Einstellungen auf Adresse anzeigen klickst.
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Wähle einen Standard Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü. Du kannst aus allen Versanddienstleistern auswählen, die du direkt angebunden oder in Shipcloud hinterlegt hast.
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Wähle die Projekte, für die du ein Retourenportal erstellen möchtest, im Bereich Projekte aus. Diese werden anschließend im Reiter Projekte angezeigt, in dem du spezifische Einstellungen vornehmen kannst.
Anmerkung
Es werden nur Projekte angezeigt, die bereits angelegt waren, als das Retourenportal eingerichtet wurde. Falls du ein Projekt hinzufügen, löschen oder den Namen ändern möchtest, musst du die Änderungen in Xentral durchführen und anschließend im Retourenportal aktualisieren. Klicke hierzu auf Projekte aktualisieren, nachdem du eine Änderung durchgeführt hast.
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Wähle eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche) im Bereich Personalisierung. Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle dann eine Farbe von Hand oder trage einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Du kannst zwischen den unterschiedlichen Arten von Code wechseln, indem du auf
klickst.
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Klicke auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, musst du auf das existierende Logo klicken und anschließend ein neues Logo von deinem Computer auswählen. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
Du hast die Standardeinstellungen konfiguriert und kannst nun spezifische Einstellungen für dein Projekt/ Shop vornehmen.
Der Reiter Projekte zeigt alle Projekte an, die mit der Retourenportal App verbunden sind. Hier kannst du spezifische Einstellungen für dein Retourenportal vornehmen, z.B. kannst du eine Rückgabefrist und Rückgabebedingungen festlegen.
Gehe wie folgt vor, um spezifische Einstellungen für ein Projekt zu konfigurieren:
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Aktiviere den Schalter
Kunden-Landingpage aktivieren. Hiermit aktivierst (oder deaktivierst) du das Retourenportal für dieses Projekt.
Anmerkung
Du kannst den Einfluss deiner Einstellungen auf die Landingpage direkt sehen, indem du auf Zur Kunden-Landingpage klickst.
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Wähle eine Retourenformular Variante. Hiermit bestimmst du, welche Daten deine Kunden für ihre Retoure angeben müssen, z.B. die Kundennummer.
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Wähle eine Rückgabefrist (in Tagen). Die Frist beginnt nach Erstellung des Kundenauftrags. Nach Ablauf der Frist können Kunden ihre Artikel nicht mehr zurückgeben.
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Wähle eine Rücksendeadresse aus dem Dropdown-Menü. Du kannst neue Adressen hinzufügen und bestehende bearbeiten, indem du auf Adressen verwalten klickst.
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Wähle deinen Standard Versanddienstleister. Der Versanddienstleister, den du im Reiter Einstellungen konfiguriert hast, ist standardmäßig ausgewählt.
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Klicke auf das Dropdown-Menü für Rücksendegründe. Bei der Rückgabe eines Artikels muss der Kunde einen der aufgelisteten Gründe aus diesem Menü wählen. Klicke auf Rücksendegrund hinzufügen und trage den Grund auf Englisch und Deutsch ein.
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Optional: Richte Retourenbedingungen ein, indem du auf Retourenbedingungen bearbeiten klickst. Retourenbedingungen erlauben es dir Regeln einzurichten, die du auf bestimmte Artikel, Hersteller oder Länder anwenden kannst. Klicke auf Retourenbedingung hinzufügen, um eine neue Regel festzulegen. Die Bedingungen sind folgendermaßen aufgebaut:
Syntax: Wenn - Bedingung - Operator - Wert - Dann - Ergebnis
Beispiel: Wenn - Artikelnummer - gleich - 12345 - Dann - Kein Paketlabel
Anmerkung
Bitte beachte: Wenn die Bedingungen mehrerer Retourenbedingungen zutreffen, wird nur die erste zutreffende Retourenbedingung angewendet. Eine Ausnahme hiervon bilden die Ergebnisse Nicht rücksendbar und Kundenservice kontaktieren, diese haben immer Priorität vor anderen Retourenbedingungen.
Klicke auf Speichern, um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicke auf Löschen, um sie zu entfernen.
Einige beispielhafte Anwendungsfälle für Retourenbedingungen findest du in einem späteren Abschnitt.
Du kannst Textvorlagen für Bestätigungsmails und bestimmte Retourenbedingungen bearbeiten.
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Wenn du auf Bestätigungsmailtext bearbeiten klickst, kannst du den Standardtext für Bestätigungen auf Deutsch und Englisch bearbeiten. Dieser Text wird automatisch nach Erstellung der Retoure an den Kunden versendet. Du kannst die folgenden Variablen verwenden, indem du den Begriff in Anführungszeichen setzt, z.B. “Auftragsnummer“:
Deutsch
Englisch
“Auftragsnummer“
“Order number“
“Bestelldatum“
“Order date“
“Email-Adresse“
“Email address“
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Unter Infotexte verwalten kannst du Texte einrichten, die in denjenigen Fällen angezeigt werden, die in den Retourenbedingungen festgelegt wurden. Diese Texte sind in drei Kategorien unterteilt: Allgemein, Artikel und Bestellung. Allgemeine Infotexte sind immer verfügbar, wohingegen Infotexte für Artikel und Bestellungen nur in ihren jeweiligen Bereichen angewendet werden können.
Im Dropdown-Menü “Support kontaktieren“ Text kannst du einen Text auswählen, der versendet wird, sobald das Ergebnis Kundenservice kontaktieren von einer Retourenbedingung ausgelöst wird. Die E-Mail-Adresse deines Kundenservices ist im Feld Email Adresse für Benachrichtigungen festgelegt.
Du kannst einen Infotext löschen, indem du auf Infotexte verwalten klickst, das Verfügbare Infotexte Dropdown-Menü öffnest und auf
neben dem Text, den du löschen möchtest, klickst.
Du kannst jedes deiner Projekt mit einem eigenen Design ausstatten oder das Standard-Design nutzen, das du im Reiter Einstellungen festgelegt hast.
Gehe wie folgt vor, um dein Projekt/ Shop zu personalisieren:
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Klicke auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, musst du auf das existierende Logo klicken und anschließend ein neues Logo von deinem Computer wählen. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
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Wähle eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche). Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle dann eine Farbe von Hand oder trage einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Du kannst zwischen den unterschiedlichen Arten von Code wechseln, indem du auf
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Trage den Shopnamen ein, den du auf deinem Retourenportal anzeigen möchtest. Der Name des ausgewählten Projekts ist standardmäßig hier eingetragen.
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Trage die notwendigen Links zu deinem Shop, Impressum und der Datenschutzerklärung in die entsprechenden Felder Shop Link, Impressum Link und Datenschutz Link ein.
Retourenbedingungen sind ein mächtiges Werkzeug, um dein Retourenportal an deine Bedürfnisse anzupassen. Die folgende Tabelle listet einige beispielhafte Anwendungsfälle:
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Anwendungsfall |
Retourenbedingung |
Erklärung |
|---|---|---|
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Die Retoure soll über das Retourenportal angekündigt werden, der Kunde soll jedoch nicht automatisch ein Versandlabel erhalten. |
Wenn - Artikelprojekt - gleich - Dein Shop - Dann - Kundenservice kontaktieren |
Kunden mit Retouren für diesen spezifischen Shop werden an den Kundenservice weitergeleitet. Dort erhalten sie alle weiteren Informationen, um den Retourenprozess abzuschließen. |
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Schwere Retouren sollen mit einem bestimmten Versanddienstleister versendet werden. |
Wenn - Gesamtgewicht - größer als - 30 - Dann - Bestimmter Versanddienstleister - Beispielversanddienstleister |
Kunden erhalten für alle Retouren, die über 30 kg wiegen, ein Versandlabel für den ausgewählten Versanddienstleister. |
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Bestimmte Artikel sollen nicht an deine Adresse, sondern an den Hersteller zurückgesendet werden. |
Wenn - Artikelhersteller - gleich - Beispielhersteller - Dann - Bestimmte Rücksendeadresse - Beispieladresse |
Kunden erhalten eine besondere Rücksendeadresse für Artikel von bestimmten Herstellern. |
Deine Kunden können über einen Link in deinem Shop oder in der Bestätigungsmail ihres Auftrags auf das Retourenportal zugreifen. Das Retourenportal nutzen sie folgendermaßen:
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Anmeldedaten eintragen, z.B. Kundennummer und Auftragsnummer.
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Zu retournierende Artikel auswählen und Rücksendegründe angeben .
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Artikelauswahl in der Zusammenfassung durch Klick auf Retoure erstellen bestätigen.
Nachdem sie den Prozess abgeschlossen haben, können sie ein Versandlabel und den Retourenbeleg drucken. Anschließend können sie den Retourenprozess für einen weiteren Auftrag starten.
Alle Retouren, die du über das Retourenportal erhältst, werden in der App Retouren Belege aufgelistet. Hier kannst du einen Lagerplatz für deine Retoure auswählen, eine Gutschrift erstellen und eine Ersatzlieferung anstoßen.
Weitere Informationen findest du im folgenden Artikel: Retouren Belege.