Mit dem Xentral-Modul Kopie Belege Empfänger kannst du gezielt automatisch Kopien von Belegen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote) an E-Mail-Adressen oder Drucker versenden – vollständig ohne manuelle Zwischenschritte.
Beispiel aus der Praxis: Ein Lieferschein kann automatisch an einen Drucker im Lager geschickt werden, sobald der Beleg erzeugt wird – ohne dass ein Arbeitsplatz mit Xentral im Lager vorhanden sein muss. Genauso kann eine Kopie der Rechnung automatisiert an die Buchhaltung oder ein externes System geschickt werden.
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Absenderadresse: Wird aus der Standard-E-Mail-Adresse unter Einstellungen > System > Grundeinstellungen > E-Mail gezogen.
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Absendername: Wird aus dem Feld „Name“ in denselben E-Mail-Einstellungen übernommen. Ist dieses leer, wird der Firmenname verwendet.
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Es stehen ausschließlich Standarddrucker zur Auswahl (keine Faxgeräte oder Etikettendrucker).
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Belege werden direkt ohne Benutzerinteraktion auf dem Zielgerät gedruckt.
Die Einstellungen erreichst du über den Button „+NEU“, um einen neuen Empfänger anzulegen. Im Dialog kannst du Folgendes konfigurieren:
Belegkonfiguration:
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Belegtyp |
Auswahl des zu überwachenden Belegtyps (z. B. Rechnung, Lieferschein) |
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Art |
Versandart: E-Mail oder Drucker |
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Nur bei Autoversand |
Beleg wird nur dann gesendet, wenn Xentral ihn automatisch versendet |
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Empfänger E-Mail-Adresse |
Zieladresse für die E-Mail (nur bei Versandart E-Mail) |
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Empfänger Name |
Interner Name zur besseren Zuordnung (z. B. „Lagerdrucker Nord“) |
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Aktiv |
Checkbox zum Aktivieren oder Deaktivieren der Konfiguration |
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Bezieht sich auf das im Beleg hinterlegte Projekt.
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Es stehen alle Projekte zur Auswahl, für die du entsprechende Rechte hast.
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Ist kein Projekt angegeben, gilt die Konfiguration für alle Projekte.
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Bezieht sich auf die Adresse (z. B. Kunde oder Lieferant) im Beleg.
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Auswahl ist auf Adressen beschränkt, die im Kontext von Projekten stehen, auf die du Zugriff hast.
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Ohne Adressangabe gilt die Regelung für alle Belege, unabhängig vom Adressaten.
Hinweis
Beispiel: Mit dem Modul kannst du z. B. alle Rechnungen automatisch an den Steuerberater per E-Mail senden oder alle Angebote an eine zentrale Archivadresse weiterleiten – ganz ohne manuelles Eingreifen.