Skip to main content

POS Setup

  • Updated

Note

Update zur neuen POS in Xentral (Stand: 15.06.2025, open beta Version)

Als Bestandskunde kannst du die neue POS ganz einfach selbst aktivieren: Über einen Button in der POS schaltest du das neue Modul eigenständig frei.

Für den Umstieg empfehlen wir einen Blick in die aktuelle Dokumentation zur neuen POS, die dich bei der Einrichtung und Umstellung unterstützt.

Folgende Neuerungen wurden umgesetzt – und so gelingt dir der schnelle und reibungslose Umstieg von der alten zur neuen POS:

  1. Modernisierte Benutzeroberfläche: Die neue POS bietet ein frisches, modulares Design mit optimierter Nutzerführung – ideal für schnelles Kassieren und klare Abläufe.

  2. Browser- und App-Kompatibilität: Die POS läuft plattformunabhängig auf Windows, macOS (NEUE Desktopversion) und bald auch als App für iPad/ Android– direkt im Browser. Die bisherige Web-Browseranwendung bleibt zusätzlich bestehen.

  3. Hardwareanbindung: Drucker und Kassenschubladen werden jetzt über eine zentrale POS-App angebunden. Das vereinfacht Konfiguration und Wartung. Vorhandene IP-fähige Geräte können weiterverwendet werden.

    Wenn du bereits ein bestehendes Drucker-Setup mit Adapterbox nutzt, kannst du diese auch mit der neuen POS-Anwendung weiterhin in der Übergangszeit verwenden.

    Wichtig: Langfristig solltest du für die neuen Desktop-Apps den Drucker einmalig neu in der App einrichten. Die Einrichtung sind wenige Klicks.

  4. Vereinfachter Umstieg für Bestandskunden: Du kannst die neue POS direkt im System per Button aktivieren – ganz ohne Supportanfrage oder Wartezeit.

  5. Neue Zahlungsfunktionen: Mischzahlungen (z. B. Bar + EC) und Teilzahlungen über Rechnungsnummern sind jetzt möglich – ideal für Omnichannel- und Filialprozesse.

  6. TSE & RKSV konform: Die neue POS ist vollständig vorbereitet für rechtliche Anforderungen in Deutschland und Österreich. TSE-Module können weiterhin genutzt werden.

  7. Kartenzahlung: Integration vorbereitet: Aktuell erfolgt Kartenzahlung noch manuell oder über externe Terminals. Geplant ist eine Partnerintegration (z. B. Mollie, Sumup) in den kommenden Wochen.

  8. Daten und Artikel bleiben erhalten: Artikelstammdaten, Kunden und Kassenlogik sind weiterhin nutzbar – es ist keine Migration deiner POS-Daten notwendig, nur das Setup wird aktualisiert.

    Wichtig: Schliesse idealerweise alle alten Vorgänge ab z.B. alte Teilrechnungen etc.

Bevor du mit dem Verkauf über die Xentral POS startest, solltest du einige grundlegende Einstellungen vornehmen. Diese sorgen dafür, dass dein Kassenprozess reibungslos funktioniert, rechtssicher ist und sauber mit Buchhaltung, Lager und Belegdruck verbunden wird.

In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht aller zentralen Konfigurationspunkte für deine POS – vom Setup deines POS-Projekts bis hin zu Zahlungsarten und Druckersteuerung. Du kannst die Einstellungen je nach Geschäftsmodell flexibel anpassen, ob für B2B, B2C oder hybride Szenarien.

Wichtige Konfigurationsbereiche (mit Sprungmarken):

Strategische Entscheidungen bei der POS-Einrichtung

Diese Punkte helfen dir, dein POS-System passend zu deinem Geschäftsmodell (B2C, B2B oder Hybrid) und deinen operativen Abläufen einzurichten:

Note

  1. POS-Lager & Warenfluss:

    1. Eigenes POS-Lager verwenden? Sinnvoll bei getrenntem Filialbetrieb oder Messeverkauf.

    2. Lagerprozess aktivieren (mit Lagerabzug)? Aktivieren, wenn du Lagerbestände automatisch abbuchen willst.

    3. POS-Lager vom Hauptlager trennen oder gemeinsam nutzen? Möglich je nach Regalzuordnung in der Lagerverwaltung.

  2. Struktur: Eine oder mehrere POS-Kassen:

    1. Mehrere POS pro Standort möglich? Lege pro Kasse ein eigenes Projekt an (z. B. Filiale A / Filiale B).

    2. Mitarbeiter-Zuweisung je Kasse: Kassierer müssen spezifisch einem POS-Projekt zugewiesen werden.

  3. Kundenzuordnung: Laufkundschaft vs. Kundenbindung:

    1. Laufkundschaft (anonym)? Adresse „Laufkundschaft“ im Projekt hinterlegen.

    2. Kunden aus Stammdaten auswählen oder neu anlegen? Ermöglicht personifizierte Belege und spätere Zuordnung.

    3. Kundennummern aus anderen Projekten verwenden? Optional aktivierbar.

  4. Zahlungsweisen & Abrechnungslogik:

    1. Welche Zahlungsarten sollen in der POS aktiv sein? Barzahlung, EC-Zahlung (mit oder ohne Terminal), Kreditkarte, Überweisung, Gutschein (als Artikel), Gutschrift, Teilzahlungen (Kombination mehrerer Zahlungsarten), Trinkgeld (optional je Zahlungsart aktivierbar)

    2. Wie willst du Belege ausgeben? Quittung, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein.

  5. Tasten / Buttons aktivieren:

    1. Rabatte & Trinkgeld? Prozentualer Rabatt auf den Warenkorb oder einzelne Artikel sowie feste Beträge über Rabattartikel möglich. Trinkgeld kann optional je nach Zahlungsart (Bar, EC, Kreditkarte) aktiviert werden.

    2. Kassenvorgänge: Einlagen und Entnahmen zur Verwaltung von Bargeld (z. B. Wechselgeld, Geldtransit) sowie das Öffnen der Kassenschublade über die Benutzeroberfläche.

    3. Kassenvorgänge: Einlagen und Entnahmen zur Verwaltung von Bargeld (z. B. Wechselgeld, Geldtransit) sowie das Öffnen der Kassenschublade über die Benutzeroberfläche.

  6. Buchhaltung & Kassenabschluss:

    1. Wie sollen die Umsätze verbucht werden? Einzelbuchungen mit Belegverknüpfung (ideal für B2B) oder Tagessummen (empfohlen bei vielen Kleinbeträgen / B2C).

    2. Kassenbuch-Zuordnung: Jedem POS-Projekt muss ein spezifisches Geschäftskonto vom Typ „Kasse“ zugewiesen sein.

    3. Tages-/Monatsabschluss: Automatisch erstellt. Vervollständige den Tagesabschluss durch dein Zählprotokoll.

  7. Hardwarestrategie & Geräteeinsatz (Stand 03/2025):

    1. Welches Gerät nutzt du? Xentral POS App alternativ POS im Xentral-Browser starten.

    2. Welches Gerät nutzt du? Xentral POS App alternativ POS im Xentral-Browser starten.

    3. Belegdruck konfigurieren: Anzahl, Typ und Kombination von Rechnung / Quittung / Lieferschein einstellbar.

Tip

Kläre diese Punkte frühzeitig mit deinem Steuerberater oder deinem Xentral-Partner – vor allem, wenn du mit mehreren Kassen oder gemischten Geschäftsmodellen arbeitest.

Voraussetzungen und Einrichtung

Bevor du mit dem Verkauf über die POS starten kannst, musst du einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen und die nötigen Stammdaten in Xentral anlegen. In diesem Abschnitt zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du ein POS-Projekt erstellst, ein Kassenbuch einrichtest, die Adresse für Laufkundschaft definierst und Kassierer korrekt berechtigst.

Projekt für POS anlegen

Schritte:

  1. Für ein neues Projekt: Gehe zu Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekte.

  2. Klicke auf +NEU, um ein neues Projekt für die POS zu erstellen.

  3. Vergib einen eindeutigen Namen (z. B. 'POS MUC').

  4. Setze die gewünschten POS-Einstellungen im Projekt im Tab Einstellungen > POS Einstellungen (siehe weiter unten).

Kassenbuch anlegen

Schritte:

  1. Gehe zu Einstellungen > Buchhaltung > Zahlungen & Geschäftskonten > Bank & Zahlungskonten.

  2. Lege ein neues Konto mit dem Typ Kasse an.

  3. Verknüpfe dieses Konto mit dem POS Projekt - wähle das Konto dort aus und klicke auf Speichern.

  4. Dieses Kassenbuch wird automatisch unter Smart-Search > Kassenbuch sichtbar und dient zur automatischen Erfassung aller Kassenvorgänge deiner POS.

Adresse für Laufkundschaft erstellen

Schritte:

  1. Öffne Stammdaten > Adressen und klicke auf +NEU.

  2. Erstelle eine Adresse mit Namen Laufkundschaft oder ähnlich.

  3. Verknüpfe diese Adresse im POS-Projekt - wähle die Adresse dort aus und klicke auf Speichern.

  4. Diese Adresse wird bei Verkäufen ohne Kunden Adresseingabe automatisch ausgewählt.

Kassierer anlegen und berechtigen

Note

Die Ausführliche Anleitung findest du hier auf dieser Seite: Kassierer neu anlegen.

Schritte:

  1. Gehe zu Einstellungen > Verkaufen > Kassenfunktion (POS) > POS Konfiguration (Kassierer).

  2. Klicke auf +NEU, um einen neuen Kassierer zu erstellen.

  3. Voraussetzung: Der Kassierer muss bereits als Adresse mit der Rolle 'Mitarbeiter des POS-Projekts' im System existieren.

  4. Vergib mindestens folgende Rechte (in der Benutzer Rechtevergabe): POS und WELCOME: login, logout, settings, start, startseite.

Note

Führe einen Test-Login durch und prüfe im Systemlog, ob alle nötigen Rechte vorhanden sind.

POS-Einstellungen im Projekt

Navigiere zu Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekte. Klicke auf das gewünschte Projekt oder lege ein neues Projekt an. Gehe im Projekt auf Einstellungen > POS Einstellungen.

POS Einstellungen

In der folgenden Tabelle findest du eine Übersicht über alle relevanten Felder in den POS-Projekteinstellungen, inklusive kurzer Beschreibung ihrer Funktion. Diese Einstellungen steuern u. a. das Lagerverhalten, die Preislogik, verwendete Artikel sowie Druckoptionen und Abschlussberichte in der Kassenumgebung.

Feldbezeichnung

Beschreibung

Lagerprozess

Legt fest, ob beim Verkauf Lagerbewegungen erzeugt werden.

  • Keine Lagerbuchung erzeugen: deaktiviert die Lagerverwaltung für POS-Vorgänge.

  • Aus beliebigem Lager entnehmen: entnimmt den Artikel aus einem beliebigen Lager.

  • Aus eingestelltem POS Lager entnehmen: entnimmt den Artikel nur aus dem im Projekt eingestellten POS Lager (s.u.).

Adapterbox für POS

Note

Abgekündigt: 01/2025 (Neue POS)

Verbindet Bondrucker und andere POS-Hardware über die Adapterbox mit Xentral.

POS Lager für den Verkauf

Definiert das Lager, aus dem die Artikel bei POS-Verkäufen entnommen werden – z. B. separates Ladenlager.

Preisgruppe bevorzugt

Legt fest, welche Preisgruppe für den POS-Verkauf angewendet wird. Nur Preise aus dieser Gruppe werden angezeigt.

Kasse für Bar

Das zugehörige Kassenbuch (und Geschäftskonto Einstellung) für Barzahlungen, auf dem POS-Umsätze erfasst werden.

Laufkundschaft

Vordefinierte Adresse für anonyme Kunden. Wird automatisch verwendet, wenn keine konkrete Kundenadresse ausgewählt ist.

Kunden aus fremden Nummernkreisen abwickeln

Ermöglicht das Abrechnen von Kunden aus anderen Projekten (z. B. bei Filialen oder gemischten Datenstrukturen).

Nur Artikel aus Projekt erlauben

Zeigt im POS nur die Artikel an, die zum jeweiligen POS-Projekt gehören.

Gleiche Artikel summieren bei nacheinander Eingabe

Fasst identische Artikelpositionen im Warenkorb automatisch zusammen.

Artikel für EUR-Rabatt

Hier wird der Artikel ausgewählt, mit dem Rabatte in Euro abgebildet werden (z. B. durch negativen Preis).

pos.items_for_splitting

Artikelnummer, die für Anzahlungen oder Aufteilungen verwendet wird – z. B. 'Anzahlung' oder 'Teilzahlung'.

Lieferschein erstellen

Aktiviert das Erstellen eines Lieferscheins beim Verkauf. Notwendig bei MHD-/Chargenartikeln oder Seriennummern.

Kasse Beschriftung 1

Bezeichnung für das Feld 'Interne Bemerkung' - wird abgedruckt auf Rechnungen und Quittungen – frei wählbar.

Kasse Beschriftung 2

Bezeichnung für das Feld 'Freitext' auf Belegen – z. B. Zusatzinfos zum Kauf oder Hinweise – frei wählbar.

Artikelbeschreibung in Belege übernehmen

Druckt die Artikelbeschreibung aus dem Artikelstamm auf den Beleg.

POS Anzeige in netto

Zeigt Preise im POS in Netto statt Brutto – relevant für B2B-Verkäufe.

Mehrere Aufträge pro Kassierer

Erlaubt es, mehrere Vorgänge parallel zu speichern und später abzuschließen – z. B. bei Beratung oder unterbrochenem Einkauf.

Detaillierte Ansicht im Abschluss-PDF

Erzeugt ein PDF mit allen Einzelpositionen im Tagesabschluss.

Einzelbuchungen ausblenden

Reduziert das Abschluss-PDF auf Summen und blendet Einzelbuchungen aus – übersichtlicher bei hoher Frequenz.

Monatsberichte ohne Einzeltage

Erstellt einen Monatsbericht ohne Aufschlüsselung der einzelnen Tagesabschlüsse.

Zählprotokoll ausblenden

Unterdrückt die detaillierte Bargeldzählung im Abschlussbericht.

Unterschriftblock ausblenden

Verbirgt das Unterschriftenfeld auf Tages- oder Monatsabschlussdokumenten – z. B. bei rein digitaler Verwaltung.

Buttons Einstellungen

Die folgenden Einstellungen und Buttons in der POS-Oberfläche ermöglichen das Erfassen von Zahlungen, das Erstellen von Belegen, Rabatten sowie weiteren Kassenvorgängen. Hier findest du eine Übersicht mit Erklärung, wie jeder Button im Verkaufsprozess verwendet wird. Ideal zur Orientierung bei der Nutzung oder Einrichtung deiner Xentral POS.

Feldbeschreibung

Bezeichnung

Zahlungsweise Bar

Markiert den Verkauf als bar bezahlt und schließt den Vorgang ab.

Rechnung als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als 'bezahlt' ohne eine Kontobuchung z.B. Hand-Kassenbuch

Zahlungsweise EC

Markiert den Verkauf als per EC-Karte bezahlt. Betrag wird an das Kartenlesegerät gesendet (sofern verbunden).

Rechnung als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als 'bezahlt' ohne eine Kontobuchung z.B. Geschäftskonto für EC Kartenzahlungen.

(Optional) Kasse: Sonderfall: Für bestimmte Zahlungsarten – z. B. Kreditkartenzahlungen – kannst du ein eigenes Kassenbuch anlegen. Diese Funktion ist optional und sollte nur verwendet werden, wenn du eine saubere Trennung der Buchungen benötigst. Lege für bestimmte Zahlungsweisen (z. B. Kreditkarte) ein separates Kassenbuch an – nicht ins POS-Hauptkassenbuch buchen.

Zahlungsweise Kreditkarte

Markiert den Verkauf als mit Kreditkarte bezahlt. Für die Anbindung ist ein kompatibles Terminal erforderlich.

Rechnung als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als 'bezahlt' ohne eine Kontobuchung z.B. Geschäftskonto für Kreditkartenzahlungen.

(Optional) Kasse: Sonderfall: Für bestimmte Zahlungsarten – z. B. Kreditkartenzahlungen – kannst du ein eigenes Kassenbuch anlegen. Diese Funktion ist optional und sollte nur verwendet werden, wenn du eine saubere Trennung der Buchungen benötigst. Lege für bestimmte Zahlungsweisen (z. B. Kreditkarte) ein separates Kassenbuch an – nicht ins POS-Hauptkassenbuch buchen.

Zahlungsweise Überweisung

Kennzeichnet den Verkauf als per Überweisung bezahlt. Zur späteren Nachverfolgung in der Buchhaltung.

Rechnung als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als 'bezahlt' ohne eine Kontobuchung z.B. Geschäftskonto für die Bank.

(Optional) Kasse: Sonderfall: Für bestimmte Zahlungsarten – z. B. Kreditkartenzahlungen – kannst du ein eigenes Kassenbuch anlegen. Diese Funktion ist optional und sollte nur verwendet werden, wenn du eine saubere Trennung der Buchungen benötigst. Lege für bestimmte Zahlungsweisen (z. B. Kreditkarte) ein separates Kassenbuch an – nicht ins POS-Hauptkassenbuch buchen.

Weitere Zahlungsweise

Kennzeichnet den Verkauf als 'Wählbare Zahlungsweise' bezahlt. Zur späteren Nachverfolgung in der Buchhaltung.

als bezahlt markieren: markiert die Rechnung als 'bezahlt' ohne eine Kontobuchung z.B. Hand-Kassenbuch.

(Optional) Kasse: Sonderfall: Für bestimmte Zahlungsarten – z. B. Kreditkartenzahlungen – kannst du ein eigenes Kassenbuch anlegen. Diese Funktion ist optional und sollte nur verwendet werden, wenn du eine saubere Trennung der Buchungen benötigst. Lege für bestimmte Zahlungsweisen (z. B. Kreditkarte) ein separates Kassenbuch an – nicht ins POS-Hauptkassenbuch buchen.

Beleg Rechnung

Erstellt eine vollständige Rechnung mit Kundenangabe und Steuerausweis.

Beleg Quittung

Erstellt eine einfache Quittung ohne Kundenbindung – ideal für Laufkundschaft.

Rabatt in %

Wendet einen prozentualen Rabatt auf den gesamten Warenkorb an.

Rabatt in EUR

Zieht einen festen Betrag in Euro vom Gesamtpreis ab.

Entnahme

Erfasst eine Entnahme von Bargeld aus der Kasse, z. B. für Wechselgeld oder Abrechnung.

Einlage

Erfasst eine Bareinlage in die Kasse, z. B. zu Beginn des Tages oder nach Geldwechsel.

Trinkgeld

Erfasst freiwilliges Trinkgeld bei Barzahlung und bucht es auf das definierte Konto.

Trinkgeld bei EC und Kreditkarte

Erlaubt die Erfassung von Trinkgeld bei EC- oder Kreditkartenzahlung direkt im Bezahlvorgang.

Lade öffnen

Öffnet manuell die Kassenschublade – z. B. zur Vorbereitung des Kassiervorgangs.

Belege laden

Lädt eine bereits erstellte Rechnung oder einen Auftrag zur Abrechnung oder Stornierung.

Storno

Storniert den aktuellen Verkaufsvorgang vollständig oder teilweise.

Automatisches Ausloggen

Aktiviert das automatische Abmelden nach einer definierten Zeit ohne Aktivität.

Automatisches Ausloggen nach Abschluss Zahlung

Loggt den Kassierer direkt nach Verkaufsabschluss automatisch aus – z. B. bei wechselndem Personal.

Weitere Einstellungen

Diese Einstellungen steuern das Verhalten der POS-Oberfläche beim Erfassen von Kundendaten und Zahlungsarten. Sie helfen dabei, vollständige und korrekte Verkaufsdaten sicherzustellen – insbesondere bei der Abwicklung von Rechnungen im B2B-Umfeld oder im Umgang mit sensiblen Buchungen.

Feldbezeichnung

Beschreibung

Erweiterte Adressfelder

Blendet zusätzliche Felder (z. B. Straße, PLZ, Ort) bei der Neuanlage von Kunden direkt in der POS-Oberfläche ein – nützlich für vollständige Rechnungsdaten.

Zwangsauswahl Zahlweise

Erzwingt jedes Mal neu die Auswahl einer Zahlungsart vor Abschluss des Verkaufs – verhindert versehentlich falsche Buchungen.

Vorauswahl Anrede

Erzwingt jedes Mal neu die Auswahl einer Zahlungsart vor Abschluss des Verkaufs – verhindert versehentlich falsche Buchungen.

Drucker Einstellungen (Dokumentendrucker)

Diese Einstellungen definieren, welche Belege im Verkaufsprozess automatisch gedruckt werden und auf welchem Gerät. Damit steuerst du gezielt, wie viele Kopien erstellt werden, ob Lieferscheine oder Quittungen mitgedruckt werden sollen und ob ein QR-Code zur Kundeninteraktion auf dem Kassenbon erscheinen soll. Ideal für B2B-Prozesse, Lagerlogistik oder papierlose Belegstrategien.

Feldbezeichung

Beschreibung

Belegausgabe nach Abschluss

Legt fest, ob und welche Belege nach Abschluss des Verkaufs automatisch ausgedruckt werden sollen – z. B. Rechnung, Quittung oder Lieferschein.

  • Keine Ausgabe: Gibt keine Belege am Drucker aus. Speichert nur Digital ab.

  • Drucker: Gibt die Belege am unten ausgewählten Drucker aus

Drucker

Wählt den Standarddrucker aus, auf dem die POS-Dokumente ausgegeben werden – z. B. ein Bondrucker oder ein Netzwerkdrucker.

Anzahl an Lieferscheinen

Gibt an, wie viele Lieferscheine pro Verkaufsvorgang gedruckt werden sollen.

Anzahl Rechnung

Definiert die Anzahl der zu druckenden Rechnungen pro Transaktion.

Anzahl Gutschrift

Bestimmt, wie oft eine Gutschrift bei einem Storno ausgedruckt wird.

Anzahl an doppelten Lieferscheinen

Ermöglicht den zusätzlichen Ausdruck eines Lieferscheins als Kopie – z. B. für Lager oder Kunden.

Bei Rechnungsausdruck immer auch Quittung (Kassenbon) ausdrucken

Wenn aktiviert, wird automatisch zusätzlich zum Rechnungsbeleg eine Quittung auf dem Kassenbon ausgegeben.

QR-Code auf Quittung (Kassenbon) drucken

Aktiviert das Drucken eines QR-Codes auf dem Kassenbon – z. B. für Kundenumfragen, digitale Belege oder weiterführende Links.

Bondrucker Einstellungen

In diesem Abschnitt legst du fest, wie der Bon-Ausdruck an der Kasse erfolgt. Du kannst die Anzahl der Ausdrucke definieren, individuelle Textzeilen für Kopf und Fuß gestalten (z. B. für rechtliche Hinweise oder Unternehmensinfos) und steuern, ob zusätzliche Daten wie Artikel-Freifelder oder ein QR-Code mit der Belegnummer auf dem Bon erscheinen sollen. Ideal zur Optimierung des Kundenerlebnisses und für interne Prozesse.

Feldbezeichnung

Beschreibung

aktiv

Aktiviert den Bondruck für Transaktionen. Nur aktivierte Drucker können für Quittungen und Kassenzettel genutzt werden.

Anzahl Ausdrucke

Legt fest, wie viele Bon-Ausdrucke pro Verkaufsvorgang erstellt werden sollen.

Zeile 1

Individuelle Textzeilen für den Kopf oder Fuß des Kassenbons – z. B. Firmenname, Adresse, Telefonnummer oder rechtliche Hinweise.

z.B. Xentral Store

Zeile 2

Individuelle Textzeilen für den Kopf oder Fuß des Kassenbons – z. B. Firmenname, Adresse, Telefonnummer oder rechtliche Hinweise.

z.B. Xentral GmbH Fuggerstrasse 11 86152 Augsburg Tel: 0821/123455678910 www.xentral.com

Zeile 3

Individuelle Textzeilen für den Kopf oder Fuß des Kassenbons – z. B. Firmenname, Adresse, Telefonnummer oder rechtliche Hinweise.

z.B. Vielen Dank fuer Ihren Einkauf! Umtausch innerhalb 8 Tagen gegen Vorlage des Kassenbons UST.-IDNr: 1234567890

Freifeld aus Artikel auf Bon

Gibt an, ob ein zusätzliches Freifeld aus dem Artikel (z. B. Hinweise oder Varianten) auf dem Bon mit ausgegeben werden soll.

Belegnummer als QR-Code

Wenn aktiviert, wird die Belegnummer zusätzlich als QR-Code auf dem Bon gedruckt – praktisch für digitale Archivierung oder Rückfragen.

ZVT (über TCP/IP)

Caution

Abgekündigt: 01/2025 (Neue POS)

Mit dieser Einstellung kannst du ein EC-Terminal anbinden, das das ZVT-Protokoll unterstützt. Die Kommunikation erfolgt dabei über das lokale Netzwerk (TCP/IP). Sobald aktiviert, können Zahlungen direkt aus der Kasse an das EC-Gerät übermittelt werden.

Feldbezeichnung

Beschreibung

IP-Adresse

Note

Abgekündigt: 01/2025 (Neue POS)

Gib hier die lokale IP-Adresse deines EC-Kartenlesegeräts ein. Diese findest du meist direkt im Menü des Geräts oder in den Netzwerkeinstellungen.

Port

Note

Abgekündigt: 01/2025 (Neue POS)

Der Netzwerk-Port, über den dein EC-Terminal erreichbar ist

RKSV Einstellungen

Note

Die folgenden Einstellungen dienen der gesetzeskonformen Verwendung einer elektronischen Registrierkasse in Österreich gemäß der RKSV. Diese Vorschrift verpflichtet zur Nutzung einer technischen Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul mit Signaturkarte), um Manipulationen an Kassendaten zu verhindern.

Feldbezeichnung

Beschreibung

aktiv

Aktiviert die RKSV-Funktion. Nur aktivieren, wenn deine Kasse in Österreich betrieben wird und du eine gültige Signaturkarte verwendest.

Kartenleser

Bezeichnung oder Gerätekennung des eingesetzten Kartenlesers. Damit wird festgelegt, welches Lesegerät für die Signaturkarte verwendet wird.

Seriennummer der Karte

Trage hier die Seriennummer deiner Signaturkarte ein. Diese erhältst du vom Kartenhersteller oder deinem RKSV-Anbieter (z. B. A-Trust).

PIN der Karte

Die PIN zum Entsperren der Signaturkarte im Kartenleser. Sie ist zur Verwendung der Karte zwingend notwendig.

Kassen-ID

Eindeutige Kennung deiner Kasse. Diese ID wird in der FinanzOnline-Registrierung der Kasse verwendet und dient zur Identifikation gegenüber den Behörden.

AES Key

Ein verschlüsselter Schlüssel (Advanced Encryption Standard), der zur Absicherung der Daten verwendet wird. Dieser wird vom RKSV-System erzeugt oder vom Anbieter bereitgestellt.

Creating a cashier

The cash register interface can only be operated by designated cashiers. A cashier can be created only if he/she already exists as an employee in Master data > Contacts. It is important that the employee is expressly given the role of “Employee of the corresponding POS project”, it is not enough if the employee only has the role “Employee of all projects”.

pos_adresse_kassierer_001.png

If the record for the employee exists, this can be added as a cashier under App Center > POS (Configuration) > Overview.

Create a new cashier with +New, and select the corresponding employee from the master data, the project (location, branch), and assign a cashier number. Then click on Save.

pos_kassierer_anlegen_001.png

Assignment of permissions for cashiers

Assign at least the following permissions for cashiers:

  • POS

  • WELCOME: login, logout, settings, start, homepage

Run the workflow completely and check in the system log. Assign all missing permissions.

Withdraw/Deposit accounts

In xentral you can define specific accounts for withdrawal or deposit of funds in the POS with the corresponding tax rates. The +New entry button in the tab Withdraw / deposit accounts can be used to define a new account.

When the Deposit or Withdrawal button is pressed in the POS terminal, as soon as an account is defined a dialog appears where the withdrawal/deposit account can be selected with a corresponding reason.

In the POS cash book, the reason also appears as an entry.

In addition, a sales slip is printed for each withdrawal/deposit operation.

POS App & Bondrucker: Einrichtung, Anwendung & Hardware-Info

Mit der neuen Xentral POS kannst du Kasse und Zubehör flexibel auf verschiedenen Geräten nutzen. Hier erfährst du, wie Kassenschublade, Bon-/Belegdrucker und EC-Terminals angebunden und verwendet werden.

Hardware anschließen: Bondrucker, Barcodescanner, EC-Terminal, Kassenschublade, Dokumenten (Belege) Drucker.

POS App – Nutzung auf Desktop und mobilen Geräten

Mit der neuen Xentral POS Applikation kannst du deine Kasse flexibel auf verschiedenen Geräten nutzen. Die Anwendung lässt sich wie gewohnt installieren (Desktop oder Appstore) und mit deiner Xentral Cloud verbinden:

  • Xentral POS Desktop-Installation (Windows & macOS) (verfügbar s.u.)

  • Xentral POS Appstore-Installtion (Android & ipad) (coming soon: Stand 01.06.2025)

    Note

    Hinweis zur Kompatibilität: Die Xentral Windows-App unterstützt ausschließlich 64-Bit-Systeme unter Windows 11. Eine Version für 32-Bit-Systeme ist nicht verfügbar und auch nicht geplant.

Xentral POS Desktop-Installation (Windows & macOS):

Schritte:

  1. Installiere die Xentral POS als Desktop-App auf Windows oder macOS:

    1. Für Windows lädst du die .exe-Datei herunter und führst den Installer wie gewohnt aus – die POS wird dabei vollständig eingerichtet und kann anschließend über das Startmenü gestartet oder deinstalliert werden.

    2. Für macOS steht eine .dmg-Datei zur Verfügung – nach dem Öffnen ziehst du das POS-Icon einfach per Drag & Drop in deinen Programme-Ordner, wie bei anderen Mac-Anwendungen üblich.

    Note

    Hier findest du den Xentral POS Download für Windows und macOS.

  2. Öffne nach der Installtion die 'pos_app'.

  3. Gib in den folgenden Dialog deine Xentral URL ein und klicke auf 'Speichern'.

    pos_input_url.png

  4. Melde dich mit deinen Zugangsdaten an.

    pos_app_login_Kopie.png

  5. Es öffnet sich die Startseite deiner Xentral Version.

    Warning

    Wenn du später die POS für dein Team freischaltest, kannst du im Benutzer die Rechte einstellen und z.B. nur die Rechte für die POS vergeben. Auf diese Weise bleiben die Zugriffe über die Ladenkasse auf andere Xentral Bereiche gesperrt.

Anbindung eines Bondruckers an die POS-App

Schnellstart Bondrucker anbinden:

  • In der POS App gibst du einfach die IP-Adresse deines Bondruckers (z. B. Epson TM-m30II) ein. Diese IP-Adresse kannst du ganz einfach über den Drucker selbst abrufen

  • Beim Startvorgang oder per Knopfdruck gibt der Drucker automatisch einen Bon aus, auf dem die aktuelle IP-Adresse aufgedruckt ist. (Alternativ kannst du auch die offizielle Epson Konfigurations-App nutzen, um den Drucker ins lokale Netzwerk (WLAN oder LAN) einzubinden und zu konfigurieren.)

pos_bondrucker_mit_app_verbinden_IPadresse_001.png
pos_bondrucker_ipadresse_netzwerk.png

Einbindung des Druckers in dein lokales Netzwerk:

Um in der POS-App Belege oder Bons zu drucken, muss ein Bondrucker wie z. B. der Epson TM-m30II in dein lokales Netzwerk eingebunden werden. Da diese Geräte in der Regel kein Display oder keine Tastatur haben, erfolgt die Einrichtung über eine Hilfs-App (z. B. Epson TM Utility App), mit der du dem Drucker deine WLAN-Zugangsdaten übermittelst.

Wichtige Voraussetzungen & Schritte:

  1. Netzwerkanbindung erforderlich: Der Drucker muss über LAN (Ethernet) oder WLAN ins gleiche Netzwerk gebracht werden, in dem sich auch das Gerät mit der POS-App (z. B. ein Tablet oder Laptop) befindet.Eine direkte Verbindung über USB oder ohne Netzwerk (z. B. nur lokal am Laptop) wird aktuell nicht unterstützt.

  2. Einrichtung via Utility-App: Die benötigte App bekommst du vom Druckerhersteller – zum Beispiel im App Store oder auf der Website von Epson. Darüber kannst du dem Drucker deine WLAN-Zugangsdaten (SSID & Passwort) übermitteln.

  3. Netzwerkumgebung: Ob du einen mobilen Hotspot, eine Fritz!Box, ein Unternehmens-WLAN oder einen separaten POS-Router nutzt – der Drucker und das POS-Gerät müssen im gleichen Netzwerk angemeldet sein. Nur dann kann die POS-App den Drucker erkennen und Druckbefehle senden.

  4. Verbindung testen: Nach der Einrichtung solltest du über die POS-App einen Testdruck durchführen können. Wird kein Drucker erkannt, prüfe die Netzwerkeinstellungen, IP-Adressen und ggf. die Firewall-Regeln.

Kassenschublade

Die Kassenschublade wird direkt an den Bondrucker angeschlossen. Sobald der Drucker korrekt mit der POS-Anwendung in Xentral verbunden ist, lässt sich die Schublade über die Benutzeroberfläche bequem steuern. Der Befehl „Lade öffnen“ wird vom System an den Drucker gesendet, der ihn automatisch an die angeschlossene Kassenschublade weiterleitet.

Du kannst die Kassenschublade jederzeit öffnen – entweder über die Startseite der POS oder im Abschlussdialog bei den Zahlungsarten per Klick auf das Icon 'Kassenschublade öffnen'.

Die Informationen zur Bedienung der Kassenschublade findest du im Artikel POS-Funktionen und Bedienung.

Kartenterminal: EC-/Kreditkartenterminal

In Xentral POS kannst du Kartenzahlungen entweder manuell oder automatisiert abwickeln. Ohne Anbindung gibst du den Betrag direkt ins Terminal ein und wählst danach die Zahlungsart im POS. Mit technischer Anbindung über einen Webhook läuft die Zahlung automatisch über eine Middleware, die das Terminal direkt anspricht.2/2

Wie funktioniert die Anbindung eines Kartenterminals an Xentral POS?

Wenn du mit der Kasse in Xentral eine Kartenzahlung startest, soll das Kartenterminal automatisch den Betrag anzeigen – ohne dass du nochmal tippen musst. Dafür braucht es eine technische Verbindung zwischen der Kasse und dem Terminal.

Diese Verbindung wird über eine sogenannte Middleware hergestellt – ein kleines Zusatzprogramm, das zwischen der Kasse und dem Terminal „übersetzt“. Sie läuft auf einem kleinen Server oder Computer und sorgt dafür, dass alle Zahlungsdaten korrekt weitergeleitet werden.

So funktioniert es Schritt für Schritt:

  1. Du startest die Zahlung über die Xentral POS-Kasse.

  2. Die Kasse sendet automatisch eine Nachricht mit Zahlungsdaten (z. B. Betrag, Währung).

  3. Die Middleware empfängt diese Daten und leitet sie ans Kartenterminal weiter.

  4. Das Terminal zeigt den Betrag an und der Kunde zahlt.

  5. Das Terminal meldet den Zahlungsstatus zurück – Xentral weiß dann, ob die Zahlung erfolgreich war.

Note

Was du als Unternehmen brauchst:

  1. Ein Kartenterminal, das übers Netzwerk ansprechbar ist (LAN oder WLAN).

  2. Einen IT-Partner, der: eine Middleware aufsetzt, die Verbindung zwischen Kasse und Terminal herstellt.

Note

Technische Details zur Anbindung über die Xentral API:

Für die technische Umsetzung der Kartenterminal-Anbindung über eine Middleware stellt Xentral eine standardisierte Webhook-Schnittstelle bereit. Alle notwendigen Informationen zur Struktur, dem Webhook-Typ und dem erwarteten Payload findest du in der offiziellen API-Dokumentation.

  • Beschreibung des Webhook-Typs für Kartenzahlungen

  • Payload-Details (z. B. Betrag, Währung, Vorgangsart)

  • Beispiele für die Integration mit externer Middleware

  • Hinweise zur Authentifizierung und Absicherung

Zur technischen API-Dokumentation: developers.xentral.com – Webhook pos.paymentCreditCardCaptured (coming soon, Status 10.06.2025)

Empfohlen für: IT-Partner, Entwickler und Dienstleister, die die technische Anbindung eines Kartenterminals planen oder umsetzen möchten.

Tip

Anbindung Mollie: Die Anbindung an Mollie ist über den Xentral Partner ditegra möglich. (Beta Launch 06/2025). Für Anfragen kannst du dich mit dem Betreff Xentral & Mollie Terminal direkt über das Kontaktformular bei detegra als Interessent melden.

Was du über Terminals & Payment Provider wissen solltest (SMB-Guide)

Damit Kartenzahlungen funktionieren, brauchst du zwei Dinge:

  1. Ein Kartenterminal (Hardware):

    1. Das physische Gerät, an dem Kunden ihre Karte oder ihr Handy auflegen.

    2. Kommt meist von Anbietern wie Verifone, Ingenico, Sunmi etc.

  2. Einen Payment Provider (Dienstleister):

    1. Dieser verarbeitet die Zahlung technisch und leitet sie an die Bank weiter.

    2. Bekannte Anbieter sind z. B. Payone, Concardis, ZVT-basierte Provider, SumUp oder Zettle.

    3. Du hast dort einen Vertrag – und bekommst das Terminal meist von ihnen gestellt.

Note

Warum das wichtig ist: Nicht jedes Terminal lässt sich automatisch ansteuern. Es muss eine sogenannte „Schnittstelle“ (API oder Netzwerkprotokoll) unterstützen. Dein Payment Provider kann dir sagen, ob das Terminal geeignet ist – oder dir eines empfehlen, das passt.

Kartenterminal ohne Anbindung an die Kasse – So läuft es in der Praxis mit Xentral

Auch ohne direkte Anbindung an Xentral POS kannst du ein Kartenterminal problemlos im Tagesgeschäft nutzen. In kleinen und mittleren Unternehmen ist das eine gängige Praxis – einfach, zuverlässig und sofort einsetzbar.

So funktioniert es:

  1. Du gibst den Zahlbetrag ganz normal in Xentral POS ein und druckst den Beleg (korrekte Zahlungsweise beachten, z.B. Kreditkarte).

  2. Danach tippst du den gleichen Betrag manuell ins Kartenterminal ein.

  3. Der Kunde bezahlt mit Karte oder Smartphone.

  4. Du erhältst einen Zahlungsbeleg vom Terminal – dieser wird nicht automatisch in Xentral übernommen.

  5. In Xentral wurde der Verkauf als „bezahlt per Kreditkarte“ auf den Beleg ausgedruckt.

Tip

Kartenzahlung zuerst am Terminal, dann im POS erfassen:

Du kannst die Zahlung auch zuerst direkt am Kartenterminal durchführen – unabhängig von der Kasse. Sobald die Zahlung erfolgreich war, wählst du im Xentral POS einfach die passende Zahlungsart (z. B. EC-Karte oder Kreditkarte) aus und schließt den Verkauf ab.

Dein Vorteil:

  • Du vermeidest Stornos, falls: die Karte nicht funktioniert, der Kunde doch bar zahlen will, die Zahlungsart am Terminal wechselt (z. B. von EC zu Kreditkarte).

  • Der Bezahlvorgang bleibt flexibel – die Kasse wird erst nach erfolgreicher Zahlung belastet.

Vorteile

Nachteile

Kein technischer Aufwand

Funktioniert sofort mit jedem Kartenterminal

Unabhängig vom Modell oder Provider

Die Zahlung und der Kassenvorgang sind nicht automatisch verknüpft

Du musst sicherstellen, dass Betrag und Zahlung manuell korrekt übertragen werden

Keine automatische Rückmeldung an Xentral bei Storno oder Fehlern

Note

Fazit: Ideal für einfache Setups oder als Übergangslösung – vor allem, wenn du schnell starten willst oder keine Middleware zur Verfügung steht.

FAQ

Ist es möglich, dass der Betrag bei Kartenzahlung direkt auf dem Kartenlesegerät angezeigt wird, ohne dass er händisch eingegeben werden muss?

Antwort:

Aktuell ist die direkte Übergabe des Betrags an ein Kartenlesegerät (z. B. EC- oder Kreditkartenterminal) in der neuen Xentral POS noch nicht nativ integriert.

Stattdessen erfolgt die Eingabe des Zahlungsbetrags manuell direkt am Terminal durch das Kassenpersonal. Diese Vorgehensweise ist im aktuellen MVP-Stand vorgesehen, um eine einfache und flexible Nutzung unabhängig von bestimmten Geräten zu ermöglichen.

Geplant:

Eine erweiterte Anbindung über Webhooks ist bereits technisch vorbereitet. In einem späteren Release soll die Integration von kompatiblen Geräten über Connect erfolgen, sodass Beträge automatisiert an das Terminal übertragen werden können – inkl. Rückmeldung an Xentral zur Zahlungsbestätigung.

In einer Cloud-Umgebung ist eine automatische Anbindung an Kartenterminals nicht für alle Anbieter möglich, da es keine einheitlichen Standards gibt und jedes Terminal eigene Schnittstellen und Anforderungen an Sicherheit und Netzwerkanbindung stellt.

Note

Du kannst dein Terminal heute schon über eine individuelle API-Anbindung oder Partnerlösung integrieren – sprich dafür bitte mit deinem IT-Dienstleister oder Xentral-Partner. Stand: 03/2025

Related articles

Visit the Academy - you'll find videos for most topics