Die App Belege Importer erlaubt es, alte Belege (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) per CSV zu xentral zu importieren. Die App Belege Importer arbeitet mit einem Prozessstarter. Damit der Import klappt, muss der Prozessstarter ausgeführt werden.
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn Belege importiert werden sollen.
Anmerkung
Wir empfehlen dieses Modul nur für den Erstimport von Belegen zu verwenden. Für den regulären Import von Belegen raten wir zur Nutzung des Übertragungen Moduls oder der API.
Folgende Dokumente können in xentral hochgeladen werden:
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Angebote
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Aufträge
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Lieferscheine
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Rechnungen
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Gutschriften
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Preisanfragen
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Bestellungen
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Produktionen
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Proforma-Rechnungen
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Adressen (Dafür ist aber die Import-/Exportzentrale auch geeignet)
Wenn die App aufgerufen wird, erscheint die folgende Startansicht:
Im oberen Bereich Datei importieren kann:
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ausgewählt werden, welche Datei hochgeladen werden soll
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ausgewählt werden, welche Belegart hochgeladen werden soll
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festgelegt werden, welchen Status der Beleg erhalten soll
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über den Button den Upload der Dokumente veranlasst werden
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der Zwischenspeicher geleert werden, falls die Belege doch nicht mehr hochgeladen werden sollen bzw. Änderungen daran vorgenommen werden sollen
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Falls der Prozessstarter nicht aktiv sein sollte, erscheint dies in einer Info-Box
Der Import läuft in zwei Schritten. Zunächst werden alle Daten in einer Zwischentabelle gespeichert. Diese Daten können im Anschluss noch einmal geprüft werden, wobei Abweichungen in z.B. der Adresse rot dargestellt werden. Um die Daten endgültig ins System zu schreiben muss man den Button Import starten drücken.
Anmerkung
Während des Uploads wirkt es, als würde nichts passieren. Bitte habe etwas Geduld und aktualisiere nicht den Browser oder betätige erneut die Upload-Schaltfläche. Dies kann zu fehlerhaften und verzögerten Uploads führen. Lasse den Tab geöffnet. Du kannst währenddessen in anderen Tabs weiterarbeiten. Nach einiger Zeit kannst du auf den Reiter Aktualisieren klicken. Ist der Upload beendet, erscheint nun eine graue Box mit der Nachricht: Vorbereitung abgeschlossen und die Schaltfläche Import starten. Ist der Upload fehlgeschlagen, lösche ggf. den Zwischenspeicher und wiederhole den Vorgang.
Im Reiter Formate befindet sich eine Aufstellung über alle importierbaren Felder mit einer Kurzbeschreibung. Die exakten Feldnamen müssen in der ersten Zeile der Datei auch als Spaltenüberschriften enthalten sein, wobei für jede Position des Belegs eine neue Zeile benötigt wird. Im Folgenden werden die Pflichtangaben noch einmal kurz erklärt:
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beleg_belegnr: Die Belegnummer, für Spezialverhalten, siehe NEW
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beleg_kundennummer: Kundennumer, mit der Ihr Beleg verknüpft wird
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artikel_nummer: Artikelnummer der Position
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artikel_bezeichnung: Bezeichnung der Position
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artikel_menge: Mengenangabe der Position
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artikel_preis: Preis dieser Position
Wir empfehlen, die Währung idealerweise ebenfalls mit zu importieren. Zu beachten ist, dass beim Import keinesfalls Änderungen an Stammdaten vorgenommen werden, d.h. weder an den Stammdaten der Artikel noch der Adressen. Entsprechend werden Abweichungen von den Stammdaten in rot angezeigt, sodass diese wahlweise korrigiert oder beibehalten werden können, wobei dann eine Übernahme ausschließlich für die importierten Belege gilt. Wurde die Datei einmal hochgeladen, erscheint diese in der Übersicht. Dort kann überprüft werden, ob alles so erkannt und zugeordnet wird, wie sich das vorgestellt wurde, bevor anschließend auf den Button Belege jetzt importieren zu klicken ist.
Ergänzung:
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Positionen mit Artikelmenge 0 werden ignoriert - diese landen nicht im Zwischenspeicher und es wird auch keine Fehlermeldung hierzu ausgegeben. Dieses Verhalten kannst du umgehen, indem du bei allen Positionen mindestens 1 als Artikelmenge angibst.
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Positionen ohne Artikelnummer werden zwar in den Zwischenspeicher geladen (ohne Fehlermeldung), aber danach nicht importiert, sondern verbleiben im Zwischenspeicher. Dieses Verhalten wiederum lässt sich durch die Vergabe einer fiktiven Artikelnummer umgehen.
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Um das Lieferland mit der Variable beleg_lieferland anzusprechen, muss in der Importdatei das Länderkürzel verwendet werden (Bsp. DE, AT, etc.)
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Datumsformat für Belege ist DD.MM.YYYY. Das Format aus Amazon mit Uhrzeit funktioniert nicht.
Anmerkung
Die Variable für die Verknüpfung des importierten Belegs mit einer Rechnung muss tatsächlich als "Beleg_Rechnungsnumer" mit Schreibfehler verwendet werden. Die Schreibweise "Beleg_Rechnungsnummer" funktioniert nicht.
Anmerkung
Die Variable artikel_preisfuermenge muss entgegen der Beschreibung im Reiter Format mit 1 befüllt werden, dies geschieht nicht automatisch.
Der Belegimporter unterstützt zusätzlich zwei Schlüsselworte für dynamische Belegnummern.
Das Schlüsselwort NEW erzeugt bei jedem Vorkommen eine neue fortlaufende Belegnummer basierend auf der Art des Imports.
Wichtig
Wenn eine Zeile mit NEW vorkommt, sollte für die restliche Datei keine Zeilen mit statischer Belegnummer mehr folgen. In sehr ungünstigen Fällen könnte es sonst dazu führen, dass Artikel auf den falschen Beleg gebucht werden. Wenn der Status 'angelegt' gesetzt ist, wird jede Belegnummer die nicht PARENT ist als NEW betrachtet. Die hierbei vergebenen (ENTWURF_X_) Belegnummern sind jedoch nur temporär und dienen der Zuordnung der einzelnen Artikel. Beim tatsächlichen Import werden die Belegnummern anschließend verworfen.
Das Schlüsselwort PARENT übernimmt die Belegnummer aus der vorherigen Zeile. Dadurch ist es möglich Artikel zu Belegen zu gruppieren, selbst wenn diese noch keine Belegnummer haben. Sollte die erste Zeile der CSV Datei die Belegnummer PARENT haben, wird sie als NEW betrachtet und eine neue Belegnummer wird erstellt.
Beispiel:
receipt_receiptno;receipt_customer numerb;article_denomination;article_number;article_price;article_quantity 123;999;Article 1; 101; 1; 1 124;999;Article 2; 102; 1; 1 PARENT;999;Article 3; 103; 1; 1 125;999;Article 4; 104; 1; 1 NEW;999;Article 5; 105; 1; 1 NEW;999;Article 6; 106; 1; 1 PARENT;999;Article 7; 107; 1; 1 PARENT;999;Article 8; 108; 1; 1 NEW;999;Article 9; 109; 1; 1 PARENT;999;Article 10; 110; 1; 1
Erzeugt folgende Struktur:
123
-article 1
124
-article 2
-article 3
125
-article 4
30001
-article 5
30002
-article 6
-article 7
-article 8
30003
-article 9
-article 10
Es kann vorkommen, dass der Zahlungsstatus nicht importiert werden kann. In diesem Fall kannst du die Stapelverarbeitung unter Rechnungswesen > Rechnungsübersicht nutzen oder über ein Geschäftskonto mit dem Zahlungseingangsmodul bearbeiten.