Der Lieferschein ist in Xentral das zentrale Dokument, um die Auslieferung von Waren zu dokumentieren und dem Kunden alle relevanten Versandinformationen zu übermitteln. Er bildet die Brücke zwischen Auftrag, Lager und Versanddienstleister:
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Logistik-Trigger: Der Lieferschein legt fest, welche Positionen in welcher Menge an den Kunden versendet werden. Beim Erstellen werden die entsprechenden Artikel im Lager automatisch reserviert oder direkt entnommen.
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Versandsteuerung: Er enthält alle relevanten Versandparameter wie Versandart, Lieferbedingungen, Lieferadresse, Paket- und Trackinginformationen und steuert so die Anbindung an Versanddienstleister oder Fulfillment-Dienstleister (3PL).
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Bestandsrelevanz: Jede Buchung auf Basis des Lieferscheins verändert in Echtzeit den Lagerbestand in Xentral. Teillieferungen sind möglich, ohne den zugrunde liegenden Auftrag anzupassen.
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Prozessintegration: Lieferscheine können automatisch aus Aufträgen generiert, manuell angepasst oder über Schnittstellen an externe Logistikpartner übergeben werden.
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Revisionssicherheit: Änderungen am Lieferschein sind nur bis zur Freigabe möglich. Danach gilt er als unveränderbares Versanddokument und Teil der Auftragsdokumentation.
Praxisnutzen des Lieferscheins pro Geschäftsbereich
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Für das Lager: Liefert alle Informationen zur korrekten Entnahme und Kommissionierung, inklusive Lagerort, reservierter Mengen und eventueller Packhinweise.
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Für den Versand: Stellt Versandart, Lieferadresse, Paketdetails, Gewichte, Trackingnummern und optionale Zusatzinfos wie Seriennummern bereit.
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Für den Kunden: Bietet eine klare, nachvollziehbare Übersicht der tatsächlich gelieferten Artikel.
In Xentral kannst du Lieferscheine direkt aus einem bestehenden Auftrag erzeugen oder manuell anlegen. Die Daten werden automatisch aus den hinterlegten Stammdaten des Kunden, aus dem zugehörigen Auftrag oder aus der Artikelverwaltung übernommen. Änderungen sind möglich, solange der Lieferschein noch nicht ausgelagert oder versendet wurde.
Es gibt eine Reihe von Nummern, die in deinem Tagesgeschäft entscheidend für die eindeutige Identifikation, Nachverfolgbarkeit und reibungslose Abwicklung im Versandprozess sind. Diese Nummern dienen nicht nur der internen Referenz in Xentral, sondern auch der externen Kommunikation mit Versanddienstleistern, Kunden oder beim Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen.
Wichtig
Ein gut strukturierter Lieferschein ist ein zentraler Bestandteil der Logistikkette. Er hilft dabei, Rückfragen schneller zu klären, Versandprobleme zu vermeiden und Abläufe im Lager, Versand und Kundenservice effizienter zu gestalten.
Hier sind die wichtigsten Nummern, die auf einem Lieferschein enthalten sein sollten:
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Lieferscheinnummer: Eindeutige interne Referenz. Dient der Nachverfolgung, Buchhaltung und dem GoBD-Nachweis. Wird meist vom ERP generiert (z.B. LS-2025-00123).
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Auftragsnummer / Bestellnummer (Shop): Vom Kunden bekannte Nummer aus dem Webshop (z.B. #123456). Wichtig für Support und Kundenkommunikation. Im B2C-Bereich ist die Shop-Bestellnummer die Xentral Internetnummer. Hier wird meistens die ERP-Systemnummer verwendet - die Xentral Auftragsnummer.
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Kundennummer: Eindeutige ID des Kunden in Xentral, die der Zuordnung und Historie dient.
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Rechnungsnummer (falls bereits vorhanden): Verknüpfung zur späteren Rechnung oder Proforma-Rechnung.
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Versandnummer/Trackingnummer: Paketnummer des Versanddienstleisters (z.B. DHL, DPD, UPS), um den Sendestatus online zu verfolgen.
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Artikelnummer(n): Eindeutige Identifikation der gelieferten Produkte (z.B. SKU, GTIN oder interne Artikelnummer).
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Positionsnummer: Laufende Nummer jeder Zeile auf dem Lieferschein. Wichtig bei Teillieferungen oder Reklamationen.
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Kommissionier- / Packnummer: Nummer des Kommissioniervorgangs oder Packauftrags. Dient intern zur Lager- und Logistiknachverfolgung.
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Versandauftragsnummer / Fulfillment-ID: Referenz zum Auftrag in Xentral oder Fulfillment-System (z.B. SO-12345-P1).
Zur Erstellung eines neuen Lieferscheins hast du zwei Möglichkeiten. Zum einen kannst du einen Auftrag über das Aktionsmenü im geöffneten Auftrag als Lieferschein weiterführen. Dies ist in der Mehrheit der Fälle die korrekte Vorgehensweise, da anschließend alle relevanten Automatismen wie die Versandübergabe in Xentral ausgelöst werden und eine permanente Beziehung zwischen Auftrag und Lieferschein hergestellt wird.
Gehe wie folgt vor, um einen bestehenden Auftrag als Lieferschein weiterzuführen und den PDF-Beleg zu erzeugen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Auftrag in Xentral.
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Klicke auf den Auftrag, den du als Lieferschein weiterführen möchtest.
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Klicke auf das Aktionsmenü oben rechts im geöffneten Auftrag.
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Wähle die Option Als Lieferschein weiterführen aus dem Dropdown-Menü aus.
Der Lieferschein wird automatisch mit den relevanten Informationen aus dem Auftrag befüllt und erstellt. Anschließend wird oberhalb des Auftrags eine Benachrichtigung angezeigt, die dich darüber informiert, dass der Lieferschein erfolgreich erstellt wurde. Über den Link in der Benachrichtigung kannst du direkt in die Detailansicht des neu erstellten Lieferscheins wechseln, um diesen bei Bedarf zu bearbeiten oder die PDF-Version zu erstellen.
In Ausnahmefällen kannst du einen neuen Lieferschein per Klick auf + NEU im Menü Lager > Lieferschein erstellen. Die manuelle Erstellung eines Lieferscheins in Xentral hat in der Regel keinen Bezug zu einem spezifischen Auftrag, macht aber in den folgenden Praxisfällen Sinn:
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Du verschickst Werbemittel, Muster oder Leihgaben. Da bei diesen Produkten in der Regel kein Auftrag vorliegt und kein Verkauf stattfindet, ist die manuelle Erstellung eines Lieferscheins ohne Bezug zu einem Auftrag sinnvoll.
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Du möchtest eine Lieferung dokumentieren, die bereits außerhalb von Xentral stattgefunden hat. In diesem Fall kannst du einen Lieferschein manuell anlegen, um die Lieferung in Xentral zu dokumentieren und bei Bedarf mit einem späteren Auftrag oder einer späteren Rechnung zu verknüpfen.
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Notfall-Lieferungen: In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass du eine Lieferung kurzfristig dokumentieren musst, ohne dass ein Auftrag vorliegt. In diesem Fall kannst du einen Lieferschein manuell erstellen, um die Lieferung schnell zu erfassen und später mit einem Auftrag oder einer Rechnung zu verknüpfen.
Gehe wie folgt vor, um in den oben genannten Praxisfällen einen Lieferschein manuell zu erstellen.
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Öffne das Menü Lager > Lieferschein in Xentral.
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Klicke oben rechts auf + NEU.
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Gib im Feld Kunde den Kunden ein, an den die Lieferung geht. Alternativ kannst du auch im Feld Lieferant einen Lieferanten eingeben, wenn die Lieferung an einen Lieferanten geht.
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Optional: Fülle die weiteren Felder im Tab Details des Lieferscheins aus, um die Lieferung genauer zu spezifizieren.
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Öffne das Untertab Positionen.
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Füge die gewünschten Artikel hinzu.
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Kehre in das Tab Details
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Klicke auf Freigeben, um den Lieferschein freizugeben und als versendet zu markieren. Anschließend kannst du über die Option PDF erstellen die PDF-Version des Lieferscheins generieren und an den Kunden oder Lieferanten übermitteln.
Tipp
Alle in Xentral vorhandenen Lieferscheine findest du nach Erstellung im Menü Lager > Lieferschein. Hier kannst du über die Filteroptionen Lieferscheine und in Bearbeitung zwischen bereits freigegebenen/versendeten und noch im Entwurfsstatus befindlichen Lieferscheinen wechseln.
In den folgenden Kapiteln zeigen wir anhand eines beispielhaften Lieferscheins in Xentral, welche Informationen und Felder dir zur Verfügung stehen, wo du sie findest und wie du sie in der Praxis nutzt.
Um in die Detailansicht eines bestimmten Lieferscheins zu gelangen, öffnest du das Menü Lager > Lieferschein in Xentral. Hier findest du eine Auflistung aller vorhandenen Lieferscheine. Per Klick auf Lieferscheine links oberhalb der Tabelle zeigst du alle Lieferscheine an, die bereits versendet oder freigegeben wurden. Diese Lieferscheine kannst du nicht mehr bearbeiten. Klicke auf in Bearbeitung, um Lieferscheine anzuzeigen, die sich noch im Entwurfsstatus befinden, also noch nicht freigegeben oder verschickt wurden. Diese Lieferscheine kannst du bei Bedarf noch bearbeiten.
Die Detailansicht enthält alle wichtigen Informationen zum Lieferschein und setzt sich aus verschiedenen Tabs und Untertabs zusammen, deren Inhalt wir in den folgenden Kapitel gezielt erläutern.
Im Tab Details des Lieferscheins stehen allgemeine und Stammdateninformationen sowie Textfelder, interne Bemerkungen und Details zur Umsatzsteuerprüfung zur Verfügung. In den folgenden Kaptiteln gehen wir auf die verfügbaren Felder und Optionen in den Bereichen des Tabs Details im genauer ein.
Im Bereich Allgemein legst du alle zentralen Parameter fest, die bestimmen, wer die Lieferung erhält, aus welchem Lager sie entnommen wird, wie sie verschickt wird und welche steuerlichen/administrativen Regeln gelten.
Die Felder sind entscheidend für Lager, Logistik und Buchhaltung, da sie steuern, welche Bestände gebucht, welche Belege erzeugt und welche Versandprozesse angestoßen werden.
Folgende Felder stehen zur Verfügung. Einige davon kannst du bei Bedarf selbst ausfüllen.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Kunde |
Auswahl des Kunden. |
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Lieferant |
Auswahl des Lieferanten. |
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an Lieferanten |
Aktiviere diese Option, wenn du im Feld Lieferant einen Lieferanten ausgewählt hat und der Lieferschein an diesen versendet werden soll. |
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Projekt |
Das Projekt, dem der Lieferschein zugeordnet ist. |
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Status |
Dieses Feld wird von Xentral befüllt und enthält den Status des Lieferscheins (z.B. erstellt, freigegeben, versendet) |
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Auftrag |
Der Auftrag, dem der Lieferschein zugeordnet ist. |
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Ihre Bestellnummer |
Dieses Feld wird von Xentral automatisch ausgefüllt, nachdem der Lieferschein freigegeben wurde. |
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Interne Bezeichnung |
In diesem Feld kannst du bei Bedarf eine interne Bezeichnung für den Lieferschein eintragen, die nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar ist. |
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Datum |
Datum des Lieferscheins. Dieses Feld wird von Xentral automatisch befüllt. Das Datum entspricht dem Erstellungsdatum des Lieferscheins in Xentral. |
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Bevorzugtes Lager |
Hier findest du das Lager, aus dem Ware für diesen Lieferschein bevorzugt entnommen wird. |
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Kommisions-/Konsignationslager |
Angabe des Kommissions- bzw. Konsignationslagers. |
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Schreibschutz |
Aktiviere diese Option, um den Schreibschutz zu aktivieren. Anschließend kannst du keine Änderungen mehr an diesem Lieferschein vornehmen. |
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Alternative Beschriftung |
Wenn du diese Option aktivierst, enthält die PDF-Version des Lieferscheins nicht die Bezeichung Lieferschein, sondern die Bezeichnung, die du zuvor im Feld Abweichende Beschriftung für Lieferschein unter Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen > Bereich: Belege festgelegt hast. |
Nachdem im Bereich Allgemein ein Kunde angegeben wurde, fügt Xentral im Bereich Stammdaten automatisch die entsprechenden Adress- und Kontaktdaten ein, so wie sie in den Adressstammdaten hinterlegt sind. Du kannst diese Informationen ergänzen oder ändern, solange der Lieferschein noch nicht freigegeben oder versendet wurde.
Tip
Nähere Informationen zur Anlage und Pflege von Stammdaten für Kunden und Lieferanten findest du im Artikel Adressen (Grundlagen) - Einführung in die Stammdatenpflege für Kunden und Lieferanten.
Hier kannst du einen Text eingeben, der anschließend auf dem entsprechenden Lieferschein erscheint.
Hier kannst du einen Text eingeben, der anschließend als Kopftext auf dem entsprechenden Lieferschein erscheint.
Im Bereich Lieferschein findest du alle Felder, die sich auf die Versandart, Lieferbedingungen, den Vertrieb und weitere wichtige Informationen beziehen, die für die Erstellung des Lieferscheins relevant sind.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Versandart |
Dieses Feld enthält die Versandart für die Artikel des Lieferscheins. Falls gewünscht kannst du die Versandart ändern, indem du das Dropdown-Menü öffnest und eine andere Versandart auswählst. |
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Lieferbedingung |
Nur im B2B-Bereich relevant: Hier wählst du die Lieferkonditionen gemäß Incoterms oder interner Definition in Xentral aus. Die Lieferbedingung steuert, wer die Kosten und Risiken der Lieferung trägt, wann der Eigentumsübergang stattfindet und welche Pflichten Käufer und Verkäufer haben. Sie ist entscheidend für die korrekte Abwicklung von Versand, Zoll und Buchhaltung. TippWeitere Informationen zur Erstellung von Lieferbedingungen in Xentral und deren Bedeutung findest du im Artikel Lieferbedingungen. |
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Verkauf |
Der Xentral-Benutzer, der als zuständiger Vertriebsmitarbeiter für diesen Lieferschein hinterlegt ist. |
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Bearbeiter |
Der Xentral Benutzer, der den Lieferschein bearbeitet hat. |
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Keine Rechnung |
Diese Option ist für den Versand von Musterlieferungen bestimmt. Lieferscheine, bei denen diese Option aktiviert ist, werden nicht aufgeführt, wenn die Filteroption ohne Rechnung an folgenden Stellen in Xentral gewählt wird: Lieferscheinbersicht (Menü Lager > Lieferschein), Auftragsübersicht (Menü Verkaufen > Auftrag), Modul Sammelrechnung. |
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Kein Briefpapier und Logo |
Aktiviere diese Option, wenn für den Lieferschein kein Briefpapier und kein Logo verwendet werden soll. |
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Artikeltext ausblenden |
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Artikelbeschreibung aller Positionen auf dem Lieferschein ausgeblendet. |
In diesem Feld kannst du eine interne Bemerkung eingeben, die nur für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar ist. Diese Bemerkung kann beispielsweise wichtige Hinweise zur Abwicklung der Lieferung enthalten, die nicht auf dem Lieferschein für den Kunden erscheinen sollen.
Im Bereich USt.-Prüfung findest du Felder, die für die Umsatzsteuerprüfung relevant sind. Diese Felder sind insbesondere für den Versand ins Ausland wichtig, da hier die korrekte Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden sowie die richtige Besteuerungsart entscheidend für die korrekte Abwicklung der Lieferung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften ist.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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UST ID |
Dieses Feld enthält die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. |
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Besteuerung |
Hier ist der Steuerstatus vermerkt und bei Bedarf zu ändern. Die Optionen Inland, EU-Lieferung, Export und Steuerfrei Inland stehen zur Verfügung. |
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MRN (Master Reference Number) |
Master Reference Number für Zollprozesse. |
Im Bereich Einstellungen kannst du weitere Informationen zum Lieferschein hinterlegen, die für die Erstellung des Lieferscheins relevant sind. Du kannst die Sprache steuern, in der der Lieferschein erstellt wird, oder eine Kostenstelle, die mit diesem Lieferschein verknüpft werden soll, auswählen.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Sprache |
In diesem Feld findest du die Sprache, in der der Lieferschein erstellt wird. Standardmäßig wird hier die Sprache des Kunden hinterlegt, die in den Adressstammdaten des Kunden hinterlegt ist. Du kannst die Sprache jedoch bei Bedarf ändern, indem du das Dropdown-Menü öffnest und eine andere Sprache auswählst. |
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Kostenstelle |
Hier kannst du optional eine Kostenstelle angeben, die du zuvor in Xentral angelegt hast. |
In diesem Tab kannst du die einzelnen Positionen des Lieferscheins einsehen und bei Bedarf ändern, solange der Lieferschein noch nicht versendet oder freigegeben wurde. Hier kannst du beispielsweise die Menge der zu versendenden Artikel anpassen, Artikel hinzufügen oder entfernen oder die Artikelbeschreibung ändern.
In diesem Tab kannst du eine Vorschau der PDF-Version des Lieferscheins sehen. So kannst du den Lieferschein auf etwaige Unregelmäßigkeiten überprüfen, bevor du ihn freigibst oder versendest.
Dieser Tab enthält alle Informationen zum Lieferschein, die für die Nachverfolgung und Dokumentation der Lieferung relevant sind. Hier findest du beispielsweise Informationen zum Erstellungszeitpunkt des Lieferscheins, zu Änderungen am Lieferschein, zum Versandstatus und zu den Lagerbeständen der Artikel im Lieferschein.
Im Tab Versandlabel des Lieferscheins kannst du Versandlabels erstellen und drucken. Dabei werden die Informationen für den Empfänger von den Angaben aus dem Tab Details des Lieferscheins automatisch übernommen.
Tipp
Falls nötig kannst du per Klick auf Andere Versandart auswählen die Versandart ändern.
Die Adressdaten werden automatisch von Xentral aus den Adressstammdaten des Kunden übernommen. Du kannst die Adressdaten jedoch bei Bedarf anpassen, solange der Lieferschein noch nicht freigegeben oder versendet wurde.
Die folgende Tabelle zeigt dir die weiteren verfügbaren Felder und Optionen im Tab Versandlabel des Lieferscheins.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Gewicht (in kg) |
Gewicht der Lieferung. Dieses Feld wird automatisch mit dem Gesamtgewicht der Artikel im Lieferschein befüllt, kann aber bei Bedarf manuell angepasst werden. |
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Höhe (in cm) |
Höhe der Lieferung. |
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Breite (in cm) |
Breite der Lieferung. |
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Länge (in cm) |
Länge der Lieferung. |
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Extra Versicherung |
Aktiviere diese Option, wenn für die Lieferung eine extra Versicherung besteht. Dadurch werden entsprechende Informationen auf dem Lieferschein vermerkt und die Versandabwicklung entsprechend angepasst. WichtigDurch die Aktivierung dieser Option fallen zusätzliche Kosten bei deinem Versanddienstleister an. Informiere dich daher vorab über die Kosten und Bedingungen für eine zusätzliche Versicherung bei deinem Versanddienstleister. |
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Leitcodierung |
Diese Option sorgt dafür, dass beim Versanddienstleister eine Leitcodierung erstellt wird. Sie ist standardmäßig aktiviert. |
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Abholdatum |
Hier kannst du das Abholdatum für die Sendung angeben. Dieses Datum wird dann an den Versanddienstleister übermittelt, damit die Lieferung zum gewünschten Zeitpunkt abgeholt wird. |
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Wunschtermin |
Hier kannst du einen Wunschtermin für die Lieferung angeben. Dieser Termin wird dann auf dem Lieferschein vermerkt und kann bei der Versandabwicklung berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Lieferung zum gewünschten Zeitpunkt beim Kunden ankommt. |
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Sofort abschließen |
Aktiviere diese Option, wenn du den Lieferschein nach Erstellung des Versandlabels sofort automatisch abschließen möchtest. Dadurch wird der Lieferschein automatisch freigegeben und als versendet markiert, sobald das Versandlabel erstellt wurde. |
Im Tab Dateien des Lieferscheins kannst du alle manuell hochgeladenen Dateien einsehen sowie neue Dateien anlegen. Bei Bedarf kannst du diese Daten gesammelt aus Xentral exportieren, indem du unten im Bereich Stapelverarbeitung auf ZIP erstellen oder Sammel-PDF erstellen klickst.
Im Tab Manuelles ein-/auslagern kannst du die im Lieferschein enthaltenen Artikel manuell ein- bzw. auslagern.
Weitere Informationen zum Ein- und Auslagern von Artikeln eines Lieferscheins in Xentral findest du im Artikel Belege ein- und auslagern.
Wichtig
Nur Lagerartikel können manuell eingelagert oder ausgelagert werden. Artikel gelten als Lagerartikel, wenn im Artikelstammdaten die Option Lagerartikel (Tab: Details > Bereich: Artikeloptionen) aktiviert ist.Beachte außerdem, dass Artikel mit Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargen an dieser Stelle ebenfalls nicht ein- oder ausgelagert werden können.
Im Tab Bewegungen findest du eine Übersicht über alle Lagerbewegungen der Artikel im Lieferschein.
Neben Aufträgen, Angeboten, Rechnungen und Gutschriften kannst du auch Lieferscheine als CSV-Datei aus Xentral exportieren.
Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Lager > Lieferschein.
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Öffne die Detailansicht des gewünschten Lieferscheins, indem du auf das Pfeil-Symbol auf der linken Seite klickst.
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Wähle aus dem Dropdown-Menü Aktion die Option Export als CSV aus.
Der Lieferschein wird als CSV-Datei heruntergeladen. Auf Wunsch kannst du ihn nun über den Belege-Importer in eine andere Xentral-Instanz oder ein externes Tool deiner Wahl importieren.
Hast du noch Fragen zur Erstellung und Bearbeitung von Lieferscheinen oder anderen verwandten Themen? In unserem Artikel FAQ Lager, Logistik und Fulfillment - Häufig gestellte Fragen findest du Antworten auf häufige Fragen.