Das Xentral Retourenportal unterstützt dich dabei, Retourenanmeldungen effizient und kundenfreundlich zu gestalten. Es ermöglicht deinen Kunden, Rücksendungen ihrer Bestellungen selbstständig über ein Online-Portal zu initiieren und zu verwalten. Diese Funktion vereinfacht nicht nur die Rücksendung von Waren, sondern hilft dir als Händler, Retouren effizienter zu verarbeiten.
Das sind die wichtigsten Merkmale und Vorteile des Xentral Retourenportals:
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Selbstbedienung für Endkunden: Kunden können über eine benutzerfreundliche Oberfläche selbstständig Retouren anmelden, ohne direkt mit dem Kundenservice in Kontakt treten zu müssen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und reduziert gleichzeitig den Arbeitsaufwand für den Kundenservice.
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Automatisierte Retourenabwicklung: Das Retourenportal automatisiert mehrere Schritte des Retourenprozesses, wie die Generierung von Rücksendeetiketten und die Erfassung von Retourengründen. So werden Zeit und Ressourcen eingespart.
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Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Sowohl du als auch deine Kunden haben die Möglichkeit, den Status von Retouren nachzuverfolgen. Dies schafft Transparenz im Retourenprozess und hilft bei der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen. Außerdem können retournierte Artikel schneller wieder in den Lagerbestand aufgenommen und für den Weiterverkauf verfügbar gemacht werden.
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Anpassungsmöglichkeiten: Du kannst das Retourenportal an deine spezifischen Anforderungen anpassen, beispielsweise durch die Definition verschiedener Retourengründe oder die Anpassung der Kommunikation und des Designs des Portals.
Das Xentral Retourenportal ist besonders nützlich für dich, wenn du eine hohe Anzahl an Bestellungen und damit potenziellen Retouren verarbeitest. Durch die Optimierung des Retourenprozesses kannst du nicht nur deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten, sondern auch ein positives Einkaufserlebnis für deine Kunden schaffen und sie so langfristig an dein Business binden.
Xentral Startseite > Rubrik: Lager > Retourenportal
Das Xentral Retourenportal automatisiert den Retourenprozess für dich und für deine Kunden, indem es ihnen eine einfache Möglichkeit bietet, ihre bestellten Artikel zurückzuschicken. Du sparst auf diese Weise viel Zeit im Retourenprozess und bietest deinen Kunden eine angenehmere Erfahrung.
Das Xentral Retourenportal verfügt über folgende Funktionalitäten:
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Automatische Synchronisierung der Retouren zwischen dem Retourenportal und Xentral.
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Wahl mehrerer Versanddienstleister über Shipcloud
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Direkte Anbindung an DHL Retoure
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Festlegung von Bedingungen für deine Retouren, z.B. dass bestimmte Artikel nicht retourniert werden können
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Übersicht der Retouren auf Basis einzelner Projekte
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Individualisiertes Retourenportal mit deinem Logo und deinen Unternehmensfarben
Der Funktionsumfang des Retourenportals hängt von deinem genutzten Xentral-Plan ab. Du findest die aktuellen Bedingungen auf der Installationsseite der App im Appstore.
Gehe wie folgt vor, um das Xentral Retourenportal anzubinden:
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Wähle die Xentral Retourenportal-Kachel im Bereich Lager des Launchpads aus.
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Klicke auf Kostenlos installieren. Ein neues Fenster öffnet sich und informiert dich über die von der App benötigten Berechtigungen. Das Xentral Retourenportal benötigt alle Berechtigungen um zu funktionieren und nutzt für die Verbindung zu Xentral einen Personal Access Token.
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Klicke auf Erlauben.
Du kannst nun über das Launchpad oder über Lager > Retourenportal auf das Retourenportal zugreifen.
Die folgenden Versanddienstleister sind aktuell für das Retourenportal verfügbar:
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DHL Retoure
Wichtig
Retouren über DHL Retoure lassen nur die im DHL Geschäftskundenkonto eingerichtete Retourenadresse als Empfängeradresse zu. Es können aktuell keine weiteren / anderen Empfänger mit DHL Retoure eingestellt werden.
Du kannst mehrere Dienstleister gleichzeitig aktiviert haben und dann deinen bevorzugten Dienstleister auf der Projektebene auswählen.
Um einen Dienstleister anzubinden, öffne das Tab Einstellungen, wähle einen Dienstleister aus dem Versanddienstleister Dropdown-Menü und gib deine Anmeldedaten wie in den folgenden Abschnitten beschrieben ein.
Du kannst mehrere Versanddienstleister, wie DHL und DPD, über Shipcloud anbinden und für dein Retourenportal nutzen. Shipcloud bietet dir ihren Tarif für Geschäftskunden an, aber du kannst auch deine eigenen Verträge und Konditionen mit Versanddienstleistern in Shipcloud hinterlegen und nutzen.
Gehe wie folgt vor, um Shipcloud anzubinden:
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Navigiere zu shipcloud.com und melde dich an oder registriere dich gegebenenfalls.
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Klicke auf deinen Login-Namen oben rechts und wähle dann API Key aus.
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Kopiere den API Key.
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In Xentral, navigiere zu Lager > Xentral Retourenportal > Einstellungen und wähle Shipcloud im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Klicke auf Änderungen speichern.
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Kopiere den Key in das Feld Shipcloud API key.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Shipcloud erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Gehe wie folgt vor, um DHL Retoure anzubinden:
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Öffne das Tab Einstellungen und wähle DHL Retoure im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Gib Username und Passwort deines DHL Geschätskontos ein.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast DHL Retoure erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Gehe wie folgt vor, um Sendcloud anzubinden:
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Öffne das Tab Einstellungen und wähle Sendcloud im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Gib deinen Sendcloud Api Key und Sendcloud Secret Key ein.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Sendcloud erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Gehe wie folgt vor, um Swiss Post anzubinden:
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Öffne das Tab Einstellungen und wähle Swiss Post im Versanddienstleister Dropdown-Menü.
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Gib deinen Client Identifier, dein Client Secret und deine Frankierlizenz ein.
Anmerkung
Du kannst deine Frankierlizenz auf deinen Rechnungen der Schweizer Post finden oder von deinem Geschäftskundenberater bekommen.
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Klicke auf API-Verknüpfung testen.
Du hast Swiss Post erfolgreich angebunden und kannst nun den Versand deiner Retouren konfigurieren.
Im Tab Einstellungen nimmst du Standardeinstellungen für dein Retourenportal vor. Diese Einstellungen werden genutzt, wenn in einem Projekt keine spezifischen Einstellungen konfiguriert wurden.
Gehe wie folgt vor, um die Standardeinstellungen zu konfigurieren:
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Klicke im Bereich Rücksendeadresse auf Adresse hinzufügen . Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel Adressen verwalten. Klicke auf Adresse hinzufügen und trage die Rücksendeadresse in die entsprechenden Felder ein. Achte besonders darauf, was du in das Feld Beschreibung einträgst, da dies später bei der Auswahl der Rücksendeadresse das primäre Auswahlkriterium sein wird. Klicke auf Adresse speichern.
Falls du später eine weitere Rücksendeadresse hinzufügen möchtest, klicke auf Adressen verwalten, anschließend auf Adresse hinzufügen und trage deine Rücksendeadresse ein.
Anmerkung
Du kannst die Angaben der aktuell gewählten Adresse schnell überprüfen, indem du im Bereich Rücksendeadresse auf Adresse anzeigen klickst.
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Wähle einen Standard Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü. Du kannst aus allen Versanddienstleistern auswählen, die du direkt angebunden oder in Shipcloud hinterlegt hast.
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Wähle die Projekte, für die du ein Retourenportal erstellen möchtest, im Bereich Projekte aus. Diese werden anschließend im Tab Projekte angezeigt, in dem du spezifische Einstellungen vornehmen kannst.
Anmerkung
Es werden nur Projekte angezeigt, die bereits angelegt waren, als das Retourenportal eingerichtet wurde. Falls du ein Projekt hinzufügen, löschen oder den Namen ändern möchtest, musst du die Änderungen in Xentral durchführen und anschließend im Retourenportal aktualisieren. Klicke hierzu auf Projekte aktualisieren, nachdem du eine Änderung durchgeführt hast.
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Wähle im Bereich Personalisierung eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche) aus. Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle manuell eine Farbe aus. Trage alternativ einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Wechsle zwischen den unterschiedlichen Arten von Code, indem du auf
klickst.
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Klicke im Bereich Logo auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, musst du auf das existierende Logo klicken und anschließend ein neues Logo von deinem Computer auswählen. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
Du hast die Standardeinstellungen vorgenommen und kannst nun spezifische Einstellungen für deine einzelnen Projekte bzw. Shops vornehmen.
Im Tab Projekte kannst du alle Projekte einsehen, die mit der Retourenportal App verbunden sind. Hier nimmst du spezifische Einstellungen für dein Retourenportal vor. Beispielsweise kannst du pro Projekt verschiedene Rückgabefristen und -bedingungen festlegen.
Gehe wie folgt vor, um spezifische Einstellungen für ein Projekt zu konfigurieren:
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Aktiviere die Option
Kunden-Landingpage aktivieren. Hiermit aktivierst (oder deaktivierst) du das Retourenportal für dieses Projekt.
Anmerkung
Du kannst den Einfluss deiner Einstellungen auf die Landingpage direkt sehen, indem du auf Zur Kunden-Landingpage klickst.
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Optional: Aktiviere die Option
Preis anzeigen, wenn Kunden während der Anlage der Retoure die Artikelpreise angezeigt werden sollen.
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Optional: Aktiviere die Option
Bestelldatum-Limit, um zu verhindern, dass Kunden vor Ablauf von 24 Stunden nach Auftragsanlage eine Retoure anmelden können.
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Optional: Aktiviere die Option
Nur gelieferte Bestellungen, um festzulegen, dass Retouren erst angemeldet werden können, nachdem die Artikel an den Kunden ausgeliefert wurden.
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Optional: Aktiviere die Option
Mehrfach-Rückgabe-Limit, um zu verhindern, dass Kunden mehr als eine Retoure für den gleichen Auftrag anlegen können.
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Optional: Aktiviere die Option
Nur Rückgabe für dieses Projekt, um die Anlage von Retouren nur für Aufträge aus dem gewählten Projekt zu erlauben, nicht jedoch für dein komplettes Xentral System.
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Wähle eine Retourenformular Variante. Hiermit bestimmst du, welche Daten deine Kunden für ihre Retoure angeben müssen. Für B2C-Zwecke empfehlen wir die Auswahl Retoure per E-Mail und Shop Bestellnummer. Im B2B-Kontext ist die Auswahl Retoure per Kunden-und Auftragsnummer nützlich.
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Wähle eine Rückgabefrist (in Tagen). Die Frist beginnt nach Erstellung des Kundenauftrags in Xentral. Nach Ablauf der Frist können Kunden ihre Artikel nicht mehr retournieren.
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Wähle eine Rücksendeadresse aus dem Dropdown-Menü. Du kannst neue Adressen hinzufügen und bestehende bearbeiten, indem du auf Adressen verwalten klickst.
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Wähle deinen Standard Versanddienstleister. Der Versanddienstleister, den du im Tab Einstellungen konfiguriert hast, ist standardmäßig ausgewählt.
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Öffne das Dropdown-Menü Rücksendegründe. Bei der Rückgabe eines Artikels muss der Kunde einen der aufgelisteten Gründe aus diesem Menü wählen. Klicke auf Rücksendegrund hinzufügen und trage den Grund auf Englisch und Deutsch ein.
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Optional: Richte Retourenbedingungen ein, indem du auf Retourenbedingungen bearbeiten klickst. Retourenbedingungen erlauben es dir die Festlegung von Regeln, die du dann auf bestimmte Artikel, Hersteller oder Länder anwenden kannst. Klicke auf Retourenbedingung hinzufügen, um eine neue Regel festzulegen. Die Bedingungen sind folgendermaßen aufgebaut:
Syntax: Wenn - Bedingung - Operator - Wert - Dann - Ergebnis
Beispiel: Wenn - Artikelnummer - gleich - 12345 - Dann - Kein Paketlabel
Anmerkung
Bitte beachte: Wenn die Bedingungen mehrerer Retourenbedingungen zutreffen, wird nur die erste zutreffende Retourenbedingung angewendet. Eine Ausnahme hiervon bilden die Ergebnisse Nicht rücksendbar und Kundenservice kontaktieren, diese haben immer Priorität vor anderen Retourenbedingungen.
Klicke auf Speichern, um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicke auf Löschen, um sie zu entfernen.
Einige beispielhafte Anwendungsfälle für Retourenbedingungen findest du in einem späteren Abschnitt.
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Optional: Aktiviere die Option
Gutschrift mit Retourenerstellung um in Xentral automatisch eine Gutschrift zu erstellen, sobald dein Kunde die Retoure angemeldet hat.
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Optional: Aktiviere die Option
Aktivieren Stückliste, um Artikel, die Teile einer Stückliste sind, im Retourenportal einzeln anzuzeigen und diese Bestandteile somit für den Kunden bei Anlage der Retoure einzeln auswählbar zu machen.
Du kannst Textvorlagen für Bestätigungsmails und bestimmte Retourenbedingungen bearbeiten.
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Klicke auf Bestätigungsmailtext bearbeiten , um den Standardtext für Bestätigungen auf Deutsch und Englisch zu bearbeiten. Dieser Text wird automatisch nach Erstellung der Retoure an den Kunden versendet. Du kannst die folgenden Variablen verwenden, indem du den Begriff in Anführungszeichen setzt, z.B. “Auftragsnummer“:
Deutsch
Englisch
“Auftragsnummer“
“Order number“
“Bestelldatum“
“Order date“
“Email-Adresse“
“Email address“
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Optional : Gib eine E-Mail-Adresse im Feld Emailadresse (BCC) Bestätigungsmail ein, um automatisch eine Kopie jeder Bestätigungsmail an diese Adresse zu senden.
Unter Infotexte verwalten kannst du Texte einrichten, die in denjenigen Fällen angezeigt werden, die in den Retourenbedingungen festgelegt wurden. Diese Texte sind in drei Kategorien unterteilt: Allgemein, Artikel und Bestellung. Allgemeine Infotexte sind immer verfügbar, wohingegen Infotexte für Artikel und Bestellungen nur in ihren jeweiligen Bereichen angewendet werden können.
Im Dropdown-Menü Service kontaktieren Text kannst du einen Text auswählen, der versendet wird, sobald das Ergebnis Kundenservice kontaktieren von einer Retourenbedingung ausgelöst wird. Die E-Mail-Adresse deines Kundenservice gibst du im Feld Service Emailadresse ein.
Lösche bei Bedarf einen Infotext, indem du auf Infotexte verwalten klickst, das Verfügbare Infotexte Dropdown-Menü öffnest und neben dem zu löschenden Text auf
klickst.
Du kannst jedes deiner Projekt mit einem eigenen Design ausstatten oder das Standard-Design nutzen, das du im Tab Einstellungen festgelegt hast.
Gehe wie folgt vor, um dein Projekt/ Shop zu personalisieren:
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Klicke auf Datei hochladen, um dein Firmenlogo hochzuladen. Um das Logo zu aktualisieren, musst du auf das existierende Logo klicken und anschließend ein neues Logo von deinem Computer wählen. Du kannst das Logo löschen, indem du auf
klickst.
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Wähle eine Akzentfarbe (für hervorgehobene Elemente, z.B. die Weiter-Schaltfläche) und eine Sekundärfarbe (für zweitrangige Elemente, z.B. die Abbrechen-Schaltfläche). Klicke auf die entsprechende farbige Kachel und wähle dann eine Farbe von Hand oder trage einen HEX-, RGB- oder HSL-Code ein. Du kannst zwischen den unterschiedlichen Arten von Code wechseln, indem du auf
klickst.
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Trage den Shopnamen ein, den du auf deinem Retourenportal anzeigen möchtest. Der Name des ausgewählten Projekts ist standardmäßig hier eingetragen.
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Trage die notwendigen Links zu deinem Shop, Impressum, allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung in die entsprechenden Felder Shop Link, Impressum Link , AGB Link und Datenschutz Link ein.
Retourenbedingungen sind ein mächtiges Werkzeug, um dein Retourenportal an deine Bedürfnisse anzupassen. Die folgende Tabelle enthält einige beispielhafte Anwendungsfälle:
Anwendungsfall |
Retourenbedingung |
Erklärung |
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Die Retoure soll über das Retourenportal angekündigt werden, der Kunde soll jedoch nicht automatisch ein Versandlabel erhalten. |
Wenn - Artikelprojekt - gleich - Dein Shop - Dann - Kundenservice kontaktieren |
Kunden mit Retouren für diesen spezifischen Shop werden an den Kundenservice weitergeleitet. Dort erhalten sie alle weiteren Informationen, um den Retourenprozess abzuschließen. |
Schwere Retouren sollen mit einem bestimmten Versanddienstleister versendet werden. |
Wenn - Gesamtgewicht - größer als - 30 - Dann - Bestimmter Versanddienstleister - Beispielversanddienstleister |
Kunden erhalten für alle Retouren, die über 30 kg wiegen, ein Versandlabel für den ausgewählten Versanddienstleister. |
Bestimmte Artikel sollen nicht an deine Adresse, sondern an den Hersteller zurückgesendet werden. |
Wenn - Artikelhersteller - gleich - Beispielhersteller - Dann - Bestimmte Rücksendeadresse - Beispieladresse |
Kunden erhalten eine besondere Rücksendeadresse für Artikel von bestimmten Herstellern. |
Deine Kunden können über einen Link in deinem Shop oder in der Bestätigungsmail ihres Auftrags auf das Retourenportal zugreifen. Das Retourenportal nutzen sie folgendermaßen:
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Anmeldedaten eintragen, z.B. Kundennummer und Auftragsnummer.
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Zu retournierende Artikel auswählen und Rücksendegründe angeben.
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Artikelauswahl in der Zusammenfassung durch Klick auf Retoure erstellen bestätigen.
Nachdem deine Kunden den Prozess abgeschlossen haben, können sie das Versandlabel und den Retourenbeleg selbstständig ausdrucken. Bei Bedarf können Kunden auch direkt eine Retoure für einen weiteren Auftrag starten.
Alle Retouren, die du über das Retourenportal erhältst, werden in der App Retouren Belege aufgelistet. Hier kannst du einen Lagerplatz für deine Retoure auswählen, eine Gutschrift erstellen und eine Ersatzlieferung anstoßen.
Weitere Informationen findest du im folgenden Artikel: Deine Retouren verwalten - Retouren Belege.