Das Xentral Retourenportal unterstützt dich dabei, Retourenanmeldungen effizient und kundenfreundlich zu gestalten. Es ermöglicht deinen Kunden, Rücksendungen ihrer Bestellungen selbstständig über ein Online-Portal zu initiieren und zu verwalten. Diese Funktion vereinfacht nicht nur die Rücksendung von Waren, sondern hilft dir als Händler, das gesamte Retourenmanagement effizienter zu gestalten. Das Xentral Retourenportal automatisiert den Retourenprozess für dich und für deine Kunden, indem es ihnen eine einfache Möglichkeit bietet, ihre bestellten Artikel zurückzuschicken. Du sparst auf diese Weise viel Zeit im Retourenprozess und bietest deinen Kunden eine angenehmere Erfahrung.
Wichtig
Das sind die wichtigsten Merkmale und Vorteile des Xentral Retourenportals:
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Selbstbedienung für Endkunden: Kunden können über eine benutzerfreundliche Oberfläche selbstständig Retouren anmelden, ohne direkt mit dem Kundenservice in Kontakt treten zu müssen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und reduziert gleichzeitig den Arbeitsaufwand für den Kundenservice.
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Automatisierte Retourenabwicklung: Das Retourenportal automatisiert mehrere Schritte des Retourenprozesses, wie die Generierung von Rücksendeetiketten und die Erfassung von Retourengründen. So werden Zeit und Ressourcen eingespart.
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Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Sowohl du als auch deine Kunden haben die Möglichkeit, den Status von Retouren nachzuverfolgen. Dies schafft Transparenz im Retourenprozess und hilft bei der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen. Außerdem können retournierte Artikel schneller wieder in den Lagerbestand aufgenommen und für den Weiterverkauf verfügbar gemacht werden.
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Anpassungsmöglichkeiten: Du kannst das Retourenportal an deine spezifischen Anforderungen anpassen, beispielsweise durch die Definition verschiedener Retourengründe oder die Anpassung der Kommunikation und des Designs des Portals.
Das Xentral Retourenportal ist besonders nützlich für dich, wenn du eine hohe Anzahl an Bestellungen und damit potentiellen Retouren verarbeitest. Durch die Optimierung des Retourenprozesses kannst du nicht nur deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten, sondern auch ein positives Einkaufserlebnis für deine Kunden schaffen und sie so langfristig an dein Business binden.
Um auf das Retourenportal zuzugreifen und deine individuell gewünschten Einstellungen vorzunehmen, gehe zu Xentral Startseite > Rubrik: Lager > Retourenportal.
Das Xentral Retourenportal verfügt über folgende Funktionalitäten:
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Automatische Synchronisierung der Retouren zwischen dem Retourenportal und Xentral
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Auswahl mehrerer Versanddienstleister durch die Anbindung von Shipcloud oder Sendcloud
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Direkte Anbindung an DHL Retoure
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Festlegung von Bedingungen für deine Retouren, z.B. dass bestimmte Artikel nicht retourniert werden können
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Übersicht der Retouren auf Basis einzelner Projekte
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Individualisiertes Retourenportal mit deinem Logo und deinen Unternehmensfarben
Der Funktionsumfang des Retourenportals hängt von deinem genutzten Xentral-Plan ab. Du findest die aktuellen Bedingungen auf der Installationsseite der App im Appstore.
Gehe wie folgt vor, um das Xentral Retourenportal anzubinden:
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Wähle die Xentral Retourenportal-Kachel im Bereich Lager des Launchpads aus.
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Klicke auf Kostenlos installieren. Ein neues Fenster öffnet sich und informiert dich über die von der App benötigten Berechtigungen. Das Xentral Retourenportal benötigt alle Berechtigungen um zu funktionieren und nutzt für die Verbindung zu Xentral einen Personal Access Token.
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Klicke auf Erlauben.
Du kannst nun über die Xentral Startseite auf das Retourenportal zugreifen.
Die folgenden Versanddienstleister sind aktuell für das Xentral Retourenportal verfügbar:
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Wichtig
Retouren über DHL Retoure lassen nur die im DHL-Geschäftskundenkonto eingerichtete Retourenadresse als Empfängeradresse zu. Es können aktuell keine abweichenden Retourenempfänger eingestellt werden.
Du kannst mehrere Dienstleister gleichzeitig aktivieren und dann deinen bevorzugten Dienstleister auf der Projektebene auswählen.
Gehe wie folgt vor, um einen Dienstleister anzubinden.
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Gehe zur Xentral Startseite.
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Klicke im Bereich Lager auf die Kachel Retourenportal.
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Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
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Wähle den gewünschten Versanddienstleister im Dropdown-Menü Versanddienstleister aus.
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Gib deine Anmeldedaten wie in den folgenden Abschnitten beschrieben ein.
Du kannst mehrere Versanddienstleister, wie DHL und DPD, über Shipcloud anbinden und für dein Retourenportal nutzen. Shipcloud bietet dir ihren Tarif für Geschäftskunden an, aber du kannst auch deine eigenen Verträge und Konditionen mit Versanddienstleistern in Shipcloud hinterlegen und nutzen.
Gehe wie folgt vor, um Shipcloud anzubinden.
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Logge dich im Shipcloud-Kundenportal ein oder registriere dich, falls du noch nicht mit Shipcloud zusammenarbeitest.
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Klicke oben rechts auf deinen Benutzernamen und dann auf API-Schlüssel.
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Kopiere den API-Schlüssel.
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Navigiere zur Xentral Startseite.
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Klicke im Bereich Lager auf die Kachel Retourenportal.
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Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
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Wähle im Dropdown-Menü Versanddienstleister die Option Shipcloud aus.
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Füge den API-Schlüssel aus dem Shipcloud-Kundenportal im Feld Shipcloud API-Schlüssel ein.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Shipcloud erfolgreich angebunden und kannst nun weitere Einstellungen für den Retourenprozess vornehmen.
Gehe wie folgt vor, um DHL Retoure anzubinden.
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Navigiere zur Xentral Startseite.
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Klicke im Bereich Lager auf die Kachel Retourenportal.
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Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
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Wähle im Dropdown-Menü Versanddienstleister die Option DHL Retoure aus.
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Gib Username und Passwort deines DHL-Geschätskundenkontos ein.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast DHL Retoure erfolgreich angebunden und kannst nun weitere Einstellungen für den Retourenprozess vornehmen.
Gehe wie folgt vor, um Sendcloud anzubinden.
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Navigiere zur Xentral Startseite.
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Klicke im Bereich Lager auf die Kachel Retourenportal.
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Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
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Wähle im Dropdown-Menü Versanddienstleister die Option Sendcloud aus.
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Gib deinen Sendcloud API Key und Sendcloud Secret Key ein.
Tipp
Wie du die benötigten Zugangsdaten erhältst, ist im Artikel Sendcloud anbinden genau beschrieben.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Sendcloud erfolgreich angebunden und kannst nun weitere Einstellungen für den Retourenprozess vornehmen.
Gehe wie folgt vor, um Swiss Post anzubinden.
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Navigiere zur Xentral Startseite.
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Klicke im Bereich Lager auf die Kachel Retourenportal.
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Klicke links auf den Menüpunkt Einstellungen.
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Wähle im Dropdown-Menü Versanddienstleister die Option Swiss Post aus.
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Gib deinen Client Identifier, dein Client Secret und deine Frankierlizenz ein.
Tipp
Du findest deine Frankierlizenz auf deinen Rechnungen der Schweizer Post, oder indem du deinen Kundenbetreuer kontaktierst.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Swiss Post erfolgreich angebunden und kannst nun weitere Einstellungen für den Retourenprozess vornehmen.
Im Tab Einstellungen nimmst du Standardeinstellungen für dein Retourenportal vor. Diese Einstellungen werden genutzt, wenn du keine spezifischen Einstellungen innerhalb deiner Projekte vorgenommen hast.
Gehe wie folgt vor, um die Standardeinstellungen für das Retourenportal vorzunehmen.
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Klicke im Bereich Rücksendeadresse auf Adresse hinzufügen .
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Trage die Rücksendeadresse in die entsprechenden Felder ein.
Wichtig
Achte besonders darauf, was du in das Feld Beschreibung einträgst, da dies später bei der Auswahl der Rücksendeadresse das primäre Auswahlkriterium sein wird.
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Klicke auf Adresse speichern.
Tipp
Falls du später eine weitere Rücksendeadresse hinzufügen möchtest, klicke auf Adressen verwalten, anschließend auf Adresse hinzufügen und trage deine Rücksendeadresse ein
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Wähle einen Standard Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü. Du kannst aus allen Versanddienstleistern auswählen, die du direkt angebunden oder gesammelt über die Plattformen Sendcloud oder Shipcloud hinterlegt hast.
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Wähle unten im Bereich Projekte die Projekte aus, für die du ein Retourenportal erstellen möchtest. Die hier ausgewählten Projekte werden anschließend links unter dem Menüpunkt Projekte aufgelistet. Dort kannst du später projektspezifische Einstellungen vornehmen.
Anmerkung
Es werden nur Projekte angezeigt, die bereits angelegt waren, als das Retourenportal eingerichtet wurde. Falls du ein Projekt hinzufügen, löschen oder den Namen ändern möchtest, musst du die Änderungen in Xentral durchführen und anschließend im Retourenportal aktualisieren. Klicke hierzu auf Projekte aktualisieren, nachdem du eine Änderung durchgeführt hast.
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Wähle im Bereich Personalisierung eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche) aus. Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle manuell eine Farbe aus. Trage alternativ einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Wechsle zwischen den unterschiedlichen Arten von Code, indem du auf
klickst.
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Klicke im Bereich Logo auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, klicke auf das existierende Logo und wähle anschließend ein neues Logo von deinem Computer aus. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
Fertig! Du hast die Standardeinstellungen erfolgreich vorgenommen und kannst nun spezifische Einstellungen für deine einzelnen Projekte bzw. Shops vornehmen.
Unter dem Menüpunkt Projekte auf der linken Seite kannst du alle Projekte einsehen, die mit deinem Retourenportal verbunden sind. Hier nimmst du spezifische Einstellungen für dein Retourenportal vor. Beispielsweise kannst du pro Projekt verschiedene Rückgabefristen und -bedingungen festlegen.
Gehe wie folgt vor, um spezifische Einstellungen für ein Projekt vorzunehmen.
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Aktiviere die Option
Kunden-Landingpage aktivieren. Hiermit aktivierst (oder deaktivierst) du das Retourenportal für dieses Projekt.
Tipp
Du kannst den Einfluss deiner Einstellungen auf die Landingpage direkt in der Vorschau sehen, indem du auf Zur Kunden-Landingpage klickst.
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Optional: Aktiviere die Option
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Optional: Aktiviere die Option
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Optional: Aktiviere die Option
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Optional: Aktiviere die Option
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Optional: Aktiviere die Option
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Wähle eine Retourenformular Variante aus dem Dropdown-Menü. Hiermit bestimmst du, welche Daten deine Kunden für die Anlage ihrer Retoure angeben müssen. Für B2C-Zwecke empfehlen wir die Auswahl Retoure per E-Mail und Shop Bestellnummer. Im B2B-Kontext solltest du die Option Retoure per Kunden-und Auftragsnummer nutzen.
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Gib eine Rückgabefrist (in Tagen) ein. Die Frist beginnt nach Erstellung des Kundenauftrags in Xentral. Nach Ablauf der Frist können Kunden ihre Artikel nicht mehr retournieren.
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Wähle deinen Standard Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü. Der Versanddienstleister, den du zuvor im Tab Einstellungen konfiguriert hast, ist hier standardmäßig ausgewählt.
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Wähle eine Rücksendeadresse aus dem Dropdown-Menü. Du kannst neue Adressen hinzufügen und bestehende bearbeiten, indem du auf Adressen verwalten klickst.
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Öffne das Dropdown-Menü Rücksendegründe. Beim Anlegen der Retoure müssen Kunden einen der aufgelisteten Gründe aus diesem Menü wählen. Klicke auf Rücksendegrund hinzufügen und trage den gewünschten Grund auf Englisch und Deutsch ein.
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Optional: Richte Retourenbedingungen ein, indem du auf Retourenbedingungen bearbeiten klickst. Retourenbedingungen erlauben es dir die Festlegung von Regeln, die du dann auf bestimmte Artikel, Hersteller oder Länder anwenden kannst. Klicke auf Retourenbedingung hinzufügen, um eine neue Regel festzulegen. Die Bedingungen sind folgendermaßen aufgebaut:
Syntax: Wenn - Bedingung - Operator - Wert - Dann - Ergebnis
Beispiel: Wenn - Artikelnummer - gleich - 12345 - Dann - Kein Paketlabel
Anmerkung
Bitte beachte: Wenn die Bedingungen mehrerer Retourenbedingungen zutreffen, wird nur die erste zutreffende Retourenbedingung angewendet. Eine Ausnahme hiervon bilden die Ergebnisse Nicht rücksendbar und Kundenservice kontaktieren, diese haben immer Priorität vor anderen Retourenbedingungen.
Klicke auf Speichern, um eine neue Bedingung hinzuzufügen. Klicke auf Löschen, um sie zu entfernen.
Einige beispielhafte Anwendungsfälle für Retourenbedingungen findest du in diesem Kapitel.
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Optional: Aktiviere die Option
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Optional: Aktiviere die Option
Für jedes Projekt kannst du Textvorlagen für Bestätigungsmails und bestimmte Retourenbedingungen bearbeiten.
Gehe wie folgt vor, um die Textvorlagen für dein Projekt oder Shop anzupassen.
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Klicke links unterhalb des Menüpunkts Projekte auf den Namen des gewünschten Projekts.
Die projektspezifischen Einstellungen werden geöffnet.
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Klicke im Bereich Retoureneinstellungen auf Bestätigungsmailtext bearbeiten. Hier kannst du den Standardtext für Bestätigungen auf Deutsch und Englisch bearbeiten. Dieser Text wird dann automatisch nach Anlage der Retoure an den Kunden versendet. Du kannst die folgenden Variablen verwenden, indem du den Begriff in Anführungszeichen setzt, z.B. "Auftragsnummer".
Deutsch
Englisch
“Auftragsnummer“
“Order number“
“Bestelldatum“
“Order date“
“Email-Adresse“
“Email address“
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Klicke auf Infotexte verwalten, um Texte einzurichten, die in Fällen angezeigt werden, die in den Retourenbedingungen festgelegt wurden. Diese Texte sind in drei Kategorien unterteilt: Allgemein, Artikel und Bestellung. Allgemeine Infotexte sind immer verfügbar, wohingegen Infotexte für Artikel und Bestellungen nur in ihren jeweiligen Bereichen angewendet werden können.
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Im Dropdown-Menü Service kontaktieren Text kannst du einen Text auswählen, der versendet wird, sobald das Ergebnis Kundenservice kontaktieren von einer Retourenbedingung ausgelöst wird. Die E-Mail-Adresse deines Kundenservice gibst du im Feld Service Emailadresse ein.
Tipp
Lösche bei Bedarf einen Infotext, indem du auf Infotexte verwalten klickst, das Verfügbare Infotexte Dropdown-Menü öffnest und neben dem zu löschenden Text auf
klickst.
Du kannst jedes deiner Projekt mit einem eigenen Design ausstatten oder das Standard-Design nutzen, das du im Tab Einstellungen festgelegt hast.
Gehe wie folgt vor, um dein Projekt oder Shop zu personalisieren.
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Klicke links unterhalb des Menüpunkts Projekte auf den Namen des gewünschten Projekts.
Die projektspezifischen Einstellungen werden geöffnet.
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Scrolle nach unten, bis du den Bereich Personalisierung erreichst.
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Klicke auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, klicke auf das existierende Logo und wähle anschließend ein neues Logo von deinem Computer aus. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
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Wähle eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche). Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle dann eine Farbe von Hand oder trage einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Du kannst zwischen den unterschiedlichen Arten von Code wechseln, indem du auf
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Trage den Shopnamen ein, den du auf deinem Retourenportal anzeigen möchtest. Der Name des ausgewählten Projekts ist standardmäßig hier eingetragen.
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Trage die notwendigen Links zu deinem Shop, Impressum, allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung in die entsprechenden Felder Shop Link, Impressum Link , AGB Link und Datenschutz Link ein.
Retourenbedingungen sind ein mächtiges Werkzeug, um dein Retourenportal an deine Bedürfnisse anzupassen. Die folgende Tabelle enthält einige beispielhafte Anwendungsfälle.
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Anwendungsfall |
Retourenbedingung |
Erklärung |
|---|---|---|
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Die Retoure soll über das Retourenportal angekündigt werden, der Kunde soll jedoch nicht automatisch ein Versandlabel erhalten. |
Wenn - Artikelprojekt - gleich - Dein Shop - Dann - Kundenservice kontaktieren |
Kunden mit Retouren für diesen spezifischen Shop werden an den Kundenservice weitergeleitet. Dort erhalten sie alle weiteren Informationen, um den Retourenprozess abzuschließen. |
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Schwere Retouren sollen mit einem bestimmten Versanddienstleister versendet werden. |
Wenn - Gesamtgewicht - größer als - 30 - Dann - Bestimmter Versanddienstleister - Beispielversanddienstleister |
Kunden erhalten für alle Retouren, die über 30 kg wiegen, ein Versandlabel für den ausgewählten Versanddienstleister. |
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Bestimmte Artikel sollen nicht an deine Adresse, sondern an den Hersteller zurückgesendet werden. |
Wenn - Artikelhersteller - gleich - Beispielhersteller - Dann - Bestimmte Rücksendeadresse - Beispieladresse |
Kunden erhalten eine besondere Rücksendeadresse für Artikel von bestimmten Herstellern. |
Deine Kunden können über einen Link in deinem Shop oder in der Bestätigungsmail ihres Auftrags auf das Retourenportal zugreifen. Das Retourenportal nutzen sie folgendermaßen:
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Die Anmeldedaten werden eingetragen, z.B. Kundennummer und Auftragsnummer.
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Die zu retournierenden Artikel werden ausgewählt und Rücksendegründe angegeben.
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Die zu retournierenden Artikel werden erneut zusammengefasst dargestellt und per Klick auf Retoure erstellen bestätigt.
Nachdem deine Kunden den Prozess abgeschlossen haben, können sie das Versandlabel und den Retourenbeleg selbstständig herunterladen und ausdrucken. Bei Bedarf können Kunden auch direkt eine Retoure für einen weiteren Auftrag starten.
Alle Retouren, die du über das Retourenportal erhältst, werden im Modul Retouren Belege in Xentral aufgelistet. Hier kannst du einen Lagerplatz für deine Retoure auswählen, eine Gutschrift erstellen und eine Ersatzlieferung anstoßen.
Tipp
Weitere Informationen zur Verarbeitung von Retouren und zum Modul Retouren Belege findest du im Artikel Deine Retouren verwalten (Retouren Belege).